Bei den gesetzlichen Verpflegungsmehraufwendungen muss zwischen eintägigen und mehrtägigen Reisen unterschieden werden.

1. Eintägige Auswärtstätigkeiten im Inland

Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 Euro berücksichtigt werden.

Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer seine auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen) ausübt – somit nicht übernachtet – und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

2. Mehrtägige Auswärtstätigkeiten im Inland

Für mehrtägige auswärtige Tätigkeiten mit Übernachtung kann für die Abwesenheit eines vollen Tages, also 24 Stunden, von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 24 Euro berücksichtigt werden (Zwischentag).

Für Anreise- bzw. Abreisetag einer Auswärtstätigkeit gelten besondere Regelung. In den Reisekosten kann bei einer mehrtägigen Dienstreise bereits für den Anreisetag, unabhängig davon, wie viele Stunden der Mitarbeiter unterwegs ist, eine Pauschale angesetzt werden. Das gleiche gilt auch für den Tag der Ankunft bei Beendigung der Dienstreise. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass es davor/danach eine Übernachtung außerhalb der Wohnung gab.

Als Wohnung im vorstehenden Sinn gilt (§ 9 Absatz 4a Satz 4, 2. Halbsatz EStG)
a.) Der Hausstand, der den Mittelpunkt der Lebensinteressen des Arbeitnehmers bildet
und nicht nur gelegentlich aufgesucht wird oder
b.) Die Zweitwohnung am Ort einer steuerlich anzuerkennenden doppelten Haushaltsführung (insbesondere zu berücksichtigen, wenn der Arbeitnehmer mehrere Wohnungen hat).
Kosten für die Übernachtung müssen nicht vorliegen (z.B. eigenes Ferienappartment, Wohnung Eltern).

3. Dreimonatsfrist, § 9 Absatz 4a Satz 6 EStG

Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt daher nicht, so lange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert (§ 9 Absatz 4a Satz 7 EStG). Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich; es zählt nur die Unterbrechungsdauer. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der Dreimonatsfrist erfolgt stets im Nachhinein mit Blick auf die zurückliegende Zeit.

4. Auswärtstätigkeiten im Ausland

Grundsätzlich gelten auch für auswärtige Tätigkeiten dieselben Regelungen wie für Tätigkeiten im Inland, d.h. es wird auch hier zwischen eintägigen und mehrtägigen Auswärtstätigkeiten und den jeweiligen Intervallen unterschieden.

Die jeweiligen Auslandsverpflegungspauschalen sind durch das BMF-Schreiben festgesetzt worden. Diese unterscheiden sich pro Land sowie nach der oben genannten Berechnung. Bestimmte Städte haben zudem besondere, vom übrigen Land abweichende Pauschalen (z.B. London in Großbritannien). Für die Ansetzung der Länder bzw. Städte gelten folgende Regeln:

Für Auswärtstätigkeiten im Ausland, die am gleichen Tag beginnen und enden ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland anzusetzen, auch wenn der Arbeitnehmer vorher oder nachher oder sogar überwiegend im Inland tätig geworden ist. Wird ein Land nur durchquert, liegt in diesem Land kein „Tätigkeitsort“, da der Reisende dort nicht dienstlich tätig ist.

Bei einer ausländischen Auswärtstätigkeit, die an einem Tag beginnt, und mit Übernachtung außerhalb der Wohnung an einem Folgetag endet, richtet sich die Verpflegungspauschale immer nach dem Ort, den der Reisende vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat.

Ausgenommen davon ist der Rückreisetag. Für den Tag des Grenzübergangs vom Ausland in das Inland ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgebend. Letzter Tätigkeitsort im Ausland ist der ausländische Ort, an dem der Reisende zuletzt seine berufliche Tätigkeit ausgeübt hat. Es ist daher möglich, dass der letzte Tätigkeitsort nicht in dem Land liegt, aus dem der Reisende in die Bundesrepublik einreist.

Ausnahmen:

Nicht im BMF-Schreiben erfasste Länder
Für im BMF-Schreiben nicht erfasste Länder ist Luxemburg anzusetzen.

Flugreisen
Fliegt der Arbeitnehmer von einem ausländischen Flughafen in ein anderes Ausland, das er erst
am zweiten Tag erreicht, erhält er für den Abflugtag die Verpflegungspauschale für das Abflugland, da er das Zielland an diesem Tag noch nicht erreicht hat. Zwischenlandungen, ohne dass dort eine Übernachtung stattgefunden hat, werden nicht berücksichtigt. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, so ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend.

Schiffsreisen
Bei Schiffsreisen ist für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung die für den jeweiligen Hafenort geltende Verpflegungspauschale maßgebend. Bei einer am selben Tag anfangenden und endenden Fährfahrt ist die für den Ankunftshafenort geltende Verpflegungspauschale maßgebend. Erstreckt sich eine Schiffsreise über mehr als zwei Kalendertage, so ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Ablegens und dem Tag des Anlegens liegen, das für Luxemburg geltende Tagegeld maßgebend.

 

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