Tipp: Firmenkreditkarten – Abzug der Reisekosten vom Privatkonto der Mitarbeiter

    Tipp: Firmenkreditkarten - Abzug der Reisekosten vom Privatkonto der Mitarbeiter

    Nutzen Sie für Geschäftsreisen Firmenkreditkarten in Ihrem Unternehmen? Dann sollten Sie darauf achten, dass das Privatkonto der Mitarbeiter belastet wird und nicht das Firmenkonto.

    Bei Firmenkreditkarten, die das Firmenkonto belasten werden die aufgeführten Positionen auf der Abrechnung (wie z.B. Hotelrechnungen, Flugtickets, etc.) einzeln erfasst.
    Diese Kreditkartenumsätze werden über ein separates Verrechnungskonto gebucht, um eine bessere Übersicht zu erlangen.

    Mit Hilfe der Kreditkartenabrechnung kann zwar die Buchung an die Bank (Verrechnungskonto an Bank) vorgenommen werden aber für die Buchung an das Verrechnungskonto (z.B. Flug an Verrechnungskonto) benötigt die Buchhaltung die Originalbelege von den Mitarbeitern.

    Bei Firmenkreditkarten, die das Firmenkonto belasten reichen Mitarbeiter bei Ihrer Reisekostenabrechnung die Belege aber oft spät oder gar nicht ein, da ihr eigenes Konto nicht belastet wird. Die Buchhaltung läuft ständig den fehlenden Belegen hinterher.
    Besonders nervenaufreibend und mühevoll ist daher die Tatsache, dass sich auf der Kreditkartenabrechnung ständig Buchungen befinden, für die es noch keine Belege gibt. Die Schwierigkeit für die Buchhaltung besteht zusätzlich darin zu erkennen, welcher Beleg zu welcher Belastung auf der Kreditkartenabrechnung gehört.

    Stornos und Umbuchungen machen die Reisekostenabrechnung zusätzlich kompliziert

    Oder denken Sie doch mal an den Aufwand von Umbuchungen oder Stornos! Dabei wird nur der Differenzbetrag auf der Kreditkartenabrechnung ausgewiesen. Bei Stornos sehen Sie also nur den Restbetrag von dem die Stornogebühr bereits abgezogen wurde. Bei Umbuchungen werden die beiden Beträge verrechnet und auf der Kreditkarte wird der Restbetrag gutgeschrieben oder abgebucht. Meist fällt noch zusätzlich eine Umbuchungsgebühr an, die extra ausgewiesen wird. Ohne die Belege haben Sie keine Ahnung zu welchen Buchungen bzw. Belegen, diese Beträge nun gehören. Selbst wenn die Belege mit der Reisekostenabrechnung pünktlich eingereicht werden, müssen Sie sich erst die beiden passenden Belege (Originalbeleg und Storno) heraussuchen, um auf den Differenzbetrag zu kommen, denn die Differenzbeträge sind bei Umbuchungen oder Stornos oft nicht auf der Rechnung vermerkt. Das alles ist unglaublich aufwändig und muss zusätzlich korrekt verbucht werden. Darüberhinaus müssen auch Kreditkartengebühren oder Zinsen, für die es keine Belege gibt, separat gebucht werden.

    Stellen Sie sich das alles nun mal für 100 Vielreisende vor, die jeweils Hotels, Flüge oder Taxifahrten mit Ihrer Firmenkreditkarte zahlen. Da kommen tausende von Buchungen zusammen! Das Verrechnungskonto mit den Umsätzen der Kreditkarten muss also ständig abgestimmt und kontrolliert werden, es ist sehr unübersichtlich und es gibt stets Buchungen, die nicht zugeordnet werden können. Das Konto ist daher nie ausgeglichen und für die Buchhaltung ist das ein enormer Aufwand.

