Bewertung von Mahlzeitengestellung auf Dienstreisen

Bewertung und Besteuerungsverzicht bei üblichen Mahlzeiten:

Für Mahlzeiten bis max. 60,00 € gilt (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG):
Eine vom Arbeitgeber während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellte „übliche“ Mahlzeit wird mit dem amtlichen Sachbezugswert nach § 2 SvEV bewertet. Entsprechendes gilt für die im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten „üblichen“ Mahlzeiten (§ 8 Absatz 2 Satz 8 und 9; § 9 Absatz 4a Satz 8 bis 10, § 40 Absatz 2 Nummer 1a EStG).

Für Mahlzeiten über 60,00 Euro = sog. Belohnungsessen:
Mahlzeiten sind mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn zu erfassen, steuer- und sozialversicherungspflichtig (§ 8 Absatz 2 Satz 1 EStG).

Sachbezug nur bei Reisen unter 8 Stunden

Wenn der Mitarbeiter eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit bei einer Dienstreise unter 8 Stunden oder außerhalb einer Reise erhält und somit kein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale besteht, muss der Sachbezug innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters versteuert werden, wenn die Mahlzeit nicht im überwiegend betrieblichen Interesse erfolgt ist (BMF Schreiben vom 30.09.2013 RZ 70).

– Frühstück: 1,77 Euro
– Mittagessen: 3,30 Euro
– Abendessen: 3,30 Euro

Kürzung bei Reisen über 8 Stunden

Wenn der Mitarbeiter für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale (Höhe unerheblich) i. S. d. § 9 Absatz 4a EStG als Werbungskosten geltend machen könnte, unterbleibt die Erfassung der mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit. Stattdessen wird die Verpflegungspauschale tageweise gekürzt, und zwar

– um 20% für ein Frühstück und
– um jeweils 40% für ein Mittag- und Abendessen
der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale.

Pauschalbesteuerungsmöglichkeit üblicher Mahlzeiten:

Wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind, kann eine übliche Mahlzeit (Mahlzeiten bis 60,00 Euro) mit 25% pauschal versteuert werden (§ 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG):
– Dem Mitarbeiter wird von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten während einer auswärtigen Tätigkeit eine Mahlzeit unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt.
– Die Besteuerung nach § 8 Absatz 2 Satz 9 EStG unterbleibt nicht.

Die Pauschalbesteuerung kommt demnach in Betracht, wenn
– Der Mitarbeiter ohne Übernachtung nicht mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist
– Der Arbeitgeber die Abwesenheitszeit nicht überwacht, nicht kennt oder
– Die Dreimonatsfrist nach § 9 Absatz 4a Satz 6 EStG abgelaufen ist

Pauschalierung ist nicht möglich, bei
– Mahlzeiten, die über 60,00 Euro liegen
– Mahlzeiten, die im überwiegend eigenen Interesse des Arbeitgebers gewährt wurden (z. B. Arbeitsessen oder Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung)
– Mahlzeiten, die im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung innerhalb der Dreimonatsfrist abgegeben wurden.

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