Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung rückwirkend zum 01.07.2011

Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung rückwirkend zum 01.07.2011

Wer hätte es gedacht: Elektronische Rechnungen sind nun endlich den Papierrechnungen gleich gestellt.
Der Bundesrat hat am 23.09.2011 dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 zugestimmt und damit die elektronische Rechungsstellung durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz erheblich vereinfacht. Zukünftig bedarf es keiner elektronischen Signatur oder dem EDI-Verfahren mehr.

Wir Informieren Sie in diesem Beitrag über die wichtigsten Änderungen zur elektronischen Rechnungsstellung:

Anforderungen an elektronische Rechnungen

Sowohl für Papier- als auch für elektronische Rechnungen gelten folgende Anforderungen um umsatzsteuerrechtlich anerkannt zu werden:
– Echtheit der Herkunft, d.h. die Identität des Rechungsausstellers muss gewährleistet sein.
– Unversehrtheit des Inhalts, d.h. die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben dürfen während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert werden.
– Lesbarkeit der Rechnung

Wichtig ist, dass es einer Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnungsstellung bedarf. Angeraten wird eine schriftliche Vereinbarung, um dies beweisen zu können.

Ein technisches Übermittlungsverfahren ist nicht vorgeschrieben. Elektronische Rechnungen können daher in unterschiedlichen Arten übermittelt werden:

– Email (ggf. mit PDF oder Textdateianhang)
– Web-Download
– Computerfax oder Faxserver
– DE-Mail oder E-Post
– Elektronische Signatur und EDI kann weiter angewandt werden

Ohne elektronische Signatur oder EDI- Verfahren ist allerdings die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit durch ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren sicherzustellen. Dieses Kontrollverfahren muss einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Leistung schaffen.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren für elektronische Rechnungen

Das innerbetriebliche Kontrollverfahren wird zum Abgleich der Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung eingesetzt.

Hierbei wird überprüft, ob
– die Rechnung korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde
– der Rechnungsaussteller den Zahlungsanspruch hat
– die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches

Ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht, dient bereits als geeignetes Kontrollverfahren. Es muss sich dabei nicht um ein „technisches“ oder EDV-gestütztes Verfahren handeln. Kleine Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können das „innerbetriebliche Kontrollverfahren“ z.B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein durchführen.

Aufbewahrungspflicht für elektronische Rechnungen

Sobald eine Aufbewahrungspflicht besteht, sind elektronische Rechnungen auch elektronisch aufzubewahren und zwar in dem Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z.B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download). Diese sind auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt, wie nicht- wiederbeschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbewahrung als Papierausdruck ist nicht möglich. Die Aufbewahrung beträgt wie bei Papierrechnungen in der Regel 10 Jahre.

Was halten Sie von der Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung? Schreiben Sie uns!

Weitere Informationen finden Sie unter:
Bundesfinanzministerium: Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung
Steuervereinfachungsgesetz 2011 Beschluss des Bundesrats