Zum Begriff der Betriebsveranstaltung

Als Betriebsveranstaltungen gelten Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die einen gesellschaftlichen Charakter haben (§ 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a EStG). Darunter fallen z. B. Betriebsausflüge, Firmenjubiläen oder Weihnachtsfeiern.

Eine Betriebsveranstaltung liegt nur dann vor, wenn sich der Kreis der teilnehmenden Personen überwiegend aus Betriebsangehörigen und deren Begleitpersonen zusammensetzt.

Eine Ausnahme bilden Veranstaltungen anlässlich der Ehrung eines einzelnen Arbeitnehmers. Das könnte beispielsweise ein rundes Firmenjubiläum oder das Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Betrieb sein. Solche Feierlichkeiten gelten, auch unter der Teilnahme mehrerer Mitarbeiter, nicht als Betriebsveranstaltung (BMF Schreiben vom 14.10.2015).

Übliche Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung

Übliche Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers für selbige Veranstaltung, inklusive der Umsatzsteuer. Hierunter fallen sowohl Kosten, die einzelnen Mitarbeitern individuell zugerechnet werden können (z. B. Speisen und Getränke, Übernachtungskosten, Fahrtkosten oder Geschenke) als auch Aufwendungen für den äußeren Rahmen der Veranstaltung (z. B. Musik, Showprogramm oder Raummiete).

Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen

Bis zur einem Wert von 110 Euro pro Arbeitnehmer gehören übliche Zuwendungen eines Arbeitgebers im Rahmen einer Betriebsveranstaltung nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Betragen die Aufwendungen des Arbeitnehmers für eine Betriebsveranstaltung mehr als 110 Euro pro teilnehmenden Arbeitnehmer, sind die Aufwendungen dem Arbeitslohn des Arbeitnehmers zuzurechnen. Der Differenzbetrag kann nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EStG mit 25% pauschal versteuert werden.

Voraussetzungen für die Gewährung des Steuerfreibetrags auf einen Blick:

  • Die Veranstaltungsteilnehmer sind, zum überwiegenden Teil, Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen;
  • Die entstandenen Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung müssen auf die Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter aufgeteilt werden;
  • Die Kosten für Begleitpersonen werden den entsprechenden Arbeitnehmern zugeordnet;
  • Die Betriebsveranstaltung muss für alle Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils (z.B. einer Abteilung) offen stehen (§ 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a Satz 3 EStG);
  • Der Freibetrag von 110 Euro darf für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr angesetzt werden (§ 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a EStG);

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer nimmt in Begleitung an einer Betriebsveranstaltung teil, die den Arbeitgeber pro teilnehmende Person 70 Euro kostet. Somit fallen 140 Euro auf ihn, wodurch der Freibetrag von 110 Euro um 30 Euro überschritten wird. Dieser Differenzbetrag gilt als steuerpflichtiger, geldwerter Vorteil des Mitarbeiters und wird mit 25% (7,50 Euro) pauschal besteuert.

Reisekosten im Rahmen einer Betriebsveranstaltung

Es handelt sich nur dann um Reisekosten im Rahmen einer Betriebsveranstaltung, wenn die Veranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Reise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und vom Arbeitgeber organisiert wird. Eine steuerfreie Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber ist in diesem Fall nach den Grundsätzen des § 3 Nummer 13 oder 16 EStG zulässig.

Beispiel:
Die erste Tätigkeitsstätte eines Mitarbeiters befindet sich in Berlin. Die jährliche Betriebsfeier seines Unternehmens findet am Hauptstandpunkt der Firma in Freiburg statt. Der Arbeitgeber organisiert die Anreise des Mitarbeiters mit der Bahn sowie eine Übernachtung in einem örtlichen Hotel. Die entstandenen Kosten für Anreise, Abreise und Übernachtung gelten als Reisekosten und können steuerfrei erstattet werden.

BMF Schreiben vom 14.10.2015 zur Lohn- und umsatzssteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen.

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