Ist ein Mitarbeiter länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte beschäftigt, greift die Dreimonatsfrist, auch “Dreimonatsregel” genannt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG).

Die Dreimonatsregel besagt, dass ein Mitarbeiter nur für die ersten drei Monate seiner Auswärtstätigkeit steuerfreie Verpflegungspauschalen von seinem Arbeitgeber erhalten, bzw. diese über seine Einkommensteuererklärung geltend machen darf. Die Dreimonatsfrist beginnt mit dem ersten Tag der ersten Reise an eine auswärtige Tätigkeitsstätte, die mindestesten drei Tage andauert.

Für wen gilt die Dreimonatsfrist?

Die Dreimonatsfrist für Verpflegungsmehraufwand ist sowohl für angestellte Mitarbeiter als auch für selbstständige Unternehmer verbindlich. Ausgenommen von der Regelung sind lediglich auswärtige Tätigkeiten auf “mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen” wie z. B. Fahrzeugen, Flugzeugen und Schiffen (Popp 2016: Handbuch Reisekostenrecht, 68). Hier findet die Dreimonatsfrist keine Anwendung.

Dreimonatsfrist bei Unterbrechung der Auswärtstätigkeit

Ist ein Arbeitnehmer zwar länger als drei Monate jedoch nicht an mehr als ein bis zwei Tagen pro Woche an demselben auswärtigen Tätigkeitsort beschäftigt, tritt die Dreimonatsregel nicht in Kraft.

Wird die berufliche Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte für mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist von neuem (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Kürzere Unterbrechungen (z. B. Heimfahrten oder krankheitsbedingte Unterbrechnungen) haben keine Auswirkung auf die Dreimonatsregel. Hierbei ist der Grund für eine Unterbrechung der Auswärtstätigkeit unerheblich, es zählt nur die Unterbrechungsdauer.

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