Kurioses zur Mahlzeitenkürzung: Die Kürzung der Kürzung

Mahlzeiten richtig abrechnen Teil 2:

Ganz schön kompliziert. Das steuerliche Reisekostenrecht ist nicht nur höchst komplex, es enthält auch einige äußerst kuriose Regelungen rund um das Thema Reisekostenabrechnung und Steuerfreiheit.

So zum Beispiel auch die sogenannte “Kürzung der Kürzung”, die bei der Stellung einer zweiten, gleichwertigen Mahlzeit zur Anwendung kommen kann. In der beruflichen Praxis findet diese Regelung wohl kaum Anwendung – dennoch eine äußerst interessante Sonderregelung, die sich der Gesetzgeber hier ausgedacht hat.

In Teil 1 der Reihe “Mahlzeiten richtig abrechnen” haben Sie bereits erfahren, unter welchen Bedingungen Arbeitgeber ihren reisenden Mitarbeitern alternative Mahlzeiten als Ersatz für nicht eingenommene/verpasste Mahlzeiten zur Verfügung stellen dürfen:

Angestellter B nimmt am zweiten Tag seiner dreitägigen Geschäftsreise an einem mehrstündigen Meeting teil und verpasst daher das vom Arbeitgeber bestellte und bezahlte Mittagessen. Stattdessen diniert er nach seinem Meeting in einem nahegelegenen Restaurant. Die Restaurantrechnung reicht er bei der Abrechnung seiner Reisekosten mit ein. Die Ganztagespauschale (24 Euro) wird um 40% (9,60 Euro) gekürzt.

Entstehen für solch eine zweite, gleichwertige Mahlzeit zusätzliche Kosten für den Reisenden, die der Arbeitgeber nicht erstattet, kann eine “Kürzung der Kürzung” vorgenommen werden (BMF-Schreiben vom 05.11.2015). Dabei wird der reguläre Betrag der Mahlzeitenkürzung, der bei einer Mahlzeitengestellung anzusetzen ist, um den vom Reisenden selbst bezahlten Betrag vermindert:

Variante 1: Das zweite Mittagessen kostet 12 Euro, der Arbeitgeber von B bewilligt jedoch nur die Übernahme der Hälfte der Kosten, sodass B noch 6 Euro aus eigener Tasche bezahlen muss. Der reguläre Kürzungsbetrag (9,60 Euro) wird um den von B selbst bezahlten Betrag (6 Euro) gekürzt (9,60 Euro – 6,00 Euro = 3,60 Euro).

Somit werden nur 3,60 Euro statt der regulären 9,60 Euro für die Mahlzeitengestellung von der Ganztagespauschale abgezogen. B erhält nun für diesen Tag den Pauschbetrag von 20,40 Euro ausbezahlt.

Variante 2: Das von B im Restaurant eingenommene, zweite Mittagessen kostet 20 Euro, der Arbeitgeber von B bewilligt jedoch nur die Übernahme der Hälfte der Kosten, sodass B noch 10 Euro selbst bezahlen muss. Der reguläre Kürzungsbetrag (9,60 Euro) wird um den von B aufgebrachten Betrag (10 Euro) gekürzt (9,60 Euro – 10 Euro = 0 Euro).

Da die Ausgaben von B den Kürzungsbetrag übersteigen, erhält B für diesen Tag seiner Reise die komplette Verpflegungspauschale von 24,00 Euro ohne Abzüge ausbezahlt.

In Teil 3 der Reihe “Mahlzeiten richtig abrechnen” erfahren Sie, was es bei Verpflegungspauschalen auf Flugreisen ins Ausland zu beachten gilt.

