Kürzung der Verpflegungspauschale: Regel- und Sonderfälle

Kürzung der Verpflegungspauschale: Regel- und Sonderfälle

Mahlzeiten richtig abrechnen Teil 1:

Mahlzeitenkürzungen, Sachbezugswerte, Verpflegungsmehraufwendungen und Bewirtungskosten – rund um das leibliche Wohl der Mitarbeiter sorgt so mancher Fachbegriff für Verwirrung und für reichlich Fehler in der Reisekostenabrechnung.

Erfahren Sie in Teil 1 der Serie: “Mahlzeiten richtig abrechnen”, wie Sie erhaltene Mahlzeiten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit korrekt abrechnen.

Mahlzeitenkürzung und Verpflegungsmehraufwendungen

Der sogenannte Verpflegungsmehraufwand ist eine Ausgleichszahlung für eventuell anfallende, zusätzlichen Kosten für die Verpflegung von Arbeitnehmern während einer Auswärtstätigkeit. Hier geht es also nicht darum, die Verpflegungskosten in vollem Umfang abzudecken. Generell dürfen Verpflegungsmehraufwendungen nur im Rahmen der gesetzlichen Pauschalbeträge geltend gemacht beziehungsweise vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Erhält ein Arbeitnehmer neben der Verpflegungspauschale zusätzlich eine oder mehrere “übliche” Mahlzeiten von seinem Arbeitgeber gestellt, muss der Betrag der Pauschale für ein erhaltenes Frühstück um 20%, für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40% gekürzt werden. Die Kürzung wird ausgehend von für das Reiseland gültigen Ganztagespauschale vorgenommen.

Frühstück verpasst – Mahlzeitenkürzung ist trotzdem Pflicht

Geschäftsreisende stehen häufig auf Kriegsfuß mit Travelmanagern und Buchhaltern und beschweren sich über, ihrer Meinung nach, zu Unrecht vorgenommene Mahlzeitenkürzungen.

Grundsätzlich gilt jedoch: Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit unentgeltlich zur Verfügung, muss die erhaltene Verpflegungspauschale immer gekürzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die zur Verfügung gestellte Mahlzeit wirklich verspeist wurde oder nicht. Auch die Gründe für das Nichteinnehmen einer Mahlzeit sind irrelevant (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75). Das hat das Bundesministerium für Finanzen in einer Stellungnahme erneut bestätigt.

Alternative Mahlzeitengestellung

In besagtem BMF-Schreiben vom 05.11.2015 weisen die Behörden zudem darauf hin, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer durchaus eine alternative Mahlzeit zur Verfügung stellen kann, falls dieser die erste Mahlzeit nicht eingenommen hat. Hier gilt es jedoch zu beachten, dass es sich um eine gleichartige Mahlzeit handeln muss. Ferner dürfen beide vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten (die nicht eingenommene und die alternative Mahlzeit) zusammengerechnet den Betrag von 60 Euro nicht übersteigen (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG).

Beispiel:
Angestellter A verschläft am Rückreisetag das Frühstück in dem von seinem Unternehmen gebuchten Hotel in Hamburg. Das Hotelfrühstück hat einen Wert von 12,50 Euro. Stattdessen frühstückt A im Flughafenbistro für 21,00 Euro, reicht den Beleg mit seinen Reisekosten ein und erhält den vollen Betrag vom Arbeitgeber erstattet.

Übernimmt der Arbeitgeber auch die Kosten für die zweite Mahlzeit, wird dennoch nur einmal gekürzt:

Verpflegungspauschale Rückreisetag12,00 Euro
Kürzung für zwei zur Verfügung gestellte Frühstücke 4,80 Euro
Verbleibende Verpflegungspauschale7,20 Euro

Nur in Ausnahmefällen wird die Verpflegungspauschale nicht gekürzt

Von einer Kürzung der erhaltenen Verpflegungspauschale kann nur abgesehen werden, wenn der Arbeitnehmer auf Geschäftsreise keine Mahlzeit gestellt bekommt (wenn eine Hotelübernachtung z.B. ohne Frühstück gebucht wird oder das Frühstück im Hotel explizit abbestellt wird) und dieser seine Mahlzeiten selbst veranlasst und bezahlt (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75).

Erfahren Sie in Teil 2 der Reihe “Mahlzeiten richtig abrechnen”, welche Kuriositäten das Reisekekostenrecht in Sachen Mahlzeitenkürzung sonst noch zu bieten hat.

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Zeige Kommentare (167)

  • Hallo,
    mich interessiert, warum bei den Abzügen immer vom vollen Tag ausgegangen wird und nicht vom tatsächlichen Sachverhalt, z.B. einem An-/Abreisetag.

    Beispiel: Ich war letzte Woche Do./Fr. in Schweden - die Pauschale beträgt 50€ für den vollen und 33€ für den An-/Abreisetag. Im Hotel gab es Frühstück und beim Termin Mittagstisch. Der Rückflug ging um 20:30h, um das Abendessen musste ich mich selber kümmern.

    Gemäß der geltenden Regelung werden in meiner Reisekostenabrechnung 20% und 40% von 50€, also 30€ in Abzug gebracht. Bleibt ein "Restbudget" für das Abendessen von 3€ was für ein Land wie Schweden, im Grunde der Sache aber auch für jedes Land, komplett unverhältnismäßig ist.

    Es kann doch auch nicht Konsens sein, dass der Arbeitnehmer bei angeordneten Dienstreisen draufzahlt, oder?

    Über eine kurze Erklärung freue ich mich.

    Beste Grüße,
    Christian

    • Hallo Christian,
      hier müssen wir auf den Gesetzgeber verweisen.
      Denn hier heißt es in der gesetzlichen Regelung, dass eine Kürzung immer von der 24-Stunden-Pauschale zu berechnen ist.
      Viele Grüße
      Ihr HRworks Team

  • Guten Tag Frau Schwabik,

    wenn in einem Hotel das Frühstück kostenlos zur Verfügung gestellt wird und es nicht separat auf der Rechnung ausgewiesen ist, wie verhält sich es dann mit dem Abzug?
    a. Wenn das Frühstück eingenommen wird?
    b. Wenn das Frühstück nicht eingenommen wird?

    Besten Dank.
    Freundliche Grüße
    Iris Wagner

    • Hallo Frau Wagner,
      unabhängig davon, ob Sie gefrühstückt haben oder nicht, müssen Sie nicht kürzen. Einfache Faustregel: was der Prüfe nicht nachprüfen kann, muss auch nicht angegeben werden ;-) Wenn ein Dritter ohne Kenntnis der Sachlage die Rechnung anschaut, kommt er zu dem Schluss, dass kein Frühstück eingenommen wurde, da dieses sonst als separater Betrag mit 19 % Vorsteuer ausgewiesen wäre.
      HRworks wünscht Ihnen einen hinreis(s)enden Tag ;-)

  • Hallo,

    Tag 1: Reise Berlin nach Prag (Übernachtung)
    Tag 2: Frühstück in Prag und Reise nach Salzburg (Übernachtung)
    Tag 3: Frühstück in Salzburg und Reise nach Berlin

    Tag 1: Anreise (8-24h), Satz für Tschechien => 24€
    Tag 2: 24h für Österreich (40€) aber noch Abzug für das Früchstück => 30€
    Tag 3: Rückreise (8-24h), Satz für Österreich (27€) aber Abzug fürs Frühstück => 17€
    Gesamt: 24€+30€+17€ = 71€

    Ist diese Berechnung korrekt? Wir sind uns etwas unsicher, da das Frühstück noch in Tschechien eingenommen wird, aber bereits mit der Pauschale für Österreich abgezogen wird (Tag 2).

    Vielen Dank

    • Hallo SK,

      das ist korrekt, denn als Berechnungsgrundlage gilt immer das Land, in dem sich der Reisende um 24 Uhr befindet. Im deutschen Reisekostenrecht gibt es keine Grenzübertritte.

      Viele Grüße
      Ihr HRworks Team

  • Hallo,

    können Sie mir bei dem folgenden Sachverhalt weiterhelfen?

    Und zwar geht es um die Kürzung der Verpflegungspauschale, wenn eine Übernachtung mit Frühstück gebucht und bezahlt wurde, das Frühstück aber nicht in Anspruch genommen wurde.
    Im vorliegenden Fall wurde die Nicht-Inanspruchnahme des Frühstücks handschriftlich vom Hotel auf der Rechnung ausgewiesen.

