Tipp: Fördern Sie die Disziplin bei der Abgabe der Reisekosten

Trotz vielfacher Erklärungen und Ermahnungen werden Reisekostenabrechnungen in Unternehmen immer wieder fehlerhaft oder zu spät abgegeben. Gerade bei Hotelbelegen wird gerne vergessen, dass es sich bei Frühstück und Übernachtung um unterschiedliche Mehrwertsteuersätze handelt und diese seperat auf der Rechnung aufgeführt sein sollten. Stattdessen wird häufig alles in einem Betrag mit der selben Mehrwertsteuer ausgewiesen. Oft wird zudem der Sachbezug bei einem vorveranlassten Mittagessen nicht gesetzt oder es werden unvollständige Bewirtungsangaben gemacht. Reiseangaben fehlen und Pauschalen können daher nicht berechnet werden. Erschwerend kommt hinzu, dass die Mitarbeiter regelmäßig Ihre Reisekostenabrechnungen auf die lange Bank schieben. Für die Buchhaltung bedeutet das zusätzliche Arbeit. Diese korrigiert stets die selben Fehler und läuft den fehlenden Reisekostenabrechnungen hinterher.

Das kommt auch Ihnen bekannt vor?

Mit einfachen Mitteln lässt sich die Abrechnungs-Disziplin bei den Reisekosten verbessern

Statt die Fehler in der Fachabteilung also der Buchhaltung zu korrigieren, lehnen Sie fehlerhafte Reisekostenabrechnungen ab und senden diese an die Mitarbeiter zurück, so dass die Mitarbeiter die Reisekostenabrechnung selbst verbessern müssen. Damit wird der gesamte Prozess noch einmal angestoßen und die Reisekostenabrechnung geht in den meisten Fällen erneut über den Vorgesetzten, der so von dem Fehler erfährt und zusätzlich damit Arbeit hat, die Reisekostenabrechnung nochmals zu genehmigen. In der Regel verzögert sich damit auch die Auszahlung der Reisekosten für den Mitarbeiter. Durch diese Konsequenzen, lernt der Mitarbeiter aus seinen Fehlern und wird den selben Fehler meist nicht noch einmal machen.<br\>

Setzen Sie Fristen für die Einreichung von Reisekosten und seien Sie konsequent. Wenn Reisekostenabrechnungen zu spät eingereicht werden, werden Sie nicht mehr erstattet.
Sie werden sehen, dass selbst die Mitarbeiter, die ständig ihre Reisekosten zu spät abgeben, plötzlich ihre Reisekosten pünktlich liefern. So müssen Sie keiner Reisekostenabrechnung mehr hinterherlaufen.<br\>
Übrigens richtet sich das Setzen einer Frist nach den einzel- oder tarifvertraglich vereinbarten Ausschlussfristen, die grundsätzlich zulässig sind (vgl. Bundesarbeitsgericht Urteil vom 27. 2. 2002 – 9 AZR 543/ 00).

Arbeiten Sie mit klaren Reiserichtlinien und klären Sie darin auch die Abwicklung der Reisekostenabrechnungen und welche Sanktionen bei Nichteinhaltung drohen. Die Reiserichtlinie sollte dabei am Besten Bestandteil des Arbeitsvertrages sein.

Wichtig: Lassen Sie keine Ausnahmen zu, sonst werden diese zur Regel!

Damit die Mitarbeiter ihr Geld schneller zurückerhalten und motivierter abrechnen, empfiehlt es sich zudem, die Erstattung über Kreditoren, also über die Finanzbuchhaltung (meist wöchentlich oder schneller) abzuwickeln statt über die Lohnbuchhaltung (monatlich). So rechnen die Mitarbeiter häufiger ab, da sie ihr Geld schneller erhalten.

Ein weiterer Tipp: Setzen Sie eine Reisekosten Software ein und sorgen Sie dafür, dass jeder diese nutzt, anstatt weiterhin die Reisekosten per Papier abzugeben und von der Fachabteilung eintragen zu lassen. Eine Softwarelösung hat den Vorteil, dass Fehler durch Pflichtfelder, Hinweis- und Fehlermeldungen sowie der Bereitstellung und Aktualisierung von gesetzlichen Regelungen wie Pauschalen, Sachbezügen oder Währungskursen, vermieden werden.

Wenn Sie diese einfachen Regeln einhalten, haben Sie die Reisekostenabrechnungen im Griff!

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