Mit dem Flugzeug auf Dienstreise – Welche Verpflegungspauschale ist die richtige?

    Mahlzeiten richtig abrechnen Teil 3:

    Regelmäßige Flugreisen ins Ausland sind heutzutage in vielen Branchen gang und gäbe. Eine Herausforderung bei der Reisekostenabrechnung, die so manchen Buchhalter ins Schwitzen bringt.

    Von Leserkommentaren, häufigen Fragen und Praxisfällen inspiriert, erhalten Sie in diesem Beitrag die wichtigsten Informationen zum Thema Verpflegungsmehraufwendungen bei ein- und zweitägigen Auslandsflügen.

    Reisekosten Pauschale – Abflug und Landung am gleichen Tag

    Beispiel 1: Ein Mitarbeiter bricht am Montag um 14:00 Uhr von Berlin nach Paris auf. Sein Flugzeug landet dort um 18:00 Uhr am Flughafen Paris-Charles-de-Gaulle. Am Dienstagabend kommt er gegen 22:00 Uhr wieder zu Hause an.

    Bei einem Flug mit Abreise in Deutschland und Ankunft am Zielort am gleichen Tag, ist für den ersten Reisetag die Anreisepauschale des Zielortes anzusetzen. Am Rückreisetag erhält der Reisende die reguläre Abreisepauschale.

    Anreisetag = Ankunftstag = Anreisepauschale Zielort (Paris) = 39 Euro
    Zweiter Reisetag = Abreisetag = Abreisepauschale (Paris) = 39 Euro

    Verpflegungsmehraufwand bei zweitägigen Flugreisen ins Ausland

    Beispiel 2: Ein Mitarbeiter startet Montagabend seine Geschäftsreise nach Singapur. Der Nonstop-Flug von Frankfurt aus dauert ca. 12 Stunden, sodass er Dienstagnachmittag um ca. 14:00 Uhr Ortszeit in Singapur ankommt.

    Findet ein Flug über Nacht statt und erstreckt sich dadurch über zwei Tage, wird für den ersten Reisetag die Anreisepauschale für Deutschland fällig. Am zweiten Reisetag bzw. Ankunftstag ist die Pauschale des Zielortes bzw. Ziellandes anzusetzen.

    Anreisetag = Anreisepauschale Inland (Deutschland)= 12 Euro
    Ankunftstag = Ganztagespauschale Zielort (Singapur)= 53 Euro

    Reisekostenabrechnung bei Flugreisen mit Zwischenlandung

    Beispiel 3: Ein Mitarbeiter begibt sich spät abends auf Geschäftsreise nach Saudi Arabien. Vor 24:00 Uhr Ortszeit findet eine Zwischenlandung in der Türkei statt. Er kommt am Folgetag um 04:50 Uhr am Zielflughafen in Riad an.

    Grundsätzlich gilt bei Flugreisen ein Zielland bzw. Zielort erst dann als erreicht, sobald das Flugzeug dort den Boden berührt hat. Zwischenlandungen, wie sie bei längeren Flugzeiten erforderlich sind, bleiben bei der Berechnung von Verpflegungspauschalen generell unberücksichtigt (Popp 2014: Handbuch Reisekostenrecht, S.142). Somit ist auch hier, wie in Beispiel 2, für den Abreisetag die Inlandspauschale und für den Ankunftstag die Pauschale des Zielortes anzusetzen.

    Anreisetag = Anreisepauschale Inland (Deutschland) = 12 Euro
    Ankunftstag = Ganztagespauschale Zielort (Riad) = 48 Euro

    Erfahren Sie in Teil 4 der Reihe “Mahlzeiten richtig abrechnen”, was es bei mehrtägigen Flugreisen in Sachen Verpflegungspauschale zu beachten gibt, wann die Pauschale gekürzt werden muss und wann nicht.

    HRworks bildet all diese Gegebenheiten ohne Zettelwirtschaft ab.

    Zeige Kommentare (58)

    • Hallo,
      habe einen Fall Abreise Sonntag 15.40 Uhr München -Ankunft Chicago Sonntag 18.55 Uhr, dann erst Weiterflug am Montag 6.00 Uhr nach Seattle Ankunft 8.55, hierfür musste natürlich eine Übernachtung bezahlt werden.
      ist dann der erste Tag trotzdem 14 EUR Deutschland? Weil das Tätigkeitsland erst am Montag erreicht ist?
      Wie verhält es sich mit den Essensabzügen?
      Vielen Dank.
      Luise

      • Hallo Luise, nach unserer Einschätzung muss hier die USA-Pauschale angesetzt werden, da sich der Reisende um 00 Uhr Ortszeit in den USA befindet.

        Viele Grüße
        Ihr HRworks Team

    • Hallo,
      ich habe einen Fall: Abreise 9.10. 15.40 Uhr München Flugzeit 9 Std. also wäre es 0,45 Uhr Deutsche Zeit, Ankunft ist aber auf dem Flugplan 9.10. 18.35 Uhr Toronto Kanada.
      Gilt hier die Pauschale von Deutschland am ersten Tag oder Toronto?
      Vielen Dank.

      • Hallo Luise,
        die Zeitverschiebung spielt keine Rolle, es gilt immer die Ortszeit. D.h. in diesem Fall ist der Mitarbeiter vor Mitternacht in Toronto angekommen, ergo erhält er die Pasuchale für Toronto. Eine kuriose Besonderheit: Würde der Mitarbeiter z.B. am 09.10. um 23:00 Uhr nach Sydney fliegen und käme erst am 11.10. umd 2:00 Uhr morgens dort an, so bekäme er für den 09.10. die deutsche Pauschale und für den 11.10. die Pauschale für Sydney (weil vor Mitternacht in Sydney). Was bekämer er für den 10.10.? Richtig: Die Pauschale für Österreich ;-) Wäre er mit dem Schiff unterwegs, bekäme er für die Tage auf dem Meer übrigens die Pauschale für Luxemburg. Kein Witz! ;-)

    • Guten Tag,

      wir schickten mehrere Mitarbeiter nach Israel, Haifa. Abreise Berlin um 18:30... mehrere Tage Aufenthalt, Rückreisetag Ankunft um 22:00 Uhr.
      Die Abrechnung erfolgte von seiten der ersten Mitarbeiterin so:
      Tag 1 (Anreise ab 18:30) 0 Euro
      Tag 2-4 56 Euro
      Tag 5 (Rückreise, Ankunft DE 22:00 Uhr) 37 Euro

      Unklar ist nur der Anreisetag, da keine 8 Stunden: gibt es Verpflegungsmehraufwendungen j/n? Übernachtung von Tag 1 auf Tag 2 erfolgte.

      Vielen Dank!

      • Hallo Marlies,

        bei einer mehrtägigen Reise ist die Dauer beim An- und Abreisetag irrelevant. Hier gilt die Pauschale bereits am ersten Tag.
        Die Dauer spielt nur bei eintägigen Reisen eine Rolle, hier muss Sie über 8 Stunden liegen, damit der Mitarbeiter Anspruch auf steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen hat.

        Viele Grüße Ihr
        HRworks Team

    • Hallo,
      wenn Mitarbeiter von uns andere Konzerngesellschaften besuchen übernimmt die andere Konzerngesellschaft die Übernachtungskosten samt Frühstück und stellt kostenlose Mittag- und Abendessen. Die Kosten verbleiben bei der anderen Gesellschaft. Es gibt hierüber keine schriftlichen Vereinbarungen oder Konzernanweisungen, es ist aber gelebte Praxis.

      Muss ich dem Mitarbeiter die Verpflegungsmehraufwendungen kürzen?

      Danke
      Frank

      • Hallo Frank,

        Sie schreiben, dass es keine Reiserichtlinie o.ä. zum Vorgehen gibt. Da die Unternehmen über den Konzern verbunden sind, würde ich sagen, dass Sie die Verpflegungspauschale kürzen müssen.
        Wenn Mitarbeiter von einem Dritten (der nicht mit dem Arbeitgeber verbunden ist) eingeladen werden, muss die Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden.
        Fragen Sie am besten bei Ihrem Steuerberater nach, dieser kann Ihnen eine rechtsverbindliche Auskunft geben.

        Ein schönes Wochenende und
        viele Grüße
        Cornelia Meier

    • Hallo zusammen,
      ich benötigte eure Unterstützung.

      Welche Verpflegungsmehraufwendungen werden hierfür berechnet?
      Abflug 31.07. 12:50 Uhr Mexiko
      Ankunft 01.08. 09:45 Uhr in München

      Danke,
      Steffi

      • Hallo Steffi,

        bei der Rückreise nach Deutschland ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland entscheidend.
        An beiden Tagen wird somit die Pauschale von Mexiko verwendet.

        Viele Grüße
        Cornelia Meier

    • Guten Tag,

      gibt es eine Kürzung wenn der Kunde mich in der Kantine zum essen einlädt bzw. dies bezahlt der Kunde und nicht meine Firma?

      Vielen Dank.

      • Hallo Igor,

        wird eine Mahlzeit nicht vom Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung durch einen Dritten übernommen, so muss auch keine Kürzung vorgenommen werden.

        Mit freundlichen Grüßen
        Ulrika Richert

    • Hallo,

      ich habe folgenden Fall:

      Anreise alles innerhalb eines Tages:
      Start in Deutschland: 07.00Uhr
      Abflug Zürich/Schweiz: 13.00Uhr
      Ankunft El Paso/USA: 22.00Uhr
      Ankunft Zielort Juarez/Mexiko:23.00Uhr

      Rückreise mit Datumswechsel:
      Start in Juarez/Mexiko: 09.00Uhr
      Abflug von El Paso/USA: 13.00Uhr
      Ankunft Zürich/Schweiz:11.00Uhr
      Ankunft Zielort Deutschland: 15.00Uhr

      Ich habe aus all den vorherigen Antworten keine passende für mich finden können.

      Bitte helfen Sie mir.
      Vielen Dank!

      • Hallo,

        bei einem Flug mit Abreise in Deutschland und Ankunft am Zielort am gleichen Tag, ist für den ersten Reisetag die Anreisepauschale des Zielortes anzusetzen.
        In Ihrem Fall Juarez/Mexiko.
        Für die Rpckreise an beiden Tagen ebenfalls die Pauschale von Juarez/Mexiko. Hier ist der letzte Tätigkeitsort Grundlage für die Berechnung der Pauschale.
        Zwischenlandungen, wie sie bei längeren Flugzeiten üblich sind, bleiben unberücksichtigt.

        Viele Grüße
        Cornelia Meier

    • Hallo,

      ich habe einen Fall eines Mitarbeiters der sehr viel reist.
      Er startete am 07.01 seine Reise nach Paris, flog am 08.01. nach London. am 09.01. flog er wieder zurück. landete um 23:55 Uhrin münchen und war gegen 1 Uhr zu Hause. Am nächsten Morgen trat er die nächste Reise über 8 Stunden an.
      Welche Pauschale bekommt er für den 10.01. Die Pauschael vom Abreise Tag London / die Inlandspauschale für eine eintägige Reise?
      Bin etwas verwirrt.

      • Hallo Simone,
        nach unserem Wissensstand hat der Mitarbeiter Anspruch auf folgende Pauschalen:

        1. Tag --> 7.1. Deutschland nach Paris (Anreisepauschale für Paris)
        2. Tag --> 8.1. Paris nach London (Ganztagespauschale für London)
        3. Tag --> 9.1. London nach Deutschland (Ganztagespauschale für London)
        4. Tag --> 10.1. Abreisepauschale für London + 12-Euro Inlandspauschale für die eintägige Reise in Deutschland.

        Mit freundlichen Grüßen,
        Ulrika Schwabik

    • Hallo,
      ich habe einen ähnlichen Fall wie oben genannt, wobei eine Übernachtung der Rückreise vorausgeht.
      Tag 1: 13:25 Uhr Flug nach Zypern
      Tag 2: Tag in Zypern
      Tag 3: 17 Uhr Ortszeit Rückflug nach Deutschland, Landung voraussichtlich um 23:25 Uhr. Allerdings ist die Ankunft zuhause erst um 1 Uhr morgens des nächsten Tages. Welche Pauschalen gelten dann? Wie würde sich dies unterscheiden, wenn die Landung erst um 1 Uhr morgens wäre?
      Vielen Dank!

      • Hallo Anna,

        kehrt der Reisende bei einer Auswärtstätigkeit aus dem Ausland in das Inland zurück, ist für den Tag des Grenzübergangs vom Ausland in das Inland das Auslandstagegeld des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend, aber die Ortszeit ist die am Ort gültige GMT-Zeit (wie sie bei Flugzeugen usw. auch als Landezeit angegeben wird).

        Sollten Sie erst am nächsten Kalendertag um 1 Uhr ankommen, gilt dieser Tag als letzter Reisetag, für den Sie eine Abreisepauschale des letzten Tätigkeitsortes erhalten sollten.
        Um eine verbindliche Antwort zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich am besten noch an Ihren Steuerberater.

        Mit freundlichen Grüßen,
        Ulrika Schwabik

    • Guten Tag,
      für die Stundenabrechnung, welche Startzeit gilt es zu verwenden bei Rückreisen aus dem Ausland wo Zeit Verschiebung herrscht?
      a) die Ortszeit vom Rückreiseland?
      b) die deutsche Ortszeit, bzw. Heimatzeit?

      Gruß,
      Sascha

      • Hallo Sascha,

        kehrt der Reisende bei einer Auswärtstätigkeit aus dem Ausland in das Inland zurück, gilt für den Tag des Grenzübergangs vom Ausland in das Inland die am Ort gültige GMT-Zeit (wie sie bei Flugzeugen usw. auch als Landezeit angegeben wird).

        Mit freundlichen Grüßen,
        Ulrika Schwabik

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