    Ich habe gelesen, dass die Pauschale auch gekürzt werden muss, wenn das Frühstück nicht in Anspruch genommen wurde.
    Ein Freund von mir ist der Meinung, dass wenn das Frühstück nicht eingenommen wird und dieses auch vom Hotel bestätigt wird, lt. Gesetzgebung kein Abzug erfolgen muss.

    Ist dies ein Ausnahmefall, weil das Hotel dies bestätigt hat oder muss die Pauschale trotzdem gekürzt werden?

    Danke und viele Grüße

    Yvonne

    • Hallo Yvonne,

      wenn das Hotel bestätigt hat, dass kein Frühstück eingenommen wurde, ist auch keinen Kürzung vorzunehmen. Das kommt in der Praxis sogar relativ häufig vor: Ein Grund ist, dass es Reisende gibt, die grundsätzlich nicht frühstücken, im Hotelpreis aber das Frühstück enthalten ist. Ein andere Grund ist, dass Reisende vor der Frühstückszeit bereits los müssen. Wie auch immer: Wenn das Hotel das nicht in Anspruch genommene Frühstück bestätigt hat, müssen Sie auch nicht kürzen.
      Allzeit gute Reise wünscht Ihr HRworks-Team

  • Hallo,
    Ich habe eine Frage zur Kürzung der Pauschale. Ein Mitarbeiter unternimmt eine Dienstreise vom 10 Stunden. Er geht mit dem Kunden essen und rechnet diesen Beleg auch ab. Wird seine Pauschale von 12 Euro jetzt um 9,60 oder um 40% gekürzt?

    • Hallo Nadine,
      es werden 9,60 Euro gekürzt, da die Regel lautet: 40 % von der 24-Std.-Pauschale, auch wenn er für 10 Std. nur 12 Euro bekommt.
      D.h. für 24 Std. bekäme der Mitarbeiter (aktuell noch) 24 Euro, davon 40 % = 9,60 Euro.
      Ihr HRworks-Team wünscht allzeit gute Reise! ;-)

  • Hallo ich hätte hierzu auch eine Frage.
    Mein Arbeitgeber stellt jedem Mittarbeiter kostenloses essen in der Firmenkantine.
    Ich als Außendienstler bekomme 12 Euro Verpflegungsmehraufwand wenn ich mehr wie 8 stunden von zuhause weg bin.
    Wenn ich um die Mittagszeit kurz in der Firma bin z.B. etwas abhole, ein Gespräch habe, etz., kein Mittag mit esse und mir anschließend selber etwas kaufe und bezahle , kann mir dann die Verpflegungspauschale gekürzt werden ?
    Nach meiner Auffassung habe ich dann die Mahlzeit selbst veranlasst und bezahlt.

    Vielen dank für die Antwort

    • Hallo Herr Müller, da Ihr Arbeitgeber allen Mitarbeitern die Kantine kostenlos zur Verfügung stellt und Sie diese nicht in Anspruch nehmen wenn Sie sich Ihre Mahlzeit selbst kaufen, steht Ihnen damit die Pauschale auch zu.
      Viele Grüße
      Ihr HRworks Team

  • Wenn ein Hotel Gratis-Essen anbietet (sog. Evening Social oder Gratis-Frühstück), welches nicht auf der Rechnung separat ausgewiesen ist, muss dies dann in Abzug gestellt werden. Es ist ja eher ein Angebot als eine Inklusiv-Leistung. Die Teilnahme am "Social" ist ja auch nicht verpflichtend.

    • Hallo Carsten,

      nur wenn der Arbeitgeber zusätzlich zu einer Verpflegungspauschale eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, muss eine Kürzung vorgenommen werden.
      Dies könnte ein Hotelfrühstück sein, das auf der Rechnung ausgewiesen wird.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Hallo, ich habe eine Frage bezüglich einer Kürzung. Ich war über eine Woche geschäftlich in London, Verpflegungspauschale sind 62€. Meine Chefin zahlte mittags an einem Tag ein Brötchen das ca. 4 Euro kostete. Auf meiner Reisekostenabrechnung hat sie nun an diesem Tag die Verpflegungspauschale um 40 % (Kürzung Mittagessen) gekürzt. Bei 62€ Verpflegungspauschale sind das 24,80€. Das ist doch total unverhältnismäßig. Außerdem ersetzt ein Brötchen doch keine vollwertige Mahlzeit.
    An einem anderen Tag erhielten wir vom Veranstalter für den das Unternehmen, bei dem ich arbeite, kostenlose Snacks am Abend. Meine Chefin kürzte auch an diesem Tag die Verpflegungspauschale um 40% mit der Begründung es sei Abendessen gewesen. Unabhängig davon, dass das nur Häppchen waren, kann Sie die Pauschale kürzen, obwohl sie für das Essen nicht gezahlt hat? Sie begründet ihr Vorgehen damit, dass Sie dem Veranstalter für unseren Stand auf der Messe Geld gezahlt hat und somit seien die Häppchen am letzten Tag auch irgendwie aus ihrem Geldbeutel bezahlt worden. Ist das rechtens? Danke im Voraus.