    Vorteil durch Abzug der Reisekosten vom Privatkonto der Mitarbeiter

    Der Vorteil liegt also Nahe: Werden die Umsätze vom Privatkonto des Mitarbeiters abgezogen, so rechnet der Mitarbeiter schneller seine Reisekosten ab, da er sein verauslagtes Geld rasch zurückerstattet bekommen möchte. Die Kosten werden über die Reisekostenabrechnung zurückerstattet und sämtliche Buchungen können sofort über den Kreditor (Mitarbeiter) abgeschlossen werden. Das Kreditorenkonto zeigt nur die Umsätze des betreffenden Mitarbeiters an und ist schnell ausgeglichen. Der mühevolle und zeitraubende Abgleich eines Verrechnungskontos entfällt. Firmenkreditkarten haben außerdem oft ein verlängertes Zahlungsziel. In der Regel ist daher die Erstattung der Reisekosten schneller auf dem Konto des Mitarbeiters als die monatliche Belastung durch die Kreditkarte.


    In der beigefügten Grafik wird die Nutzung der Firmenkreditkarte noch einmal bildlich dargestellt.

    Im Beispiel begleicht der Mitarbeiter seine Ausgaben am 18.05. mit der Corporate Card und bekommt seine Reisekosten am 31.05. erstattet, bevor sein Privatkonto am 02.07. belastet wird.

    Zeige Kommentare (3)

    • Mit Verlaub... Die Empfehlung hier mag rechtlich zulässig sein. Sie mag für Arbeitgeber ein Weg sein, Kosten zu senken.

      Auf der anderen Seite erfolgt das auf Kosten der Mitarbeiter, die ihrem eigenen Arbeitgeber zinslose Kredite gewähren, für deren Bedienung sie persönlich haften. Moralisch und ethisch ist das in vollem Umfang inakzeptabel. Für jeden Mitarbeiter, der unternehmerisch denkt und handelt, ist das ein klares Ausschlusskriterium.

      Wenn der Arbeitgeber will, das beruflich veranlasste Reisetätigkeit erfolgt, dann hat er vollumfänglich die Kosten zu tragen und für deren Bedienung zu haften. Nicht der Mitarbeiter. Die rechtzeitige Einreichung der Belege kann durch Arbeitsanweisungen, Vertragswerk und Betriebsvereinbarungen eingefordert und bei Bedarf durchgesetzt werden.

      Zu bedenken ist außerdem, das Mitarbeiter auch in finanzielle Zwangslagen geraten können. Das kann im Extremfall bis zur Kontenpfändung gehen. In diesem Fällen KANN der Mitarbeiter seiner aufgezwungenen Verpflichtung und Haftung nicht nachkommen und im schlimmsten Fall ist erstattetes Geld futsch.

      Auch wenn der Rat rechtlich einwandfrei sein sollte, wovon ich ausgehe, so würde ich jedem Arbeitnehmer dringend raten, solche "Danäergeschenke" nicht anzunehmen.

      Wenn der Arbeitgeber Reisen seiner Angestellten will, dann soll er dafür bezahlen und haften - nicht der Mitarbeiter. Und die Abwälzung von administrativen Aufgaben und finanziellen Risiken auf die Mitarbeiter ist zumindest fragwürdig und wäre für mich Grund, den Arbeitgeber perspektivisch zu wechseln.

      • Hallo Herr Masur,

        vielen Dank für Ihre Meinung.
        Wie Sie schreiben, obliegt es jedem Arbeitnehmer sich den Arbeitgeber selbst auszusuchen sowie auch die Arbeitsbedingungen oder persönlichen Anforderungen mit diesem zu besprechen.

        Mit freundlichen Grüßen,
        Ulrika Schwabik

    • Klingt alles logisch, aber trotzdem ist es ein Workaround auf Kosten des Mitarbeiters.
      Die FiBu sollte sich überlegen, den administrativen Aufwand durch Verbesserung der internen Abläufen zu lösen und nicht an die Mitarbeiter zu delegieren. Wenn ich mehrere tausend Euro dafür ausgebe, damit ich für die Firma eine Leistung erbringen darf, ist irgendetwas im Sytem falsch.
      Mein Vorschlag, die Mitarbeiter sollten eine Pauschale von mind. 5% (Administration, Risiko, usw.) einheben, dann können sich die Unternehmen überlegen, ob sie sich diesen Service leisten wollen.

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