Richtige Reisekostenabrechnung: Praktische Übersicht aller Pauschalen und Regelungen

Die Regelungen bei den Reisekostenabrechnungen sind kompliziert und ändern sich ständig.
Daher haben wir Ihnen die aktuell gültigen Reisekostenpauschalen, Sachbezüge und Kürzungen prägnant zusammengefasst.

Richtige Reisekostenabrechnung: Pauschalen

Verpflegungspauschalen Deutschland
Aktuelle Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand im Inland:

  • Abwesenheitsdauer 24 Std. – € 24
  • Abwesenheitsdauer Mindestens 14 Std. – € 12
  • Abwesenheitsdauer Mindestens 8 Std. – € 6

§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes

Übernachtungspauschale Deutschland

Der Pauschbetrag für Übernachtungskosten im Inland beträgt 20 €.

R 9.7 Absatz 3 LStR

Merke: Nicht erstattete Beträge können nicht als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen Ausland
Die aktuellen Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten im Ausland gültig ab dem 01.01.2010 finden Sie hier:

BMF Schreiben Pauschbeträge

Kilometerpauschalen
Das Kilometergeld wird pro gefahrenem Kilometer und Fahrzeug angerechnet, sobald ein Privatfahrzeug zur Geschäftsreise benutzt wird.
Diese Sätze können Sie bei Ihrer Reisekostenabrechnung angeben:

  • Pkw € 0,30
  • Mitnahme je Person € 0,02
  • Motorrad oder Motorroller € 0,13
  • Mitnahme je Person € 0,01
  • Moped oder Mofa € 0,08
  • Fahrrad € 0,05

R 9.5 Absatz 1 LStR 2011, i.V.m. § 5 II BRKG

Kilometerpauschale bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit
= Pendlerpauschale, Entfernungspauschale ab dem ersten Km = € 0,30 Cent

§9 Einkommensteuergesetz

Richtige Reisekostenabrechnung: Sachbezug

Sachbezug
Gültig seit 01.01.2011

  • Frühstück € 1,57
  • Mittag- u. Abendessen € 2,83

Voraussichtliche Sachbezüge ab 01.01.2012:

  • Frühstück € 1,57
  • Mittag- u. Abendessen € 2,87

BMF Schreiben Sachbezüge

Zur Frühstücksgestellung
Der Sachbezugswert für ein Frühstück beträgt € 1,57. Dieser darf laut R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2011 angewandt werden, wenn:

  • die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
  • die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Diese Regelung gilt auch für Mittag- und Abendessen. Der Wert jeder Mahlzeit darf höchstens 40 € betragen.

Die Sachbezugswerte in Höhe von € 1,57 bzw. € 2,83 können auch für Übernachtungen im Ausland herangezogen werden (FM NRW Verfügung vom 8.2.2008, Az. B 2906 – 7.0 – IV A 3)

Drucksache Lohnsteueränderungsrichtlinien 2011

Richtige Reisekostenabrechnung: Kürzungen

Kürzungen
Merke: Ab dem 01.01.2010 gilt in Deutschland für die Übernachtung im Hotel ein Umsatzsteuersatz von 7% und für das Frühstück ein Umsatzsteuersatz von 19% Die Beträge müssen getrennt ausgewiesen werden.

Wachstumsbeschleunigungsgesetz

Sobald in der Rechnung ein Paketpreis für Hotelnebenleistungen (z.B. sog. „Business-Package“, „Servicepauschale“) angegeben ist oder wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen wie folgt zu kürzen:

  • für Frühstück um 20 %,
  • für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

BMF Schreiben Frühstücksregelungen
R 9.7 Absatz 1 LStR

Stand: November 2011 Alle Angaben ohne Gewähr.

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