    • Hallo Carolin,

      übernimmt der Arbeitgeber zusätzlich zu der zugewiesenen Verpflegungspauschale noch die Kosten für eine Mahlzeit, so muss eine Kürzung der erhaltenen Verpflegungspauschale um einen entsprechenden Wert vorgenommen werden:
      Frühstück 20%
      Mittagessen 40%
      Abendessen 40%

      Dies ist ein fester Kürzungsbetrag, der keinen Bezug auf den tatsächlichen Wert der Mahlzeit hat. Genauso verhält sich die Kürzung bei einer Mahlzeit, die auf Anlass des Arbeitgebers durch einen Dritten zur Verfügung gestellt wurde.

      ABER: Laut Gesetzgeber führt NUR der Erhalt von solchen Lebensmitteln zur Kürzung, die “der Ernährung dienen” und als “Mahlzeit” im Sinne eines Frühstücks, Mittag- oder Abendessens angeboten und eingenommen werden. Bei erhaltenen “Snacks” muss nicht gekürzt werden (BMF Schreiben vom 20. April 2015).

      “In der Praxis obliegt es vorrangig dem jeweiligen Arbeitgeber, zu beurteilen, inwieweit die von ihm angebotenen Speisen unter Berücksichtigung z. B. ihres jeweiligen Umfangs, des entsprechenden Anlasses oder der Tageszeit tatsächlich an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten treten” (BMF Schreiben vom 20. April 2015, S.3).

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Hallo zusammen,

    vielleicht können sie mir bei folgender Frage weiterhelfen. Ein Arbeitgeber bucht ein Hotel mit Frühstück im Inland. Wie muss der Arbeitnehmer bei seiner Reisekostenabrechnung den Verpflegungsmehraufwand nach aktueller Rechtslage kürzen, wenn auf der Hotelrechnung eine Mahlzeit extra ausgewiesen ist? Mit den Pauschalen 20/40/40 % oder mit dem auf der Hotelrechnung ausgewiesenen Wert für die Mahlzeit?

    Viele Grüße
    Alex

    • Hallo Alex,

      übernimmt der Arbeitgeber zusätzlich zu der zugewiesenen Verpflegungspauschale noch die Kosten für eine Mahlzeit (in Ihrem Fall das Hotelfrühstück), so muss eine Kürzung der erhaltenen Verpflegungspauschale um einen entsprechenden Wert (20% --> 4,80 €) vorgenommen werden.

      Dies ist ein fester Kürzungsbetrag, der keinen Bezug auf die Höhe der erhaltenen Pauschale oder auf den tatsächlichen Wert der Mahlzeit hat.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Hallo!
    Auch ich würde gerne noch eine Frage stellen.
    Wenn ich nun mehrtägig unterwegs bin und nur den Abreisetag betrachte, dann stehen mir für diesen 12€ Verpflegungsmehraufwand zu. Mir wird an dem Tag sowohl ein Frühstück als auch ein Mittagessen gestellt, sodass meine Pauschale um 4,80 und 9,60€ gekürzt wird. Dadurch lande ich bei -2,40€. Werden diese dann besteuert, unabhängig davon wie hoch die Kosten für die Mahlzeiten waren (wir gehen davon aus, dass die Kosten niedriger waren als die Kürzungen).
    Liebe Grüße
    Tina G.

    • Hallo Tina,

      wenn ein Mitarbeiter sowohl eine Verpflegungspauschale als auch vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten erhält, muss die Pauschale entsprechend gekürzt werden. Die Kürzungen können jedoch nur vom Betrag der erhaltenen Verpflegungspauschale vorgenommen werden und können daher keine Minusbeträge verursachen.
      Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich am besten noch an Ihren Steuerberater.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Richert