Kurioses zur Mahlzeitenkürzung: Die Kürzung der Kürzung

Mahlzeiten richtig abrechnen Teil 2:

Ganz schön kompliziert. Das steuerliche Reisekostenrecht ist nicht nur höchst komplex, es enthält auch einige äußerst kuriose Regelungen rund um das Thema Reisekostenabrechnung und Steuerfreiheit.

So zum Beispiel auch die sogenannte “Kürzung der Kürzung”, die bei der Stellung einer zweiten, gleichwertigen Mahlzeit zur Anwendung kommen kann. In der beruflichen Praxis findet diese Regelung wohl kaum Anwendung – dennoch eine äußerst interessante Sonderregelung, die sich der Gesetzgeber hier ausgedacht hat.

In Teil 1 der Reihe “Mahlzeiten richtig abrechnen” haben Sie bereits erfahren, unter welchen Bedingungen Arbeitgeber ihren reisenden Mitarbeitern alternative Mahlzeiten als Ersatz für nicht eingenommene/verpasste Mahlzeiten zur Verfügung stellen dürfen:

Angestellter B nimmt am zweiten Tag seiner dreitägigen Geschäftsreise an einem mehrstündigen Meeting teil und verpasst daher das vom Arbeitgeber bestellte und bezahlte Mittagessen. Stattdessen diniert er nach seinem Meeting in einem nahegelegenen Restaurant. Die Restaurantrechnung reicht er bei der Abrechnung seiner Reisekosten mit ein. Die Ganztagespauschale (24 Euro) wird um 40% (9,60 Euro) gekürzt.

Entstehen für solch eine zweite, gleichwertige Mahlzeit zusätzliche Kosten für den Reisenden, die der Arbeitgeber nicht erstattet, kann eine “Kürzung der Kürzung” vorgenommen werden (BMF-Schreiben vom 05.11.2015). Dabei wird der reguläre Betrag der Mahlzeitenkürzung, der bei einer Mahlzeitengestellung anzusetzen ist, um den vom Reisenden selbst bezahlten Betrag vermindert:

Variante 1: Das zweite Mittagessen kostet 12 Euro, der Arbeitgeber von B bewilligt jedoch nur die Übernahme der Hälfte der Kosten, sodass B noch 6 Euro aus eigener Tasche bezahlen muss. Der reguläre Kürzungsbetrag (9,60 Euro) wird um den von B selbst bezahlten Betrag (6 Euro) gekürzt (9,60 Euro – 6,00 Euro = 3,60 Euro).

Somit werden nur 3,60 Euro statt der regulären 9,60 Euro für die Mahlzeitengestellung von der Ganztagespauschale abgezogen. B erhält nun für diesen Tag den Pauschbetrag von 20,40 Euro ausbezahlt.

Variante 2: Das von B im Restaurant eingenommene, zweite Mittagessen kostet 20 Euro, der Arbeitgeber von B bewilligt jedoch nur die Übernahme der Hälfte der Kosten, sodass B noch 10 Euro selbst bezahlen muss. Der reguläre Kürzungsbetrag (9,60 Euro) wird um den von B aufgebrachten Betrag (10 Euro) gekürzt (9,60 Euro – 10 Euro = 0 Euro).

Da die Ausgaben von B den Kürzungsbetrag übersteigen, erhält B für diesen Tag seiner Reise die komplette Verpflegungspauschale von 24,00 Euro ohne Abzüge ausbezahlt.

In Teil 3 der Reihe “Mahlzeiten richtig abrechnen” erfahren Sie, was es bei Verpflegungspauschalen auf Flugreisen ins Ausland zu beachten gilt.

Zeige Kommentare (47)

  • Hallo,
    in meiner Firma werden bei Dienstreisen die Frühstückskosten nur bis 9 Euro übernommen. Bei der letzen Inlandsreise wurde ein Hotel inclusive Frühstück gebucht. Auf der Hotelrechnung war das Frühstück mit 14 Euro ausgewiesen. D.h. ich muss 5 Euro zusätzlich selber bezahlen. Muss ich nun auch noch die 4,80 von meiner Tagespauschale abziehen oder gilt hier evtl. die Kürzung der Kürzung.
    Schon mal vielen Dank für die Hilfe und
    schöne Grüße
    Michael H.

    • Vielen Dank für Ihre spannende Frage Michael H.

