Korrekte Hotelrechnung – Was Sie beachten müssen

Korrekte Hotelrechnung - Was Sie beachten müssen

Häufig kommt die Frage auf, wie eine korrekte Hotelrechnung auszusehen hat, damit sie problemlos mit der Reisekostenabrechnung erstattet wird. Vielen ist zudem nicht klar, ob der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist die Hotelrechnung einer Geschäftsreise zu begleichen oder nicht.

Dieser Beitrag gibt Ihnen Klarheit darüber, was Sie bei einer Hotelrechnung beachten müssen und welche Möglichkeiten es für den Arbeitnehmer gibt, seine Auslagen erstattet zu bekommen.
Grundsätzlich können Sie als Arbeitgeber selbst entscheiden, ob Sie die Übernachtungs-kosten erstatten oder nicht. In der Regel werden von den Unternehmen die tatsächlichen Kosten der Übernachtung (Hotelrechnung) erstattet. Hat der Mitarbeiter bei Verwandten oder Bekannten übernachtet, kann hierfür die geltende Übernachtungspauschale gewährt werden.

Entscheiden Sie sich als Unternehmen gegen die Erstattung der Übernachtungskosten, kann der Mitarbeiter die Hotelrechnung in der Steuererklärung geltend machen. Anders verhält es sich jedoch bei der Übernachtungspauschale: Diese kann er nicht über die Steuererklärung einfordern.

Bei der Hotelrechnung sollten Sie daher zwei wichtige Punkte beachten:

1) Angaben zu Name und Anschrift müssen richtig aufgeführt sein

Bei einer Erstattung über die Reisekostenabrechnung durch das Unternehmen muss die Rechnung auf Name und Anschrift des Arbeitgebers ausgestellt werden.
Das ist sowohl für den Arbeitnehmer zur Erstattung des Betrages, als auch für Sie als Arbeitgeber zum Vorsteuerabzug notwendig.

Wird die Hotelrechnung nicht durch Sie als Unternehmen erstattet und daher über die Steuererklärung eingereicht, muss die Rechnung auf Name und Anschrift des Arbeitnehmers ausgestellt sein.

2) Übernachtung und Frühstück müssen im Inland getrennt ausgewiesen sein

Für Hotelleistungen gelten in Deutschland seit 01.01.2010 unterschiedliche Mehrwertsteuersätze: Für die reinen Übernachtungskosten gilt ein Mehrwertsteuersatz von 7%, während für alle anderen Leistungen – insbesondere für Mahlzeiten wie das Frühstück – der Satz von 19% gilt.

Die Leistungen eines Hotels in Deutschland müssen daher separat ausgewiesen sein. Sie müssen dabei darauf achten, dass bei Übernachtung und Frühstück die korrekten Mehrwertsteuersätze enthalten sind. Das Frühstück kann auch in einem Sammelposten, dem sogenannten Business-Package, einbezogen sein. Dieses enthält Leistungen wie zum Beispiel WLAN, einen Parkplatz oder eben das Frühstück.

Denken Sie bei der Reisekostenabrechnung zusätzlich daran, beim Frühstück den Sachbezug von 1,60 € oder die Kürzung von 4,80 € vorzunehmen. Die Kürzung berechnet sich aus 20% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Sie können als Unternehmen selbst entscheiden, ob Sie den Sachbezug oder die Kürzung abziehen. Dies gilt sowohl für Übernachtungen im Inland, als auch im Ausland.

Zeige Kommentare (94)

  • Hallo, meine Frage bezieht sich auf die korrekte Ausstellung der Hotelrechnung.

    bei uns in der Firma kommt es vor, dass in der Hotelrechnung (die auf die Firma ausgestellt wird) mal ein Zahlendreher in der Postleitzahl drin ist oder das "&" im Firmenname als "und" ausgeschrieben wird. Wir bekommen das Geld für die Übernachtungen mit und bezahlen es in Bar vor Ort im Hotel. Wenn das der Fall ist, dass irgendetwas falsch geschrieben wurde haben wir 7 Tage Zeit um die korrekte Rechnung vorzulegen oder unsere Firma zieht uns die Kosten für die Übernachtung von den Reisekosten (die wir zwischendurch bekommen und nicht erst zum Lohntag) ab. daher folgendes:

    Darf meine Firma das Geld einbehalten bzw. es mir von meinem Reisekosten abziehen?

    Mit freundlichen Grüßen

    • Hallo Herr Mädiger,

      unseres Erachtens liegt Ihr Arbeitgeber da falsch. Gemäß § 31 Abs. 2 UStDV genügt es, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Ein Zahlendreher in der PLZ oder ein "und" statt "&" ändern nichts an der Zweifelsfreiheit.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Hallo Ulrika,
    vielen Dank für Ihre Hilfe!
    Wenn jetzt der AG sagt, für D gibts keine Spesen mehr. Nur noch für Ausland Reisen.
    Wie kommt man im Büro hinterher, da man ja jährlich dann die Bescheinigung für den AN bzw. fürs Finanzamt ausstellen muss!?
    Der AN muss doch dann trotzdem, seine Reisen anmelden!?
    Oder?

    • Hallo Andrea,

      richtig, die Verpflegungspauschalen (Tagespauschalen, nicht Übernachtungspauschalen) können als Werbungskosten in der nächsten Steuererklärung geltend gemacht werden.
      Dafür benötigen Sie Eckdaten Ihrer Inlandsreisen, wie An- und Abreisetage, Abwesenheiten von 8 und von 24 Std., evt. Kürzungsbeträge in Deutschland.
      Ohne eine Softwareanwendung ist das mühsam. Nutzen Sie eine Lösung wie HRworks erhalten Sie die Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt auf Knopfdruck.

      Einen schönen Abend
      Cornelia Meier

  • Hallo Ulrika,
    nochmal eine Frage zu dieser Frage von mir :)
    4. Wenn Dienstreise mit Übernachtung, soll nur Hotel bezahlt werden, Frühstück/Mittagessen/Abendbrot aber nicht! > Geht das?
    > Ihre Antwort: 4. Ja, der Arbeitgeber kann, aber muss nicht die Mahlzeiten für seine Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Übernimmt der Arbeitgeber keine Kosten für die Mahlzeiten, so muss auch die zugewiesene Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden.

    Meine Frage zum Verstehen: Hotel geht über Kreditkarte (Firmenkosten) und Mahlzeiten werden nicht bezahlt!
    Die Tagespauschalen (12/24) muss der AG aber zahlen? Oder können wir hier sagen, man übernimmt nur die Hotelkosten und nichts weiter!?

    Danke im Voraus.
    Andrea

    • Hallo Andrea,

      ja, der Arbeitgeber entscheidet immer selbst, ob er dem Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale zuweist oder nicht. Genauso wie er auch darüber entscheidet, ob er zusätzlich dazu noch eine oder mehrere Mahlzeiten zur Verfügung stellt.
      Bekommt der Mitarbeiter beides (Pauschale + Mahlzeit), muss er eine Kürzung der erhaltenen Pauschale vornehmen.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Hallo,
    habe eben eine Hotelrechnung aus Frankreich erhalten.
    Leider kann ich hier nicht ersehen, ob ein Frühstück dabei ist. Auf der Webseite finde ich nur, das Frühstück kostenpflichtig ist! Auf dieser Rechnung wird ein Taux von 10% ausgewiesen... das heißt was?
    Freu mich auf eine Antwort.
    Danke im Voraus.
    Andrea

    • Hallo Andrea,

      in Frankreich beträgt der mittlere Mehrwertsteuersatz 10% und er findet Anwendung auf Transporte, Hotel- und
      Restaurantdienstleistungen, bestimmte landwirtschaftliche Produkte und Renovierungsarbeiten an
      Wohnhäusern, die über zwei Jahre alt sind.

      Der reduzierte Satz für Güter des täglichen Bedarfs (betrifft: Nahrungsmittel, Essensversorgung für
      Behinderte, Altenheime oder Schulkantinen, Energieversorgung etc.) sowie Theater- und
      Konzertaufführungen liegt bei 5,5%.

      Ist das Frühstück im erwähnten Hotel kostenpflichtig, so ist es wahrscheinlich im Übernachtungspreis nicht miteinbezogen.
      Daher müsste es auch auf der Rechnung ausgewiesen sein.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Hallo Ulrika,
    es gibt die 12Euro oder 24Euro Tagespauschale.
    Was ist, wenn jetzt der AG sagt, wir ziehen nicht die 4,80Euro o. 9,60Euro ab, sondern geben dem MA z.B. 15Euro als Höchstgrenze mit und mit diesen 15Euro soll er sich verköstigen. Und dieser Betrag wird dann als Verpflegungsmehraufwand abgezogen?!
    Geht das?

    • Hallo Andrea,

      das, was Sie erwähnen, sind Kürzungen der Verpflegungspauschalen. Diese müssen nur dann vorgenommen werden, wenn ein Mitarbeiter nicht nur eine Pauschale erhält, sondern zusätzlich dazu auch eine Mahlzeit, die vom Arbeitgeber bezahlt wurde (bsp. Hotelfrühstück). Wird dem Arbeitnehmer keine zusätzliche Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss auch die erhaltene Pauschale nicht gekürzt werden. Er kann den Betrag beliebig verwenden, ohne Belege vorzulegen.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Hallo Ulrika,
    danke für die hilfreichen Antworten. Kann mich, dank und mit Ihnen, gut auf meinen Besprechungstermin mit der GF vorbereiten.
    Eine Frage noch, kann man auch sagen, das man einen Betrag X festlegt, der für die AD´ler dann für Frühstück,Mittag und Abendessen zu reichen hat?
    Beispielsweise, 15 Euro pro AD´ler und damit muss er für die Reise seine Verpflegung decken und uns Belege vorlegen!
    Wäre das möglich?
    VG Andrea

    • Hallo Andrea,

      ich bin mir nicht sicher, ob ich Sie richtig verstehe, aber Verpflegungspauschalen sind im Prinzip so ein fester Betrag.
      Der Reisende erhält beispielsweise bei einer Reise über acht Stunden ohne Übernachtung 12 € Verpflegungspauschale und kann sich davon eine oder auch zwei Mahlzeiten kaufen.
      Abgesehen davon, ob er den Betrag unter- oder überschreitet, zahlt der Arbeitgeber nur diese 12 €.
      Hat ein Mitarbeiter ein belegtes Brötchen von Zuhause mitgenommen, kann er die erhaltene Pauschale in voller Höhe behalten.
      Der Arbeitgeber kann natürlich auch einen anderen Betrag festlegen - 15 € für eine Ganztagespauschale und 7,50 € bei einer Tätigkeit über acht Stunden.
      Beim Überschreiten der gesetzlich festgelegten Beträge muss die überschrittene Differenz lohnversteuert werden.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Hallo Ulrika,
    das heißt, wenn ich alles richtig gelesen habe, kann man sagen:
    - die MA bekommen nur für Auslandseinsätze eine RK Abrechnung, für Deutschland aber nicht!
    - die GF bekommen für Deutschland und Ausland eine RK Abrechnung
    Ich habe mal gehört, das eine Trennung nicht möglich sei, entweder alle oder gar keiner ??
    - der AG kann individuell von MA zu MA entscheiden, ob er RK erstattet bekommt oder nicht!? wenn nicht, kann dieser MA es über seine Steuererklärung zurück holen, mit einer Bescheinigung von uns!?
    - wenn man sagt, der MA bekommt den Tagessatz bezahlt (12Euro/24Euro/12Euro) wenn er in D unterwegs ist, aber es wird kein Essen angerechnet, dann ist das doch finanziell für den AG ein Nachteil!?
    + sorry für die doofen Nachfragen, bin Neuling ... und deshalb heil froh, das es dieden Blog gibt
    Danke erstmal,
    VG Andrea
    - wenn eine Bewirtung mit einem Kunden/Händler vom AD aus geht, muss das der AG auch zahlen?

    • Hallo Andrea,

      genau, der Arbeitgeber verfügt über diese Entscheidungsfreiheit und kann in jedem Fall einzeln bestimmen, ob er die Pauschalen zahlt oder nicht.
      Ob der Arbeitgeber eine Mahlzeit zur Verfügung stellt (z. B. Übernahme eines Hotelfrühstücks) oder eine Verpflegungspauschale auszahlt, bedeutet es für ihn einen finanziellen Aufwand.
      Daher ist es aus dieser Sicht logischerweise ein Nachteil im Vergleich dazu, dass er keine Verpflegungskosten übernimmt. Ob es jedoch seinem Arbeitgeberimage hilft, ist eine andere Frage.
      Bewirtungskosten übernimmt immer der Arbeitgeber.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Hallo, bin eben durch Zufall auf diese Seite gekommen, finde sie aber total interessant.
    Meine Fragen zu Reisekosten.
    1. Kann man sagen als AG, die Reisekosten für Deutschland zahlen wir nicht, aber fürs Ausland schon!?
    2. Dann kann der AN ja die Deutschland Reisekosten über die Steuererklärung wieder rein holen? Dazu benötigt er eine Bescheinigung von uns? Verwaltungsmehraufwand??
    3. Bei uns gibts eine Regelung, das wenn der AN weniger als 8h unterwegs ist, dann keine RK! Bei mehr als 8h ohne Übernachtung, auch keine RK. Ist das ok?
    4. Wenn Dienstreise mit Übernachtung, soll nur Hotel bezahlt werden, Frühstück/Mittagessen/Abendbrot aber nicht! > Geht das?
    5. Bei uns haben die AN alle eine Kreditkarte, bedeutet Hotel, Flug usw geht ja auf Firmenkosten
    6. Wenn solche Regelungen getroffen werden, betrifft es dann alle? D.h. auch die Geschäftsfürung, nicht nur die MA oder kann man da auch sagen, GF bekommt alles an RK?!

