Kürzung der Verpflegungspauschale: Regel- und Sonderfälle

Mahlzeiten richtig abrechnen Teil 1:

Mahlzeitenkürzungen, Sachbezugswerte, Verpflegungsmehraufwendungen und Bewirtungskosten – rund um das leibliche Wohl der Mitarbeiter sorgt so mancher Fachbegriff für Verwirrung und für reichlich Fehler in der Reisekostenabrechnung.

Erfahren Sie in Teil 1 der Serie: “Mahlzeiten richtig abrechnen”, wie Sie erhaltene Mahlzeiten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit korrekt abrechnen.

Mahlzeitenkürzung und Verpflegungsmehraufwendungen

Der sogenannte Verpflegungsmehraufwand ist eine Ausgleichszahlung für eventuell anfallende, zusätzlichen Kosten für die Verpflegung von Arbeitnehmern während einer Auswärtstätigkeit. Hier geht es also nicht darum, die Verpflegungskosten in vollem Umfang abzudecken. Generell dürfen Verpflegungsmehraufwendungen nur im Rahmen der gesetzlichen Pauschalbeträge geltend gemacht beziehungsweise vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Erhält ein Arbeitnehmer neben der Verpflegungspauschale zusätzlich eine oder mehrere “übliche” Mahlzeiten von seinem Arbeitgeber gestellt, muss der Betrag der Pauschale für ein erhaltenes Frühstück um 20%, für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40% gekürzt werden. Die Kürzung wird ausgehend von für das Reiseland gültigen Ganztagespauschale vorgenommen.

Frühstück verpasst – Mahlzeitenkürzung ist trotzdem Pflicht

Geschäftsreisende stehen häufig auf Kriegsfuß mit Travelmanagern und Buchhaltern und beschweren sich über, ihrer Meinung nach, zu Unrecht vorgenommene Mahlzeitenkürzungen.

Grundsätzlich gilt jedoch: Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit unentgeltlich zur Verfügung, muss die erhaltene Verpflegungspauschale immer gekürzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die zur Verfügung gestellte Mahlzeit wirklich verspeist wurde oder nicht. Auch die Gründe für das Nichteinnehmen einer Mahlzeit sind irrelevant (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75). Das hat das Bundesministerium für Finanzen in einer Stellungnahme erneut bestätigt.

Alternative Mahlzeitengestellung

In besagtem BMF-Schreiben vom 05.11.2015 weisen die Behörden zudem darauf hin, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer durchaus eine alternative Mahlzeit zur Verfügung stellen kann, falls dieser die erste Mahlzeit nicht eingenommen hat. Hier gilt es jedoch zu beachten, dass es sich um eine gleichartige Mahlzeit handeln muss. Ferner dürfen beide vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten (die nicht eingenommene und die alternative Mahlzeit) zusammengerechnet den Betrag von 60 Euro nicht übersteigen (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG).

Beispiel:
Angestellter A verschläft am Rückreisetag das Frühstück in dem von seinem Unternehmen gebuchten Hotel in Hamburg. Das Hotelfrühstück hat einen Wert von 12,50 Euro. Stattdessen frühstückt A im Flughafenbistro für 21,00 Euro, reicht den Beleg mit seinen Reisekosten ein und erhält den vollen Betrag vom Arbeitgeber erstattet.

Übernimmt der Arbeitgeber auch die Kosten für die zweite Mahlzeit, wird dennoch nur einmal gekürzt:

Verpflegungspauschale Rückreisetag12,00 Euro
Kürzung für zwei zur Verfügung gestellte Frühstücke 4,80 Euro
Verbleibende Verpflegungspauschale7,20 Euro

Nur in Ausnahmefällen wird die Verpflegungspauschale nicht gekürzt

Von einer Kürzung der erhaltenen Verpflegungspauschale kann nur abgesehen werden, wenn der Arbeitnehmer auf Geschäftsreise keine Mahlzeit gestellt bekommt (wenn eine Hotelübernachtung z.B. ohne Frühstück gebucht wird oder das Frühstück im Hotel explizit abbestellt wird) und dieser seine Mahlzeiten selbst veranlasst und bezahlt (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75).

Erfahren Sie in Teil 2 der Reihe “Mahlzeiten richtig abrechnen”, welche Kuriositäten das Reisekekostenrecht in Sachen Mahlzeitenkürzung sonst noch zu bieten hat.

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Anzeigen von 141 Kommentaren
  • Monika Brugger
    Antworten

    Hallo,
    wie verhält es sich, wenn ich eine eintägige Reise zwischendurch unterbreche und in der Firma etwas erledige. Die Auswärtstätigkeit beträgt insgesamt aber mehr als 8 Stunden. Kann ich dann Verpflegungskosten abrechnen oder nicht?
    Mit freundlichen Grüßen

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Monika,

      sofern Verpflegungspauschalen in Abhängigkeit von Abwesenheitszeiten gewährt werden, wird die Zeit zugrunde gelegt, die der Arbeitnehmer von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Es ist dabei unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt und ob er sie mit Rückkehr in die Wohnung oder an die erste Tätigkeitsstätte beendet. Fährt der Arbeitnehmer von der Wohnung zuerst an den Ort seiner ersten Tätigkeitsstätte, dann beginnt die Auswärtstätigkeit erst bei Verlassen der ersten Tätigkeitsstätte.

      Aus dieser theoretischen Grundlage ausgehend, können Sie eine Verpflegungspauschale nur erhalten, wenn Sie in Ihre Firma während der Auswärtstätigkeit nicht zurückkehren.
      (siehe auch “Handbuch Reisekostenrecht 2014” von Michael Popp, S. 55 – 57)

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Dale
    Antworten

    Ich muss innerhalb des Konzerns reisen von Berlin nach München. Ich bekomme dafür eine 12 Euro Tages pauschale. Dadurch, das ich an einem Standort Kantine bin, werden mir 9,60 nur für Mittag essen abgezogen ob ich dort esse oder nicht. Die Kantine kostet um die 5 Euro pro Gericht, ich esse aber extern. Dürfen sie mir immer noch 9,60 abziehen? aus gerechnet zahl ich dann 14,60 oder so für Mittagessen, das kann doch nicht war sein.

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo,
      sobald ein Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale erhält und ihm zusätzlich vom Arbeitgeber noch eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird, muss die Pauschale um einen entsprechenden Betrag gekürzt werden. Ob der Arbeitnehmer an der gestellten Mahlzeit teilgenommen hat, wird dabei leider nicht berücksichtigt.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Carl
    Antworten

    Hallo zusammen,

    Frage, Hotel bietet Früstück von 7-11 an, ich muss am 6 nach Flughafen und kann deswegen nicht früstücken, muss AG trotzdem für Früstück abkurzen? Auf Hotelrechnung steht es dass Früstück ist inklusive, und die würden es nicht ändern, die haben scriftlich bestätigt dass ich nicht wegen frühe Abreise früstückt haben.

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Carl,

      sobald der Arbeitgeber die Hotelkosten (inkl. Frühstück) übernommen und zusätzlich noch eine Verpflegungspauschale zur Verfügung gestellt hat, muss für das Frühstück entsprechende Kürzung vorgenommen werden (4,80 €). Ob Sie am Frühstück tatsächlich teilgenommen haben, wird dabei nicht berücksichtigt.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • J.Wolf
    Antworten

    Hallo,
    ich hätte auch eine Frage zur Kürzung der Verpflungspauschale.

    Ein Außendienstmitarbeiter geht mit einem Kunden in ein Eiscafe’ für die Besprechnung.
    Wird bei Bereitstellung von Eiscafe’ oder Eisbecher die Verpflegungspauschale um 9,60 € gekürzt (ohne weitere Kosten auf der Quittung).

    Vielen Dank für Ihre Rückinformation.

    J. Wolf

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo J. Wolf,
      bewirtet ein Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit Geschäftsfreunde des Arbeitgebers, so kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die ausgelegten Bewirtungskosten in voller Höhe steuerfrei ersetzen. Die Teilnahme des Arbeitnehmers an der Bewirtung führt jedoch nicht zu einem geldwerten Vorteil. Der Preis der Mahlzeit ist im Prinzip unerheblich.
      Es kommt aber zu einer Kürzung einer eventuell anfallenden Verpflegungspauschale.

      In bestimmten Fällen könnte es sich hier um eine Aufmerksamkeit handeln. Um dazu eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Schmidt
    Antworten

    Hallo,

    wie verhält es sich jetzt mit reinen Getränkerechnungen nach einem Essen .(Mittag und Abendessen)

    Beides zwischn 14 und 18 EUR für 2 – 3 Personen.
    Sonstige Mahlzeiten sind nicht aufgeführt. Soll man dafür tatsächlich um 49 % kürzen?

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo,

      in der Regel sind unter einer Mahlzeit Speisen und Getränke zu verstehen.
      Sobald der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale erhalten und zusätzlich vom Arbeitgeber eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt bekommen hat, muss er diese auch entsprechend kürzen:

      Frühstück 20% der vollen Tagespauschale (4,80 €)
      Mittagessen 40% der vollen Tagespauschale (9,60 €)
      Abendessen 40% der vollen Tagespauschale (9,60 €).

      Abweichende (höhere) Kürzungsätze können allerdings unternehmensindividuell definiert werden.
      Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich noch an Ihren Arbeitgeber.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Anna
    Antworten

    Hallo,
    ich wirklich Hilfe brauche… meine Ex-Arbeitsgeber hat mir nie ein Mal Verpflegungskosten gegeben.
    Geschichte ist: Ich war eingestellt für Außendienst in München, letzte Jahr dort ich bin ohne Vertragsänderung durch Süd Deutschland mit Firma Pkw gefahren und oder zurück nach München gekommen oder ich habe im Hotel geschlafen.
    Ich war zum Beispiel in Ulm, dort gearbeitet und zurück nach München gefahren. Meine Arbeitszeiten war zwischen min 10 bis 14 Stunden, mit Fahrtzeit, am Tag. Oder bin ich im Hotel drei Tage geschlafen, ohne Frühstück.
    Soll ich etwas bekomen?
    Was ist mit km kreis vom München, gibt eine Grenze wo fängt sich an automatisch Verpflegung?
    Wie lange Zeit kann ich mich
    vom Vertragsende einfordern?
    Vielen Dank und bitte um Hilfe
    hGr
    Anna

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Anna,
      in der Regel haben Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf den Ausgleich des Verpflegungsmehraufwands durch den Arbeitgeber.
      In den meisten Fällen zahlt der Arbeitgeber zwar die gesetzliche Verpflegungspauschale zurück, er ist dazu jedoch nicht verpflichtet.

