Tipp: Überarbeiten Sie Ihre Workflows bei der Reisekostenabrechnung

Tipp: Überarbeiten Sie Ihre Workflows bei der Reisekostenabrechnung

In vielen Unternehmen gibt es heute noch langwierige und komplizierte Reiseantragsverfahren, die zusätzlich unnötige Bürokratie bedeuten. Oft gibt es mehrere Personen, die die Anträge oder Reisekostenabrechnungen prüfen und genehmigen, bis diese letztendlich von der Fachabteilung also der Buchhaltung bearbeitet werden können.

Ist das auch in Ihrem Unternehmen der Fall?
Dann überarbeiten Sie Ihren Workflow!

Auf Reiseanträge und langwierige Workflows verzichten

Beim Reiseantragsverfahren kann der erste Schnitt gemacht werden. Reiseantragsverfahren sind heutzutage nicht mehr notwendig, denn Unternehmen überlassen es immer mehr dem gesunden Menschenverstand und dem verantwortlichen Denken ihrer Mitarbeiter, dass nur gereist wird, wenn es die Geschäfte erfordern.

Reiseanträge werden außerdem so gut wie nie abgelehnt. Wer Reiserichtlinien hat, verfügt über ein implementiertes Antragsverfahren. Diese regeln bereits wie Geschäftsreisen durchzuführen sind. Welche Verkehrsmittel oder Hotels vom Unternehmen als verhältnismäßig eingestuft werden und was sie maximal kosten dürfen. Welche Kosten erstattet werden oder wie die Abrechnungen gemacht werden.

Wer trotzdem nicht auf Reiseanträge verzichten will, sollte darauf achten, diesen Prozess elektronisch abzubilden. Das bedeutet, dass ein Antrag am Besten in einer Reisekosten Software via E-Mail direkt an den Vorgesetzten geht und nicht als dritter Durchschlag eines Formulars mit der Hauspost durchs Unternehmen wandert und erst nach Tagen wieder zurückkommt.

Beim Genehmigungsverfahren sind in vielen Unternehmen heute noch mehrere Genehmiger für eine Geschäftsreise festgelegt. Auch hier kann der Aufwand reduziert werden: Ein Genehmiger reicht. Lassen Sie die Reisekostenabrechnungen lediglich durch den Vorgesetzten genehmigen und dann direkt durch die Fachabteilung prüfen und zur Auszahlung freigeben. Die Reisekostenabrechnung wandert so nicht durch mehrere Instanzen und der Prozess ist schnell und effizient.

Übrigens: Die Prüfstelle gehört in die Buchhaltungsabteilung und nicht in die Personalabteilung. Auch hier gilt, eine Softwarelösung mit integriertem elektronischem Workflow spart Zeit!