Zeige Kommentare (63)

  • Hallo,
    ich war mehrere Tage in einem Hotel. Auf der Rechnung ist das Frühstück separat mit 4,80 € / Tag ausgewiesen. Bei der Reisekostenabrechnung habe ich angegeben, dass ich die 4,80 € selber bezahle und habe keine pauschale Kürzung (=5,60€ pro Tag) gewählt.
    Unsere Buchhaltung kann das nicht bearbeiten und will mir 5,60 € von der Rechnung je Tag abziehen? Ist das korrekt?
    Vielen Dank für eine kurze Info und viele Grüße
    Martin

    • Hallo Herr Steinkohl,
      da auf der Rechnung des Hotels die private Übernahme des Frühstücks nicht gesondert vermerkt ist, muss die pauschale Kürzung durch die Buchhaltung vorgenommen werden, das ist soweit korrekt. Wir empfehlen Ihnen das Hotel zu kontaktieren, um die Rechnung entweder neu ausstellen zu lassen - ohne die Position Frühstück - oder aber die private Übernahme auf der Rechnung entsprechend zu vermerken um die Kürzung zu umgehen.
      Viele Grüße
      Ihr HRworks Team

  • Hallo,
    auf meiner Hotelrechnung sind Übernachtung und Frühstückspauschale getrennt ausgewiesen. An zwei von vier Tagen der Reise konnte ich das Frühstück nicht einnehmen weil ich schon um 5 Uhr früh aus dienstlichen Gründen das Hotel verlassen musste. Die Rezeption hat auf der Rechnung handschriftlich vermerkt, dass ich nur an zwei Tagen Frühstück hatte, die Hotelkosten wurden aber nicht reduziert, weil es ein Pauschalpreis war. Muss ich mir jetzt für vier Tage die Pauschale kürzen lassen oder nur für die zwei tatsächlich genossenen Frühstücke?
    Viele Grüße!
    CS

    • Hallo Cornelius,

      Sie müssen die Pauschale nur an den Tagen kürzen, an denen Sie auch gefrühstückt haben. Was Sie bezahlt haben, spielt dabei keine Rolle. Da es um 5 Uhr Im Hotel noch ken Frühstück gab, konnten davon nicht profitieren. Das heißt also, Sie mussten die Tagespauschale dazu verwenden, um selbst Ihr Frühstück (das Sie dann später eingenommen haben) zu bezahlen. Wichtig ist, sich das auf der Rechnung bestätigen zu lassen und das haben Sie ja. Insofern alles richtig gemacht ;-) Wir wünschen noch eine entspannte Reise!
      Ihr HRworks Team

  • Hallo, wenn ein Mitarbeiter 2 Tage ( Anreise- und Abreistag je 14 € / Stand 2020) unterwegs war, das Hotel von der Firma gebucht und bezahlt wurde und der Mitarbeiter sein Frühstück (i. H. v. 7,50 €) selbst bezahlt hat, steht ihm dann der volle Tagessatz zu, oder muss dieser ebenfalls um 20% gekürzt werden ?.
    Oder reicht es, ihm die entstandenen Kosten für das Frühstück (i. H. v. 7,50 €) zu erstatten.

    Der MA ist der Meinung, das wenn man ihm den Tagessatz am Abreisetag um 20% kürzt ( -2,80€), wäre er ja doppelt benachteiligt. da er ja das Frühstück schon selbst bezahlt hat !! ( -10,30€).

    Nach meiner Berechnung bekommt er für die verauslagten 7,50€, vom der Firma sogar 11,20 € erstattet, was ihn deutlich besser stellt.

    • Hallo,
      sofern auf der Hotelrechnung steht, dass der Mitarbeiter kein Frühstück hatte, muss auch nichts gekürzt werden - unabhängig davon, ob er sein Frühstück selbst bezahlt hat oder nicht (und ob er es im Hotel eingenommen hat oder in einem Café). Gekürzt werden muss erst, wenn das Frühstück auf der Rechnung steht und zwar 20 % von der 24-Std.-Pauschale(!) also 5,60 (von 28 Euro), auch wenn er nur 14 Euro bekommt.
      Viele Grüße
      Ihr HRworks Team

  • Hallo, mal eine Frage.

    Bei einer eintägigen Reise über 8 Stunden: 12,00 € Verpflegungsmehraufwand
    Mittagessen erhalten: -9,60 € 40% der vollen Tagespauschale von 24,00€
    Abendessen bekommen: -9,60 € 40% der vollen Tagespauschale von 24,00€
    -7,20€
    Auszahlung: 0,00 €

    Bei einer mehrtägigen Reise:
    1.Tag Anreisetag: 12,00 €
    Mittagessen bekommen: -9,60 € 40% der vollen Tagespauschale von 24,00€
    Abendessen bekommen: -9,60 € 40% der vollen Tagespauschale von 24,00€
    -7,20 €

    2.Tag: 24,00 € Verpflegungsmehraufwand
    Mittagessen bekommen: -9,60 € 40% der vollen Tagespauschale von 24,00€
    Abendessen bekommen: -9,60 € 40% der vollen Tagespauschale von 24,00€
    4,80 €

    3.Tag Abreisetag: 12,00 € Verpflegungsmehraufwand
    12,00 €
    Auszahlung: 9,60 €
    ist das so richtig das am 2. tag dies verrechnet wird?

    • Hallo Frau Bartel, am zweiten Tag wird nichts verrechnet. Die Kürzung erfolgt immer von der vollen Tagespauschale und übersteigt hier nicht den Tagessatz.
      Die Auszahlung beträgt damit 16,80 EUR (Anreisetag 0,00 (12-12); 2. Tag 4,80 (24-19,20) und Abreisetag 12,00)
      Viele Grüße
      Ihr HRworks Team

  • Hallo. Hier meine Frage: Unser AN war zu einem Lehrgang, der uns keine Kosten verursacht hat. Unsere Firma hat den AN bei diesem Lehrgang angemeldet. Dieses Unternehmen hat die Seminarkosten, Übernachtungskosten, das Abendessen und das Frühstück übernommen. Unser AN hat lediglich sein Mittagessen selbst zahlen müssen in einer Kantine. Wie verhält sich das jetzt mit den Verpflegungsmehraufwendungen? Und was bedeutet die Beauftragung Dritter?
    Habe ich den Dritten beauftragt, wenn unsere Firma den AN bei dem Seminar anmeldet? Danke für Ihr Hilfe.

    • Hallo NT, nach unserer Einschätzung bekommt der Mitarbeiter die volle Pauschale und muss nicht kürzen, da die Rechnung von dem Unternehmen übernommen wurde, das den Lehrgang veranstaltet hat.
      Was meinen Sie mit der Beauftragung des Dritten?

      Viele Grüße
      Ihr HRworks Team

      • Hallo HRworks Team,

        sind wir (AG des AN) nicht der Veranlasser, weil wir durch die Buchung des Lehrgangs das beauftragt haben?
        Ausschnitt aus Reisekostenabrechnung:
        --> Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber
        oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gestellt werden.
        MfG NT

        • Hallo NT, nach unseren Erfahrungswerten ist hier nicht zu kürzen, weil Sie die Rechnung des Lehrgangs nicht bezahlen - auch wenn Sie Veranlasser sind. Eine rechtsverbindliche Auskunft können wir Ihnen dieser Stelle leider nicht geben.
          Viele Grüße
          Ihr HRworks Team

  • Frage: Mein Arbeitgeber bucht überwiegend mit Frühstück. Oftmals müssen wir das Hotel bereits vor dem Frühstück verlassen und manche Hotels stellen kein Alternativen zur Verfügung (Early Bird, Lunchpaket etc.)
    Kann/darf hier von der Kürzung abgesehen werden?

