Mit dem Flugzeug auf Dienstreise – Welche Verpflegungspauschale ist die richtige?

Mahlzeiten richtig abrechnen Teil 3:

Regelmäßige Flugreisen ins Ausland sind heutzutage in vielen Branchen gang und gäbe. Eine Herausforderung bei der Reisekostenabrechnung, die so manchen Buchhalter ins Schwitzen bringt.

Von Leserkommentaren, häufigen Fragen und Praxisfällen inspiriert, erhalten Sie in diesem Beitrag die wichtigsten Informationen zum Thema Verpflegungsmehraufwendungen bei ein- und zweitägigen Auslandsflügen.

Reisekosten Pauschale – Abflug und Landung am gleichen Tag

Beispiel 1: Ein Mitarbeiter bricht am Montag um 14:00 Uhr von Berlin nach Paris auf. Sein Flugzeug landet dort um 18:00 Uhr am Flughafen Paris-Charles-de-Gaulle. Am Dienstagabend kommt er gegen 22:00 Uhr wieder zu Hause an.

Bei einem Flug mit Abreise in Deutschland und Ankunft am Zielort am gleichen Tag, ist für den ersten Reisetag die Anreisepauschale des Zielortes anzusetzen. Am Rückreisetag erhält der Reisende die reguläre Abreisepauschale.

Anreisetag = Ankunftstag = Anreisepauschale Zielort (Paris) = 39 Euro
Zweiter Reisetag = Abreisetag = Abreisepauschale (Paris) = 39 Euro

Verpflegungsmehraufwand bei zweitägigen Flugreisen ins Ausland

Beispiel 2: Ein Mitarbeiter startet Montagabend seine Geschäftsreise nach Singapur. Der Nonstop-Flug von Frankfurt aus dauert ca. 12 Stunden, sodass er Dienstagnachmittag um ca. 14:00 Uhr Ortszeit in Singapur ankommt.

Findet ein Flug über Nacht statt und erstreckt sich dadurch über zwei Tage, wird für den ersten Reisetag die Anreisepauschale für Deutschland fällig. Am zweiten Reisetag bzw. Ankunftstag ist die Pauschale des Zielortes bzw. Ziellandes anzusetzen.

Anreisetag = Anreisepauschale Inland (Deutschland)= 12 Euro
Ankunftstag = Ganztagespauschale Zielort (Singapur)= 53 Euro

Reisekostenabrechnung bei Flugreisen mit Zwischenlandung

Beispiel 3: Ein Mitarbeiter begibt sich spät abends auf Geschäftsreise nach Saudi Arabien. Vor 24:00 Uhr Ortszeit findet eine Zwischenlandung in der Türkei statt. Er kommt am Folgetag um 04:50 Uhr am Zielflughafen in Riad an.

Grundsätzlich gilt bei Flugreisen ein Zielland bzw. Zielort erst dann als erreicht, sobald das Flugzeug dort den Boden berührt hat. Zwischenlandungen, wie sie bei längeren Flugzeiten erforderlich sind, bleiben bei der Berechnung von Verpflegungspauschalen generell unberücksichtigt (Popp 2014: Handbuch Reisekostenrecht, S.142). Somit ist auch hier, wie in Beispiel 2, für den Abreisetag die Inlandspauschale und für den Ankunftstag die Pauschale des Zielortes anzusetzen.

Anreisetag = Anreisepauschale Inland (Deutschland) = 12 Euro
Ankunftstag = Ganztagespauschale Zielort (Riad) = 48 Euro

Erfahren Sie in Teil 4 der Reihe “Mahlzeiten richtig abrechnen”, was es bei mehrtägigen Flugreisen in Sachen Verpflegungspauschale zu beachten gibt, wann die Pauschale gekürzt werden muss und wann nicht.

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Zeige Kommentare (48)

