Ohne Einzelnachweise (Belege) können Übernachtungskosten mit einem Pauschbetrag steuerfrei erstattet werden.

Pauschbeträge:

In Deutschland beträgt die Übernachtungspauschale 20 €
Im Ausland sind ab 01. Januar 2018 folgende aktuelle Pauschbeträge für Übernachtungskosten gültig: Auslandspauschalen 2018
Die Pauschbeträge werden vom Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht.
Die Höhe des Übernachtungspauschbetrags wird normalerweise nach dem Land oder der Stadt, das bzw. die der Arbeitnehmer vor 24:00 Uhr zuletzt erreicht hat, bemessen. Diese Regel gilt aber dem Gesetz nach eigentlich nur für die Verpflegungspauschalen. In einigen Fällen kann bei den Übernachtungspauschalen eine abweichende Beurteilung nötig sein, da es darauf ankommt, wo der Arbeitnehmer seinen Angaben nach tatsächlich übernachtet hat.


Beispiel:

Ein Arbeitnehmer ist auf einer Dienstreise in Spanien. Er fährt von Sevilla nach Barcelona und kommt um 0:15 Uhr im Hotel an. Er übernachtet in Barcelona. Für die Übernachtung erhält er die Übernachtungspauschale von Barcelona (118 €). Die Verpflegungspauschale ist aber die Pauschale für Spanien, weil er Barcelona erst um 0:15 Uhr, also am Folgetag erreicht hat.

Kostenübernahme:

Der Arbeitgeber entscheidet, ob er die Übernachtungskosten (Hotelkosten) übernimmt oder nicht, es besteht kein rechtlicher Anspruch darauf. Arbeitnehmer sollten Ihre Hotelbelege deshalb gut aufbewahren, denn diese können als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden.

Auch auf die Ausbezahlung der Übernachtungspauschale besteht kein rechtlicher Anspruch seitens des Mitarbeiters.
Achtung: Bezahlt der Arbeitgeber keine oder eine niedrigere Übernachtungspauschale, dürfen die weniger bezahlten Übernachtungspauschalen nicht innerhalb der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden.

Wahlmöglichkeit:

Ob die Erstattung nach Übernachtungsbelegen oder die Übernachtungspauschale erstattet wird, diese Wahlmöglichkeit bleibt.


Beispiele:

Eine Übernachtung bei Verwandten oder bei Geschäftspartnern kann die Erstattung der Übernachtungskosten gezahlt werden
Eine Nacht im Flugzeug oder in der Bahnkabine führt nicht zur Erstattung der Übernachtungspauschale, aber die Flug- bzw. Bahnkosten können als Fahrtkosten erstattet werden.

48-Monatsregel:

Die steuerfreie Erstattung von notwendigen Mehraufwendungen ist zeitlich auf die Dauer von bis zu 48 Monaten im Inland beschränkt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a). Danach dürfen max. 1.000 € pro Monat angesetzt werden.
Voraussetzung:
– Regelmäßige auswärtige Tätigkeit nur im Inland an mindestens drei Tagen wöchentlich
– Der Neubeginn der 48-Monatsfrist erfolgt bei einer Unterbrechung von mind. 6 Monaten
– Für Übernachtungen im Ausland im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit gilt die 48-Monatsregel nicht, dafür gelten die bisherigen Grundsätze.

Doppelte Haushaltsführung:

Die Erstattung ist bei doppelter Haushaltsführung auf max. 1.000 € (§9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a) beschränkt.

Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer
– beruflich veranlasst
– außerhalb des Ortes, in dem er einen eigenen Hausstand hat, beruflich tätig ist
Gesetzliche Definition des eigenen Hausstands:
Eigene Wohnung und finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung
– und am Beschäftigungsort übernachtet
– und die Beschäftigung nicht als Auswärtstätigkeit anerkannt werden kann
– Anzahl der Übernachtungen ist unerheblich
– steuerliche Erstattung der Aufwendungen für die Unterkunft:

Tatsächlicher Aufwand, max. 1.000 Euro monatlich (auch bei Eigentum des Arbeitnehmers)

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