GoBD – die Neufassung bringt Vorteile

Das Bundesfinanzministerium hat am 18. Juli 2019 eine Neufassung der GoBD veröffentlicht. Eine administrative Revolution. Denn endlich ist das Abfotografieren von Belegen mit Smartphones möglich. Die neu gefassten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erlauben ausdrücklich, die Papierbelege nur noch elektronisch zu archivieren. 

Elektronische Belegerfassung von Papierdokumenten

Das Beste daran ist: Mitarbeiter können nun eine bildliche Erfassung mit den verschiedensten Arten von Geräten (Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) durchführen. Aber auf welche Weise sollen sie die Fotos erfassen? Es gibt weder Unterschiede noch Einschränkungen bei der Verwendung der erwähnten Geräte. Demnach kann die Erfassung mit Scanner Apps wie “Adobe Scan”, “iScanner”, “Scanbot” oder “Office Lens” geschehen. Aber auch ganz einfach mit der regulären Foto-Funktion. 

Wichtig dabei ist: Empfängt ein Mitarbeiter Belege in Papierform und erfasst diese anschließend elektronisch , muss das entstandene Dokument bzw. Foto mit dem Original übereinstimmen. Nur dann können die mit dem Smartphone erfassten Belege umsatzsteuerlich anerkannt werden. Soweit die Belege nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften nicht aufzubewahren sind, dürfen sie vernichtet werden.

Wenn Sie im Ausland unterwegs sind

Auch bei einer Dienstreise im Ausland haben Mitarbeiter die Möglichkeit, die dort erhaltenen Belege elektronisch zu erfassen. Dabei sollte man jedoch beachten, diese möglichst zeitnah abzulichten. Kommt es nämlich beispielsweise aufgrund einer “Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland zu einer ersetzenden bildlichen Erfassung”, kann diese steuerlich nicht anerkannt werden.

So archivieren Sie richtig

Jedes Unternehmen kann nun für sich entscheiden, ob es Papierbelege parallel zu den elektronischen Belegen aufbewahren will oder nicht. Möchten Firmen elektronische Dokumente in ein unternehmenseigenes Format konvertieren, müssen sie darauf achten, dass es zu keinen bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen kommt. Sollte dies der Fall sein, ist es notwendig, beide Versionen mit gleichem Kennzeichen zu archivieren. 

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