  • Guten Tag,
    ich habe so lange überlegt und bin mir mit meiner Berechnung doch unsicher. Ihre Sicht der Dinge wäre für mich sehr wertvoll.
    Dienstreise nach China ("im Übrigen" - An- und Abreisetag 33 Euro, Zwischentage 50 Euro)
    Tag 1 - Reisebeginn um 8:00 in Berlin, Flug nach China
    Tag 2 - Zwischenlandung in Hong Kong um 7:00, Umstieg und weiterflug zum Zielort in China
    Tag 3 - Zwischentag mit Verpflegung und Unterkunft am Zielort in China
    Tag 4 - Zwischentag mit Verpflegung und Unterkunft am Zielort in China
    Tag 5 - Zwischentag mit Verpflegung und Unterkunft am Zielort in China
    Tag 6 - Zwischentag mit Verpflegung und Unterkunft am Zielort in China
    Tag 7 - Zwischentag am Zielort in China. Frühstück vom Gastgeber bezahlt. Mittag- und Abendessen selbst bezahlt, Übernachtung auf eigene Hand
    Tag 8 - Frühstück und Mittagessen selbst bezahlt. Abendessen im Flugzeug. Flug um 19:00 nach Dtl. mit Umstieg in Hong Kong
    Tag 9 - 00:00 - 4:00 Aufenthalt in Hong Kong. Weiterflug nach Dtl. Ankunft in Dtl. 14:00

    Fragen:
    1) Verpflegungspauschale für Tag 1 - 12 EUR. Muss dieser Satz gekürzt werden, wenn während des Fluges Mittagessen serviert wird?
    2) Was versteht man unter "Pauschbetrag des Ortes, der vor 24 Uhr erreicht wird? Muss ich hier etwa den Satz von Kasachstan nehmen, wenn das Flugzeut um Mitternacht über Kasachstan war?
    3) Verpflegungspauschale Tag 2 - lasse ich Hong Kong unberücksichtigt und berechne als Verpflegungssatz für Zwischentage 50 EUR?
    4) Wenn während der Zwischentage ein Geschäftspartner für Verpflegung und Übernachtung aufkommt, werden die Pauschbeträge auf Null gekürzt?
    5) Für Tag 9 berechne ich 33 EUR als Verpflegungssatz für Abreisetag vom letzten Tätigkeitsort?

    Für Ihre Expertise wäre ich Ihnen wirklich sehr dankbar.

    Freundliche Grüße
    LB

    • Hallo Herr Berg,
      hier die Zusammenfassung Ihrer Dienstreise:

      Tag 1: Pauschale für Deutschland 12,- € --> Mittagessen im Flugzeug muss gekürzt werden
      Tag 2 bis 8: Pauschale für China 50,- € --> Abendessen im Flugzeug muss gekürzt werden
      Tag 9: Abreisepauschale für China 33,- €

      Wenn der Geschäftspartner das Essen bezahlt, muss nicht gekürzt werden. Wenn aber Sie den Geschäftspartner bewirten, wird der volle Betrag der Bewirtung vom Arbeitgeber erstattet. Somit wird Ihnen eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt und Sie müssen eine Kürzung vornehmen.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Ein Mitarbeiter fliegt nach Chile. Er fliegt morgens von Hamburg nach London, hat dort 7 Std. Aufenthalt. um 22 Uhr fliegt er weiter nach Chile, wo er um 8.30 Ortszeit ankommt. Dort bleibt er 14 Tage.
    Auf dem Rückflug hat er nur 2 Std. Aufenthalt in London.
    Werden die 8 Std. Aufenthalt in London vom 1. Tag für die Berechnung des Verpflegungsgeldes berücksichtigt?
    Vielen Dank,
    Christina Freese

    • Hallo Frau Freese,
      ja, der Mitarbeiter erhält für den ersten Tag eine "Anreisepauschale" für Deutschland, in Höhe von 12,- Euro.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo, bitte um Hilfe bzgl. Abrechnung:

    Tag 1 – Reisebeginn um 9:00 in Nürnberg, mit Zug nach Frankfurt und anschließend Flug um 13:25 nach Lissabon, Zwischenlandung und Weiterflug um 16:40 nach Recife (Brasilien), Ankunft dort um 21:30 Ortszeit
    Tag 2 – Zwischentag mit Verpflegung und Unterkunft am Zielort in Brasilien
    Tag 3 – Zwischentag mit Verpflegung und Unterkunft am Zielort in Brasilien
    Tag 4 – Zwischentag mit Verpflegung und Unterkunft am Zielort in Brasilien
    Tag 5 – Zwischentag mit Verpflegung und Unterkunft am Zielort in Brasilien
    Tag 6 – Zwischentag mit Verpflegung und Unterkunft am Zielort in Brasilien
    Tag 7 – Zwischentag mit Verpflegung und Unterkunft am Zielort in Brasilien
    Tag 8 – Zwischentag mit Verpflegung und Unterkunft am Zielort in Brasilien
    Tag 9 – Zwischentag mit Verpflegung und Unterkunft am Zielort in Brasilien
    Tag 10 – Rückflug aus Recife um 23:55h nach Lissabon
    Tag 11 – Ankunft in Lissabon um 10:15h Ortszeit, Weiterflug um 14:20 nach Frankfurt, Ankunft um 18:30h. Ankunft zuhause ca. 23h

    Vielen Dank!
    Zoran V.

