1.Definition:

Bei Fahrten anlässlich einer Auswärtstätigkeit ist gesetzlich festgelegt, dass der Arbeitnehmer anstelle der tatsächlichen Aufwendungen aus Vereinfachungsgründen typisierend, je nach Art des benutzten Verkehrsmittels (z.B. Pkw, Motorrad), auch einen pauschalen Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer als Werbungskosten ansetzen und der Arbeitgeber ihn steuerfrei erstatten kann, wenn der Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit ein Fahrzeug zur Verfügung gestellt hat.

Die pauschalen Kilometersätze entsprechen dabei dem für das jeweils benutzte Beförderungsmittel als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzten Betrag. Wird der gesetzlich festgelegte pauschale Kilometersatz angesetzt, ist er auch bei eventuell sehr abweichenden realen Kosten maßgebend.

2. Höhe der Kilometerpauschale bei verschiedenen Beförderungsmitteln:

Die pauschalen Kilometersätze betragen:
– Bei einem Kraftwagen 0,30 € je Fahrtkilometer,
– bei einem Motorrad oder einem Motorroller 0,20 € je Fahrtkilometer,
– bei einem Moped oder Mofa 0,20 € je Fahrtkilometer

Die Mitfahrerpauschale wurde zum 01.01.2014 abgeschafft.

3. Aus Sichten des Arbeitgebers/ Möglichkeiten des Arbeitgebers:

Die Kilometerpauschalen kann der Arbeitgeber in jedem Fall steuerfrei ersetzen, unabhängig davon, ob die ersetzten Aufwendungen die tatsächlichen Kosten offensichtlich übersteigen. Er kann die Pauschalen auch dann voll erstatten, wenn er für die Kraftfahrzeuge der Mitarbeiter eine Auswärtstätigkeits-Kaskoversicherung abgeschlossen hat.

Der Arbeitgeber ist aber zu Erstattung in dieser Höhe nur dann verpflichtet, wenn arbeitsrechtlich auf die amtlichen Werte Bezug genommen worden ist. Erstattet der Arbeitgeber diese pauschalen Kilometersätze nicht oder nicht in voller Höhe. kann der Arbeitnehmer diese Sätze (minus Erstattungen des Arbeitgebers) als Werbungskosten geltend machen.

4. Kosten neben den Kilometerpauschalen:

Mit den pauschalen km-Sätzen sind alle Kosten des normalen Fahrzeugbetriebs abgegolten. Einzelne Kosten können neben den Pauschalen nicht mehr geltend gemacht werden. Dagegen können Unfallkosten, also Kosten, die mit dem (normalen) Betrieb des Fahrzeugs selbst nichts zu tun haben, neben den Pauschalen steuerfrei ersetzt werden, wenn der Unfall auf einer Dienstfahrt eingetreten ist und kein Alkohol usw. im Spiel war. Auch Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Mautgebühren usw. können neben den Pauschalen geltend gemacht werden.

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