Der Vorsteuerabzug aus Reisekosten im Inland ist weitestgehend in den § 14 und § 15 UStG geregelt. Aber auch die Vorsteuer aus entstandenen Reisekosten im Ausland kann von deutschen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen geltend gemacht werden.

Im BMF-Schreiben vom 03.12.2009 wurde das Vorsteuervergütungs-Verfahren im Ausland ab dem 01.01.2010 neu geregelt. Demnach können Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland die Umsatzsteuer, die sie infolge von Kosten für Hotel, Mietwagen, Taxi oder Benzin im Ausland entrichtet haben, von der zuständigen Behörde in dem Land, in dem die Umsatzsteuer entstanden ist, wieder erstatten lassen. Ein solches Vorsteuer-Vergütungsverfahren haben alle EU-Mitgliedstaaten sowie eine Reihe von Ländern außerhalb der EU eingerichtet (wie z. B. die Schweiz, Norwegen, Japan oder Kanada). Anlaufstelle für das Vergütungsverfahren ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), welches online einige Merkblätter zur Vorsteuervergütung zusammengestellt hat.

Die Voraussetzungen für das Vergütungsverfahren sind in den §§ 18 Absatz 9 UStG, 59 ff. UStDV geregelt. Diese lauten:

  • Der Antragssteller muss Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts sein (§ 2 UStG).
  • Die Rechnungen bzw. Ausgaben, die der zu vergütenden Umsatzsteuer unterliegen, müssen mit der unternehmerischen Tätigkeit zusammenhängen.
  • Der Unternehmer darf in dem jeweiligen Staat nicht ansässig sein und in dem Zeitraum, für den er eine Vergütung beantragt, keine oder nur bestimmte steuerfreie Umsätze ausgeführt haben.

Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann das Vorsteuer-Vergütungsverfahren in Anspruch genommen werden. Dabei sind in der Praxis jedoch auch länderspezifische Besonderheiten zu beachten. So kann z. B. in Österreich für Benzinkosten keine Umsatzsteuer zurückerstattet werden, da selbst Unternehmen, die Ihren Sitz in Österreich haben, diese nicht von den hiesigen Steuerbehörden erstattet bekommen. Folglich kann auch ein Unternehmen mit deutschem Firmensitz diese Vorsteuer nicht geltend machen. In Schweden kann die Umsatzsteuer für Hotel- und Bewirtungskosten erstattet werden, nicht hingegen die Umsatzsteuer für alkoholische Getränke.

Das Vergütungsverfahren für EU-Länder wird seit dem 01.01.2010 in elektronischer Form durchgeführt. Dazu muss bis zum 30.09. des auf den Veranlagungszeitraum folgenden Jahres der Antrag an das BZSt gestellt werden, welches vorab die Vollständigkeit und Zulässigkeit des Antrags prüft. Liegen nach der Prüfung keine Bedenken vor, übermittelt das Bundeszentralamt für Steuern die Anfrage zusammen mit den eingescannten Belegen an den Erstattungsstaat. Für Nicht-EU-Länder muss der Antrag bei der zuständigen ausländischen Steuerbehörde gestellt werden.

Übrigens muss der Vergütungsbetrag mindestens 50€ pro Jahr oder 400€ betragen, wenn es sich um einen quartalsweisen Antrag handelt.

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