    • Hallo Zoran,
      von Ihrer Reisebeschreibung ausgehend, haben Sie Anspruch auf folgende Pauschalen:

      Tag 1: Anreisepauschale für Brasilien (34,- €)
      Tag 2 bis 10: Tagespauschale für Brasilien (51,- €)
      Tag 11: Abreisepauschale für Brasilien (34,- €)

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo, mein Name ist Dennis,

    Ich habe folgende Frage:

    Am Sonntag morgen bin ich von Düsseldorf nach China aufgebrochen.
    Singapur habe ich um 23:50 erreicht, also vor 24 Uhr.
    Mein Ziel Flughafen war aber Xiamen was auch in China liegt.
    Ich habe jetzt schon häufiger den Passus gelesen, wenn das Flugzeug den Boden im Ziel Land berührt gilt das Ziel als erreicht.
    da Singapur und Xiamen beide zu China gehören habe ich ja eigentlich mein Zielland vor 24 Uhr erreicht obwohl ich in Singapur nur einen Zwischenstopp hatte, oder ?

    • Hallo Dennis,

      bei einer Auswärtstätigkeit, die an einem Tag beginnt, und mit Übernachtung außerhalb der Wohnung an einem Folgetag endet, richtet sich das Auslandstagegeld immer nach dem Ort, den der Reisende vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat - mit Ausnahme eines Tages, an dem ein Grenzübergang vom Ausland in das Inland stattfindet. Die Ortszeit ist die am Ort gültige GMT-Zeit (wie sie bei Flugzeugen usw. auch als Landezeit angegeben wird).

      Kehrt der Reisende bei einer Auswärtstätigkeit aus dem Ausland in das Inland zurück, ist für den Tag des Grenzübergangs vom Ausland in das Inland das Auslandstagegeld des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Letzter Tätigkeitsort im Ausland ist der ausländische Ort, an dem der Reisende zuletzt seine berufliche Tätigkeit ausgeübt hat.

      Die Verpflegungspauschalen betragen bei Auswärtstätigkeiten im Ausland, die an einem Tag beginnen und mit Übernachtung außerhalb der Wohnung an einem Folgetag enden:
      - für den ersten Reisetag (Anreisetag): ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit 2/3 der vollen Verpflegungspauschale (in Ihrem Fall: Singapur 36 €)
      - für weitere Reisetage eine volle Verpflegungspauschale (in Ihrem Fall: China 50 €*)
      - für den letzten Reisetag (Abreisetag): ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit 2/3 der vollen Verpflegungspauschale (in Ihrem Fall: China 33 €*)

      * wenn es sich hier nicht um abweichende Pauschalen für Chendu, Hongkong, Kanton und Peking handelt.

      (Siehe auch "Handbuch Reisekostenrecht 2014" von Michael Popp, S. 135 - 138.)

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Guten Tag,

    Wir haben folgendes Problem bzw. Folgende Frage: Dienstlich sind wir seit einigen Wochen in Südkorea. Unser Rückflug findet am Freitag um 11 Uhr Ortszeit statt.Ankunft zu Hause ca. 20 Uhr abends deutscher Zeit (entspricht 4 Uhr morgens am Samstag koreanischer Zeit).
    Trage ich dann für den Samstag eine Arbeitszeit von 0 Uhr bis 4 Uhr ein, oder trotz der ganzen Stunden 20 Uhr am Freitag? Welche Zeiten werden hier genommen,die Zeiten des Abfluglandes oder beide?
    Vielen Dank!

    • Guten Tag Maik,

      kehrt der Reisende bei einer Auswärtstätigkeit aus dem Ausland in das Inland zurück, ist für den Tag des Grenzübergangs vom Ausland in das Inland das Auslandstagegeld des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend, aber die Ortszeit ist die am Ort gültige GMT-Zeit (wie sie bei Flugzeugen usw. auch als Landezeit angegeben wird).

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Guten Tag,
    für die Stundenabrechnung, welche Startzeit gilt es zu verwenden bei Rückreisen aus dem Ausland wo Zeit Verschiebung herrscht?
    a) die Ortszeit vom Rückreiseland?
    b) die deutsche Ortszeit, bzw. Heimatzeit?

    Gruß,
    Sascha

    • Hallo Sascha,

      kehrt der Reisende bei einer Auswärtstätigkeit aus dem Ausland in das Inland zurück, gilt für den Tag des Grenzübergangs vom Ausland in das Inland die am Ort gültige GMT-Zeit (wie sie bei Flugzeugen usw. auch als Landezeit angegeben wird).

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo,
    ich habe einen ähnlichen Fall wie oben genannt, wobei eine Übernachtung der Rückreise vorausgeht.
    Tag 1: 13:25 Uhr Flug nach Zypern
    Tag 2: Tag in Zypern
    Tag 3: 17 Uhr Ortszeit Rückflug nach Deutschland, Landung voraussichtlich um 23:25 Uhr. Allerdings ist die Ankunft zuhause erst um 1 Uhr morgens des nächsten Tages. Welche Pauschalen gelten dann? Wie würde sich dies unterscheiden, wenn die Landung erst um 1 Uhr morgens wäre?
    Vielen Dank!

    • Hallo Anna,

      kehrt der Reisende bei einer Auswärtstätigkeit aus dem Ausland in das Inland zurück, ist für den Tag des Grenzübergangs vom Ausland in das Inland das Auslandstagegeld des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend, aber die Ortszeit ist die am Ort gültige GMT-Zeit (wie sie bei Flugzeugen usw. auch als Landezeit angegeben wird).

      Sollten Sie erst am nächsten Kalendertag um 1 Uhr ankommen, gilt dieser Tag als letzter Reisetag, für den Sie eine Abreisepauschale des letzten Tätigkeitsortes erhalten sollten.
      Um eine verbindliche Antwort zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich am besten noch an Ihren Steuerberater.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo,

    ich habe einen Fall eines Mitarbeiters der sehr viel reist.
    Er startete am 07.01 seine Reise nach Paris, flog am 08.01. nach London. am 09.01. flog er wieder zurück. landete um 23:55 Uhrin münchen und war gegen 1 Uhr zu Hause. Am nächsten Morgen trat er die nächste Reise über 8 Stunden an.
    Welche Pauschale bekommt er für den 10.01. Die Pauschael vom Abreise Tag London / die Inlandspauschale für eine eintägige Reise?
    Bin etwas verwirrt.

    • Hallo Simone,
      nach unserem Wissensstand hat der Mitarbeiter Anspruch auf folgende Pauschalen:

      1. Tag --> 7.1. Deutschland nach Paris (Anreisepauschale für Paris)
      2. Tag --> 8.1. Paris nach London (Ganztagespauschale für London)
      3. Tag --> 9.1. London nach Deutschland (Ganztagespauschale für London)
      4. Tag --> 10.1. Abreisepauschale für London + 12-Euro Inlandspauschale für die eintägige Reise in Deutschland.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo,

    ich habe folgenden Fall:

    Anreise alles innerhalb eines Tages:
    Start in Deutschland: 07.00Uhr
    Abflug Zürich/Schweiz: 13.00Uhr
    Ankunft El Paso/USA: 22.00Uhr
    Ankunft Zielort Juarez/Mexiko:23.00Uhr

    Rückreise mit Datumswechsel:
    Start in Juarez/Mexiko: 09.00Uhr
    Abflug von El Paso/USA: 13.00Uhr
    Ankunft Zürich/Schweiz:11.00Uhr
    Ankunft Zielort Deutschland: 15.00Uhr

    Ich habe aus all den vorherigen Antworten keine passende für mich finden können.

    Bitte helfen Sie mir.
    Vielen Dank!

    • Hallo,

      bei einem Flug mit Abreise in Deutschland und Ankunft am Zielort am gleichen Tag, ist für den ersten Reisetag die Anreisepauschale des Zielortes anzusetzen.
      In Ihrem Fall Juarez/Mexiko.
      Für die Rpckreise an beiden Tagen ebenfalls die Pauschale von Juarez/Mexiko. Hier ist der letzte Tätigkeitsort Grundlage für die Berechnung der Pauschale.
      Zwischenlandungen, wie sie bei längeren Flugzeiten üblich sind, bleiben unberücksichtigt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Guten Tag,

    gibt es eine Kürzung wenn der Kunde mich in der Kantine zum essen einlädt bzw. dies bezahlt der Kunde und nicht meine Firma?

    Vielen Dank.

    • Hallo Igor,

      wird eine Mahlzeit nicht vom Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung durch einen Dritten übernommen, so muss auch keine Kürzung vorgenommen werden.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert