Tipp: Als Unternehmen gesetzliche Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen statt den firmenindividuellen Pauschalen nutzen

Zahlen Sie als Unternehmen Ihren Mitarbeitern mit den Reisekosten auch Tagespauschalen und Übernachtungspauschalen aus? Dann machen Sie es sich einfach und nutzen Sie die gesetzlichen anstatt den firmenindividuellen Pauschalen.

Aktuell gültige Tagespauschalen und Übernachtungspauschalen

Die aktuellen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen werden vom Bundesfinanzministerium bekannt gegeben.

Die aktuellen Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten im Ausland gültig ab dem 01.01.2012 finden Sie hier:

BMF Schreiben Pauschbeträge

Derzeit gelten für Deutschland folgende Tagespauschalen:
– Abwesenheitsdauer von min. 8 Std. – 6 €
– Abwesenheitsdauer von min. 14 Std. – 12 €
– Abwesenheitsdauer von 24 Std. – 24 €

Die Übernachtungspauschale in Deutschland beträgt 20 €.

Wie werden firmenindividuelle Pauschalen gesetzlich bewertet?

Die auf der Geschäftsreise entstandenen Verpflegungskosten können dem Mitarbeiter vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei bis zur Höhe der gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalen mit den Reisekosten erstattet werden. Ein gesetzlicher Anspruch des Mitarbeiters besteht allerdings nicht.

Ist der vom Unternehmen erstattete Betrag höher als der gesetzliche Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten, wird die Differenz dem zu versteuernden Lohn des Mitarbeiters zugerechnet oder der Arbeitgeber kann gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG die höheren Erstattungen mit einer pauschalen Lohnsteuer von 25 % versteuern, soweit sie die steuerfreien Pauschalen nicht um mehr als 100 % übersteigen. Darüber hinausgehende Beträge gehören jedoch immer zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn des Mitarbeiters.

Ist der vom Unternehmen erstattete Betrag niedriger als der gesetzliche Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten, kann der Mitarbeiter die Differenz zwischen den gesetzlichen und den gezahlten Verpflegungspauschalen bei seinen Werbungskosten geltend machen. Allerdings gilt dies nicht für die Übernachtungspauschale. Diese kann nicht bei den Werbungskosten geltend gemacht werden.

Warum also die gesetzlichen Pauschalen statt firmenindividuelle Pauschalen nutzen?

Die Geltendmachung höherer Pauschalen bedeutet für den Mitarbeiter und für das Unternehmen Zusatzaufwand. Entschließt sich das Unternehmen die Verpflegungsmehraufwendungen pauschal zu versteuern muss für jeden Reisetag der gesetzliche Höchstwert ausfindig gemacht werden. Für jeden Tag muss zusätzlich die pauschale Steuer von 25% berechnet werden. Liegen die Pauschalen sogar über der gesetzlichen Höchstgrenze müssen die darüber liegenden Beträge noch vom Mitarbeiter lohnversteuert werden. Das gilt auch für Sonderpauschalen, etwa während Messen.

Niedrigere Pauschalen kann der Mitarbeitern mit seine Steuererklärung einreichen. Hier liegt der Aufwand aber komplett beim Mitarbeiter, denn er muss die Differenzen ausrechnen und für das Finanzamt als Werbungskosten dokumentieren. Nachteilig ist auch, dass nicht gezahlte Übernachtungspauschalen für den Mitarbeiter dabei komplett entfallen, da sie nicht geltend gemacht werden können.

Es macht also wenig Sinn, von den vom Bundesfinanzministerium festgelegten gesetzlichen Pauschalen abzuweichen.

Tipp: Der Einsatz einer Reisekosten Software erleichtert Ihre Reisekostenabrechnung enorm, denn die steuerfreien Pauschalen und gesetzliche Regelungen werden automatisch aktualisiert und Sie sind immer auf dem neusten Stand.

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