      Die aktuellen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen im Inland ergeben sich wie folgt:
      Abwesenheitsdauer von min. 8 Std. – 12 €
      Abwesenheitsdauer von 24 Std. – 24 €
      Die Übernachtungspauschale in Deutschland beträgt 20 €.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Michelle König
    Antworten

    Hallo,

    ein Kollege reist regelmäßig nach England. Ich bin immer wieder verwirrt, welchen Betrag für die Verpflegungspauschale nehmen muss, da für Großbritannien und London direkt unterschiedliche Pauschalen gelten. Kommt es darauf an, wo er gearbeitet hat? Oder kommt es darauf an, wo er ein Hotel hat?

    Unsere Tochtergesellschaft, wo er regelmäßig hinfliegt, sitzt in Reading, aber er nimmt sich immer ein Hotel in London und argumentiert mir gegenüber damit, deswegen die Londonpauschale zu bekommen. Ich bin mir sehr unsicher.

    Danke für die Hilfe!

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Frau König,

      bei der Berechnung einer Verpflegungspauschale ist immer der letzte Tätigkeitsort entscheidend.
      Sollte der Mitarbeiter beispielsweise an einem Tag in mehreren Ländern geschäftlich unterwegs sein und anschließend zum Übernachten wieder nach Hause kommen, hätte er Anspruch auf eine Pauschale desjenigen Landes, in dem er zuletzt tätig war.
      Dementsprechend bestätigt sich im Fall Ihres Kollegen das gleiche Prinzip. War er dienstlich in Reading tätig, so sollte ihm eine für Großbritannien geltende Pauschale zugewiesen werden.

      Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich noch an Ihren Steuerberater.
      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Franziska Martens
    Antworten

    Hallo Frau Schwabik,
    folgendes Szenario: Ich als Arbeitnehmer gehe auf Geschäftsreise. Anreise Montagabend, Kundentermine von Dienstag bis Donnerstag, Abreise Donnerstagabend.
    Ergibt 60 Euro Spesenpauschale. Im Hotel gab es Frühstück. Aus meiner Sicht kann die Pauschale dann um 3x 4,80 Euro gekürzt werden. Ergibt 45,60 Euro Rest. Das Frühstück kostete aber 10 Euro. Also hat der AG die Pauschale um 3x 10 Euro gekürzt. Sprich, es ergibt sich ein Rest von 30 Euro (60 EUR – 30 EUR). Ist das so rechtens, darf der AG die Pauschale um die Gesamtkosten, die das Frühstück gekostet hat, kürzen, oder auch in dem Fall nur um 4,80 Euro je Frühstück?
    Danke und schöne Grüße
    Franziska Martens

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Frau Martens,

      der Arbeitgeber entscheidet selbst, ob und in welcher Höhe er die gesamten Verpflegungskosten für den Arbeitnehmer bei einer Auswärtstätigkeit übernimmt.
      Sobald der Arbeitgeber die Hotelkosten (inkl. Frühstück) übernommen und zusätzlich noch eine Verpflegungspauschale zur Verfügung gestellt hat, muss für das Frühstück entsprechende Kürzung vorgenommen werden (4,80 €).

      In Bezug auf Ihre Geschäftsreise:
      – Montag: Anreisepauschale 12,- (im Fall der Übernachtung)
      – Dienstag: Tagespauschale 24,- (Frühstück-Kürzung 4,80)
      – Mittwoch: Tagespauschale 24,- (Frühstück-Kürzung 4,80)
      – Donnerstag: Abreisepauschale 12,- (Frühstück-Kürzung 4,80)

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Gabi
    Antworten

    Welche Kürzung nehme ich an der Verpflegungspauschale fürs Frühstück vor, wenn auf der Hotel netto 4,20 € (brutto 5,00 €) steht.
    Ist hier nur der Nettobetrag abzuziehen oder gilt die Pauschale von 4,80 €?

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Gabi,

      gekürzt wird immer von einer vollen Tagespauschale (24,- €), und zwar folgenderweise:

      20% für Frühstück (4,80 €)
      40% fürs Mittagessen (9,60 €)
      40% fürs Abendessen (9,60 €).

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Emma
    Antworten

    Hallo!
    Ich habe kurz eine Frage.
    Ich hätte eintägige Geschäftsreise in Deutschland gehabt. VMA beträgt ja 12 EUR. Da ich aber in der Früh bis zum Abend spät unterwegs war, wurden mir 3 Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt. Wenn die Kürzung von 3 Mahlzeiten vorgenommen würde, kommt ja minus Betrag 12-(4,8+9,6+9,6) =-12 EUR. -12 EUR ist doch lohnzuversteuern? Oder muss nichts Weiteres in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden?

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Emma,

      wenn ein Mitarbeiter sowohl eine Verpflegungspauschale als auch vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten erhält, muss die Pauschale entsprechend gekürzt werden. Die Kürzungen können jedoch nur vom Betrag der erhaltenen Verpflegungspauschale vorgenommen werden und können daher keine Minusbeträge verursachen.
      Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich am besten noch an Ihren Steuerberater.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Becker
    Antworten

    Hallo Frau Schwabik,
    wie verhält es sich mit der Verpflegungspauschale, wenn der Mitabeiter um 22. 45 h aus dem Ausland (Niederlande) in München landet, nimmt sein am Flughafen geparktes Auto und kommt um 0.35 h, also am nächstenTag, zuhause an ?
    Belommt er die niederländische Pauschale für die 35 Min. nach Mitternacht, obwohl er den deutschen Boden am Vortag betreten hat ?

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo,

      der Mitarbeiter sollte in dem beschriebenen Fall für die 35 Minuten des Folgereisetages eine niederländische Abreisepauschale erhalten, da er in München nicht arbeitstätig geworden ist und sein letzter Tätigkeitsort Niederlande war (siehe auch „Handbuch Reisekostenrecht 2014″ von Michael Popp, S. 137-138).
      Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich am besten noch an Ihren Steuerberater.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Marcus Hausch
    Antworten

    Hallo,

    ich arbeite für ein amerikanisches Unternehmen, welches bereit ist mir alle auf Reisen entstehenden Kosten für Verpflegung zu bezahlen. Ist es erlaubt, z.B alleine im Restauran für €30 zu essen und dieses Geld vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen, wenn man geichzeitig die Verpflegungspauschale um 40% kürzt. Was passiert, wenn die Kosten für Frühstück, Mittagessen und Abendessen den Gesamtbetrag des Tagessatzes übertreffen?

    Vielen Dank im voraus für ihre Auskunft

    M. Hausch

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo M. Hausch,

      der Arbeitgeber entscheidet selbst, ob und in welcher Höhe er die gesamten Verpflegungskosten für den Arbeitnehmer bei einer Auswärtstätigkeit übernimmt.
      Sobald Ihnen der Arbeitgeber diese Kosten in voller Höhe zurückerstattet und zusätzlich noch eine Verpflegungspauschale zur Verfügung stellt, müssen Sie dementsprechend auch Kürzungen vornehmen.

      Um verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich am besten noch an Ihren Arbeitgeber.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • S. Oberfrank
    Antworten

    Hallo,
    1.)wie verhält es sich wenn Kunden nach einer Besprechung im Hause zum Essen eingeladen werden und die Rechnung vom Arbeitgeber übernommen wird. Müsste dementsprechend der Sachbezugswert angesetzt werden oder fällt in diesem Sinne keine Kürzung an, da der Mitarbeiter keinen Verpflegungsmehraufwand erhalten hat?

    2.) Unabhängig davon ist ein Mitarbeiter 2 Tage in Deutschland unterwegs. Abends lädt er den Kunden auf ein/zwei Getränke (Ausschließlich Getränke) ein. Muss die Pauschale demnach gekürzt werden, oder gilt dies als “Aufmerksamkeit”?

    Freundliche Grüße

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo,

      bewirtet ein Arbeitnehmer Kunden oder Geschäftsfreunde des Arbeitgebers,
      so kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die ausgelegten Bewirtungskosten in voller Höhe
      steuerfrei ersetzen. Die Teilnahme des Arbeitnehmers an der Bewirtung führt jedoch nicht zu einem
      geldwerten Vorteil. Der Preis der Mahlzeit ist dabei im Prinzip unerheblich. Es kommt aber zu
      einer Kürzung einer eventuell anfallenden Verpflegungspauschale.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Elli Müller
    Antworten

    Hallo zusammen,

    ich war 5 1/2 Stunden inkl. An- und Abreise auf einer Abendveranstaltung (Vernissage). Dort gab es eine Kleinigkeit zu essen: kleines Bratwürstchen mit nem Klecks Kartoffelbrei und Sahnewindbeutel als Nachtisch. Da ich aber nichts gegessen habe, was ich dort nie mache, werden mir trotzdem 9,60 € in Abzug gebracht die ich versteuern muss. Ich bin mit meinem Privatwagen gefahren und habe die gefahrenen km geltend gemacht. Im Endeffekt wird mir das Kilometergeld gekürzt für ein Essen was ich nicht eingenommen habe.
    Nur das Angebot, dass es dort Essen gab, kann doch keine Berechtigung dafür sein, Gelder abzuziehen. Was ist, wenn man Allergiker ist und es gar nicht essen kann?
    Wie verhält sich das nun? Aufgrund der Zeit habe ich nicht mal das Tagegeld von 6 Stunden bekommen. Wenn man´s genau nimmt, ist das ein Draufleger für mich, obwohl es eine dienstliche Veranstaltung ist. Das kann doch nicht sein.
    Vielen Dank.

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Frau Müller,

      wenn ein Reisender unter 8 Stunden dienstlich unterwegs ist, hat er keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale und kann daher auch keine Kürzung vornehmen. Sobald ein Mitarbeiter, der über 8 Stunden unterwegs ist, eine Pauschale erhält und ihm wird während der dienstlichen Veranstaltung zusätzlich noch eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird, muss er auch entsprechend kürzen.

      Vom Kilometergeld sollte es prinzipiell nicht möglich sein, den Kürzungsbetrag abzuziehen. Dem Arbeitgeber steht die Möglichkeit zur Verfügung, für das erhaltene/angebotene Essen einen Sachbezugswert in Höhe von 3,23 € anzusetzen.

      Wenden Sie sich diesbezüglich am besten an Ihren Steuerberater oder besprechen Sie diese Frage noch mit Ihrem Arbeitgeber.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • S. Werner
    Antworten

    Hallo,
    wie verhält es sich, wenn unserem Mitarbeiter das Hotel nebst Frühstück von unserem Kunden bezahlt wurde? Wie muss ich das Frühstück dann in Abzug bringen?
    Vielen Dank für eine Antwort.
    Gruß
    S. Werner

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Frau Werner,

      da die Kosten für Ihren Mitarbeiter von einem Dritten übernommen wurden, werden Kürzungen der erhaltenen Verpflegungspauschalen nicht vorgenommen.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

      • S. Werner
        Antworten

        Vielen Dank für die Auskunft!
        Kann ich mich bei dieser Auskunft auf eine Niederschrift in einem Gesetzestext berufen?

        • Ulrika Schwabik
          Antworten

          Hallo Frau Werner,

          gerne weise ich Sie auf eine vom Gesetz ausgehende Quelle hin:
          Falls der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale erhält und zusätzlich noch eine Mahlzeit von einem Dritten gestellt bekommt, muss keine Kürzung vorgenommen werden (siehe auch „Handbuch Reisekostenrecht 2014 von Michael Popp, S. 76, Punkt 3.2.4.4.2).

          Mit freundlichen Grüßen,
          Ulrika Schwabik

  • Marit
    Antworten

    Hallo!

    Spielt der Abfahrtsort zu einer Auswärtstätigkeit eine Rolle? Unser MA ist von seinem Zweitwohnsitz in FR losgefahren und nach dem Meeting und einer Abwesenheit von mehr wie 8h wieder zu seinem Erstwohnsitz zurück. Ich würde hier die deutsche Pauschale mit 12€ ansetzen.

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Marit,

      die Abreise- oder Tagespauschale des letzten Reisetages hängt vom letzten Tätigkeitsort ab. Handelt es sich im Fall Ihres Mitarbeiters um eine eintägige Reise, die in Deutschland stattgefunden und über 8 Stunden gedauert hat, sollte der Mitarbeiter eine für Deutschland gültige Pauschale in Höhe von 12,- € erhalten.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Roland
    Antworten

    Hallo Frau Baumann,
    ich habe folgende Fragen zur Reisekostenabrechnung:
    1.) Die MA müssen bei einer mehrtägigen Dienstreise Ihre Hotelrechnung immer selbst bezahlen und bekommen dies dann mit Ihrer RK-Abrechnung wieder erstattet. Das Frühstück in Höhe von beispielsweise EUR 8,– wird ja bekanntlich auf der Hotelrechnung separat aufgelistet. Der MA bekommt bei einer zweitägigen Reise 2 x 12 EUR an Verpflegungsmehraufwendungen. Sind wir als AG dazu verpflichtet, die 20% Kürzung für das Frühstück vorzunehmen oder können wir aufgrund unserer Reisekostenverordnung auch sagen, dass der MA das Frühstück selber bezahlen muss?
    2.) Wie verhält es sich bei Flugreisen im Inland, wenn der MA jeweils beim Hin- und Rückflug ein spärlich belegtes Brötchen bekommt, welches im Flugpreis inbegriffen ist? Wenn er morgens hinfliegt und abends zurückfliegt, was bekommt er dann an VMA? Eigentlich bekommt er ja 12 EURO, aber wie viel muss ich abziehen? Kann ich auch je 20% abziehen, dann würde er wenigstens noch EUR 2,40 bekommen?

    Vielen Dank im Voraus für Ihre Antworten

    Mit freundlichen Grüßen
    Roland

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Roland,

      als Arbeitgeber können Sie selbst entscheiden, ob Sie dem Mitarbeiter außer einer Verpflegungspauschale auch eine Mahlzeit zur Verfügung stellen. Haben Sie als Arbeitgeber das Hotel inkl. Frühstück gebucht, bedeutet es, dass Sie die Mahlzeit veranlasst haben und der Mitarbeiter sollte diese i.d.R. nicht selbst bezahlen müssen, sondern nur entsprechend kürzen.

      Bei einer Flugreise ist es vergleichbar. Gekürzt wird immer von der vollen Tagespauschale (24,-€), und zwar folgenderweise:
      20% für das Frühstück
      40% für das Mittagessen
      40% für das Abendessen.

      Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich an Ihren Steuerberater oder an das Finanzamt.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

      • Roland
        Antworten

        Hallo Frau Schwabik,

        vielen Dank für Ihre Antworten

        zu 1.) das heißt, dass ich anstatt den 8 Euro, nur 4,80 Euro abziehen muss? Seit wann ist das nicht mehr so, diese Regelung mit dem kompletten Abzug der Frühstückskosten ist doch mit der Einführung der verschiedenen Steuersätze bei Hotelrechnungen (im Jahr 2010) in Kraft getreten. Wenn ich dem MA 8 Euro abziehe, ist das aber nicht falsch oder?
        zu 2.) Mir ist das mit den Abzügen schon klar, aber wenn er morgens ein Brötchen bekommt und am selbigen Tag abends zurückfliegt und wieder ein Brötchen bekommt, ist es dann einmal Frühstück und einmal Abendessen. Wenn dem so wäre, würde er ja gar nix mehr an VMA bekommen, richtig?

        Grüße, Roland

        • Ulrika Schwabik
          Antworten

          Hallo Roland,

          nachdem Ihr Mitarbeiter für seine eintägige Dienstreise unter 24 Stunden eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro erhalten und noch zusätzlich von Ihnen die erwähnten Mahlzeiten gestellt bekommen hat, muss er diese auch entsprechend kürzen. Laut Reisekostenrecht 2014 wird immer von der vollen Tagespauschale gekürzt, und zwar in der schon erwähnten Höhe: 20% für das Frühstück (4,80), 40% für das Mittagessen (9,60) und 40% für das Abendessen(9,60).
          Und richtig, wenn der Mitarbeiter mit einem Frühstück und einem Abendessen versorgt wurde, nimmt er anschließend eine Kürzung von 14,40 (4,80 + 9,60) Euro vor. Würden dem Mitarbeiter keine Mahlzeiten gestellt, dient ihm zur Versorgung die erhaltene Verpflegungspauschale.

          Mit freundlichen Grüßen,
          Ulrika Schwabik

          • B. Kränicke

            Hallo,
            für mich wäre hier die Frage, ob ein Brötchen einer Mahlzeit entspricht, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird.
            Zum Frühstück mag das aus meiner Sicht vielleicht noch in Ordnung sein, aber als Abendessen denke ich nicht. Zumal die Kürzung um 40% (9,60) eigendlich schon impliziert, dass damit kein einzelnes Brötchen gemeint sein kann, das wäre unverhältnismäßig. Wenn ich das richtig verstehe, handelt es sich bei den 9,60 um den Mehraufwand, der durch die Auswärtstätigkeit entsteht. Dementsprechend müsste bei der Beurteilung davon ausgegangen werden, dass der eigentliche Preis für die Mahlzeit noch höher sein müsste.

          • Ulrika Schwabik

            Hallo,

            genau wie Sie beschreiben, sollte eine Mahlzeit prinzipiell dem Kürzungsbetrag entsprechen bzw. diesen überschreiten.
            Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie ggf. die Kosten für eine kleinere Mahlzeit selbst übernehmen und somit keine Kürzung vornehmen müssen.

            Mit freundlichen Grüßen,
            Ulrika Schwabik

  • Angela Kelichhaus
    Antworten

    Hallo,
    ich habe nachfolgende Frage:

    Wenn ein MA im Ausland (Afika) auf einer Ölplattform beschäftigt ist, er Kantinenessen erhält,mir keine Rechnung für Übernachtung etc vorliegt und der Kunde die Kosten trägt. Muss ich ihm dann die Mahlzeiten kürzen?

    Beste Grüße
    Angela Kelichhaus

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Frau Kelichhaus,

      wenn die Übernachtungs- sowie die Verpflegungskosten von einem Dritten übernommen werden, müssen keine Kürzungen vorgenommen werden.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

      • Matthias Tietjen
        Antworten

        Moin Moin Frau Schwabik,
        können Sie das bitte mal begründen. Eigentlich erhält der MA ja die Mahlzeiten auf dem Schiff oder der Produktionsanlage kostenlos gestellt.
        Gruß

        • Ulrika Schwabik
          Antworten

          Guten Tag Herr Tietjen,

          falls der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale erhält und zusätzlich noch eine Mahlzeit von einem Dritten gestellt bekommt, muss keine Kürzung vorgenommen werden (siehe auch „Handbuch Reisekostenrecht 2014 von Michael Popp, S. 76, Punkt 3.2.4.4.2).

          Mit freundlichen Grüßen,
          Ulrika Schwabik

          • Kathrin Irmer

            Hallo Frau Schwabik,
            ich bin oft auf Terminen, bei denen mit Kunden dann zum Essen einladen. In meiner Reisekostenabrechnung gebe ich das an und es wird abgezogen. Nachdem was Sie schreiben, dürfte das mein Arbeitgeber aber nicht, da die Kosten ein Dritter übernimmt. verstehe ich das so richtig?

          • Ulrika Schwabik

            Hallo Frau Irmer,
            werden die Kosten für eine Mahlzeit von einem Dritten übernommen, muss dies in der Reisekostenabrechnung bei Ihrem Arbeitgeber weder eingetragen noch gekürzt werden.

            Mit freundlichen Grüßen,
            Ulrika Schwabik

  • Marcus
    Antworten

    Guten Tag !

    Ich habe eine Frage : in meinem Vertag steht : (7) Bei Dienstreisen erhält der Arbeitnehmer die von ihm im Interesse des Unternehmens aufge-
    wendeten Auslagen gegen Vorlage der Belege nach den vom Arbeitgeber festgelegten Regelungen und bis zu den steuerlich zulässigen Pauschalbeträgen ersetzt.
    Bekomme ich in diesem Fall ein Rückerstattung für Reisen ins Ausland und in Deutschland mit einer Pauschale oder Belege ?
    Danke für die Antwort

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Guten Tag,

      vom Text Ihres Vertrags ausgehend, verstehen wir es so, dass Sie von Ihrem Arbeitgeber die angefallenen Kosten durch Vorlage der Belege zurückerstattet bekommen sollten, aber höchstens in der Höhe der gesetzlich festgelegten Pauschalen. Wenden Sie sich diesbezüglich am besten noch an Ihren Arbeitgeber.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

      • Marcus
        Antworten

        Besten Dank für die schnelle Antwort !

  • Tomas Schwarz
    Antworten

    Hallo und guten Morgen,

    gibt es im steuerlichen Sinne eine Definition von “Mahlzeiten”. Folgendes Szenario: Ich bin auf einer Geschäftsreise und im Meeting wird als Mittag belegte Brötchen angeboten. Wird dies als “Mahlzeit” angesehen, d.h. ich muss meine Spesenabrechnung um den entsprechenden Betrag für die Verpflegung kürzen?

    Vielen Dank im Voraus.

    Gruß
    Tomas Schwarz

    • Janine Baumann
      Antworten

      Guten Tag Herr Schwarz,

      vielen Dank für Ihre Frage. Das ist sicher ein Thema, das viele Geschäftsreisende beschäftigt.
      Wurden die belegten Brötchen als Mittagessen gereicht, ist eine Mahlzeitenkürzung vorzunehmen.

      Im BMF-schreiben vom 24.10.2014 heißt es diesbezüglich:

      “Auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird” (S. 37; Randziffer 74).

      Im Darauf bezugnehmenden BMF-Schreiben vom 20.04.2015 wird diesbezüglich weiter klar gestellt:

      “Aus steuerrechtlicher Sicht werden als Mahlzeiten daher alle Speisen und Lebensmittel angesehen, die üblicherweise der Ernährung dienen und die zum Verzehr während der Arbeitszeit oder im unmittelbaren Anschluss daran geeignet sind, somit Vor- und Nachspeisen ebenso wie Imbisse und Snacks. Eine Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschale ist allerdings nur vorzunehmen, wenn es sich bei der vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeit tatsächlich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt.”

      Viele Grüße
      Janine Baumann

      • Tomas Schwarz
        Antworten

        Hallo Frau Baumann,

        vielen Dank für Ihre Antwort. Eine Rückfrage hierzu hätte ich noch.

        Gilt das auch, wenn ich von meinem Unternehmen auf Geschäftsreise bei anderen verbundenen Gesellschaften bin, die aber ein Standort von uns sind? Also praktisch als Einladung? In dem Sinne werden die belegten Brötchen/Snacks ja nicht von meinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt.

        Vielen Dank im Voraus.

        Gruß
        Tomas Schwarz

        • Ulrika Schwabik
          Antworten

          Hallo Herr Schwarz,

          falls Sie von Ihrem Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale erhalten und dazu noch zusätzlich eine Mahlzeit gestellt bekommen haben, müssen Sie auch entsprechend kürzen.
          Handelt es sich hierbei um keine von Ihrem Arbeitgeber veranlasste, aber durch einen Dritten gestellte Mahlzeit (auch im Fall eines verbundenen Unternehmens), muss keine Kürzung vorgenommen werden.

          Mit freundlichen Grüßen,
          Ulrika Schwabik

  • M Ermbter
    Antworten

    Guten Tag

    Noch eine Frage! Was kann ich tun wenn der Arbeitgeber Spesen mit 3 bis 18 Monate Verzug zurückbezahlt.
    Ich meine ich hätte etwas gelesen in Form von Verzugszinsen bzw einer pauschalen Gebühr für den Verzug.
    Reisekosten sind Lohnkosten so sagte man mir. Jedoch findet an im Netzt keine Aussagen hierzu.

    Vielen Dank im Vorraus

    Gruß
    M Ermbter

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Guten Tag,

      vielen Dank für Ihre Frage. Im Zusammenhang mit dem Zahlungsverzug und den davon abzuleitenden Zinsen können wir Ihnen leider keine verbindliche Antwort geben.
      Wenden Sie sich am besten an Ihren Steuerberater oder besprechen Sie dieses Thema mit Ihrem Arbeitgeber.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • M Ermbter
    Antworten

    Guten Tag
    Ich habe eine Frage . Für das Ausland gelten Hotelpauschalen.
    Ich hatte das Glück kostenlos privat zu schlafen. Kann ich dann trotzdem die Pauschale in meiner Seuererklärung geltend machen ?
    Vielen Dank für diese Hilfeseite .

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Guten Tag,

      sind während Ihrer Dienstreise aufgrund einer privaten Unterkunft keine nachweisbaren Übernachtungskosten angefallen, können Sie bei Ihrem Arbeitgeber eine Übernachtungspauschale beantragen. Es besteht jedoch kein rechtlicher Anspruch darauf und der Arbeitgeber entscheidet selbst, ob er diese erstattet oder nicht. Die nicht erhaltene Übernachtungspauschale kann über eine Steuererklärung nicht geltend gemacht werden.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

      • M Ermbter
        Antworten

        Vielen Dank für die schnelle Antwort …. sieht man doch direkt klarer im Steuer gewirr!!!

  • Joe Wolf
    Antworten

    Hallo,
    ich suche schon Ewigkeiten nach einer Antwort, habe aber leider noch keine gefunden, da ich auch die gefundenen Antworten nicht auf meinen Fall übertragen kann.

    Ich bin Selbstständig (umsatzsteuerpflichtig) und reise für einen Auftraggeber regelmäßig und auch oft über mehrere Tage an verschiedenste Orte. Der Auftraggeber zahlt immer das Hotel inkl. Frühstück, die Rechnung wird immer auf den Auftraggeber ausgestellt und ist für mich komplett irrelevant (bekomme sie meistens nicht einmal zu sehen). Pro Tag berechne ist außerdem 4,00€ Cateringpauschale (Netto). Wie verhält es sich nun mit den Verpflegungspauschalen? Muss ich das Frühstück rausrechnen bzw. kürzen? Und muss ich irgendwie auch die Cateringpauschale, welche ich berechne, herausrechnen?

    lg.

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Herr Wolf,

      vielen Dank für Ihre Frage. Es ist unsererseits leider nicht möglich festzustellen, ob das Verhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Auftraggeber vergleichbar mit dem des Arbeitgebers und Arbeitnehmers ist. Dementsprechend können wir Ihnen leider keine verbindliche Auskunft geben. Wenden Sie sich bitte diesbezüglich an das Finanzamt.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • JN
    Antworten

    Hallo Frau Schwabik,

    es wird diskutiert, ob in unserem Unternehmen eine bestimmte Personengruppe im Rahmen der Reisekostenabrechnung künftig nicht mehr die Pauschalen bekommt, sondern die tatsächlichen Aufwendungen für Mahlzeiten erstattet bekommt.

    Das ist meines Wissens nach steuerfrei möglich wenn:
    – Der Arbeitnehmer die Voraussetzungen für den Erhalt einer Pauschale erfüllt und
    – Die Mahlzeit höchstens 60 Euro (inkl. Getränken) kostet.

    Welcher Wert gilt denn hier für Auslandseinsätze? Gibt es dazu ähnliche Tabellen wie für die Pauschalen?
    Sind hier Besonderheiten bei der Bewirtung von Kunden und Geschäftspartnern zu beachten?

    Viele Grüße
    JN

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo JN,

      die Aufwendungen für Mahlzeiten können steuerfrei nur bis zum Wert einer Tagespauschale erstattet werden. Darüber hinaus wird bis zum doppelten Wert der steuerfreien Pauschale mit 25% versteuert (Bsp.: erhält ein Mitarbeiter 16,- € anstatt 12,- €, müssen 4,- € mit 25% versteuert werden). Bei einer Überschreitung des doppelten Betrags wird mit einem vollen Lohnsteuersatz versteuert (Bsp.: erhält ein Mitarbeiter 25,- €, werden 12,- € mit 25% und 1,- € mit voller Lohnsteuer versteuert).

      Die komplette Liste der Auslandsreisepauschalen 2017 finden Sie unter folgendem Link:
      https://www.reisekosten.de/verpflegungsmehraufwand-neue-pauschalen-fuer-2017/

      Über die Beträge der Bewirtungskosten im Ausland können wir Ihnen keine verbindliche Auskunft geben, wenden Sie sich bitte diesbezüglich an Ihren Steuerberater.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Michael Hörold
    Antworten

    Hallo Frau Schwabik,

    ich habe eine Frage zur Kürzung des Tagegeldes bei unentgeltlicher Verpflegung: Wird bei einem unentgeltlich zur Verfügung gestellten Brunch 60 % des Tagegeldes gekürzt (20 % für Frühstück und 40 % für Mittagessen)? Ich habe hierzu nichts in der Literatur gefunden.

    Vielen Dank für Ihre Antwort im Voraus.

    Michael H.

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Herr Hörold,

      vielen Dank für Ihre Frage. Im Prinzip wäre die Zusammenrechnung der erwähnten Kürzungsbeträge bei einem Brunch sinvoll.
      Leider kann ich Ihnen hierzu keine verbindliche Auskunft geben. Wenden Sie sich diesbezüglich am besten an Ihren Steuerberater.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Ömer Cavdarci
    Antworten

    Hallo,
    ich bin recht häufig auf einer Dienstreise!
    Meine Firma bucht die Übernachtungen immer MIT Frühstück, obwohl ich morgens nicht frühstücke! Diese Hotelraten sind zentral verhandelt, und es gibt für mich keine Möglichleit das Hotel ohne Frühstück zu buchen!
    Ich bin moslem! Sogar im Ramadan wo ich vom Glauben her nicht frühstücken darf, muss ich den Frühstücksabzug laut Firma tätigen. Was habe ich für Möglichkeiten, den Frühstücksbazug nicht zu tätigen???
    Reicht es aus, dass ich das Frühstück im Hotel abbestelle, wie oben erwähnt, aber das Frühstück trotzdem von meiner Firma bezahlt werden muss, auch wenn es nicht eingenommen wurde, um den Frühstücksabzug nicht vornehmen zu können???
    Für eine Antwort wäre ich sehr dankbar.

    Mit freundlichen Grüßen
    Ömer Cavdarci

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Herr Cavdarci,

      wie Sie erwähnt haben, ist das mitgebuchte Frühstück zentral vorbestellt und geht nicht von einzelnen Anforderungen der reisenden Mitarbeiter aus. In diesem Fall ist es für Sie eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit, die von Ihrer erhaltenen Verpflegungspauschale auch gesetzlich gekürzt werden muss. Das Abbestellen einer nicht erwünschten Mahlzeit sollte im Prinzip möglich sein. Wenden Sie sich diesbezüglich direkt an Ihren Arbeitgeber.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Swen Jedlicka
    Antworten

    Ich war auf einer 5tägigen Dienstreise und mein Arbeitgeber hatte mir das Hotel (incl. Frühstück) gebucht. Die Hotelrechnung habe ich am Ende der Reise erst einmal selbst gezahlt und beim AG zur Abrechnung eingreicht. Nun hat mir der AG die Unterkunftskosten bezahlt, das Frühstück in Höhe von je 8,90 / Tag jedoch nicht mit übernommen (obwohl durch ihn das Hotel incl. Frühstück in dieser Form so gebucht war). Damit werden mir nun mehr mehr als die 4,80 /Tag (Frühstückspauschale) abgezogen (8,90 – 4,80 = 4,10 EUR) . Ist dies rechtens ?
    Danke und Viele Grüße
    Swen Jedlicka

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Herr Jedlicka,

      wenn Ihr Arbeitgeber das Hotel mit Frühstück gebucht hat, bedeutet es, dass er Ihnen eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt hat. Eine vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeit muss dementsprechend von ihm auch erstattet werden. Haben Sie außerdem auch eine Verpflegungspauschale erhalten, müssen Sie bei der Reisekostenabrechnung das vom Arbeitgeber bezahlte Frühstück um den gesetzlich festgelegten Betrag kürzen (20% der Tagespauschale = 4,80 €).

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Gabi
    Antworten

    Hallo,

    Sorry I write in English because my German is still not that perfect. I cannot understand what happens in the following Scenario:

    I am in a Business trip and the customer invites me at the Kantine to eat something. This is a pause and we do not discuss about Business things, it is about to eat something together. Should I obtain the 9,60 euro or not for the lunch?

    And what if the same Thing happen in the evening? I mean the customer invites me to eat at a Restaurant, but this is not to discuss Business things, just to eat something together.

    Thanks in advance and Kind regards
    Gabriele

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hi Gabriele,

      in the case that the customer invited you for a lunch and paid the bill, you don’t have to reduce your daily allowance. If you have obtained the lunch from your employer, you have to apply for the reduction of 9.60 EUR. It is not possible to get another 9.60 EUR additionally to the obtained daily allowance.

      Best regards,
      Ulrika Schwabik

      • Gabriele
        Antworten

        Thanks a lot for your clear and fast answer! This helps a lot, have a nice weekend, Gabi

  • GS
    Antworten

    Warum 20% des Tagegeldes für den An-/Abreisetag einbehalten werden? Der An-/Abreisetag ist ein ungleicher Tag zu einem vollen Kalendertag.

    Im Gesetz steht: “…Verpflegungspauschalen zu kürzen für einen vollen Kalendertag”

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo,

      haben Sie von Ihrem Arbeitgeber außer der Verpflegungspauschale auch eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt bekommen, muss diese gekürzt werden, und zwar vom Betrag der vollen Tagespauschale.

      “Die Kürzung beträgt
      20 Prozent für ein Frühstück und
      40 Prozent für ein Mittagessen,
      40 Prozent für ein Abendessen
      der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden Verpflegungspauschale.”

      (Zit. “Handbuch Reisekostenrecht 2014” von Michael Popp, S. 77, Punkt 3.2.4.3)

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

      • GS
        Antworten

        Die An-/Ab-reisetage sind im Gesetz (und im Handbuch) nicht genannt. Nur “einen vollen Kalendertag” (die 24-stündige Abwesenheit) wurde genannt.

        • Ulrika Schwabik
          Antworten

          Hallo,

          leider ist im erwähnten Zitat nicht die Rede von einem Kalendertag, sondern von einer Pauschale, die für eine 24-stündige Abwesenheit gültig ist.
          Unter einer “vollen Tagespauschale” bzw. “höchsten Verpflegungspauschale” versteht man den Betrag in Höhe von 24,- Euro. Das entscheidende dabei ist, dass man, abgesehen von der tatsächlich erworbenen Pauschale, immer von der “vollen Tagespauschale” – “der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden” Pauschale ausgeht und kürzt. Die Kürzung für ein Frühstück beträgt dementsprechend immer 4,80 Euro, egal ob man 12,- oder 24,- Euro zugewiesen bekommt.

          Gekürzt werden muss außerdem immer, wenn man außer der Verpflegungspauschale auch eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit bekommt – egal ob am vollen Geschäftsreisetag oder am Ab- bzw. Anreisetag.

          Für weitere Details schauen Sie sich das ergänzte BMF-Schreiben von 2014 an:
          http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2014-10-24-ergaenztes-bmf-schreiben-reform-steuerliches-reisekostenrecht.pdf;jsessionid=D640F69DE54F5F5F12CA783A5DAB3A06?__blob=publicationFile&v=4

          Mit freundlichen Grüßen,
          Ulrika Schwabik

          • GS

            Leider ist BMF-Schreiben kein Gesetz. Das hat solche Kraft, wie ein Kommentar in Facebook. In welches Gesetz steht: “Gekürzt werden muss außerdem immer, wenn man außer der Verpflegungspauschale auch eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit bekommt – egal ob am vollen Geschäftsreisetag oder am Ab- bzw. Anreisetag.” ?

          • Ulrika Schwabik

            Guten Tag,

            Das BMF-Schreiben ist als gesetzliche Vorgabe zu verstehen und ist somit kein Empfehlungsschreiben. Die Antwort auf Ihre Frage finden Sie entsprechend im BMF-Schreiben. ​Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich bitte an das Finanzamt oder rufen Sie direkt beim Bundesfinanzministerium an.

            Mit freundlichen Grüßen,
            Ulrika Schwabik

  • Dennis Wächter
    Antworten

    Guten Tag Frau Baumann,

    ich arbeite für ein deutsches Unternehmen, welches aktuell ein Joint Venture mit einem chinesischen Partner eingegangen ist (Anteile 50/50).
    Auf meinen Dienstreisen nach China werde ich häufig von unserem Joint Venture-Partner zu Geschäftsessen eingeladen: Muss dieses Essen mir von der Verpflegungspauschale abgezogen werden? Also die Frage ist eigentlich, ist der Joint Venture-Partner für mich Arbeitgeber, Kunde oder wie ist dies zu bewerten?

    Mit freundlichen Grüßen,
    Dennis

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Guten Tag Herr Wächter,

      falls Ihnen Ihr Arbeitgeber die Verpflegungspauschale zur Verfügung stellt und die zusätzlichen Kosten für gestellte Mahlzeiten von einem Dritten übernommen werden, müssen im Prinzip keine Kürzungen vorgenommen werden (siehe auch „Handbuch Reisekostenrecht 2014 von Michael Popp, S. 76, Punkt 3.2.4.4.2). Entscheidend ist, ob der Joint Venture-Partner als ein Dritter angesehen wird oder nicht. Sollte der Partner als Ihr Konzernunternehmen gelten, müsste in diesem Fall auch gekürzt werden. Am besten besprechen Sie das mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Stefan Moritz
    Antworten

    Moin moin,
    als selbständiger Unternehmer vereinbare ich mit meinen Kunden, dass Sie meine Kosten für Übernachtung und Verpflegung zu tragen haben.
    Ich buche die Belege für Hotel/Restaurant (In- und Ausland) in meiner Buchhaltung als Kosten ohne Abzug und belaste diese Kosten meinem Kunden.
    Für die Reisetätigkeit beanspruche ich Pauschalbeträge ja/nein?
    Muss ich also den Eigenanteil bei den Bewirtungsbelegen in Abzug bringen.
    Wie so oft ist das Finanzamt damit überfordert.
    Danke für eine hilfreiche Antwort.
    LG
    Moritz

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Herr Moritz,

      leider können wir Ihre Fragen nicht beantworten. Wenden Sie sich diesbezüglich an das Finanzamt bzw. an Ihren Steuerberater. Nur diese beiden dürfen Ihnen dazu eine verbindliche Auskunft geben.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Martin Bromer
    Antworten

    Hallo,
    ich wurde dienstlich auf eine Konferenz geschickt, auf der die Konferenzteilnahme eine festgelegte Gebühr gekostet hat. Diese beinhaltete Catering, was aber nicht abzuwählen war. Leider war das Catering aber dann extra auf der Rechnung ausgewiesen, weshalb mein Arbeitgeber mir jetzt lediglich die Pauschalen ausbezahlen will, anstatt die volle Höhe des Caterings. Gibt es dazu eine Regelung?

    Freundliche Grüße
    Martin Bromer

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Herr Bromer,

      im Zusammenhang mit dem von Ihnen beschriebenen Fall ist es immer empfehlenswert, die Kostenübernahme noch vor der Geschäftsreise bzw. Konferenz mit dem Arbeitgeber zu besprechen. Der Arbeitgeber ist dazu berechtigt selber zu entscheiden, ob und in welcher Form er seinen Mitarbeitern die Verpflegungskosten zurückerstattet.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Martin
    Antworten

    Hallo,

    auch ich habe eine Frage zum Verpflegungsmehraufwand, im Rahmen meines Angestelltenverhältnis bin ich öfters in Asien unterwegs: Flüge, Hotelkosten etc wird natürlich von meinem Arbeitgeber übernommen. Die Kosten für die Verpflegung wird komplett von den dortigen Geschäftspartner übernommen. Kann ich dann obwohl ich keiner Kosten habe die Pauschalen in meiner Einkommensteuererklärung gelten machen?

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo,

      wurden Ihnen während der Reise keine Verpflegungspauschalen bereitgestellt, haben Sie gesetzmäßig die Möglichkeit diese über eine Einkommensteuererklärung geltend zu machen. Beachten Sie dabei, dass im Fall einer Vollverpflegung keine Notwendigkeit entsteht, die entgangenen Pauschalen vom Finanzamt zurückzufordern.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Frank Griesner
    Antworten

    Hallo Frau Baumann,
    unsere Außendienstmitarbeiter dürfen Kunden zum Essen einladen. Einige machen davon reichlich Gebrauch. Muss ich dafür die Erstattung für Verpflegungsmehraufwand bei den Mitarbeitern kürzen?
    Verhält es sich bei geschäftsführenden Gesellschaftern anders?

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Herr Griesner,

      wenn der Arbeitnehmer eine Mahlzeit durch den Arbeitgeber gestellt bekommt, muss er diese auch kürzen. Ein Bewirtungsanlass sollte hier keine Ausnahme bilden. Was die Bewirtungskosten allgemein betrifft, müssen diese betrieblich veranlasst und in der Höhe angemessen sein. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können 70% des Rechnungsbetrags vom Unternehmen abgesetzt werden. Meiner Meinung nach gilt dies auch für geschäftsführende Gesellschafter, aber sprechen Sie darüber bitte mit einem Experten, beispielsweise Ihrem Steuerberater.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Martin Wuits
    Antworten

    Hallo Frau Baumann,

    Die Kommentare zu diesem Thema sind super. Sehr informativ.

    Ich möchte Ihnen auch gerne zwei Fragen zur Abrechnung Verpflegungspauschalen stellen. Hier wird von unseren HR Abteilung und von der Abteilung, die Reisekosten überprüft, folgende Vorgaben gemacht, die sich zum Teil mit den Angaben auf dieser Seite widersprechen.

    Frage 1)
    Ich werde auf eine Dienstreise beim Kunden zum Essen eingeladen. Muss ich dies auf der Reisekostenabrechnung angeben und darf mir der Arbeitgeber die Pauschale für Mittagessen abziehen? Wenn ich das Feedback hier richtig interpretiere, darf der Arbeitgeber dies nicht. Weil der Arbeitgeber die Mahlzeit nicht bezahlt hat bzw. er auch nicht dritte den Auftrag dazu erteilt hat.

    Frage 2)
    jetzt wird es lustig. Die Chefsekretärin hat meine Reisekosten am Heimreisetag einer mehrtägigen Dienstreise im Ausland um das Abendessen gekürzt, da ich um 18 Uhr zu Hause angekommen bin und ja mit meiner Familie zu Hause gegessen habe. So müsse die Firma auch diese Mahlzeit nicht erstatten.
    Hier bin ich neugierig auf Ihr Feedback…

    Herzlichen Dank im Voraus!

    Mit freundlichem Gruß
    Martin Wuits

    • Janine Baumann
      Antworten

      Guten Tag Herr Wuits,

      Freut mich, dass Ihnen Reisekosten.de gefällt 🙂

      Ja, da es sich bei beiden Fällen nicht um gestellte Mahlzeiten seitens des Arbeitgebers handelt, muss keine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen werden.

      Beim bezahlten Essen durch den Geschäftspartner/Kunden könnte man aus Fairnessgründen (Sie haben schließlich eine Mahlzeit gratis erhalten) für einen Kürzung plädieren.

      Im Hinterkopf ist hierbei immer zu behalten, dass ein Arbeitgeber generell keine gesetzliche Pauschale bezahlen muss. Verpflegungspasuchalen, die Sie nicht von Ihrem Arbeitgeber erhalten, können Sie über Ihre Steuererklärung geltend machen.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  • Sebastian Dünnebeil
    Antworten

    Guten Tag,

    Im Rahmen meines Auslandsaufenthaltes in Südkorea arbeiten wir in einer Außenstelle von unserer Firma. In dieser Außenstelle gibt es eine Kantine in der einige der ‘einheimischen’ Kollegen ihr Mittag essen und in der wir endgeldfrei essen können. Das Essen dort ist sehr gewöhnungsbedürftig, meist esse ich nur eine Schale Reis. Mein Arbeitgeber ist der Meinung, dass er dadurch, dass es diese Möglichkeit zur Verfügung stellt, keine Verpflegungspauschale für das Mittag zu zahlen braucht. Inwieweit gilt ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Essen als zumutbar? Ich würde mir lieber selbst etwas besorgen, würde aber dafür keine Verpflegungspauschale bekommen. Vielen Dank! Mit freundlichen Grüßen S.D.

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Herr Dünnebeil,

      prinzipiell liegt es an der Entscheidung des Arbeitgebers, ob er die Verpflegungspauschale dem Mitarbeiter bezahlt oder nicht. Entspricht die Ihnen angebotene endgeldfreie Mahlzeit nicht Ihren Vorstellungen, besprechen Sie die Ersatzmöglichkeiten mit Ihrem Arbeitgeber. Nach unserem Kenntnisstand gibt es jedoch keine Regelung, die Ausnahmefälle berücksichtigen würde.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Patricia Motzkus
    Antworten

    Guten Tag Frau Baumann,
    ich muss auch noch mal eine Frage zur Abrechnung Verpflegungspauschalen stellen. Wir haben Kollegen die 3 Tage in England gewesen sind.

    Die Reisekosten wurden wie folgt eingereicht: Anreise Tag1: €30 /Tag 2: €45 / Abreise Tag 3: €30
    Die Abreise erfolgte am späten Nachmittag, am frühen Abend waren die Kollegen wieder zu Hause.
    Welche Verpflegungspauschale muss ich für den Abreisetag zu grunde legen, den für GB (€30) oder den für D (€12)? insbesondere auch bezogen auf die abzuziehende Frühstückpauschale von 20%

    Herzlichen Dank!
    Mit freundlichem Gruß
    Patricia Motzkus

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo Frau Motzkus,

      am Abreisetag ist immer das Land der letzten Tätigkeitsstätte für die Bestimmung der Pauschale maßgebend, in Ihrem Fall also England (GB). Die Kürzung ist dementsprechend mit 20 Prozent von der Ganztagespauschale für England (= €9) anzusetzen.
      PS: Waren Ihre Kollegen in Großbritannien allgemein oder in London tätig? London besitzt nämlich eine eigene Pauschale :-).

      Viele Grüße
      Janine Baumann

      • Patricia Motzkus
        Antworten

        Hallo Frau Baumann,

        warum der Abzug von der Ganztagespauschale? Die Kollegen sind doch keine 24Std. weg gewesen, sonder ‘nur’ mehr als 12h also wären es doch eigentlich statt der 45 Euro 30 Euro und 6Euro der Frühstückspauschale oder nicht?

        • Janine Baumann
          Antworten

          Hallo Frau Motzkus,

          gekürzt wird immer auf der Grundlage der 24 Stundenpauschale, egal, ob der Mitarbeiter die An-/Abreisepauschale oder den Ganztagessatz erhält.

          Sprich: Erhält der Mitarbeiter am Abreisetag ein Frühstück gestellt, werden 9 € von der Abreisepauschale England (30 €) gekürzt.

          Warum das so ist, kann ich Ihnen leider nicht sagen, da müssten Sie sich an unseren Gesetzgeber wenden. 🙂

          Viele Grüße
          Janine Baumann

  • Susanne Zimmermann
    Antworten

    Hallo Frau Baumann,
    unser Arbeitgeber zahlt bei Auswärtstätigkeiten die gesetzliche Verpflegungspauschale. Die Kollegin und ich waren bei einem ganztägigem Seminar u. haben ein Mittagessen erhalten. Da das Seminar auch in der Stadt stattfand, in der wir arbeiten, haben wir aber außer Stadtbahntickets keinen Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht u. somit auch nicht das Mittagessen gekürzt. Müssen wir das der Personalabteilung melden, damit diese den Sachbezug versteuert? Bei uns in der Firma ist die Reisekostenabrechnung in der Buchhaltung angesiedelt.
    Vielen Dank für Ihre Antwort!

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo,

      ja, bei einer auswärtigen Tätigkeit von unter acht Stunden wäre in diesem Fall der Sachbezugswert anzusetzen. Waren Sie bei Ihrem Seminar den ganzen Tag (über 8 Stunden) unterwegs und erhalten daher die gesetzliche Verpflegungspauschale, wird jedoch bei erhaltenen Mahlzeiten immer die Kürzung fällig.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  • Andrea
    Antworten

    Hallo,

    wir haben den Fall, dass Mitarbeiter ab und zu eine Tätigkeit in der Stadt der ersten Arbeitsstätte haben. Diese Arbeiten sind m. E. eine Auswärtstätigkeit. Da se sich um eintägige Reisen handelt, frage ich mich, ob wir Frühstück/Abendessen abziehen können, auch wenn die Mahlzeiten nicht durch den Arbeitgeber gestellt wurden. Schließlich kann der Mitarbeiter diese Mahlzeiten zuhause einnehmen.

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo,
      eine Kürzung der Verpflegungspauschalen kann nur dann vorgenommen werden, wenn der Mitarbeiter auch Mahlzeiten gestellt bzw. vom Arbeitgeber bezahlt wird.
      Bei Reisen unter acht Stunden kann jedoch bei erhaltenen Mahlzeiten der Sachbezug versteuert oder von den eingereichten Reisekosten abgezogen werden.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  • Peter Müller
    Antworten

    Hallo mein Arbeitgeber wird mich im Jahr 2017 für 6 Monate nach Frankreich (Paris) schicken. Aktuell liegt der Verpfegungsmehraufwand bei 58€ und gilt für maximal 3 Monate. Nun hat mir mein Arbeitgeber aber mitgeteilt, dass er meinen Verpflegungsmehraufwand über 6 Monate übernimmt. Allerdings zu folgenden Konditionen:

    20 Tage im Monat á 30€ über 6 Monate. Macht 3600€
    Bei der regulären berechnung 58€ á 30 Tage für 6 Monate komme ich allerdings auf 5220€. Macht eine differenz von 1620€ zu meinem Nachteil.

    Darf er das einfach so tun?

    Vielen Dank für Eure Hilfe.

    Mit freundlichen Grüßen,

    Peter Müller

    • Peter Müller
      Antworten

      Gemeint ist natürlich, dass mir die 58€ á 30 Tage für 3 Monate zustehen, sorry war ein Tippfehler.

      • Janine Baumann
        Antworten

        Hallo Peter,

        nur die ersten drei Monate einer auswärtigen Tätigkeit können Verpflegungspauschalen steuerfrei ausbezahlt werden. Werden über drei Monate hinaus Verpflegungsmehraufwendungen von Ihrem Arbeitgeber bezahlt, sind diese steuerpflichtig.

        Sollte Ihnen Ihr Arbeitgeber für die ersten drei Monate weniger als die gesetzliche Pauschale bezahlen, können Sie den Differenzbetrag über Ihre Steuererklärung geltend machen.

        Viele Grüße
        Janine Baumann

  • Corvin Penzler
    Antworten

    Sehr geehrte Frau Baumann,

    warum wird die Mahlzeitenkürzung immer auf Basis der 24 Stunden-Beträge vorgenommen, auch wenn es nur um einen “mehr als 8 Stunden-Tag” geht?

    Mit freundlichen Grüßen

    Corvin Penzler

    • Janine Baumann
      Antworten

      Guten Tag Herr Corvin,

      die Berechnungsgrundlage ist gesetzlich festgelegt. Warum das so ist, kann ich Ihnen leider nicht sagen, da müssten Sie sich an das Bundesfinanzministerium wenden ;-).

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  • Heinz Vierling
    Antworten

    Hallo Frau Baumann,
    kann meine Firma eine Spesenkürzung vornehmen, wenn ich von einem Geschäftspartner, ohne Veranlassung meiner Firma, zum Essen eingeladen werde?
    Viele Grüße
    Heinz Vierling

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo Herr Vierling,
      ja, Ihre Firma kann theoretisch eine Kürzung der Pauschalen vornehmen, sie ist jedoch gesetzlich nicht dazu verpflichtet.
      Nimmt Ihre Firma eine Kürzung vor, können Sie die Abzüge in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

      • Heinz Vierling
        Antworten

        Vielen Dank!!!

  • Franz Bitterling
    Antworten

    Hallo Frau Baumann,
    meine Firma zieht mir immer die tatsächlichen Frühstückskosten ab, in meinem letzten Fall 5x 12€ bei einer Montagewoche von Mo-Sa in Deutschland. Der Betrag ist extra auf der Rechnung ausgewiesen, ist das dann rechtens oder doch willkürlich?

    Vielen dank im voraus für Ihre Antwort.

    Viele Grüße

    Franz B.

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo Franz,
      Ihr Unternehmen ist nicht dazu verpflichtet die Kosten für das Frühstück zu übernehmen und kann Ihnen diese durchaus in Rechnung stellen. Tragen Sie die Kosten für das Frühstück selbst, muss die Verpflegungspauschale auch nicht gekürzt werden. Bezahlt Ihr Unternehmen keine Pauschale, können Sie diese in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

      • Bansemer
        Antworten

        Hallo Frau Baumann,
        ich bin Freiberufler.
        1) Wenn mein Kunde (in Deutschl.) die Hotelrechnung (Kunde ist Rechnungsempfänger) für mich bezahlt, wobei der Frühstück inbegriffen ist, muss ich für meine Reisekostenabrechnung trotzdem um 20% (4,80 €) von der Verpflegungsmehraufwand kürzen?
        2) Der Kunde hat mich in der Firmen-Kantine zum Mittagessen eingeladen, ist hier um 40% (9,60€) von der Verpflegungsmehraufwand zu kürzen?
        3) Ich habe eine 1-tägige Veranstaltung gebucht, und dafür Rechnung gezahlt. Auf der Rechnung steht das sei Teilnahmegebühren. Auf der Veranstaltung erhielt ich eine Mittagsmahlzeit von dem Veranstalter kostenfrei gestellt. Muss auch hier die Verpflegungsmehraufwand entsprechend gekürtz werden?
        4) Haben Sie eine Buchempfehlung zum Thema Reisekosten für Freiberufler/Selbstständige? Ich kenne nur viele Bücher für Arbeitnehmer.
        Danke sehr.
        Viele Grüße
        J.B.

        • Cornelia Meier
          Antworten

          Hallo J.B.,

          wie die Tagespauschalen bei Freiberuflern exakt geregelt sind, da kann ich Ihnen leider nicht weiterhelfen.
          Ich vermute bei 1) und 2) sollten Sie die Kürzung vornehmen, weil Ihr Kunde/Ihr Arbeitgeber die Hotelrechung bzw. das Mittagessen bezahlt.
          Bei 3) würde ich mit nein antworten und zu 4) eine gute Buchempfehlung für Selbstständige habe ich Ihnen leider auch nicht 🙁

          Fragen Sie am besten Ihren Steuerberater, der ist Experte auf diesem Gebiet.

          Viele Grüße und einen schöne Abend
          Cornelia Meier

          • Bansemer

            Hallo Frau Meier,
            vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
            Viele Grüße
            J.B.

  • Bernd. S.
    Antworten

    Hallo Frau Baumann,
    eine Firma hat in in einen Montagevertrag den Zusatz “Unterkunft und Verpflegung des Monteurs übernimmt der Kunde” stehen, der Kunde stellt aber nur Frühstück und Abendessen zur Verfügung bzw. der Monteur nimmt nur Frühstück und Abendessen zu sich (ersichtlich durch keine Mittagspause auf den Arbeitsnachweisen), wie verhält es sich mit der Kürzung?

    Vielen Dank und liebe Grüße,
    Bernd S.

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo Bernd,
      Werden nur Frühstück und Abendessen vom Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) und kein Mittagessen gestellt, ist für das Mittagessen auch keine Kürzung vorzunehmen.

      viele Grüße
      Janine

  • Christine Lazar
    Antworten

    Sehr geehrte Frau Wolf,
    uns liegt eine Hotelrechnung aus Österreich vor, welche korrekt auf die Firma ausgestellt ist, aber der Arbeitnehmer hat vor Ort bezahlt. Es sind zwei Frühstück in Höhe von je 7 Euro ausgewiesen. Die Kürzung der Pauschale würde EUR 7,20 betragen. Müssen wir nun höher kürzen, als das Frühstück gekostet hat oder dem Arbeitnehmen den Teil der Rechnung einfach nicht erstatten?
    Ich danke Ihnen sehr für Ihre Hilfe.
    Viele Grüße
    Christine Lazar

    • Janine Baumann
      Antworten

      Guten Tag Frau Lazar,

      eine Möglichkeit wäre es hier dem Mitarbeiter nur die Kosten für die Übernachtung zu erstatten. Bezahlt der Arbeitnehmer seine Mahlzeiten nämlich selbst und erhält dafür keine Erstattung vom Arbeitgeber, liegt keine Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber vor. Eine Kürzung der Verpflegungspauschale ist dann nicht notwendig.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  • Katja Nopens
    Antworten

    Hallo Frau Baumann,
    wir haben aktuell im Kollegenkreis einen Fall diskutiert, bei dem die Rückreise lt. Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters um 0:30 erfolgt ist.
    Ist in dem Fall tatsächlich der VMA lt. Tabelle (in dem Falle für Schweiz 41 EUR) zu erstatten? Und wo wird generell die Grenze gezogen, wenn speziell bei Auslandsreisen die Ankunft zuhause nachts (wir hatten Fälle mit Rückkehr um 2:00 oder 3:00) erfolgt?
    Vielen Dank für die Auskunft und freundliche Grüße
    Katja Nopens

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo Frau Nopens,

      am Rückreisetag vom Ausland ins Inland ist immer der letzte Tätigkeitsort maßgebend zur Bestimmung der Pauschale. Ob der Mitarbeiter dabei um 00:30 oder um 03:00 Uhr zu Hause ankommt ist nicht relevant. Nach 00:00 Uhr beginnt ein neuer Reisetag und für diesen Tag steht dem Mitarbeiter die Abreisepauschale zu. Ein ähnliches Beispiel finden Sie im Beispiel 34 des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2014.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  • Victoria
    Antworten

    Hallo,

    eine wichtige Frage zur Kürzung der Pauschale. Wir schicken unsere Mitarbeiter regelmäßig auf Fachtagungen und Kongresse. In diesem Rahmen werden auch tagsüber Mahlzeiten angenommen , da kürzen wir die Pauschale. Es gibt aber auch teilweise “social events”, die von Fremdfirmen angeboten werden. Der Mitarbeiter nimmt an diesen Essen im Interesse des AG teil. Muss da auch gekürzt werden?

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo Victoria,

      auch hier gilt wieder die Regel: Liegt keine Bezahlung der Mahlzeit durch den Arbeitgeber vor (direkt/indirekt), muss die Verpflegungspauschale in Ihrem Fall nicht gekürzt werden.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  • Helmut Wiesner
    Antworten

    Hallo Fr. Baumann,
    wie verhält es sich wenn ich um 0:50 in Bangkok abfliege. Zu diesem Zeitpunkt habe ich schon ein Abendessen ( selbst bezahlt) eingenommen. Die Airline serviert dann nochmal Abendessen, ( das ich nicht esse, ich will schlafen) um ca 2:00 morgens (Bangkok Zeit) und später ein Frühstück. (ca.6:00 deutscher Zeit ) Muss ich mir einen Abzug gefallen lassen auch wenn ich mir schon ein Abendessen selbst gekauft habe ? Denn nach Mitternacht ist davon aus zu gehen dass jeder sein Abendessen schon hatte. Oder das Frühstück 2x abziehen lassen, da es ja nach Mitternacht und früh morgends etwas zu essen gab? Als Mittagessen kommt die 2.Mahlzeit nicht in Betracht da der Flieger um ca. 7:00 in München landet. Kurz : 2 Mahlzeiten Abzug zur Frühstückszeit ? Geht das ?

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo Herr Wiesner,
      meines Erachtens ist auch in diesem Fall jeweils eine Kürzung für das bereitgestellte Abendessen und eine Kürzung für das gestellte Frühstück vorzunehmen (auch wenn die zeitliche Abfolge der Mahlzeiten von der herkömmlichen Reihenfolge abweicht :-)). Die Gründe, für das nicht eingenommene Abendessen sind auch hier wieder nicht relevant.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  • Clara Himmel
    Antworten

    Hallo Frau Baumann,

    wenn ich auf einer 24-stündigen Reise eine Mahlzeit im Flieger nicht zu mir nehme, da mein Körper noch auf Europäische Uhrzeit eingestellt ist und ich nicht um 1 Uhr morgens frühstücken möchte, sondern lieber schlafe um mich für die Landreise vorzubereiten, muss ich hier wirklich die Spesen um eine Mahlzeit kürzen, auch wenn die Mahlzeiten auf der Rechnung nicht ausgewiesen sind?

    Vilelen Dank!

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo Frau Himmel,

      auch in diesem Fall ist eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorzunehmen. Laut Gesetzgebung sind die Gründe für das Nichteinnehmen einer Mahlzeit irrelevant. Im BMF-Schreiben heißt es diesbezüglich: “Unbeachtlich im Hinblick auf die gesetzlich vorgeschriebene pauschale Kürzung der Verpflegungspauschalen ist, ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmer tatsächlich eingenommen wird oder die Aufwendungen für die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit niedriger sind als der jeweilige pauschale Kürzungsbetrag.” (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75)

      viele Grüße
      Janine Baumann

  • Antje Eichler
    Antworten

    Guten Tag,

    folgende Frage. Der Arbeitgeber kauft für den Arbeitnehmer ein Flugticket. Im Flieger gibt es eine Mahlzeit, die auch auf dem Ticket ausgewiesen ist. Der Arbeitnehmer wird am Zielort von einem Dritten zum Essen eingeladen. Das war vorher verabredet und somit hatte der Arbeitnehmer auf die Einnahme der Mahlzeit im Flugzeug verzichtet. Da man bei Flugbuchungen ja nicht wie im Hotel mit oder ohne Mahlzeit buchen kann – Abzug ja oder nein?

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo,

      ist eine Mahlzeit im Flugpreis inbegriffen und auf der von Ihrem Arbeitgeber beglichenen Rechnung ausgewiesen, muss für die gestellte Mahlzeit eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen werden. Das gilt unabhängig davon, ob Sie die unentgeltlich gestellte Mahlzeit auch wirklich verzehrt haben oder nicht.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

      • Antje Eichler
        Antworten

        Und wenn der Reisende auf die Mahlzeit im Flieger verzichtet und eine Alternativmahlzeit am Ankunftsort einnimmt? Bitte um Darstellung dieser Situation für die Abrechnung. Danke!

        • Janine Baumann
          Antworten

          Hallo Frau Eichler,

          es ist Möglich, dass der Arbeitgeber dem reisenden Mitarbeiter eine alternative Mahlzeit zur Verfügung stellt, falls dieser die erste Mahlzeit nicht eingenommen hat.

          Voraussetzungen:
          – Es muss sich um eine “gleichwertige Mahlzeit” handeln (Mittagessen statt Frühstück ist nicht möglich).
          – Beide gestellte Mahlzeiten dürfen zusammen den Betrag von 60 € nicht überschreiten.

          Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für beide Mahlzeiten muss die entsprechende Mahlzeitenkürzung jedoch nur 1x vorgenommen werden (siehe Beispiel im Text).

          viele Grüße
          Janine Baumann

  • Viola Schütte
    Antworten

    Guten Tag,
    Ich benötige Hilfe zu folgendem Thema:

    Unsere Firma zahlt generell für Mitarbeiter keine Verpflegungsmehraufwände.
    Müssen die Übernachtungskosten trotzdem um das Frühstück gekürzt werden, oder hat das nichts miteinander zu tun?
    Vielen Dank
    VS

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo VS,

      gekürzt wird immer der Pauschbetrag. Wird von Ihrem Unternehmen keine Verpflegungspauschale ausbezahlt, muss für erhaltene Mahlzeiten auch keine Kürzung vorgenommen werden. Eine Dokumentation der bei Auswärtstätigkeit erhaltenen Mahlzeiten ist dennoch erforderlich, da Mitarbeiter die gekürzten Pauschbeträge über ihre Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen können.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  • Michael
    Antworten

    Hallo Frau Baumann,

    ich hätte da eine Frage zu einer zweitägigen Reisekonstellation. Also Anreise-Tag und Abreisetag ja jeweils mit 12 Euro.
    Wenn ich am Anreisetag Mittag- und Abendessen inklusive habe (in Kongress-Gebühr enthalten), und dann am Abreisetag Frühstück im Hotel, dann müsste ich nach meiner Meinung für den Abreisetag 7,20 Spesen bekommen.
    Oder wird der Abreisetag mit dem Minus vom Anreisetag verrechnet, so dass es am Ende für beide Tage zusammen 0,00 Euro gibt?

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Michael,

      richtig, am Anreisetag erhalten Sie keine Verpflegungspauschale, weil die Kürzungen für Mittag- und Abendessen den Wert der Verpflegungspauschale übersteigen.
      Die Kürzung wird bis auf einen Betrag von maximal 0 € gezogen. Ein negativer Betrag kann sich nicht ergeben.
      Für den Abreisetag erhalten Sie noch 7,20€ Pauschale (12€- 4,80€). Eine Verrechnung der beiden Tage findet nicht statt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      • D.Winkel
        Antworten

        Hallo Frau Meier,

        gibt es zu Iher Aussage eine belastbare Quelle?
        Ich kann leider nichts finden

        • Janine Baumann
          Antworten

          Hallo,

          in § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG ist festgelegt, dass die Kürzung die Verpflegungspauschale nicht übersteigen darf.
          Bezüglich der tageweise Kürzung finden Sie näheres im BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 01.01.2014.

          Viele Grüße
          Janine Baumann

  • Mone
    Antworten

    Hallo Zusammen,

    ich bin erst seit einigen Monaten in der Reisekostenabteilung tätig.
    Leider komm ich ab und zu einfach nicht weiter 😉

    Frage: Ein Mitarbeiter ist auf Geschäftsreise und wir Abends vom Kunden zum Essen eingeladen. Muss man dies auf der Abrechnung angeben und dementsprechend der Verpflegungspauschale kürzen?

    lt. BMF-Schreiben heißt es: “Die Kürzung muss nur vorgenommen werden wenn vom AG oder auf dessen Veranlassung eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird”.

    Was heißt denn auf dessen Veranlassung???

    Danke für Eure Hilfe!

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo,

      ob die Verpflegungspauschale bei einer Einladung vom Kunden gekürzt werden muss oder nicht, hängt tatsächlich davon ab, ob der Arbeitgeber des Reisenden dieses Essen veranlasst hat oder nicht.

      Eine Mahlzeit gilt laut BMF als eine “vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeit”, wenn dieser
      – die Kosten für die Mahlzeit übernimmt
      – oder Tag und Ort der Mahlzeitengestellung vorgibt, auch wenn für ihn dabei keine Kosten entstehen.

      Nimmt der Arbeitnehmer also auf Anweisung seines Arbeitgebers an dem Abendessen teil, muss die Pauschale ordnungsgemäß gekürzt werden.

      Wurde das Abendessen jedoch nicht vom Arbeitgeber des Reisenden, sondern vom Kunden veranlasst und bezahlt, wie es in Ihrem Beispiel wohl der Fall ist, muss nicht gekürzt werden.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  • Jeannette Wolf
    Antworten

    Hallo,

    ich habe mal eine Frage, wie es sich verhält, wenn eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird, welches geringer ist als die Kürzung der Verpflegungspauschale in Höhe von 9,60 €.
    Beispiel: Mitarbeiter bekommen ein Gericht vom Imbiss in Höhe von 3,50 € zur Verfügung gestellt.
    Was bzw. wie viel muss din dem Fall gekürzt werden? Vielen Dank.

    J. Wolf

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo J. Wolf,

      der Gesetzgeber sieht vor, dass die Verpflegungspauschale immer in vollem Umfang gekürzt werden muss, sobald eine Mahlzeit vom Unternehmen gestellt wird. Das gilt unabhängig von dem tatsächlichen Wert der Mahlzeit.

      Ein Vorschlag wäre, den Mitarbeiter wenn möglich die Mahlzeit in Ihrem Beispiel selbst bezahlen zu lassen. Denn liegt keine Mahlzeitengestellung vor, muss auch nicht gekürzt werden. 🙂

      Viele Grüße
      Janine Baumann

      • Jeannette Wolf
        Antworten

        Hallo Frau Baumann,

        vielen herzlichen Dank für Ihre Information.

        Da ein Mitarbeiter das Essen auch für weitere 4 Kollegen bezahlt hat, wurde es abgrechnet. Nun werde ich jeden Kollegen extra 9,60 € abziehen müssen, hilft ja nichts.

        Dankeschön und viele Grüße
        Jeannette Wolf

        • K. Götting
          Antworten

          Hallo Frau Baumann,
          in meiner Firma wird in diesem Fall (VMA übersteigt anteiligen Wert des Geschäftsessens) die Gesamtsumme des Bewirtungsbelegs durch die Anzahl der Teilnehmer geteilt und nur der Wert der externen Teilnehmer erstattet. Der Mitarbeiter erhält dann die ungekürzte VMA. Was halten Sie von diesem Vorgehen?
          Mit freundlichen Grüssen
          K. Götting

          • Ulrika Schwabik

            Hallo Frau Götting,

            nach unserem Kenntnisstand ist es immer notwendig die Kürzungen vorzunehmen, wenn der Arbeitnehmer eine Mahlzeit vom Arbeitgeber erhalten hat. Das von Ihnen beschriebene Vorgehen können wir leider nicht rechtlich beurteilen. Besprechen Sie dieses am besten mit Ihrem Steuerberater.

            Freundliche Grüße,
            Ulrika Schwabik

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