Mahlzeitenzuschüsse 2019 – Arbeitsessen mit Genuss

Gibt es in der Nähe Ihres Unternehmens keine Kantine oder Partnerbetrieb, in dem sich Ihre Mitarbeiter verpflegen könnten? Trotzdem möchten Sie den Mitarbeitern als Bonus oder als Alternative zur Gehaltserhöhung Mahlzeitenzuschüsse anbieten, sind sich jedoch nicht sicher, unter welchen Bedingungen Lebensmittel als eine Mahlzeit zu betrachten sind? Im neuen BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 werden bisherige Unklarheiten erläutert und einige Fragen zu diesem Thema beantwortet. Als Fazit gilt: Mit weniger Einschränkungen wird das Arbeitsessen zum Genuss.

Mahlzeitenzuschüsse 2019: Was sind die rechtlichen Voraussetzungen?

Der Sachbezugswert zu Mahlzeitenzuschüssen kann laut Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) nur dann angesetzt werden, wenn sichergestellt ist, dass:

  • Frühstück, Mittag- oder Abendessen tatsächlich eingenommen wird bzw. die erworbenen Lebensmittel zum unmittelbaren Verzehr in den Essenspausen geeignet sind,
  • pro Mahlzeit nur ein Zuschuss angesetzt wird,
  • der eigentliche Mahlzeitenzuschuss den gültigen Sachbezugswert in Höhe von 3,30 € um nicht mehr als 3,10 € übersteigt (somit entsteht der maximale Erstattungsbetrag von 6,40 €),
  • der Mitarbeiter nicht dienstlich unterwegs oder aufgrund von Krankheit oder Urlaub abwesend ist.

Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber mit der Gaststätte oder einer anderen vergleichbaren Einrichtung keine vertragliche Beziehung abgeschlossen hat.

Mit mehr Freiheit mehr Genuss

Arbeiten Sie im Homeoffice oder in einer Teilzeit-Beschäftigung und möchten, genauso wie Ihre Kollegen, von steuerfreien Mahlzeitenzuschüssen profitieren? Das ist absolut kein Problem. Denn als Mahlzeit wird jetzt nicht nur das Mittagessen, sondern auch Frühstück und Abendessen anerkannt – es kommt nur darauf an, in welchem Zeitraum oder auf welchem Ort Sie gerade beschäftigt sind. Sie müssen sich weder in der Nähe Ihrer Firma befinden noch Ihren Lebensmitteleinkauf in nur einem Geschäft durchführen. 

Für mehr Überblick haben wir für Sie ein paar wichtigsten Fragen und Antworten zum Ansetzen der Mahlzeitenzuschüsse und der möglichen Beschränkungen zusammengeführt:

1. Was versteht man unter unmittelbarem Verzehr?

Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeiten anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet und zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind. Demzufolge müssen Mitarbeiter beim Einkauf der Lebensmittel im Supermarkt mit der Voraussetzung der unmittelbaren Verzehrbarkeit vorsichtig umgehen. Handelt es sich um eine ganze Packung Obst oder Gemüse, kann diese nicht als unmittelbar verzehrbare Mahlzeit akzeptiert werden. Auch eine Tiefkühlpizza (und andere Tiefkühlkost) erfüllen nicht die vorgeschriebenen Voraussetzungen, da sie noch zusätzlich bearbeitet/aufgewärmt werden müssen.

Beispiele:

  • fertige Salate (Gemüse-, Obst-, Kuskus-, Nudelsalate)
  • fertige eingepackte Gerichte (Sushi, Nudelgerichte, Reisgerichte)
  • belegte Brötchen

2. Wann und wo können Lebensmittel eingekauft werden?

Der Ort sowie die Uhrzeit des Einkaufs sind nicht relevant, wenn alle anderen Voraussetzungen erfüllt sind.

3. Was darf auf dem Rechnungsbeleg stehen?

Ihre Rechnung kann sowohl Lebensmittel für die Mahlzeit sowie andere Positionen beinhalten. Es muss jedoch deutlich unterschieden werden, welche dieser Produkte zum Ansetzen des Mahlzeitenzuschusses gedacht sind (beispielsweise farblich markiert oder unterstrichen). 

4. Darf eine Mahlzeit in unterschiedlichen Lebensmittelläden eingekauft werden?

Ja, einzelne Bestandteile der Mahlzeit können bei verschiedenen Verkäufern erworben werden. 

5. Entsteht Anspruch auf einen Mahlzeitenzuschuss auch bei einem halben Urlaubs- bzw. Arbeitstag?

Ja, der arbeitstägliche Zuschuss zu Mahlzeiten ist auch dann anzusetzen, wenn Sie nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten.

6. Fällt Pfand unter den Mahlzeitenzuschuss?

Nein, Pfand darf nicht in den zu erstattenden Betrag miteinbezogen werden.

7. Darf ein Glas Wein oder Bier auf der Rechnung auftreten?

Nein, alkoholische Getränke werden hier nicht berücksichtigt.

8. Dürfen Mahlzeiten vorrätig eingekauft werden?

Nein, pro Arbeitstag und Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. 

Beachten Sie: Das neue Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 24. Februar 2016 (BStBl I Seite 238) und ist in allen offenen Fällen anzuwenden. Es wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht.

Mahlzeitenzuschüsse mit HRworks

Mit der HR Software geht’s einfach: Mitarbeiter können im Lokal ihrer Wahl essen, die Rechnung mit dem Smartphone abfotografieren und diese über die Web App oder Desktop Oberfläche bei ihrem Arbeitgeber einreichen. HRworks berechnet den steuerfreien und pauschal zu versteuernden Erstattungsbetrag automatisch gesetzeskonform und überträgt die Erstattung in die Lohnbuchhaltung. Zudem werden die Abwesenheiten der Mitarbeiter im Auge behalten, damit das Einreichen von Mahlzeitenbelegen nur an regulären Arbeitstagen möglich ist. Mit Mahlzeitenzuschüssen über HRworks entfällt auch die Organisation von Partnerbetrieben sowie die Vergabe und Dokumentation von Essensmarken.

Erfahren Sie mehr über Verpflegungszuschüsse mit HRworks.

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