    Danke erstmal und freu mich auf Antwort.
    Freundliche Grüße
    Andrea

    • Hallo Andrea,
      schön, dass Sie unsere Seite interessant finden. Ich beantworte gerne Ihre Fragen:

      1. Der Arbeitgeber entscheidet selbst, ob und in welcher Höhe er eine Verpflegungspauschale einem Mitarbeiter auszahlt. Entscheidend ist dabei nur der maximale gesetzliche Betrag, der nicht überschritten werden sollte (über 8 Stunden --> 12 €; 24 Stunden --> 24 €).
      2. Erhält der reisende Mitarbeiter keine oder unvollständige Pauschale, kann er diese über die Steuererklärung geltend machen. Der Arbeitgeber gibt üblicherweise einmal im Jahr eine Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt aus, die unter anderem die erhaltenen bzw. nicht erhaltenen Pauschalen aufweist.
      3. Ist ein Mitarbeiter weniger als 8 Stunden unterwegs, hat er keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. Bei längeren Auswärtstätigkeiten kommt es auf die Entscheidung des Arbeitgebers an.
      4. Ja, der Arbeitgeber kann, aber muss nicht die Mahlzeiten für seine Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Übernimmt der Arbeitgeber keine Kosten für die Mahlzeiten, so muss auch die zugewiesene Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden.
      5. Ja, das ist der einfachere Weg als eine Reisekosten-Rückerstattung. Allerdings kann dies auch finanzielle Nachteile für den Arbeitgeber mit sich bringen.
      6. Der Arbeitgeber entscheidet immer selbst und individuell in Sachen Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand. Gibt es allerdings eine firmeninterne Richtlinie, sollte diese auch ausschlaggebend sein.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Hallo,
    ich habe eine Frage zur Hotelrechnung im Ausland. Ein Mitarbeiter hat auf den Namen des Arbeitgebers in Frankreich mit Studenten übernachtet. Die Hotelrechnung ist völlig korrekt. Dazu hat er auf einer separaten Rechnung im gleichen Hotel eine Rechnung über das Frühstück erhalten. Darf man Frühstückskosten desselben Hotels erstatten, wenn gesonderte Rechnungen eingereicht werden? Die Rechnungsanschrift ist korrekt und laut unseren Vorgaben dürfte Frühstück gebucht werden.
    Wir sind eine Hochschule in Niedersachsen.
    Mfg, die Reisekostenabteilung

    • Hallo,

      Frühstückskosten gehören zu den üblichen Übernachtungskosten, die meistens auf der gleichen Hotelrechnung, aber mit einem unterschiedlichen Steuersatz, ausgewiesen werden.
      Grundsätzlich ist es aber kein Problem, diese auch auf separaten Rechnungen auszugeben bzw. zu erhalten und sie zur Reisekostenabrechnung einzureichen.
      Hier entscheidet immer der Arbeitgeber, ob er die Gesamtkosten übernehmen/erstatten möchte.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Richert

  • Hallo Frau Richter,
    vielen Dank für ihre schnelle und ausführliche Antwort. Mir ging es eher um die Begrifflichkeit. Ist es so, dass nur wenn "Frühstück" als Einzelposten in der Rechnung aufgeführt wird, dieses nicht übernommen wird und auch natürlich nicht gekürzt wird? Wenn es aber als Begriff im Posten "Übernachtung inkl. Frühstück" auftaucht, wird der normale Kürzungsbeterag von 4,80 fällig?

    Wie verfahre ich denn z.B. wenn auf der Rechnung nur "Übernachtung" steht, unten in der Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer aber zu den 7% für die Übernachtung noch ein kleinerer Betrag von 19% auftaucht?
    Beispiel:
    Übernachtung = 100 Euro

    darin enthalten:
    7% MwSt. 6,30 Euro
    19% MwSt. 1,90 Euro

    Vielen Dank für ihre Geduld.

    LG
    U. Pilger

    • Hallo Herr Pilger,

      für Hotelleistungen in Deutschland gelten seit 01.01.2010 unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, daher müssen alle Leistungen auf der Rechnung getrennt aufgewiesen sein.
      Meines Wissens wird eine Hotelrechnung vom Arbeitgeber meistens im Gesamtbetrag übernommen. Diese Vorgehensweise ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer einfacher.
      Dabei muss nur eine Kürzung für das Frühstück vorgenommen werden. Entscheidet sich der Arbeitgeber, das Frühstück nicht zu bezahlen, so muss auch die Pauschale nicht gekürzt werden.

      Aus Ihrem Beispiel kann ich nicht entnehmen, was die Beträge genau darstellen. Es könnte sich eventuell um eine Parkgebühr oder WLAN handeln.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Richert