Kurioses zur Mahlzeitenkürzung: Die Kürzung der Kürzung

Mahlzeiten richtig abrechnen Teil 2:

Ganz schön kompliziert. Das steuerliche Reisekostenrecht ist nicht nur höchst komplex, es enthält auch einige äußerst kuriose Regelungen rund um das Thema Reisekostenabrechnung und Steuerfreiheit.

So zum Beispiel auch die sogenannte “Kürzung der Kürzung”, die bei der Stellung einer zweiten, gleichwertigen Mahlzeit zur Anwendung kommen kann. In der beruflichen Praxis findet diese Regelung wohl kaum Anwendung – dennoch eine äußerst interessante Sonderregelung, die sich der Gesetzgeber hier ausgedacht hat.

In Teil 1 der Reihe “Mahlzeiten richtig abrechnen” haben Sie bereits erfahren, unter welchen Bedingungen Arbeitgeber ihren reisenden Mitarbeitern alternative Mahlzeiten als Ersatz für nicht eingenommene/verpasste Mahlzeiten zur Verfügung stellen dürfen:

Angestellter B nimmt am zweiten Tag seiner dreitägigen Geschäftsreise an einem mehrstündigen Meeting teil und verpasst daher das vom Arbeitgeber bestellte und bezahlte Mittagessen. Stattdessen diniert er nach seinem Meeting in einem nahegelegenen Restaurant. Die Restaurantrechnung reicht er bei der Abrechnung seiner Reisekosten mit ein. Die Ganztagespauschale (24 Euro) wird um 40% (9,60 Euro) gekürzt.

Entstehen für solch eine zweite, gleichwertige Mahlzeit zusätzliche Kosten für den Reisenden, die der Arbeitgeber nicht erstattet, kann eine “Kürzung der Kürzung” vorgenommen werden (BMF-Schreiben vom 05.11.2015). Dabei wird der reguläre Betrag der Mahlzeitenkürzung, der bei einer Mahlzeitengestellung anzusetzen ist, um den vom Reisenden selbst bezahlten Betrag vermindert:

Variante 1: Das zweite Mittagessen kostet 12 Euro, der Arbeitgeber von B bewilligt jedoch nur die Übernahme der Hälfte der Kosten, sodass B noch 6 Euro aus eigener Tasche bezahlen muss. Der reguläre Kürzungsbetrag (9,60 Euro) wird um den von B selbst bezahlten Betrag (6 Euro) gekürzt (9,60 Euro – 6,00 Euro = 3,60 Euro).

Somit werden nur 3,60 Euro statt der regulären 9,60 Euro für die Mahlzeitengestellung von der Ganztagespauschale abgezogen. B erhält nun für diesen Tag den Pauschbetrag von 20,40 Euro ausbezahlt.

Variante 2: Das von B im Restaurant eingenommene, zweite Mittagessen kostet 20 Euro, der Arbeitgeber von B bewilligt jedoch nur die Übernahme der Hälfte der Kosten, sodass B noch 10 Euro selbst bezahlen muss. Der reguläre Kürzungsbetrag (9,60 Euro) wird um den von B aufgebrachten Betrag (10 Euro) gekürzt (9,60 Euro – 10 Euro = 0 Euro).

Da die Ausgaben von B den Kürzungsbetrag übersteigen, erhält B für diesen Tag seiner Reise die komplette Verpflegungspauschale von 24,00 Euro ohne Abzüge ausbezahlt.

In Teil 3 der Reihe “Mahlzeiten richtig abrechnen” erfahren Sie, was es bei Verpflegungspauschalen auf Flugreisen ins Ausland zu beachten gilt.

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