Reisekosten umfassen:

a.) Fahrtkosten
b.) Verpflegungsmehraufwendungen
c.) Übernachtungskosten
d.) Reisenebenkosten

Es ist zu beachten, dass diese Kosten durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen müssen.
Definition einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit
(§9 Abs. 4a Satz 2 EStG n.F):

“Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (…)” liegt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor.

Die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg hat der Arbeitnehmer zu dokumentieren und anhand geeigneter Unterlagen, z.B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, nachzuweisen oder glaubhaft zu machen.

a.) Fahrtkosten:

Aus Vereinfachungsgründen kann je nach Art des benutzten Verkehrsmittels (z. B. PKW, Motorrad) anstatt der tatsächlichen Aufwendungen auch ein pauschaler Kilometersatz (z.B. PKW 0,30 €, andere motorbetriebene Fahrzeuge 0,20 €) für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden (§ 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 2 EStG).
Siehe hierzu auch Kilometerpauschale.

b.) Verpflegungsmehraufwendungen:

Die gesetzlichen Verpflegungspauschalen legen den anzuerkennenden Mehraufwand fest, der über das hinausgeht, was ein Arbeitnehmer für seine Verpflegung ohnehin während eines normalen Arbeitstages an der ersten Tätigkeitsstätte aufwendet. Je nach Land und Dauer der auswärtigen Tätigkeit unterscheiden sich die Verpflegungsmehraufwendungen.

c.) Übernachtungskosten

Anlässlich einer Auswärtstätigkeit im In- und Ausland kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten einer Übernachtung steuerfrei ersetzen. Die Erstattung kann sich dabei entweder nach Übernachtungsbelegen z.B. Hotelbelegen oder nach Übernachtungspauschalen richten.
Siehe hierzu auch Übernachtungspauschale.

d.) Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind unter den Voraussetzungen von R 9.4 Abs.1 die tatsächlichen Aufwendungen für z.B.:

  • Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
  • Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner
  • Straßenbenutzung und Parkplatz sowie Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten nach R 9.5 als Reisekosten anzusetzen sind.

Aufwendungen für z.B. private Ferngespräche, Massagen, Minibar oder Pay-TV fallen nicht unter Reisenebenkosten im Sinne des Satzes 1.

Reisenebenkosten können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abgezogen werden,
soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Steuerfreiheit der Arbeitgebererstattungen:
Die Erstattung der Reisenebenkosten durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei,
soweit sie die tatsächlichen Aufwendungen nicht überschreitet. Reisekosten, die der Arbeitgeber steuerfrei erstattet hat, sind nicht mehr im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten abzugsfähig (§ 3c Abs.1 EStG).

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