Reisekosten abrechnen – Praxisbezogene Beispiele für Buchhalter, Teil 2

Wie Sie schon im ersten Teil der “Belege und Reisekosten abrechnen” erfahren konnten, setzt diese Artikelreihe den Fokus auf die korrekte buchhalterische Abrechnung der Reisekosten. Denn wenn ein Mitarbeiter dienstlich unterwegs ist, gibt es einiges zu beachten. Die Fahrt mit einem privaten PKW setzt beispielsweise das Kilometergeld voraus. Darüber hinaus deckt die Tagespauschale die Verpflegungskosten des Dienstreisenden. Doch wie wird sie abgerechnet, wenn der Arbeitgeber zusätzlich noch eine Mahlzeit zur Verfügung stellt? Und welchen Betrag übernimmt der Arbeitgeber im Fall einer Bewirtung? Lassen Sie uns der Sache auf den Grund gehen.

Behalten Sie Änderungen im Blick

Ab 1. Januar 2014 wurden die Reisekosten mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts neu geregelt.

So können Sie Bewirtung, Kürzung und Kilometergeld als Reisekosten abrechnen

Bewirtet ein Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit Geschäftsfreunde des Arbeitgebers, so kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die ausgelegten Bewirtungskosten in voller Höhe steuerfrei ersetzen. Allerdings unterliegen die Kosten bei einer Bewirtung von Geschäftspartnern für den Arbeitgeber der 70/30 Regel. In diesem Fall kann nur 70% des Netto-Betrags als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Die Teilnahme des Arbeitnehmers an der Bewirtung führt dabei nicht zu einem geldwerten Vorteil und der Preis der Mahlzeit ist unerheblich. Es kommt aber zu einer Kürzung einer eventuell anfallenden Verpflegungspauschale.

Bei Fahrten anlässlich einer Auswärtstätigkeit ist gesetzlich festgelegt, dass der Arbeitnehmer anstelle der tatsächlichen Aufwendungen aus Vereinfachungsgründen je nach Art des benutzten Verkehrsmittels (z. B. Pkw, Motorrad, Fahrrad) auch einen pauschalen Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer als Werbungskosten ansetzen kann und der Arbeitgeber ihn steuerfrei erstatten kann, wenn der Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit ein Fahrzeug zur Verfügung gestellt hat. Es muss, zivilrechtlich gesehen, nicht in seinem Eigentum stehen.

Reisekosten abrechnen – Beispiel:

Ein Vertriebsmitarbeiter aus Freiburg besucht einen Kunden in Mannheim. Er fährt mit seinem Privatwagen um 9:00 Uhr von zu Hause ab. Mittags lädt er den Kunden zum Essen ein. Um 15:30 Uhr ist die Besprechung beendet. Der Vertriebsmitarbeiter bezahlt die Rechnung in Höhe von 200 € mit seiner persönlichen EC-Karte. Kurz danach fährt er zurück und kommt um 18 Uhr zu Hause an. 

Von seinem Arbeitgeber soll er für die Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale von 12 € erhalten, da er über 8 Stunden unterwegs war. Den Bewirtungsbeleg sowie die Summe der gefahrenen Kilometer reicht er bei der Buchhaltung seiner Firma ein. Folgende Kosten sind entstanden:

  • Kilometersatz: 0,30 €/km
  • Freiburg – Mannheim => 198,34 km => 59,50 €
  • Mannheim – Freiburg => 198,34 km => 59,50 €
  • Kilometergeld insg: 119,00 €
  • Bewirtung: 238,00 € (inkl. USt)
    • 19% Umsatzsteuer = 38,00 €
    • 70% abzugsfähige Bewirtungskosten = 140,00 €
    • 30% nicht abzugsfähige Bewirtungskosten = 60,00 €
  • Tagespauschale 12,00 €, davon Kürzung 9,60 € => 2,40 €

Auszuzahlender Betrag: 369,00 – 9,60 = 359,40 €

Buchungssätze:

  1. Aufwand
    Vorsteuer an Kreditor
  2. Kreditor an Bank

Die Buchung erfolgt auf folgenden Konten:

Kontenbezeichnung SKR 03

  • 4663 Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten
  • 4664 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand
  • 4650 Bewirtungskosten
  • 4654 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten
  • 1576 Abziehbare Vorsteuer 19%
  • 1200 Bank

Kontenbezeichnung SKR 04

  • 6663 Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten
  • 6664 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand
  • 6640 Bewirtungskosten
  • 6644 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten
  • 1406 Abziehbare Vorsteuer 19%
  • 1800 Bank

T-Konten

Abrechnung im SKR 04
SollHaben
SachkontoBetragKreditorenkontoBetrag
6663 Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten119,00 €Kreditor359,40 €
6664 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand2,40 €
6640 Bewirtungskosten140,00 €
6644 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten60,00 €
1406 Abziehbare Vorsteuer 19%38,00 €

 

SollHaben
KreditorenkontoBetragSachkontoBetrag
Kreditor359,40 €1800 Bank359,40 €

 

Abrechnung im SKR 03
SollHaben
SachkontoBetragKreditorenkontoBetrag
4663 Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten119,00 €Kreditor359,40 €
4664 Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand2,40 €
4650 Bewirtungskosten140,00 €
6644 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten60,00 €
1576 Abziehbare Vorsteuer 19%

 

SollHaben
KreditorenkontoBetragSachkontoBetrag
Kreditor359,40 €1200 Bank359,40 €

 

Nun ist kein offener Betrag vorhanden und das Kreditorenkonto ausgeglichen. So bekommt der Mitarbeiter seine Reisekosten ausbezahlt.

Im dritten Teil der Artikelreihe erfahren Sie, wie Sie die Übernachtungskosten inklusive eines Hotelfrühstücks sowie auch einer Kurtaxe buchhalterisch abrechnen.

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