      Meiner Meinung nach gilt hier die "Kürzung der Kürzung" (vergl. auch Reisekostenrecht 2014 von Michael Popp).
      Sie erhalten vom Arbeitgeber eine unentgeltliche Mahlzeit unter 60 €, die zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale führt und bezahlen eine Teil der Mahlzeit selbst.
      Diese Zahlung vermindert die Kürzung. In Ihrem Fall 5 € Zuzahlung, bei einer Kürzung von 4,80 €.

      Für eine rechtsverbindliche Auskunft, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Steuerberater oder Ihr Finanzamt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Hallo,
    lt §9 EstG (4a) müssen die Verpflegungspauschalen nur gekürzt werden wenn ein Mahlzeit vom "Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten" gestellt wird. Wir bekommen des Öfteren bei Kundenbesuchen eine Mahlzeit direkt vom Kunden gestellt (Kantinenessen im Wert von ~5€).
    Unsere Reisekostenstelle meint aber: "Die Firmenregelung sieht vor, jede erhaltene Mahzeit zu kürzen." Ist das Rechtens, d.h. hat die Firma hier einen Spielraum? Oder will die Firma nur Geld sparen?

    • Hallo,

      wenn Ihr Unternehmen diese Richtlinie festgelegt hat, dann ist diese binden.
      Sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. Vielleicht können Sie diese Mahlzeiten bei Ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Hallo,

    was ist denn als Mittagessen beziehungsweise Mahlzeit anzusehen? Mein Arbeitgeber bestellte für eine interne Schulung für jeden Teilnehmer 2! in Worten zwei halbe Brötchen zum Mittagessen und meint die Pauschale um 9,60 € kürzen zu können.
    Das kann doch nicht in Ordnung sein.

    MfG
    Michael Berger

  • Hallo,

    wie verhält es sich wenn man 3 Tage im Innland unterwegs ist und:

    1 Tag (Anreisetag): Mittag und Abendessen vom AG gestellt bekommt.
    2 Tag: Kein Essen gestellt bekommt.
    3 Tag (Abreisetag): Frühstück und Mittagessen gestellt bekommt.

    Wie wird dann gerechnet?
    1 Tag (12€ - 19,20€ Abzug) + 2 Tag (24€) + 3 Tag (12€ -14,40€ Abzug) = 14,40€

    oder

    1 Tag (0€) + 2 Tag (24€) + 3 Tag (0€) = 24€

    Viele Grüße
    A. Artem

    • Hallo,
      die zweite Berechnung ist korrekt, denn Kürzungen dürfen keine Minusbeträge erzeugen.

      Freundliche Grüße,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo,

    Wie verhält es sich, wenn im Ausland nur Hotelübernachtungen mit kostenlosem Frühstück buchbar sind, der Mitarbeiter jedoch kein Frühstück wünscht? Muss dann gekürzt werden, obwohl der Mitarbeiter nicht frühstückt? Das Frühstück wird ihm ja vom Arbeitgeber gestellt (auch wenn er dies ausdrücklich nicht möchte). Das Frühstück taucht auch nicht explizit auf der Hotelrechnung auf (da Einheitspreis).

    Viele Grüße
    Michael Keller

    • Hallo Herr Keller,

      sobald das Frühstück auf der Hotelrechnung nicht aufgeführt wird, muss die Kürzung, nach unserem Wissensstand, nicht unbedingt vorgenommen werden. Nimmt jedoch der Mitarbeiter an dem zur Verfügung gestellten Frühstück teil, ist es korrekt, die erhaltene Verpflegungspauschale zu kürzen.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo,

    wie verhält es sich bzw. was muss gekürzt werden wenn man z.B. auf einer eintägigen Dienstreise ist jedoch ein Mitagessen und ein Abendessen gestellt bekommt? es würde sich ein negativer Betrag von 7,2€ ergeben.

    Viele Grüße
    JW

    • Hallo Herr Watzl,

      erhält ein Mitarbeiter sowohl eine Verpflegungspauschale als auch vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten, muss die Pauschale entsprechend gekürzt werden. Die Kürzungen können jedoch nur von dem Betrag der erhaltenen Verpflegungspauschale vorgenommen werden und können daher keine Minusbeträge verursachen.
      Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich am besten noch an Ihren Steuerberater.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo,

    zu meinem etwas verzwickteren Fall scheinen nur schwerlich Beispiele zu finden zu sein.

