Kürzung der Verpflegungspauschale: Regel- und Sonderfälle

Kürzung der Verpflegungspauschale: Regel- und Sonderfälle

Mahlzeiten richtig abrechnen Teil 1:

Mahlzeitenkürzungen, Sachbezugswerte, Verpflegungsmehraufwendungen und Bewirtungskosten – rund um das leibliche Wohl der Mitarbeiter sorgt so mancher Fachbegriff für Verwirrung und für reichlich Fehler in der Reisekostenabrechnung.

Erfahren Sie in Teil 1 der Serie: “Mahlzeiten richtig abrechnen”, wie Sie erhaltene Mahlzeiten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit korrekt abrechnen.

Mahlzeitenkürzung und Verpflegungsmehraufwendungen

Der sogenannte Verpflegungsmehraufwand ist eine Ausgleichszahlung für eventuell anfallende, zusätzlichen Kosten für die Verpflegung von Arbeitnehmern während einer Auswärtstätigkeit. Hier geht es also nicht darum, die Verpflegungskosten in vollem Umfang abzudecken. Generell dürfen Verpflegungsmehraufwendungen nur im Rahmen der gesetzlichen Pauschalbeträge geltend gemacht beziehungsweise vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Erhält ein Arbeitnehmer neben der Verpflegungspauschale zusätzlich eine oder mehrere “übliche” Mahlzeiten von seinem Arbeitgeber gestellt, muss der Betrag der Pauschale für ein erhaltenes Frühstück um 20%, für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40% gekürzt werden. Die Kürzung wird ausgehend von für das Reiseland gültigen Ganztagespauschale vorgenommen.

Frühstück verpasst – Mahlzeitenkürzung ist trotzdem Pflicht

Geschäftsreisende stehen häufig auf Kriegsfuß mit Travelmanagern und Buchhaltern und beschweren sich über, ihrer Meinung nach, zu Unrecht vorgenommene Mahlzeitenkürzungen.

Grundsätzlich gilt jedoch: Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit unentgeltlich zur Verfügung, muss die erhaltene Verpflegungspauschale immer gekürzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die zur Verfügung gestellte Mahlzeit wirklich verspeist wurde oder nicht. Auch die Gründe für das Nichteinnehmen einer Mahlzeit sind irrelevant (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75). Das hat das Bundesministerium für Finanzen in einer Stellungnahme erneut bestätigt.

Alternative Mahlzeitengestellung

In besagtem BMF-Schreiben vom 05.11.2015 weisen die Behörden zudem darauf hin, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer durchaus eine alternative Mahlzeit zur Verfügung stellen kann, falls dieser die erste Mahlzeit nicht eingenommen hat. Hier gilt es jedoch zu beachten, dass es sich um eine gleichartige Mahlzeit handeln muss. Ferner dürfen beide vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten (die nicht eingenommene und die alternative Mahlzeit) zusammengerechnet den Betrag von 60 Euro nicht übersteigen (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG).

Beispiel:
Angestellter A verschläft am Rückreisetag das Frühstück in dem von seinem Unternehmen gebuchten Hotel in Hamburg. Das Hotelfrühstück hat einen Wert von 12,50 Euro. Stattdessen frühstückt A im Flughafenbistro für 21,00 Euro, reicht den Beleg mit seinen Reisekosten ein und erhält den vollen Betrag vom Arbeitgeber erstattet.

Übernimmt der Arbeitgeber auch die Kosten für die zweite Mahlzeit, wird dennoch nur einmal gekürzt:

Verpflegungspauschale Rückreisetag12,00 Euro
Kürzung für zwei zur Verfügung gestellte Frühstücke 4,80 Euro
Verbleibende Verpflegungspauschale7,20 Euro

Nur in Ausnahmefällen wird die Verpflegungspauschale nicht gekürzt

Von einer Kürzung der erhaltenen Verpflegungspauschale kann nur abgesehen werden, wenn der Arbeitnehmer auf Geschäftsreise keine Mahlzeit gestellt bekommt (wenn eine Hotelübernachtung z.B. ohne Frühstück gebucht wird oder das Frühstück im Hotel explizit abbestellt wird) und dieser seine Mahlzeiten selbst veranlasst und bezahlt (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75).

Erfahren Sie in Teil 2 der Reihe “Mahlzeiten richtig abrechnen”, welche Kuriositäten das Reisekekostenrecht in Sachen Mahlzeitenkürzung sonst noch zu bieten hat.

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Zeige Kommentare (155)

  • Wenn ein Hotel Gratis-Essen anbietet (sog. Evening Social oder Gratis-Frühstück), welches nicht auf der Rechnung separat ausgewiesen ist, muss dies dann in Abzug gestellt werden. Es ist ja eher ein Angebot als eine Inklusiv-Leistung. Die Teilnahme am "Social" ist ja auch nicht verpflichtend.

    • Hallo Carsten,

      nur wenn der Arbeitgeber zusätzlich zu einer Verpflegungspauschale eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, muss eine Kürzung vorgenommen werden.
      Dies könnte ein Hotelfrühstück sein, das auf der Rechnung ausgewiesen wird.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Hallo, ich habe eine Frage bezüglich einer Kürzung. Ich war über eine Woche geschäftlich in London, Verpflegungspauschale sind 62€. Meine Chefin zahlte mittags an einem Tag ein Brötchen das ca. 4 Euro kostete. Auf meiner Reisekostenabrechnung hat sie nun an diesem Tag die Verpflegungspauschale um 40 % (Kürzung Mittagessen) gekürzt. Bei 62€ Verpflegungspauschale sind das 24,80€. Das ist doch total unverhältnismäßig. Außerdem ersetzt ein Brötchen doch keine vollwertige Mahlzeit.
    An einem anderen Tag erhielten wir vom Veranstalter für den das Unternehmen, bei dem ich arbeite, kostenlose Snacks am Abend. Meine Chefin kürzte auch an diesem Tag die Verpflegungspauschale um 40% mit der Begründung es sei Abendessen gewesen. Unabhängig davon, dass das nur Häppchen waren, kann Sie die Pauschale kürzen, obwohl sie für das Essen nicht gezahlt hat? Sie begründet ihr Vorgehen damit, dass Sie dem Veranstalter für unseren Stand auf der Messe Geld gezahlt hat und somit seien die Häppchen am letzten Tag auch irgendwie aus ihrem Geldbeutel bezahlt worden. Ist das rechtens? Danke im Voraus.

    • Hallo Carolin,

      übernimmt der Arbeitgeber zusätzlich zu der zugewiesenen Verpflegungspauschale noch die Kosten für eine Mahlzeit, so muss eine Kürzung der erhaltenen Verpflegungspauschale um einen entsprechenden Wert vorgenommen werden:
      Frühstück 20%
      Mittagessen 40%
      Abendessen 40%

      Dies ist ein fester Kürzungsbetrag, der keinen Bezug auf den tatsächlichen Wert der Mahlzeit hat. Genauso verhält sich die Kürzung bei einer Mahlzeit, die auf Anlass des Arbeitgebers durch einen Dritten zur Verfügung gestellt wurde.

      ABER: Laut Gesetzgeber führt NUR der Erhalt von solchen Lebensmitteln zur Kürzung, die “der Ernährung dienen” und als “Mahlzeit” im Sinne eines Frühstücks, Mittag- oder Abendessens angeboten und eingenommen werden. Bei erhaltenen “Snacks” muss nicht gekürzt werden (BMF Schreiben vom 20. April 2015).

      “In der Praxis obliegt es vorrangig dem jeweiligen Arbeitgeber, zu beurteilen, inwieweit die von ihm angebotenen Speisen unter Berücksichtigung z. B. ihres jeweiligen Umfangs, des entsprechenden Anlasses oder der Tageszeit tatsächlich an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten treten” (BMF Schreiben vom 20. April 2015, S.3).

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Hallo zusammen,

    vielleicht können sie mir bei folgender Frage weiterhelfen. Ein Arbeitgeber bucht ein Hotel mit Frühstück im Inland. Wie muss der Arbeitnehmer bei seiner Reisekostenabrechnung den Verpflegungsmehraufwand nach aktueller Rechtslage kürzen, wenn auf der Hotelrechnung eine Mahlzeit extra ausgewiesen ist? Mit den Pauschalen 20/40/40 % oder mit dem auf der Hotelrechnung ausgewiesenen Wert für die Mahlzeit?

    Viele Grüße
    Alex

    • Hallo Alex,

      übernimmt der Arbeitgeber zusätzlich zu der zugewiesenen Verpflegungspauschale noch die Kosten für eine Mahlzeit (in Ihrem Fall das Hotelfrühstück), so muss eine Kürzung der erhaltenen Verpflegungspauschale um einen entsprechenden Wert (20% --> 4,80 €) vorgenommen werden.

      Dies ist ein fester Kürzungsbetrag, der keinen Bezug auf die Höhe der erhaltenen Pauschale oder auf den tatsächlichen Wert der Mahlzeit hat.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Hallo!
    Auch ich würde gerne noch eine Frage stellen.
    Wenn ich nun mehrtägig unterwegs bin und nur den Abreisetag betrachte, dann stehen mir für diesen 12€ Verpflegungsmehraufwand zu. Mir wird an dem Tag sowohl ein Frühstück als auch ein Mittagessen gestellt, sodass meine Pauschale um 4,80 und 9,60€ gekürzt wird. Dadurch lande ich bei -2,40€. Werden diese dann besteuert, unabhängig davon wie hoch die Kosten für die Mahlzeiten waren (wir gehen davon aus, dass die Kosten niedriger waren als die Kürzungen).
    Liebe Grüße
    Tina G.

    • Hallo Tina,

      wenn ein Mitarbeiter sowohl eine Verpflegungspauschale als auch vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten erhält, muss die Pauschale entsprechend gekürzt werden. Die Kürzungen können jedoch nur vom Betrag der erhaltenen Verpflegungspauschale vorgenommen werden und können daher keine Minusbeträge verursachen.
      Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich am besten noch an Ihren Steuerberater.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Richert

  • Hallo, nach den hier gelesenen Informationen führt ein vom Kunden (d.h. nicht vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) zur Verfügung gestelltes Essen nicht zur Kürzung der Verpflegungspauschale.

    Meine Firma sagt nun aber einfach das jedes erhaltenes Essen angegeben werden muss.
    Ist das rechtens und wirklich Spielraum des Arbeitgebers ? Kann ich mich da auf den Estg §9 4a Nachsatz 8 berufen ?

    • Hallo,

      ja, zunächst führt nur eine vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellte Mahlzeit zur Kürzung der Verpflegungspauschale.
      Ihr Arbeitgeber argumentiert, dass Sie ein Essen erhalten haben und somit keine Verpflegungspauschale notwendig ist. Die Verpflegungspauschale ist ja als Ersatz für mögliche Mahlzeiten gedacht und damit hat das Unternehmen ja nicht ganz unrecht. Ihr Arbeitgeber bezahlt die Verpflegungspauschale freiwillig.

      Evt. hat Ihr Arbeitgeber auch in der Reiserichtlinie festgelegt, dass jede erhaltene Mahlzeit gekürzt wird. Vielleicht schauen Sie sich diese einmal an.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Was ist,wenn ich keine Reisekosten abrechne, obwohl mir welche zustehen. Darf der AG dann Sachbezugswerte abziehen? Für mich ist das ja dann steuerrechtlich nachteilig.

    • Hallo T. Müller,

      wenn ein Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale erhält und ihm zusätzlich vom Arbeitgeber eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird, muss die erhaltene Pauschale entsprechend gekürzt werden:

      - Frühtück 4,80 €
      - Mittagessen 9,60 €
      - Abendessen 9,60 €.

      Erhält der Mitarbeiter keine Verpflegungspauschale, so kann auch keine Kürzung vorgenommen werden.
      Sachbezugswerte werden nur angesetzt bzw. abgezogen, wenn es sich um Reisen unter 8 Stunden handelt, bei denen der Arbeitgeber eine Verpflegung veranlasst hat.
      Möchte der Mitarbeiter die nicht erhaltenen Pauschalen steuerlich geltend machen, werden diese im Fall der vom Arbeitgeber zugestellten Mahlzeiten ebenso gekürzt.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo,
    meine Dienstreise beginnt um 10 Uhr morgens (ich war vorher nicht im Büro sondern bin von zuhause aus direkt zum Bahnhof) - mein Arbeitgeber kürzte mir die Verpflegungspauschale von 12 € um 4,80 € weil er sagt ich hätte ja sicherlich genug Zeit gehabt zuhause zu Frühstücken - ist das rechtens?

    • Hallo Yvonne,

      eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro erhält ein Mitarbeiter bei einer Auswärtstätigkeit, die 8 Stunden überschreitet und nicht länger als 24 Stunden dauert.
      Stellt der Arbeitgeber zusätzlich zu dieser Pauschale noch eine Mahlzeit zur Verfügung (z. B. Mittagessen im Flugzeug), muss die zugewiesene Pauschale um den entsprechenden Betrag gekürzt werden:

      - Frühstück 4,80 €
      - Mittagessen 9,60 €
      - Abendessen 9,60 €.

      Wenn der Arbeitgeber kein zusätzliches Essen bezahlt, muss auch keine Kürzung vorgenommen werden.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo,
    wie verhält es sich, wenn ich eine eintägige Reise zwischendurch unterbreche und in der Firma etwas erledige. Die Auswärtstätigkeit beträgt insgesamt aber mehr als 8 Stunden. Kann ich dann Verpflegungskosten abrechnen oder nicht?
    Mit freundlichen Grüßen

    • Hallo Monika,

      sofern Verpflegungspauschalen in Abhängigkeit von Abwesenheitszeiten gewährt werden, wird die Zeit zugrunde gelegt, die der Arbeitnehmer von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Es ist dabei unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt und ob er sie mit Rückkehr in die Wohnung oder an die erste Tätigkeitsstätte beendet. Fährt der Arbeitnehmer von der Wohnung zuerst an den Ort seiner ersten Tätigkeitsstätte, dann beginnt die Auswärtstätigkeit erst bei Verlassen der ersten Tätigkeitsstätte.

      Aus dieser theoretischen Grundlage ausgehend, können Sie eine Verpflegungspauschale nur erhalten, wenn Sie in Ihre Firma während der Auswärtstätigkeit nicht zurückkehren.
      (siehe auch “Handbuch Reisekostenrecht 2014” von Michael Popp, S. 55 – 57)

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Ich muss innerhalb des Konzerns reisen von Berlin nach München. Ich bekomme dafür eine 12 Euro Tages pauschale. Dadurch, das ich an einem Standort Kantine bin, werden mir 9,60 nur für Mittag essen abgezogen ob ich dort esse oder nicht. Die Kantine kostet um die 5 Euro pro Gericht, ich esse aber extern. Dürfen sie mir immer noch 9,60 abziehen? aus gerechnet zahl ich dann 14,60 oder so für Mittagessen, das kann doch nicht war sein.

    • Hallo,
      sobald ein Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale erhält und ihm zusätzlich vom Arbeitgeber noch eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird, muss die Pauschale um einen entsprechenden Betrag gekürzt werden. Ob der Arbeitnehmer an der gestellten Mahlzeit teilgenommen hat, wird dabei leider nicht berücksichtigt.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo zusammen,

    Frage, Hotel bietet Früstück von 7-11 an, ich muss am 6 nach Flughafen und kann deswegen nicht früstücken, muss AG trotzdem für Früstück abkurzen? Auf Hotelrechnung steht es dass Früstück ist inklusive, und die würden es nicht ändern, die haben scriftlich bestätigt dass ich nicht wegen frühe Abreise früstückt haben.

    • Hallo Carl,

      sobald der Arbeitgeber die Hotelkosten (inkl. Frühstück) übernommen und zusätzlich noch eine Verpflegungspauschale zur Verfügung gestellt hat, muss für das Frühstück entsprechende Kürzung vorgenommen werden (4,80 €). Ob Sie am Frühstück tatsächlich teilgenommen haben, wird dabei nicht berücksichtigt.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik