Mit dem BMF-Schreiben vom 28.03.2001 (BStBl. I S. 251) ist der Vorsteuerabzug aus Reisekosten zum großen Teil wieder zugelassen. Voraussetzung hierfür ist eine unternehmerisch bedingte Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers unter den weiteren Voraussetzungen des § 15 UStG.

§ 15 Abs. 4 UStG:

  • Unternehmer ist Empfänger (Besteller) einer Leistung
  • Ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG

§ 14 UStG:

  • Name/Anschrift des Leistenden
  • Name/Anschrift des Rechnungsempfängers (Unternehmer)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Steuernummer bzw. Ust-ID
  • Steuersatz, Steuerbetrag, Nettobetrag, Bruttobetrag

§ 33 UStDV: Kleinstbetragrechnung bis 150,00 €

  • Name/Anschrift des Leistenden
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung
  • Steuersatz für die Umsatzsteuer

Vorsteuerabzug aus Übernachtungskosten

Vorsteuerbeträge aus Hotelrechnungen können durch den Arbeitgeber (=Unternehmer) abgezogen werden, wenn die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer auf Übernachtungen anlässlich einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers (einschließlich doppelter Haushaltsführung) entfällt.

Voraussetzung:

  • Arbeitgeber (=Unternehmer) muss Leistungsempfänger sein
  • Rechnung muss auf Arbeitgeber ausgestellt sein

Vorsteuerabzug ist auch dann erlaubt, wenn die Hotelrechnung zunächst durch den Arbeitnehmer bezahlt (bar oder mit seiner Kreditkarte) wird.

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150,00€ muss die Rechnung nicht auf den Arbeitgeber ausgestellt sein.

Vorsteuerabzug aus Übernachtungspauschalen kann mit der Streichung der §§ 36 bis 38 UStDV seit dem 01.04.1999 nicht mehr in Anspruch genommen werden.

Vorsteuerabzug aus Verpflegungskosten

Vorsteuerbeträge aus Verpflegungskosten können durch den Arbeitgeber abgezogen werden, wenn anlässlich einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers Verpflegungsleistungen entstehen und diese vom Arbeitgeber empfangen und in voller Höhe getragen werden.

Voraussetzung:

  • Arbeitgeber (=Unternehmer) muss Leistungsempfänger sein
  • Rechnung muss auf Namen des Arbeitgeber ausgestellt sein
  • Aufwendungen müssen in voller Höhe durch den Arbeitgeber getragen und dem Arbeitnehmer bezahlt werden

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150,00€ muss die Rechnung nicht auf den Arbeitgeber ausgestellt sein.

Der Vorsteuerabzug ist nicht zulässig, wenn der Arbeitnehmer die Verpflegung im eigenen Namen bestellt und bezahlt, um danach die Kosten seinem Arbeitgeber gegenüber zur Erstattung einzureichen.

Vorsteuerabzug aus Verpflegungsmehraufwendungen kann mit der Streichung der §§ 36 bis 38 UStDV seit dem 01.04.1999 nicht mehr in Anspruch genommen werden.

Vorsteuerabzug aus Fahrtkosten

Vorsteuerbeträge, die auf Fahrtkosten für arbeitnehmereigene Fahrzeuge entfallen, sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen (BMF-Schreiben vom 28. 3. 2001, Nr. 3 (BStBl. I S. 251)). Das gleiche gilt für die Kilometerpauschale.

Vorsteuerbeträge für Fahrtkosten für Fahrzeuge des Personals sind zulässig.

Voraussetzung:

  • Arbeitgeber (=Unternehmer) muss Leistungsempfänger sein
  • Rechnung muss auf Namen des Arbeitgeber ausgestellt sein
  • Aufwendungen müssen in voller Höhe durch den Arbeitgeber getragen und dem Arbeitnehmer bezahlt werden

Vorsteuerabzug bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel

Für Fahrtkosten wie Taxi oder Mietwagen kann grundsätzlich der Vorsteuerabzug vorgenommen werden.

Voraussetzung:

  • Arbeitgeber (=Unternehmer) muss Besteller und Leistungsempfänger sein
  • Rechnung muss auf Namen des Arbeitgeber ausgestellt sein

Bei Fahrtkosten für Fahrausweise (z.B. Fahrkarten) für unternehmerisch veranlasste Fahrten (§§ 34 und 35 UStDV) bedarf es keiner Prüfung nach der Frage des Leistungsempfängers, so dass der Vorsteuerabzug immer zulässig ist.

  • Ermäßigter Steuersatz 7%: Nahverkehr (innerhalb einer politischen Gemeinde oder Umkreis bis 50km)
  • Voller Steuersatz 19%: Fahrten über 50km, Inlandsflüge (Steuersatz muss ausdrücklich ausgewiesen sein)

Kein Vorsteuerabzug bei Auslandsreisen

Bei Auswärtstätigkeiten ins Ausland ist der Vorsteuerabzug nur für die auf das Inland anfallenden Reisekostenanteile gültig, wenn das Unternehmen nur im Inland vorsteuerabzugsberechtigt ist.
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