    Ich war Anfang des Jahres im Rahmen einer Dienstreise in den USA.
    Mein Arbeitgeber gleicht hier für jeden Tag USD 24,99 ohne weitere Nachweise für Verpflegung aus - bei entsprechendem Nachweis bis USD 100.

    Da mir teilweise Nachweise fehlen, habe ich für jeden Tag USD 24,99 beanschlagt und vom Arbeitgeber auch zurückerhalten.

    Wie verhält sich das nun mit dem Verpflegungsmehraufwand (Chicago: 54 EUR).

    Kann ich die USD 24,99 von den 54 EUR abziehen und den Rest bei der Steuer ansetzen oder
    gilt der Posten Verpflegung mit der vom Arbeitgeber geleisteten Pauschale bereits als abgegolten?

    Vielen Dank im Voraus
    Philippe

    • Hallo Philippe,

      wenn Sie vom Arbeitgeber weniger als den Betrag der gesetzlichen Pauschale erhalten, können Sie den finanziellen Unterschied in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Guten Tag,

    ich habe an einem Seminar (Weiterbildung extern) teilgenommen. An- und Abreise sowie Teilnahme am Seminar erfolgte innerhalb eines Tages (Reisedauer insgesamt: 15 Stunden).

    Mein Arbeitgeber übernahm die Kosten des Seminars. Mittagessen wurde durch den Seminaranbieter gestellt (Restaurant).

    Wenn ich meine Reisekostenabrechnung mache, muss die Verpflegungspauschale dann um 40% gekürzt werden? Obwohl der Arbeitgeber das Mittagessen nicht direkt bezahlt bzw. es nicht durch einen von ihm beauftragten Dritten bezahlt wurde. Es war in der Seminarteilnahme inkludiert.

    Freundliche Grüße.

    • Guten Tag,

      die erhaltene Verpflegungspauschale muss nur dann gekürzt werden, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeit gestellt oder durch einen Dritten veranlasst hat. Wenn Ihr Arbeitgeber die gesamten Seminarkosten übernommen hat, müssen Sie auch entsprechend kürzen. Eine Kürzung wird immer vom Betrag der vollen Tagespauschale errechnet und beträgt somit die Summe 9,60 € für ein Mittagessen.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Bei diversen Ratgebern heißt es: "Gekürzt werden muss auch, wenn es sich um ein sogenanntes arbeitgeberveranlasstes Essen handelt (wenn also das Essen durch einen Dritten, z.B. durch den Geschäftspartner veranlasst wird und man auf Weisung / im Interesse des Arbeitgebers daran teilnimmt."
    Demnach müsste bei jeder dienstlich veranlassten Teilnahme an einer Tagung/Konferenz (von externen Dritten veranstaltet), bei der Mahlzeiten gereicht werden, von der Pauschale abgezogen werden. Guilt dies in diesem Fall auch, wenn die Mahlzeiten nicht vom Arbeitgeber bereitgestellt und finanziert werden?

    • Sind die 40% von der vollen Tagespauschale abzuziehen? Auch wenn man gar keinen ganzen Tag (s. oben - nur 15 Std) geschäftlich unterwegs war?

      • Genau, die Kürzungen berechnen sich immer von einer vollen Tagespauschale.

        Mit freundlichen Grüßen,
        Ulrika Schwabik

  • Hallo, ich habe eine Frage zur Kürzung der Pauschale, wenn die Mahlzeit nicht vom Arbeitgeber (oder einem von ihm bauftragten) Dritten gezahlt bzw. bereitgestellt wurde. Sie schreiben etwas vieldeutig, dass in diesem Fall eine Kürzung "nicht zwingend" erfolgt bzw. "im Prinzip" nicht erfolgen sollte. Das lässt Raum für Spekulationen. Konkret geht es um Fälle, bei denen Mitarbeiter externe Veranstaltungen (Tagungen, Workshops) besuchen und dort eine Mahlzeit bereitgestellt wird. Mit der Bereitstellung und Zahlung dieser Mahlzeiten hat aber der Arbeitgeber nichts zu tun. Wie verhält es sich in diesen Fällen? Wird die Pauschale gekürzt oder nicht?

    • Guten Tag,

      eine Kürzung der erhaltenen Verpflegungspauschale muss immer vorgenommen werden, wenn der Arbeitgeber oder ein von ihm Beauftragter die bereitgestellte Mahlzeit veranlasst, d.h. bezahlt. Wenn der Arbeitgeber gar keinen Kostenanteil an den Mahlzeiten aufweist, muss nicht gekürzt werden.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik