Lexikon: Reisekosten

Reisekosten umfassen:

a.) Fahrtkosten
b.) Verpflegungsmehraufwendungen
c.) Übernachtungskosten
d.) Reisenebenkosten

Es ist zu beachten, dass diese Kosten durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen müssen.
Definition einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit
(§9 Abs. 4a Satz 2 EStG n.F):

“Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (…)” liegt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor.

Die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg hat der Arbeitnehmer zu dokumentieren und anhand geeigneter Unterlagen, z.B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, nachzuweisen oder glaubhaft zu machen.

a.) Fahrtkosten:

Aus Vereinfachungsgründen kann je nach Art des benutzten Verkehrsmittels (z. B. PKW, Motorrad) anstatt der tatsächlichen Aufwendungen auch ein pauschaler Kilometersatz (z.B. PKW 0,30 €, andere motorbetriebene Fahrzeuge 0,20 €) für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden (§ 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 2 EStG).
Siehe hierzu auch Kilometerpauschale.

b.) Verpflegungsmehraufwendungen:

Die gesetzlichen Verpflegungspauschalen legen den anzuerkennenden Mehraufwand fest, der über das hinausgeht, was ein Arbeitnehmer für seine Verpflegung ohnehin während eines normalen Arbeitstages an der ersten Tätigkeitsstätte aufwendet. Je nach Land und Dauer der auswärtigen Tätigkeit unterscheiden sich die Verpflegungsmehraufwendungen.

c.) Übernachtungskosten

Anlässlich einer Auswärtstätigkeit im In- und Ausland kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten einer Übernachtung steuerfrei ersetzen. Die Erstattung kann sich dabei entweder nach Übernachtungsbelegen z.B. Hotelbelegen oder nach Übernachtungspauschalen richten.
Siehe hierzu auch Übernachtungspauschale.

d.) Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind unter den Voraussetzungen von R 9.4 Abs.1 die tatsächlichen Aufwendungen für z.B.:

  • Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
  • Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner
  • Straßenbenutzung und Parkplatz sowie Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten nach R 9.5 als Reisekosten anzusetzen sind.

Aufwendungen für z.B. private Ferngespräche, Massagen, Minibar oder Pay-TV fallen nicht unter Reisenebenkosten im Sinne des Satzes 1.

Reisenebenkosten können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abgezogen werden,
soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Steuerfreiheit der Arbeitgebererstattungen:
Die Erstattung der Reisenebenkosten durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei,
soweit sie die tatsächlichen Aufwendungen nicht überschreitet. Reisekosten, die der Arbeitgeber steuerfrei erstattet hat, sind nicht mehr im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten abzugsfähig (§ 3c Abs.1 EStG).

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8 Gedanken zu „Lexikon: Reisekosten

  1. Hallo!

    Ist es möglich, die Kosten zur Beantragung eines neuen Reisepasses, der während der Dienstreise eigenverschuldet verloren wurde, steuerfrei über die Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber ersetzen zu lassen? Wenn ja, es fielen bei der Beantragung folgende Gebühren an:

    Gebühr für Expressreisepass
    Gebühr für Reisepass
    Niederschriftsgebühr für Verlustanzeigen

    Können alle Gebühren abgerechnet werden?

    Vielen Dank!

    • Hallo,

      die Kosten für den Reisepass zählen zu den Reisenebenkosten und können vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden oder als Werbungskosten abgezogen werden.
      Da Sie für die Dienstreise, die Ihr Arbeitgeber veranlasst hat einen Pass brauchen, kann Ihr Arbeitgeber diese Gebühren steuerfrei ersetzen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  2. Hallo,
    ich habe leider versäumt, mir vom Fluganbieter eine Firmenrechnung geben lassen, soll heißen, auf meiner Rechnung steht nun meine Privatadresse. Jetzt weigert sich mein Arbeitgeber, die Rechnung anzuerkennen, und der Fluganbieter weigert sich, diese zu korrigieren. Bleib ich echt auf den Kosten sitzen?
    Viele Grüße
    Klaus

    • Hallo Klaus,

      nach meinem Kenntnisstand ist es tatsächlich so, dass nur eine Rechnung mit korrekter Anschrift des Arbeitgebers erstattungsfähig ist.

      Handelt es sich bei der Rechnung jedoch um einen Betrag unter 150 Euro, müssen nach § 33 UStDV die umfangreichen Angaben, die im Umsatzsteuerrecht für höhere Beträge gefordert sind nicht eingehalten werden. Es reichen Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, Leistung, Entgelt, Steuersatz und Datum.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  3. Gibt es eine gesetzliche Grundlage dafür, dass ausländische Hotelrechnungen auch auf den Arbeitgeber ausgestellt sein müssen, damit sie erstattet werden können? Wir haben immer wieder das Problem, dass unser Geschäftsführer in China unterwegs ist und die Hotelrechnungen auf seine Privatadresse ausgestellt sind, oder auf unsere chinesische Niederlassung. Wie soll ich bei der Reisekostenabrechnung umgehen?

    • Hallo Claudia,

      eine rechtliche Grundlage ist mir dafür nicht bekannt, vielleicht haben Sie in Ihrem Unternehmen eine Reiserichtlinie, die festlegt, dass Rechnungen immer auf die Firma ausgestellt werden müssen? Dann wäre diese verpflichtend.

      Erstatten können Sie die Hotelrechnung auf jeden Fall. Was das Unternehmen nicht darf, ist die Vorsteuer aus der Rechnung ziehen (falls Sie im Ausland Vorsteuerabzugsberechtigt sind). Dafür brauchen Sie die korrekte Firmenanschrift. Die gesetzliche Grundlage für den Vorsteuerabzug aus Reisekosten finden Sie im § 15 Abs. 4 UStG:

      – Unternehmer ist Empfänger (Besteller) einer Leistung
      – Ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG (u.a. Name/Anschrift Ihres Arbeitgebers)

      Und zum Vorsteuerabzug im Ausland haben wir einen interessanten Lexikoneintrag:
      https://www.reisekosten.de/lexikon/lexikon-vorsteuerabzug-im-ausland/

      Vielleicht hat auch Ihr Steuerberater einen guten Tipp.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  4. Hallo, gibt es eine Liste/Übersicht aus der ersichtlich ist, welche Art von Essen von einer Fluggesllschaft auf welcher Strecke serviert wird. Danke

    • Hallo Mhilz,

      am Besten erkundigen Sie sich direkt bei der Fluggesellschaft. Diese kann Ihnen die Speisekarte o.ä. bestimmt zur Verfügung stellen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

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