1. Definition

Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen beköstigt werden und die Darreichung von Speisen
und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht.
Betrieblich veranlasste Aufwendungen für die Bewirtung von Personen können geschäftlich oder nicht geschäftlich sein. Bewirtungen von Geschäftsfreunden usw., an denen auch eigene Arbeitnehmer teilnehmen, sind „geschäftlich veranlasste“ Bewirtungen. Auch Bewirtungen von Arbeitnehmern von Konzernunternehmen usw. gehören zu den Bewirtungen aus “geschäftlichem Anlass”. Diese Bewirtungsaufwendungen sind nur zu 70% des Betrages als Betriebsausgabe abzugsfähig; die anderen 30% können nicht als Betriebsausgaben angesetzt werden.

Betrieblich veranlasst ist eine Bewirtung, wenn sie ausschließlich die Bewirtung von Arbeitnehmern des Unternehmens umfasst. Die Bewirtungskosten können bei einer Bewirtung aus „betrieblichem Anlass“ in voller Höhe als Betriebsausgabe abgezogen werden.

2. Aufzeichnungspflicht/Anforderungen an eine Bewirtungsbeleg

Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG müssen zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung von Bewirtungsaufwendungen folgende Aufzeichnungen vorgenommen werden:

  • Ort
  • Tag
  • Teilnehmer
  • Anlass der Bewirtung
  • Höhe der Aufwendungen

Liegt der Rechnungsbetrag über 150 Euro muss der Bewirtungsbeleg weiter Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Bewirtenden (Gastgeber)
  • Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag
  • Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte

Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung. Der Anlass der Bewirtung sollte möglichst spezifisch sein; Angaben wie Geschäftsessen oder Projektbesprechung können zu steuerlichen Problemen führen. Die zusätzlichen Angaben müssen auch für Bewirtungen im Ausland gemacht werden. Wenn die Bewirtung in einer betriebseigenen Kantine stattfindet, wird für die Erstattung der Kosten keine Rechnung, wohl aber die zusätzlichen Angaben benötigt.

3. Nebenkosten

Zu den Nebenkosten der Bewirtung zählen z.B. die Aufwendungen für Garderobe, Trinkgelder oder Tischdekoration. Solange die Kosten im Verhältnis zum Gesamtpreis von untergeordneter Bedeutung sind, zählen sie zu den Bewirtungskosten und sind nur zu 70% als Betriebsausgabe abziehbar. Unverhältnismäßig hohe Nebenkosten sollten von den Bewirtungskosten getrennt und in voller Höhe als Betriebsausgabe abgezogen werden.

4. Keine Bewirtungkosten

Übliche Gesten der Höflichkeit, wie z. B. Kaffee, Tee oder Gebäck, welche als Aufmerksamkeit anlässlich einer betrieblichen Besprechung gereicht werden, sind nach den Einkommenssteuerrichtlinien keine Bewirtungskosten.

Produkt-/Warenverkostungen im Herstellungsbetrieb, beim Kunden, beim Zwischenhändler oder bei Messeveranstaltungen ebenfalls nicht. Hier bestehet ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte und Waren. Damit die Aufwendungen unbeschränkt als Betriebsausgabe abgezogen werden können, ist Voraussetzung, dass nur das zu veräußernde Produkt und ggf. Aufmerksamkeiten, z. B. Brot anlässlich einer Weinprobe gereicht werden.

5. Hinweis

Bei angemessenen geschäftlichen Bewirtungen ist der Betriebsausgabenabzug auf 70% der Rechnungssumme begrenzt. Anders ist dies beim Vorsteuerabzug: Unternehmen könnne zu 100% Vorsteuer ziehen, sofern alle Formalien stimmen.

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