    • Hallo Christoph,

      ja, mit entsprechender Bestätigung vom Hotel kann hier von der Kürzung abgesehen werden. Diese sollten Sie an der Rezeption anfragen. Da nicht alle Rezeptionen rund um die Uhr geöffnet sind, muss hier vor allem der Arbeitnehmer den dienstlichen Grund angeben. Damit sieht dann auch sein Arbeitgeber, warum es ihm nicht möglich war zu frühstücken.

      Viele Grüße Ihr
      HRworks Team

  • Hallo,
    jetzt habe auch ich eine Frage, für die ich noch keine Antwort gefunden habe.
    Bei einer Auswärtstätigkeit an einem anderen Standort des Unternehmens wird (neben dem Frühstück im Hotel) ein teilentgeltliches (weil subventioniertes) Mittagessen in der Kantine gestellt.
    Ist dieses Mittagessen in der Verpflegungspauschale als Kürzung zur berücksichtigen? Der Eigenanteil ist knapp höher als der Sachbezugswert.
    Danke

    • Hallo Christine G, eine rechtsverbindliche Auskunft können wir Ihnen hierzu leider nicht geben, aber eine Kürzung der Kürzung ist die Ausnahme.
      Der Sachbezugswert wird hier nicht angesetzt, da dieser nur bei Reisen unter acht Stunden greift, für die es gar keine Pauschale gibt.
      Wenn Sie hier kürzen sind Sie damit auf der sicheren Seite, da Sie als Mitarbeiter eine Mahlzeit bekommen.
      Viele Grüße Ihr
      HRworks Team

  • Hallo,
    in meiner Firma werden bei Dienstreisen die Frühstückskosten nur bis 9 Euro übernommen. Bei der letzen Inlandsreise wurde ein Hotel inclusive Frühstück gebucht. Auf der Hotelrechnung war das Frühstück mit 14 Euro ausgewiesen. D.h. ich muss 5 Euro zusätzlich selber bezahlen. Muss ich nun auch noch die 4,80 von meiner Tagespauschale abziehen oder gilt hier evtl. die Kürzung der Kürzung.
    Schon mal vielen Dank für die Hilfe und
    schöne Grüße
    Michael H.

    • Vielen Dank für Ihre spannende Frage Michael H.

      Meiner Meinung nach gilt hier die "Kürzung der Kürzung" (vergl. auch Reisekostenrecht 2014 von Michael Popp).
      Sie erhalten vom Arbeitgeber eine unentgeltliche Mahlzeit unter 60 €, die zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale führt und bezahlen eine Teil der Mahlzeit selbst.
      Diese Zahlung vermindert die Kürzung. In Ihrem Fall 5 € Zuzahlung, bei einer Kürzung von 4,80 €.

      Für eine rechtsverbindliche Auskunft, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Steuerberater oder Ihr Finanzamt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Hallo,
    lt §9 EstG (4a) müssen die Verpflegungspauschalen nur gekürzt werden wenn ein Mahlzeit vom "Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten" gestellt wird. Wir bekommen des Öfteren bei Kundenbesuchen eine Mahlzeit direkt vom Kunden gestellt (Kantinenessen im Wert von ~5€).
    Unsere Reisekostenstelle meint aber: "Die Firmenregelung sieht vor, jede erhaltene Mahzeit zu kürzen." Ist das Rechtens, d.h. hat die Firma hier einen Spielraum? Oder will die Firma nur Geld sparen?

    • Hallo,

      wenn Ihr Unternehmen diese Richtlinie festgelegt hat, dann ist diese binden.
      Sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. Vielleicht können Sie diese Mahlzeiten bei Ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Hallo,

    was ist denn als Mittagessen beziehungsweise Mahlzeit anzusehen? Mein Arbeitgeber bestellte für eine interne Schulung für jeden Teilnehmer 2! in Worten zwei halbe Brötchen zum Mittagessen und meint die Pauschale um 9,60 € kürzen zu können.
    Das kann doch nicht in Ordnung sein.

    MfG
    Michael Berger