Korrekte Hotelrechnung – Was Sie beachten müssen

Häufig kommt die Frage auf, wie eine korrekte Hotelrechnung auszusehen hat, damit sie problemlos mit der Reisekostenabrechnung erstattet wird. Vielen ist zudem nicht klar, ob der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist die Hotelrechnung einer Geschäftsreise zu begleichen oder nicht.

Dieser Beitrag gibt Ihnen Klarheit darüber, was Sie bei einer Hotelrechnung beachten müssen und welche Möglichkeiten es für den Arbeitnehmer gibt, seine Auslagen erstattet zu bekommen.
Grundsätzlich können Sie als Arbeitgeber selbst entscheiden, ob Sie die Übernachtungs-kosten erstatten oder nicht. In der Regel werden von den Unternehmen die tatsächlichen Kosten der Übernachtung (Hotelrechnung) erstattet. Hat der Mitarbeiter bei Verwandten oder Bekannten übernachtet, kann hierfür die geltende Übernachtungspauschale gewährt werden.

Entscheiden Sie sich als Unternehmen gegen die Erstattung der Übernachtungskosten, kann der Mitarbeiter die Hotelrechnung in der Steuererklärung geltend machen. Anders verhält es sich jedoch bei der Übernachtungspauschale: Diese kann er nicht über die Steuererklärung einfordern.

Bei der Hotelrechnung sollten Sie daher zwei wichtige Punkte beachten:

1) Angaben zu Name und Anschrift müssen richtig aufgeführt sein

Bei einer Erstattung über die Reisekostenabrechnung durch das Unternehmen muss die Rechnung auf Name und Anschrift des Arbeitgebers ausgestellt werden.
Das ist sowohl für den Arbeitnehmer zur Erstattung des Betrages, als auch für Sie als Arbeitgeber zum Vorsteuerabzug notwendig.

Wird die Hotelrechnung nicht durch Sie als Unternehmen erstattet und daher über die Steuererklärung eingereicht, muss die Rechnung auf Name und Anschrift des Arbeitnehmers ausgestellt sein.

2) Übernachtung und Frühstück müssen im Inland getrennt ausgewiesen sein

Für Hotelleistungen gelten in Deutschland seit 01.01.2010 unterschiedliche Mehrwertsteuersätze: Für die reinen Übernachtungskosten gilt ein Mehrwertsteuersatz von 7%, während für alle anderen Leistungen – insbesondere für Mahlzeiten wie das Frühstück – der Satz von 19% gilt.

Die Leistungen eines Hotels in Deutschland müssen daher separat ausgewiesen sein. Sie müssen dabei darauf achten, dass bei Übernachtung und Frühstück die korrekten Mehrwertsteuersätze enthalten sind. Das Frühstück kann auch in einem Sammelposten, dem sogenannten Business-Package, einbezogen sein. Dieses enthält Leistungen wie zum Beispiel WLAN, einen Parkplatz oder eben das Frühstück.

Denken Sie bei der Reisekostenabrechnung zusätzlich daran, beim Frühstück den Sachbezug von 1,60 € oder die Kürzung von 4,80 € vorzunehmen. Die Kürzung berechnet sich aus 20% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Sie können als Unternehmen selbst entscheiden, ob Sie den Sachbezug oder die Kürzung abziehen. Dies gilt sowohl für Übernachtungen im Inland, als auch im Ausland.

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Anzeigen von 97 Kommentaren
  • Gaby
    Antworten

    Hallo,

    ich habe auch eine Frage bezüglich von Hotelrechnungen. Wenn kein Frühstück ausgewiesen ist, weder durch einen separaten Steuersatz, noch durch ein Businesspaket , muss trotzdem die pauschale von 4,80 abgezogen werden ?
    Ich denke nicht, aber unsere Personalabteilung möchte jetzt, das ich einen Nachweis vom Hotel bringe, dass ich kein Frühstück hatte.

    • Christian W Hartmann
      Antworten

      Hallo Gaby,
      wenn der Sachverhalt so ist, wie von Ihnen beschrieben, kann es Frühstück nur dann gegeben haben, wenn das Hotel Ihnen selbiges geschenkt hätte. Dies ist jedoch nicht zulässig. Bereits mit der Einführung der ermäßigten MwSt für Übernachtungen sind einige Hotels auf die Idee gekommen, das Frühstück quasi zu verschenken und den Frühstückpreis auf den Übernachtungspreis draufzuschlagen und dafür dann nur den ermäßigten Vortsteuersatz abzuführen. Natürlich hat es nicht lange gedauert und das Finanzamt hat dies herausbekommen. (Sie können als Hotel dem Finanzamt nicht vormachen, kein Frühstück auszugeben, wenn Sie für tausende von Euro jährlich Brötchen, Butter und Kaffee einkaufen, wovon Sie ja die Vorsteuer ziehen…). Daher ist davon auszugehen, dass wenn kein Frühstück auf der Rechnung steht, Sie auch tatsächlich keines erhalten haben. Die 4,80 Euro müssen Sie also nicht kürzen, weil selbst dem Betriebsprüfer jede Möglichkeit zur Überprüfung fehlt.

      Viele Grüße
      Ihr HRworks Team

  • David Mädiger
    Antworten

    Hallo, meine Frage bezieht sich auf die korrekte Ausstellung der Hotelrechnung.

    bei uns in der Firma kommt es vor, dass in der Hotelrechnung (die auf die Firma ausgestellt wird) mal ein Zahlendreher in der Postleitzahl drin ist oder das “&” im Firmenname als “und” ausgeschrieben wird. Wir bekommen das Geld für die Übernachtungen mit und bezahlen es in Bar vor Ort im Hotel. Wenn das der Fall ist, dass irgendetwas falsch geschrieben wurde haben wir 7 Tage Zeit um die korrekte Rechnung vorzulegen oder unsere Firma zieht uns die Kosten für die Übernachtung von den Reisekosten (die wir zwischendurch bekommen und nicht erst zum Lohntag) ab. daher folgendes:

    Darf meine Firma das Geld einbehalten bzw. es mir von meinem Reisekosten abziehen?

    Mit freundlichen Grüßen

    • Ulrika Richert
      Antworten

      Hallo Herr Mädiger,

      unseres Erachtens liegt Ihr Arbeitgeber da falsch. Gemäß § 31 Abs. 2 UStDV genügt es, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Ein Zahlendreher in der PLZ oder ein “und” statt “&” ändern nichts an der Zweifelsfreiheit.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

    • Gaby
      Antworten

      Hallo,

      vielen Dank für Ihre Antwort. Das war auch meine Vermutung

      Liebe Grüße

  • Andrea
    Antworten

    Hallo Ulrika,
    vielen Dank für Ihre Hilfe!
    Wenn jetzt der AG sagt, für D gibts keine Spesen mehr. Nur noch für Ausland Reisen.
    Wie kommt man im Büro hinterher, da man ja jährlich dann die Bescheinigung für den AN bzw. fürs Finanzamt ausstellen muss!?
    Der AN muss doch dann trotzdem, seine Reisen anmelden!?
    Oder?

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Andrea,

      richtig, die Verpflegungspauschalen (Tagespauschalen, nicht Übernachtungspauschalen) können als Werbungskosten in der nächsten Steuererklärung geltend gemacht werden.
      Dafür benötigen Sie Eckdaten Ihrer Inlandsreisen, wie An- und Abreisetage, Abwesenheiten von 8 und von 24 Std., evt. Kürzungsbeträge in Deutschland.
      Ohne eine Softwareanwendung ist das mühsam. Nutzen Sie eine Lösung wie HRworks erhalten Sie die Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt auf Knopfdruck.

      Einen schönen Abend
      Cornelia Meier

  • Andrea
    Antworten

    Hallo Ulrika,
    nochmal eine Frage zu dieser Frage von mir :)
    4. Wenn Dienstreise mit Übernachtung, soll nur Hotel bezahlt werden, Frühstück/Mittagessen/Abendbrot aber nicht! > Geht das?
    > Ihre Antwort: 4. Ja, der Arbeitgeber kann, aber muss nicht die Mahlzeiten für seine Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Übernimmt der Arbeitgeber keine Kosten für die Mahlzeiten, so muss auch die zugewiesene Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden.

    Meine Frage zum Verstehen: Hotel geht über Kreditkarte (Firmenkosten) und Mahlzeiten werden nicht bezahlt!
    Die Tagespauschalen (12/24) muss der AG aber zahlen? Oder können wir hier sagen, man übernimmt nur die Hotelkosten und nichts weiter!?

    Danke im Voraus.
    Andrea

    • Ulrika Richert
      Antworten

      Hallo Andrea,

      ja, der Arbeitgeber entscheidet immer selbst, ob er dem Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale zuweist oder nicht. Genauso wie er auch darüber entscheidet, ob er zusätzlich dazu noch eine oder mehrere Mahlzeiten zur Verfügung stellt.
      Bekommt der Mitarbeiter beides (Pauschale + Mahlzeit), muss er eine Kürzung der erhaltenen Pauschale vornehmen.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Andrea
    Antworten

    Hallo,
    habe eben eine Hotelrechnung aus Frankreich erhalten.
    Leider kann ich hier nicht ersehen, ob ein Frühstück dabei ist. Auf der Webseite finde ich nur, das Frühstück kostenpflichtig ist! Auf dieser Rechnung wird ein Taux von 10% ausgewiesen… das heißt was?
    Freu mich auf eine Antwort.
    Danke im Voraus.
    Andrea

    • Ulrika Richert
      Antworten

      Hallo Andrea,

      in Frankreich beträgt der mittlere Mehrwertsteuersatz 10% und er findet Anwendung auf Transporte, Hotel- und
      Restaurantdienstleistungen, bestimmte landwirtschaftliche Produkte und Renovierungsarbeiten an
      Wohnhäusern, die über zwei Jahre alt sind.

      Der reduzierte Satz für Güter des täglichen Bedarfs (betrifft: Nahrungsmittel, Essensversorgung für
      Behinderte, Altenheime oder Schulkantinen, Energieversorgung etc.) sowie Theater- und
      Konzertaufführungen liegt bei 5,5%.

      Ist das Frühstück im erwähnten Hotel kostenpflichtig, so ist es wahrscheinlich im Übernachtungspreis nicht miteinbezogen.
      Daher müsste es auch auf der Rechnung ausgewiesen sein.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Andrea
    Antworten

    Hallo Ulrika,
    es gibt die 12Euro oder 24Euro Tagespauschale.
    Was ist, wenn jetzt der AG sagt, wir ziehen nicht die 4,80Euro o. 9,60Euro ab, sondern geben dem MA z.B. 15Euro als Höchstgrenze mit und mit diesen 15Euro soll er sich verköstigen. Und dieser Betrag wird dann als Verpflegungsmehraufwand abgezogen?!
    Geht das?

    • Ulrika Richert
      Antworten

      Hallo Andrea,

      das, was Sie erwähnen, sind Kürzungen der Verpflegungspauschalen. Diese müssen nur dann vorgenommen werden, wenn ein Mitarbeiter nicht nur eine Pauschale erhält, sondern zusätzlich dazu auch eine Mahlzeit, die vom Arbeitgeber bezahlt wurde (bsp. Hotelfrühstück). Wird dem Arbeitnehmer keine zusätzliche Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss auch die erhaltene Pauschale nicht gekürzt werden. Er kann den Betrag beliebig verwenden, ohne Belege vorzulegen.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Andrea
    Antworten

    Hallo Ulrika,
    danke für die hilfreichen Antworten. Kann mich, dank und mit Ihnen, gut auf meinen Besprechungstermin mit der GF vorbereiten.
    Eine Frage noch, kann man auch sagen, das man einen Betrag X festlegt, der für die AD´ler dann für Frühstück,Mittag und Abendessen zu reichen hat?
    Beispielsweise, 15 Euro pro AD´ler und damit muss er für die Reise seine Verpflegung decken und uns Belege vorlegen!
    Wäre das möglich?
    VG Andrea

    • Ulrika Richert
      Antworten

      Hallo Andrea,

      ich bin mir nicht sicher, ob ich Sie richtig verstehe, aber Verpflegungspauschalen sind im Prinzip so ein fester Betrag.
      Der Reisende erhält beispielsweise bei einer Reise über acht Stunden ohne Übernachtung 12 € Verpflegungspauschale und kann sich davon eine oder auch zwei Mahlzeiten kaufen.
      Abgesehen davon, ob er den Betrag unter- oder überschreitet, zahlt der Arbeitgeber nur diese 12 €.
      Hat ein Mitarbeiter ein belegtes Brötchen von Zuhause mitgenommen, kann er die erhaltene Pauschale in voller Höhe behalten.
      Der Arbeitgeber kann natürlich auch einen anderen Betrag festlegen – 15 € für eine Ganztagespauschale und 7,50 € bei einer Tätigkeit über acht Stunden.
      Beim Überschreiten der gesetzlich festgelegten Beträge muss die überschrittene Differenz lohnversteuert werden.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Andrea
    Antworten

    Hallo Ulrika,
    das heißt, wenn ich alles richtig gelesen habe, kann man sagen:
    – die MA bekommen nur für Auslandseinsätze eine RK Abrechnung, für Deutschland aber nicht!
    – die GF bekommen für Deutschland und Ausland eine RK Abrechnung
    Ich habe mal gehört, das eine Trennung nicht möglich sei, entweder alle oder gar keiner ??
    – der AG kann individuell von MA zu MA entscheiden, ob er RK erstattet bekommt oder nicht!? wenn nicht, kann dieser MA es über seine Steuererklärung zurück holen, mit einer Bescheinigung von uns!?
    – wenn man sagt, der MA bekommt den Tagessatz bezahlt (12Euro/24Euro/12Euro) wenn er in D unterwegs ist, aber es wird kein Essen angerechnet, dann ist das doch finanziell für den AG ein Nachteil!?
    + sorry für die doofen Nachfragen, bin Neuling … und deshalb heil froh, das es dieden Blog gibt
    Danke erstmal,
    VG Andrea
    – wenn eine Bewirtung mit einem Kunden/Händler vom AD aus geht, muss das der AG auch zahlen?

    • Ulrika Richert
      Antworten

      Hallo Andrea,

      genau, der Arbeitgeber verfügt über diese Entscheidungsfreiheit und kann in jedem Fall einzeln bestimmen, ob er die Pauschalen zahlt oder nicht.
      Ob der Arbeitgeber eine Mahlzeit zur Verfügung stellt (z. B. Übernahme eines Hotelfrühstücks) oder eine Verpflegungspauschale auszahlt, bedeutet es für ihn einen finanziellen Aufwand.
      Daher ist es aus dieser Sicht logischerweise ein Nachteil im Vergleich dazu, dass er keine Verpflegungskosten übernimmt. Ob es jedoch seinem Arbeitgeberimage hilft, ist eine andere Frage.
      Bewirtungskosten übernimmt immer der Arbeitgeber.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • Andrea
    Antworten

    Hallo, bin eben durch Zufall auf diese Seite gekommen, finde sie aber total interessant.
    Meine Fragen zu Reisekosten.
    1. Kann man sagen als AG, die Reisekosten für Deutschland zahlen wir nicht, aber fürs Ausland schon!?
    2. Dann kann der AN ja die Deutschland Reisekosten über die Steuererklärung wieder rein holen? Dazu benötigt er eine Bescheinigung von uns? Verwaltungsmehraufwand??
    3. Bei uns gibts eine Regelung, das wenn der AN weniger als 8h unterwegs ist, dann keine RK! Bei mehr als 8h ohne Übernachtung, auch keine RK. Ist das ok?
    4. Wenn Dienstreise mit Übernachtung, soll nur Hotel bezahlt werden, Frühstück/Mittagessen/Abendbrot aber nicht! > Geht das?
    5. Bei uns haben die AN alle eine Kreditkarte, bedeutet Hotel, Flug usw geht ja auf Firmenkosten
    6. Wenn solche Regelungen getroffen werden, betrifft es dann alle? D.h. auch die Geschäftsfürung, nicht nur die MA oder kann man da auch sagen, GF bekommt alles an RK?!

    Danke erstmal und freu mich auf Antwort.
    Freundliche Grüße
    Andrea

    • Ulrika Richert
      Antworten

      Hallo Andrea,
      schön, dass Sie unsere Seite interessant finden. Ich beantworte gerne Ihre Fragen:

      1. Der Arbeitgeber entscheidet selbst, ob und in welcher Höhe er eine Verpflegungspauschale einem Mitarbeiter auszahlt. Entscheidend ist dabei nur der maximale gesetzliche Betrag, der nicht überschritten werden sollte (über 8 Stunden –> 12 €; 24 Stunden –> 24 €).
      2. Erhält der reisende Mitarbeiter keine oder unvollständige Pauschale, kann er diese über die Steuererklärung geltend machen. Der Arbeitgeber gibt üblicherweise einmal im Jahr eine Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt aus, die unter anderem die erhaltenen bzw. nicht erhaltenen Pauschalen aufweist.
      3. Ist ein Mitarbeiter weniger als 8 Stunden unterwegs, hat er keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. Bei längeren Auswärtstätigkeiten kommt es auf die Entscheidung des Arbeitgebers an.
      4. Ja, der Arbeitgeber kann, aber muss nicht die Mahlzeiten für seine Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Übernimmt der Arbeitgeber keine Kosten für die Mahlzeiten, so muss auch die zugewiesene Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden.
      5. Ja, das ist der einfachere Weg als eine Reisekosten-Rückerstattung. Allerdings kann dies auch finanzielle Nachteile für den Arbeitgeber mit sich bringen.
      6. Der Arbeitgeber entscheidet immer selbst und individuell in Sachen Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand. Gibt es allerdings eine firmeninterne Richtlinie, sollte diese auch ausschlaggebend sein.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ulrika Richert

  • S. Wuerzbach
    Antworten

    Hallo,
    ich habe eine Frage zur Hotelrechnung im Ausland. Ein Mitarbeiter hat auf den Namen des Arbeitgebers in Frankreich mit Studenten übernachtet. Die Hotelrechnung ist völlig korrekt. Dazu hat er auf einer separaten Rechnung im gleichen Hotel eine Rechnung über das Frühstück erhalten. Darf man Frühstückskosten desselben Hotels erstatten, wenn gesonderte Rechnungen eingereicht werden? Die Rechnungsanschrift ist korrekt und laut unseren Vorgaben dürfte Frühstück gebucht werden.
    Wir sind eine Hochschule in Niedersachsen.
    Mfg, die Reisekostenabteilung

    • Ulrika Richert
      Antworten

      Hallo,

      Frühstückskosten gehören zu den üblichen Übernachtungskosten, die meistens auf der gleichen Hotelrechnung, aber mit einem unterschiedlichen Steuersatz, ausgewiesen werden.
      Grundsätzlich ist es aber kein Problem, diese auch auf separaten Rechnungen auszugeben bzw. zu erhalten und sie zur Reisekostenabrechnung einzureichen.
      Hier entscheidet immer der Arbeitgeber, ob er die Gesamtkosten übernehmen/erstatten möchte.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Richert

  • Uwe Pilger
    Antworten

    Hallo Frau Richter,
    vielen Dank für ihre schnelle und ausführliche Antwort. Mir ging es eher um die Begrifflichkeit. Ist es so, dass nur wenn “Frühstück” als Einzelposten in der Rechnung aufgeführt wird, dieses nicht übernommen wird und auch natürlich nicht gekürzt wird? Wenn es aber als Begriff im Posten “Übernachtung inkl. Frühstück” auftaucht, wird der normale Kürzungsbeterag von 4,80 fällig?

    Wie verfahre ich denn z.B. wenn auf der Rechnung nur “Übernachtung” steht, unten in der Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer aber zu den 7% für die Übernachtung noch ein kleinerer Betrag von 19% auftaucht?
    Beispiel:
    Übernachtung = 100 Euro

    darin enthalten:
    7% MwSt. 6,30 Euro
    19% MwSt. 1,90 Euro

    Vielen Dank für ihre Geduld.

    LG
    U. Pilger

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Herr Pilger,

      für Hotelleistungen in Deutschland gelten seit 01.01.2010 unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, daher müssen alle Leistungen auf der Rechnung getrennt aufgewiesen sein.
      Meines Wissens wird eine Hotelrechnung vom Arbeitgeber meistens im Gesamtbetrag übernommen. Diese Vorgehensweise ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer einfacher.
      Dabei muss nur eine Kürzung für das Frühstück vorgenommen werden. Entscheidet sich der Arbeitgeber, das Frühstück nicht zu bezahlen, so muss auch die Pauschale nicht gekürzt werden.

      Aus Ihrem Beispiel kann ich nicht entnehmen, was die Beträge genau darstellen. Es könnte sich eventuell um eine Parkgebühr oder WLAN handeln.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Richert

  • Uwe Pilger
    Antworten

    Hallo,

    ich habe eine Rrechnung mit einem Posten “Übernachtung inkl. Frühstück, der mit 85 Euro ausgewiesen ist. und der Gesamtbetrag sich ebenfalls auf 85 Euro Brutto beläuft.

    Die Mehwertsteuerauflistung ist wie folgt aufgeführt:
    7% = 75,50 Euro
    19% = 9,50 Euro

    Wie kürze ich die Verpflegungspauschale in dem Fall, da die 19 % ja wohl das Früshtück darstellen aber nicht als Einzelposten sondern als Inklusivpaket aufgeführt wird?

    Danke

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Herr Pilger,

      übernimmt der Arbeitgeber zusätzlich zu der zugewiesenen Verpflegungspauschale noch die Kosten für eine Mahlzeit, so muss eine Kürzung der erhaltenen Verpflegungspauschale um einen entsprechenden Wert vorgenommen werden:
      Frühstück: 4,80 €
      Mittagessen: 9,60 €
      Abendessen: 9,60 €.

      Dies sind feste Kürzungsbeträge, die keinen Bezug auf die Höhe der erhaltenen Pauschale oder auf den tatsächlichen Wert der Mahlzeit haben.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Richert

  • Nancy Hilgenfeld
    Antworten

    Hallo, ich habe eine grundsätzliche Frage zum Abzug des Frühstücks. Wenn auf der Rechnung explizit das Frühstück mit bspw. 6,00 € ausgewiesen ist, nehme ich dann den tatsächlichen Betrag oder die Verpflegungspauschale? Vielen Dank Nancy Hilgenfeld

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Frau Hilgenfeld,

      übernimmt der Arbeitgeber zusätzlich zu der zugewiesenen Verpflegungspauschale noch die Kosten für eine Mahlzeit, so muss eine Kürzung der erhaltenen Verpflegungspauschale um einen entsprechenden Wert vorgenommen werden:
      Frühstück: 4,80 €
      Mittagessen: 9,60 €
      Abendessen: 9,60 €.

      Dies sind feste Kürzungbeträge, die keinen Bezug auf die Höhe der erhaltenen Pauschale oder auf den tatsächlichen Wert der Mahlzeit haben.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Richert

  • Van
    Antworten

    Muss auf der Hotelrechnung das Frühstück als separater Posten aufgeführt sein oder reicht die Trennung der MwSt von 7 und19% ?

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Frau Vandrey,

      nach unserem Wissensstand reicht es, wenn die Beträge auf der Rechnung über die Mehrwertsteuer klar getrennt sind.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Richert

  • Stefanie
    Antworten

    Hallo und danke für diese Seite.
    Ein Mitarbeiter reicht eine Hotelrechnung ein, auf der das Frühstück als Zusatzleistung mit € 4,50 aufgeführt.
    Angegeben hat er in seiner Abrechnung Hotelkosten ohne Frühstück, nur den Übernachtungspreis. Soweit korrekt, wie ich bisher verstehe.
    Die Verpflegungspauschale von € 12 hat er in voller Höhe (= € 12) angegeben. Muss sie nicht um € 4,50 gekürzt werden?

    Besten Dank im Voraus für eine Antwort.
    Stefanie

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Stefanie,

      wenn das Frühstück in die Hotelkosten nicht miteinbezogen wurde und somit nicht als durch den Arbeitgeber veranlasste Mahlzeit gilt, muss der Betrag der zugewiesenen Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Elke
    Antworten

    Guten Tag, immer wieder haben wir Diskussionen mit Hotels und Mitarbeitern, wenn unser Firmenname nicht 100% korrekt geschrieben wurde bei Rechnungen über 250 Euro. Wie zwingend ist die 100%ig korrekte Schreibweise (es darf z.B. die Rechtsform nicht fehlen) für die Geltendmachung der MwSt, aber auch für das Absetzen als Betriebsausgaben?
    Vielen Dank schon einmal für eine antwort

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Elke,

      nach unserem Wissenstand sollte der Name des Unternehmens auf der Rechnung klar erkennbar und korrekt ausgewiesen sein.
      Inwiefern sich diese Anforderung auf alle Details der Firmenbezeichnung bezieht (z. B. Angabe von “GmbH”) klären Sie bitte mit Ihrem Finanzamt.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Jan
    Antworten

    Hallo, ich bin selbstständig und habe mir mit einem anderen Selbstständigen ein Hotelzimmer geteilt. Die Rechnung lief auf meinen Namen und ich habe die Kosten vorgestreckt. Wie kann ich jetzt dem Anderen die Kosten in Rechnung stellen? Muss ich die Umsatzsteuer mit in Rechnung stellen?
    Gruß Jan

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Jan,

      vielen Dank für Ihre Frage. Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, empfehle ich Ihnen, die Weiterberechnung mit Ihrem Steuerberater zu klären.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Franziska Schürmann
    Antworten

    Hallo zusammen

    Ich habe eine kleine Frage bezüglich der Hotelrechnungen und entsprechenden Firmenanschrift. Dauerthema Nr. 1.

    Wir haben immer wieder den Fall, dass Mitarbeiter unterwegs sind und auf der Hotelrechnung der eigene Name mit der Firmenanschrift vermerkt ist. Der Betriebsname ist nicht vermerkt.

    Wenn ich nun das Hotel kontaktiere, gibt das natürlich die Information weiter, dass Rechnungen im Nachhinein nicht mehr angepasst werden können und ich nur eine korrigierte Kopie erhalten könnte.

    Kann ich damit die Hotelrechnung als Unternehmen akzeptieren und die Reisekosten erstatten? Und kann ich im Inland die Vorsteuer trotzdem zurückholen oder nicht?

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Frau Schürmann,

      in der Regel darf eine korrigierte Hotelrechnung dem Mitarbeiter nicht erstattet werden. Möchte das Unternehmen trotzdem diese Rechnung akzeptieren und erstatten, sollte es nicht möglich sein, die Vorsteuer zurückzuholen.

      Bei einer Erstattung über die Reisekostenabrechnung durch das Unternehmen muss die Rechnung auf Name und Anschrift des Arbeitgebers ausgestellt werden. Das ist sowohl für den Arbeitnehmer zur Erstattung des Betrages, als auch für den Arbeitgeber zum Vorsteuerabzug notwendig. Wird die Hotelrechnung nicht durch das Unternehmen erstattet und daher über die Steuererklärung eingereicht, muss die Rechnung auf Name und Anschrift des Arbeitnehmers ausgestellt sein.

      Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich an das Finanzamt oder an Ihren Steuerberater.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Ben
    Antworten

    Hallo,
    ich hätte da eine Frage zum Thema Frühstück. Ich als Mitarbeiter frühstücke generell nicht und möchte deswegen auch nicht, dass mein VMA vom AG gekürzt wird. Wie stelle ich das sicher, damit es alles gesetzeskonform ist?
    Bei Inlandreisen muss auf der Rechnung “Kein Frühstück enthalten” auftauchen?
    Bei Auslandsreisen auch?

    Schöne Grüße
    Ben

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Ben,

      sobald der Arbeitgeber eine Mahlzeit unentgeltlich zur Verfügung stellt , muss die erhaltene Verpflegungspauschale immer gekürzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die zur Verfügung gestellte Mahlzeit wirklich verspeist wurde oder nicht. Auch die Gründe für das Nichteinnehmen einer Mahlzeit sind irrelevant (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75). Das hat das Bundesministerium für Finanzen in einer Stellungnahme erneut bestätigt.
      Erhält ein Mitarbeiter kein Frühstück von seinem Arbeitgeber und trägt die Frühstückskosten in voller Höhe selbst oder frühstückt gar nicht, ist keine Kürzung der Verpflegungspauschale erforderlich.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Regina
    Antworten

    Hallo Matthias,
    unser MA ist für einen Kunden auf Dienstreise gewesen, heißt, der Kunde wurde vom Endkunden beauftragt. Dieser Endkunde hat die Übernachtung organisiert und übernimmt die Kosten. Nun sind wohl auf dieser Hotelrechnung auch Frühstückskosten ausgewiesen, die er seinem Auftragnehmer (unserem Kunden) abzieht. Dieser wiederum gibt diesen Abzug an uns weiter.
    Unser Mitarbeiter schreibt nun seine Reisekostenabrechnung. Wie muss seine Kürzung der Verpflegungspauschale aussehen: Abzug von 4,80 oder in tatsächlicher (vom Endkunden übernommener) Höhe der Frühstückskosten?

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Hallo Regina,

      übernimmt der Arbeitgeber (oder ein durch den Arbeitgeber beauftragter Dritter) die Frühstückskosten, muss die erhaltene Verpflegungspauschale regulär um 4,80 € gekürzt werden. Trägt ein Mitarbeiter die Frühstückskosten in voller Höhe selbst, ist keine Kürzung der Pauschale erforderlich.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

    • Andreas Mund
      Antworten

      Hallo zusammen,
      ich stehe gerade vor dem Problem das mein Arbeitgeber einige Hotelrechnungen meiner letzten Asien Dienstreise nicht anerkennt, weil nicht der korrekte Firmen Name und Adresse auf der Rechnung stehen!

      Begründung: Das Finanzamt würde die Übernachtungskosten nicht als Kosten anerkennen!

      Ich war 3 Wochen in Asien alle Flüge wurden durch den AG bebucht
      also Anreise und Abreise auf Firmenkosten kann glaubhaft gemacht werden!

      Ist es nach den Steuergesetzen zwingen notwendig das der Firmen Name und die Firmen Anschrift mit auf der Rechnung stehen? (es geht um China) kein Vorsteuerabzug möglich.

      • Ulrika Schwabik
        Antworten

        Hallo Herr Mund,

        für den Arbeitgeber gehören Übernachtungskosten zu den Betriebsausgaben, weshalb eine Firmenanschrift obligatorisch ist.
        Wenden Sie sich bitte direkt an das zuständige Finanzamt und erkundigen Sie sich im konkreten Fall.

        Mit freundlichen Grüßen,
        Ulrika Schwabik

  • Jan
    Antworten

    Hallo,
    wie verhält es sich mit der Verpflegungspauschalen bei Freiberuflern?
    Ich reise einen Tag nach Nürnberg und übernachte dort für 72 Euro brutto. Das Frühstück wird separat in Höhe von 6 Euro brutto ausgewiesen. Also insgesamt 78 Euro brutto. Die Abwesenheit beträgt sowohl am Anreise- und Abreisetag mehr als 8 Stunden. Meinem Verständnis nach, darf ich die Übernachtungskosten zu 100% als Ausgabe verbuchen. Auch die Vorsteuer hierzu. Beim Frühstück nur die Vorsteuer und nicht das Frühstück als Betriebsausgabe. Jetzt kommt aber der Punkt, den ich nicht verstehe. Darf ich jetzt noch zusätzlich eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12+12=24 Euro als Betriebsausgabe verbuchen? Oder muss ich diese um einen bestimmten Betrag kürzen? Oder darf ich in diesem Fall gar keine Verpflegungspauschale nutzen? Leider beziehen sich alle Beispiele die ich finden konnte immer nur auf Arbeitnehmer oder nicht einzeln ausgewiesene Angaben.
    Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir zu diesem Fall eine Antwort senden könnten.

    Viele Grüße
    Jan

    • Jan
      Antworten

      Und noch als Nachtrag: Kann ich auch alle Belege die ich alle Ausgaben die ich während einer Reise für Essen als Belege sammeln und dafür die Vorsteuer geltend machen? Also Supermarktrechnungen, Bäcker, etc.?

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Jan,

      genau, als Selbstständiger können Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgaben in Ihrer Steuererklärung angeben (24 €), müssen diesen
      aber um 4,80 € (20% der vollen Tagespauschale) kürzen. Somit haben Sie Betriebsausgaben in Höhe von 19,20 €.

      In den Verpflegungspauschalen ist keine Umsatzsteuern enthalten, ein Vorsteuerabzug ist hier somit nicht möglich.

      Und zu Ihrer zweiten Frage: Ja, Vorsteuer können Sie aus allen Belegen ziehen.

      Am besten klären Sie die Punkte noch mal mit Ihrem Steuerberater, dann sind Sie auf der sicheren Seite.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      • Jan
        Antworten

        Hallo Frau Meier,

        vielen Dank für Ihre Antwort. Ich verstehe leider immer noch nicht ganz, wieso ich die Frühstückskosten zusätzlich zur Verpflegungspauschale abziehen muss. Wäre das Frühstück nicht getrennt auf der Rechnung aufgeführt, so müsste ich nur die Verpflegungspauschale in Höhe von 4,80 Euro abziehen. In meinem Fall muss ich die 4,80 Euro abziehen, darf aber nicht die 5,04 Euro netto als Betriebsausgabe ansetzen. Das macht für mich keinen Sinn. Dann könnte ich ja einfach immer darauf bestehen, dass auf meinen Rechnungen das Frühstück nicht ausgewiesen wird, um so eine höhere Betriebsausgabe geltend machen zu können.
        Also nochmal zu meinem Beispielfall:
        Hotelkosten netto: 67,29 Euro
        Vorsteuer (7%): 4,71 Euro
        Frühstück netto: 5,04 Euro
        Vorsteuer (19%): 0,96 Euro
        Verpflegungspauschale für Anreise/Abreisetag: 19,20 Euro

        Betriebsausgaben gesamt: 86,49 Euro (ohne Frühstück)
        Vorsteuer: 5,67 Euro

        Wäre das Frühstück nicht getrennt ausgewiesen, so wären meine Betriebsausgaben 92,10 Euro und meine Vorsteuer 5,10 Euro gewesen. Oder darf man in diesem Fall keine Vorsteuer ziehen, da ja das Frühstück noch in den Übernachtungskosten enthalten ist?

        Viele Grüße
        Jan

        • Cornelia Meier
          Antworten

          Hallo Jan,

          Entschuldigung, aber wie ich schon geschrieben hatte, sprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
          Der kann Ihnen an dieser Stelle besser weiterhelfen als ich :(

          Ich würde mich freuen, wenn Sie sich noch einmal mit dem Feedback melden, dann habe ich zum Thema “Reisekosten für Selbständige”
          auch noch etwas dazu gelernt!

          Viele Grüße
          Cornelia Meier

  • Tina Herman
    Antworten

    Hallo,

    Meine Frage ist etwas anders..
    Ich wohne um Moment in einem Monteurszimmer, welches ich jedoch aufgrund von mangelhaften Service (habe keine frischen Handtücher erhalten und es wurde in den 8 Tagen kein einziges mal geputzt, obwohl das zum eigentlichen Service gehört) nun verlasse. Der Vermieter weigert sich nun, aus welchem Grund auch immer, die Rechnung auf meine Firma auszustellen, “da er ja einerAbmachung mit mir und nicht mit der Firma hat”. Nun bin ich etwas ratlos, denn ich verstehe nicht warum das ein Problem ist. Außerdem habe ich nun das Problem, dass ich die Rechnung nicht von meiner Firma erstattet bekomme.
    Kann sich der Vermieter rechtlich gesehen weigern die Rechnung auf die Firma auszustellen?

    Vielen Dank im Voraus!

    Liebe Grüße
    Tina

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Tina,

      Sie sind für Ihr Unternehmen geschäftlich unterwegs, deshalb sollte Ihr Arbeitgeber die Rechnung auch übernehmen.
      Hat Ihr Arbeitgeber das Zimmer gebucht, dann sollte die Rechnung auch auf Ihr Unternehmen ausgestellt werden.
      Rein rechtlich muss der Vermieter eine Rechnung stellen, auf die richtige Adresse haben Sie unserer Meinung nach allerdings keinen Anspruch.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Jan
    Antworten

    Hallo zusammen,

    ich habe auch eine Frage zu den “Frühstücken”..

    Bei einer Inlandsrechnung ohne separat ausgewiesenes Frühstück, MUSS ich als Arbeitgeber das Frühstück pauschal den AN abziehen oder KANN ich es den AN abziehen? Also habe ich ein Wahlrecht oder einen Zwang? Es wird ja seitens des FA davon ausgegangen, dass es ein Frühstück gibt, auch wenn dies nicht ausgewiesen ist.
    Und was sind mögliche Konsequenzen für AN und AG bei einer Prüfung, wenn es bei o. a. Beispiel nicht pauschal abgezogen wird?
    Vielen Dank! :)

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo,

      Sie haben ein Wahlrecht.
      So lange Sie Ihren Mitarbeitern für Dienstreisen keine Mahlzeiten stellen, müssen Sie diese weder erstatten noch die Verpflegungspauschale kürzen.

      Aber: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern das Frühstück erstatten, dann müssen Sie die Pauschale kürzen.
      Erstatten Sie das Frühstück nicht, dann müssen Sie die Verpflegungspauschale auch nicht kürzen.

      In Deutschland wird das Hotelfrühstück mit 19% MWSt berechnet und wäre auf der Rechnung somit separat mit 19% MWSt auszuweisen.
      Ich würde deshalb davon ausgehen, dass der Mitarbeiter nicht gesfrühstückt hat.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Stefan
    Antworten

    Hallo zusammen,

    ein Kollege von mir ist zur Zeit geschäftlich in den USA unterwegs. Er hat im Voraus die Hotelübernachtungen über Expedia gebucht und gezahlt (Kreditkartenabrechnung liegt vor). Expedia stellt den Kunden Belege mit den jeweiligen Kosten zur Verfügung. Die Vorsteuer ist wegen dem Ausland sowieso kein Thema. Kann ich die Beträge problemlos erstatten, zumal auf den Belegen von Expedia steht, dass diese nicht als Rechnung zu betrachten sind?!

    Vielen Dank im Voraus.

    Gruß
    Stefan

    • Janine Baumann
      Antworten

      Hallo Stefan,

      sofern Ihre interne Unternehmensrichtlinie nichts gegenteiliges vorsieht, spricht nichts dagegen, dem Mitarbeiter seine Reisekosten zu erstatten.
      Die Originalrechnung des Hotels wird der Kollege sicher nach seiner Rückkehr dabei haben und einreichen können.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  • Daniela
    Antworten

    Hallo,

    auf der Hotelrechnung ist das Frühstück mit 13 € separat ausgewiesen. Mein AG zieht mir von der Tagespauschale die 13 € anstatt der 4,80 € ab. Ist das rechtens?

    Vielen Dank im Voraus

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo,

      Ihr Arbeitgeber muss Ihnen das Frühstück nicht erstatten. Vielleicht ist das bei Ihnen so üblich, evt. sogar in einer Reiserichtlinie festgehalten.
      Der Arbeitgeber bezahlt Ihnen die Übernachtungskosten, zieht das Frühstück von der Hotelrechnung ab. Sie erhalten dafür die ungekürzte Verpflegungspauschale, ohne Abzug der 4,80 €.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Sebastian Schneider
    Antworten

    Hallo zusammen,

    der MA hat eine Hotelrechnung (Auslandsaufenthalt) eingereicht, die auf den Namen der Tochtergesellschaft ausgestellt ist.
    Kann ich die trotzdem erstatten? Vorsteuer wird ja eh keine gezogen, da die Hotelrechnung ja aus dem Ausland ist. Oder muss die Rechnung auch dann auf die Firmenanschrift ausgestellt sein?

    Grüße

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo,

      für den Vorsteuerabzug spielt die Anschrift in diesem Fall keine Rolle, das ist richtig. Da aber Ihr Unternehmen dem Mitarbeiter die Kosten erstatten,
      sollte als Rechnungsanschrift auch die Anschrift Ihres Unternehmens aufgeführt werden.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Alexandra
    Antworten

    Hallo zusammen,

    wir haben heute eine Hotelrechnung eines Mitarbeiters über ein “Arrangement” erhalten. Die Übernachtung wird separat mit 7% Mwst. aufgeführt, der Rest mit 19% als Sammelposten, ohne genaue Definition der Leistung. Auf Nachfrage haben wir vom Hotel erfahren, dass 2x Frühstück, 1x Halbpension, Sauna- und Schwimmbadnutzung, Fahrradnutzung und WLAN-Nutzung inbegriffen sind. Ist die Rechnung korrekt ausgestellt? Handelt es sich bei den Kosten um steuerfreie Nebenleistungen?

    Vielen Dank im Voraus.

    Freundliche Grüße
    Alexandra

    • Jens Richert
      Antworten

      Hallo Alexandra,

      ist aus dem Sammelposten mit 19 % MwSt. nicht klar ersichtlich, um welche Leistungen es sich handelt, wird in Deutschland davon ausgegangen, dass der Mitarbeiter gefrühstückt hat. Die Frühstücks-Kürzung muss also angesetzt werden.
      Da Sie durch Nachfrage beim Hotel erfahren haben, dass es einmal Halbpension gab und damit eine zweite Mahlzeit bezahlt wurde, müsste richtigerweise auch noch einmal Abendessen gekürzt werden.
      Bei “Sauna” handelt es sich steuerrechtlich gesehen nicht um Reisenebenkosten. Daher ist eine steuerfreie Erstattung eigentlich nicht zulässig. Empfehlenswert wäre daher, die Sauna-Leistung extra auf der Rechnung aufzuführen, damit der Mitarbeiter diese selbst bezahlt oder diese lohnversteuert werden kann.
      Laut BMF kann “Sauna” aber auch innerhalb eines Sammelpostens enthalten sein. Allerdings wird im BMF-Schreiben vom 21.10.2015 nicht genau erklärt, wie dann lohnsteuerrechtlich mit dieser Leistung zu verfahren ist.

      Viele Grüße
      Jens Richert

  • Nadine
    Antworten

    Hallo zusammen,
    einer unserer Mitarbeiter hat eine Gruppe von Gästen im Inland betreut und hat mit denen gefrühstückt. Es war aber keine Bewirtung, da die Gäste ihre Rechnungen selber bezahlt haben. Auf seiner Hotelrechnung ist das Frühstück separat ausgewiesen. Dieses übersteigt allerdings den Pauschalbetrag für den Abreisetag. Was darf ich denn jetzt kürzen bzw. erstatten?
    Danke

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Nadine,

      für das Frühstück Ihres Mitarbeiters beträgt die Kürzung 20% der vollen Tagespauschale (in Deutschland 24 €), also ziehen Sie 4,80 € von seiner Verpflegungspauschale ab.
      Der tatsächliche Preis des Frühstücks ist für die Kürzung nicht relevant.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      • Cornelia Meier
        Antworten

        Nadine, noch eine Info zu eben:
        Ich bin davon ausgegangen, dass das Frühstück nicht mehr als 60 € gekostet hat. Falls es sich um ein Luxus-Frühstück über 60 € handelt, muss der tatsächliche Preis für das Frühstück als Arbeitslohn erfasst werden und ist steuer- und sozialversicherungspflichtig.

        Wir haben dazu einen Beitrag in unserem Lexikon: https://www.reisekosten.de/lexikon/lexikon-mahlzeiten/

        Viele Grüße
        Cornelia Meier

  • Ulrich Küttner
    Antworten

    Hallo,

    ich habe einen Termin für mich und meine beiden Geschäftsführer bei einem Kunden vereinbart. Leider habe ich mich um einen Monat vertan und der Termin ist geplatzt. Wir mussten jedoch zu dritt übernachten. Jetzt will mir mein Arbeitgeber die Reisekosten inkl. Hotel für uns alle drei anlasten. Darf er das?

    Schöne Grüße
    Ulrich

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Ulrich,

      bei Dienstreisen kann der Arbeitgeber entscheiden, ob er die Reisekosten übernimmt oder nicht. Falls nicht, dann können Arbeitnehmern diese bei Ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen.
      In Ihrem Fall bin ich mir allerdings nicht sicher, ob überhaupt eine Dienstreise statt fand, da Sie keinen Termin hatten.

      Am besten besprechen Sie Ihren Fall mit einem Rechtsanwalt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Astrid Günther
    Antworten

    Auf der Hotelrechnung ist ein höherer Preis für das Frühstück ausgewiesen als die Pauschale von 4,80 Euro. Was muss ich nun abziehen?

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo,

      bei den 4,80 € handelt es sich um die prozentuale Kürzung der Verpflegungspauschale für Deutschland (20% von 24 €).
      Wenn Ihnen für diesen Tag eine Verpflegungspauschale zu steht und Sie ein Frühstück, unter 60 €, von Ihrem Arbeitgeber erhalten haben, muss die Verpflegungspauschale um 20% der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden Verpflegungspauschale gekürzt werden.

      Hier noch ein passender Beitrag zum Thema: https://www.reisekosten.de/lexikon/kuerzung/

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Mel
    Antworten

    Wenn für einen Buchungszeitraum nur ein Doppelzimmer in einem Hotel verfügbar ist als Einzelperson und der Preis aber gleich bleibt, ob ich nun alleine dort übernachte oder zu zweit, kann ich dann auch zu zweit dort übernachten und die Rechnung beim Arbeitgeber einreichen. Es ist ja trotzdem eine Dienstreise und wenn ich alleine übernachte fallen dieselben Kosten an.

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Mel,

      wenn nur ein Doppelzimmer verfügbar ist und der Preis gleich ist, spricht nichts dagegen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Martina Kallus
    Antworten

    Hallo,
    müssen für Reisekostenabrechnungen bzw. dann die Prüfung vom Finanzamt Hotelrechnungen im Original vorliegen?
    Ich bekomme oft vorab eingescannte Hotelrechnungen, aber nicht immer die Originale nachgereicht.
    Inzwischen gehen manche Hotelketten dazu über, Rechnungen per E-Mail zu verschicken. Da gibt es ja dann sowieso keine Originalrechnung mehr.
    Über eine Antwort würde ich mich freuen.
    Vielen Dank.
    Herzliche Grüße
    Martina

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Martina,

      am besten beantragen Sie die elektronische Archivierung der Reisekostenabrechnungen sowie der dazugehörigen Belege bei Ihrem zuständigen Finanzamt, dann sind Sie bei einer Prüfung der Reisekostenbelege auf der sicheren Seite.

      Nach den Regelungen des § 147 Abs. 2 AO können Reisekostenabrechnungen sowie die zugehörigen Belege auch elektronisch aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen.

      Auch elektronische Rechnungen können Originalrechnungen sein. Ein älteres BMF-Schreiben mit Infos zur elektronsichen Rechnungsstellung sende ich Ihnen zur Info:
      http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2012-07-02-Vereinfachung-der-elektronischen-Rechnungsstellung.pdf?__blob=publicationFile&v=6
      Und in folgendem Beitrag haben wir das Wichtigste zusammengefasst: https://www.reisekosten.de/elektronische-erfassung-und-archivierung-von-belegen/

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      • Martina Kallus
        Antworten

        Hallo Frau Meier,
        herzlichen Dank für Ihre Antwort.
        Meine Frage ist aber noch folgende:
        meine Kollegen scannen/fotografieren Original-Hotelrechnungen (also keine elektronische Rechnung) und schicken mir diese per Mail. Ich drucke diese aus und lege sie mit der Reisekostenabrechnung ab.
        Nicht immer bekomme ich die Originalrechnung nachgereicht. Ist es ein Problem bei der Prüfung durch das Finanzamt, wenn ich dann nicht die Originalrechnung vorliegen habe, sondern nur den Ausdruck des Scans/Fotos?
        Elektronische Belegablage wird erst in einiger Zeit bei uns Thema werden.
        Herzlichen Dank.
        Viele Grüße
        Martina

        • Cornelia Meier
          Antworten

          Hallo Martina,

          meiner Meinung nach brauchen Sie das Original, entweder in elektronischer oder in Papierform.
          Ein Scann oder ein Foto reichen nicht aus.

          Ich empfehle Ihnen sich mit dieser Frage direkt an Ihren Steuerberater oder Ihr zuständiges Finanzamt zu wenden.

          Viele Grüße
          Cornelia Meier

  • Pascal
    Antworten

    Hallo,
    wenn ich in Deutschland ein Hiotelzimmer ohne Frühstück buche und auf der Rechnung ist auch nur das Einzelzimmer mt 7% ausgewiesen, darf mir da mein AG trotzdem die Frühstückspauschale abziehen? Laut ihm kann er davon ausgeghen das gefrühstückt wurde und der Abzug getechtfertigt ist. Das Hotel müsse explzit in die Rechnung “ohne Frühstück” schreiben. Aber überall lese ich dass das Frühstüch mit 19% auf der Rechnung ausgewiesen sein muss. Also wenn nichts steuerlich ausgewiesen ist, dann ist für mich eindeutig das auch kein Frühstück gemacht wurde und der Abzug von 4,80€ ist rechtswidrig. Wer hat nun Recht?

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Pascal,

      richtig, in Deutschland wird das Frühstück getrennt ausgewiesen, weil es mit 19% MWSt besteuert wird.
      Wenn Sie wirklich ein Hotelzimmer ohne Frühstück gebucht haben, dann legen Sie doch die Buchungsbestätigung vor oder lassen Sie sich vom Hotel explizit auf die Rechnung schreiben, dass kein Frühstück stattgefunden hat, dann muss der Arbeitgeber auch nicht kürzen.

      PS: Auch eine handschriftliche Ergänzung ist laut den Entscheidungen der OFD Erfurt und der OFD Frankfurt möglich. Mehr dazu können Sie auch in unserem Artikel “Selbst Hand anlegen”: https://www.reisekosten.de/selber-hand-anlegen/ nachlesen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      • Pascal
        Antworten

        Hallo, danke für die Antwort.
        Ich meine, darf der AG denn kürzen wenn nicht explizit “ohne Frühstück” auf der Rechnung steht?

        • Cornelia Meier
          Antworten

          Hallo Pascal,

          ja, das darf der Arbeitgeber, weil erstmal immer von einem Frühstück ausgegangen wird.

          Viele Grüße
          Cornelia Meier

          • blubbbbs

            Kann diese Annahme aus der Vergangenheit immer noch gültig sein? So weit keine 19% ausgewiesen ist, solle man schon von “keinem Frühstück” ausgehen können. Imho versteht sich. Und als Argument, das sich eigentlich wenig entkräften lässt :D

          • Cornelia Meier

            Hallo,

            es ist eher umgekehrt.
            Es wird zunächst immer davon ausgegangen, dass Sie ein Frühstück erhalten haben, auch wenn das Frühstück nicht mit 19% MWSt auf der Rechnung ausgewiesen ist.

            Aber wenn Sie kein Frühstück gebucht haben oder explizit auf der Rechnung “ohne Frühstück” vermerkt ist, dann muss Ihr Arbeitgeber auch nicht kürzen.
            Am Besten lassen Sie sich vom Hotel bestätigen, dass Sie kein Frühstück eingenommen haben.

            Viele Grüße
            Cornelia Meier

  • Manie
    Antworten

    hallo,
    wir haben einen Mitarbeiter der gerne Hotelrechnungen einreicht, die auf seinen Namen ausgestellt sind. 2x hat mein Chef mir nun gesagt, ich soll die trotzdem erstatten, dann eben ohne Steuer buchen.
    Nun hat er eine Hotelrechnung eingereicht, auf der der Name einer Kollegin einer Schwestergesellschaft auf Östereich steht, wo ich irgendwie ganz und gar nicht erstatten will. Der Kollege weigert sich die Rechnung umschreiben zu lassen und schreibt lieber seitenlange Emails und meint, er bekommt sein Geld trotzdem.
    Habe ich da eine gesetzliche Grundlage, dass ich ihm das verweigern kann?
    vielen Dank vorab
    Manie

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Manie,

      gibt es bei Ihnen im Unternehmen evt. Reiserichtlinien, die festlegen, dass Rechnungen immer auf die Firma ausgestellt werden müssen? Dann muss Ihr Mitarbeiter sich daran halten. Eine rechtliche Grundlage ist mir dafür nicht bekannt.

      Von Ihrer Nachricht leite ich ab, dass Sie die Hotelkosten bisher immer erstattet haben. Das ist in diesem Fall genauso möglich, aber die Vorsteuer können Sie aus dem Hotelbeleg wieder nicht ziehen. Dafür brauchen Sie die korrekte Firmenanschrift. Das ist üblicherweise kein Problem, ein Anruf beim Hotel sollte genügen.

      Grundsätzlich entscheidet übrigens der Arbeitgeber, ob er die Übernachtungskosten seiner Mitarbeiter nach Belegen oder die Übernachtungspauschale erstattet.
      Vielleicht hat Ihr Steuerberater einen Tipp.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Nadine
    Antworten

    Hallo Herr Yilmaz,
    auf Nachfrage hat das Hotel angegeben, dass das Frühstück eine freiwillige Leistung ist, die aber nicht berechnet wird.
    Da aber der Mitarbeiter diese angenommen hat und von uns gestellt wurde kann ich trotzdem 4,80€ kürzen?
    Grüße

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Nadine,

      genau, Sie kürzen 4,80 € für das eingenommene und gestellte Frühstück.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      • Matthias Netter
        Antworten

        Ist es tatsächlich so, das gekürzt werden darf, obwohl der Arbeitgeber offensichtlich dieses Frühstück nicht bezahlt hat?
        Und Zusatzfrage:
        Wenn auf der (ausländischen)Hotelrechnung “ohne Frühstück” ausgewiesen ist, ein Frühstück aber angeboten (vom Hotel gestellt/bezahlt)und auch eingenommen wurde, darf gekürzt werden oder nicht?

        Besten Dank und Gruß
        Matthias

        • Cornelia Meier
          Antworten

          Hallo Matthias,

          wenn der Arbeitgeber das Frühstück nicht erstattet, dann muss die Pauschale auch nicht gekürzt werden.

          Auch bei ausländischen Rechnungen gilt:
          Wenn der Arbeitgeber das Frühstück bezahlt hat, dann muss gekürzt werden.
          Wenn der Mitarbeiter das Frühstück selbst bezahlt und nicht erstattet bekommt, dann muss nicht gekürzt werden.

          Viele Grüße
          Cornelia Meier

          • Matthias Netter

            Hallo Cornelia, herzlichen Dank für die Antwort. Ganz zufrieden bin ich aber noch nicht…
            Im von mir geschilderten Fall hat der Mitarbeiter das Frühstück nicht selbst bezahlt, sondern das Hotel war so freundlich es zu stellen ohne es zu berechnen. Und das auch auf der Rechnung zu vermerken. Somit hat aber auch der AG das Frühstück nicht bezahlt. Mein Verständnis: Keine Kürzung, richtig?
            Besten Gruß
            Matthias

          • Cornelia Meier

            Hallo Matthias,

            das Hotel hat also den Übernachtungspreis erhöht und spendiert das Frühstück :-)
            Ich habe Ihnen die beiden Alternativen, die der Gesetzgeber vorgibt genannt, für Ihre Variante kenne ich leider keine “offizielle Regelung”.

            Ich gehe davon aus, dass der Arbeitgeber die Hotelrechnung bezahlt und wenn der Mitarbeiter ein Frühstück eingenommen hat,
            dann sollte er auch so fair sein und dafür eine Kürzung in Kauf nehmen.

            Viele Grüße
            Cornelia

  • Nadine
    Antworten

    Hallo zusammen,
    wenn ich davon ausgehe, dass gefrühstückt wird, kürze ich immer mind. die Pauschale von 20%?
    Ich habe eine Hotelrechnung auf der ist nur die Übernachtung mit 7% MwSt. ausgewiesen, sodass ich davon eigentlich ausgehe, dass es kein Frühstück gab.
    Der Mitarbeiter hat aber selber gesagt, dass er gefrühstückt hat und auf der Internetseite ist der Preis inkl. Frühstück ausgewiesen. Kann ich dann überhaupt kürzen, obwohl es die Hotelrechnung nicht hergibt?
    Grüße
    Nadine

    • Hasan Yilmaz
      Antworten

      Hallo Nadine,

      wenn es eine inländische Hotelrechnung ist, dann würde ich behaupten, dass die Rechnung seitens des Hotels falsch ausgestellt ist. Streng genommen muss er die Verpflegung mit 19% ausweisen.

      Kürzen können Sie als Unternehmen immer, in diesem Fall würde ich aber eher eine ordnungsgemäße Hotelrechnung anfordern.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  • Christine
    Antworten

    Hallo zusammen! Ich habe zwei Fragen zur Kürzung der Verpflegungspauschalen.
    1. Bei mehrtägigen Reisen reichen unsere MA oft nur die Erstattung der Verpflegungspauschalen ein, ohne dass eine Hotelrechnung o.ä. beiliegt, da dies von einer externen Stelle abgewickelt wird. Muss ich – wenn nichts anderes vermerkt ist – auch bei nicht vorliegen einer Hotelrechnung annehmen, dass der MA ein Frühstück hatte? 2. Wenn die Übernachtung von einem Kunden oder von einer Tochterfirma bezahlt wurde, muss ich das Frühstück dem MA dann auch abziehen?
    Vielen Dank für Ihre Antwort!

    • Jens Richert
      Antworten

      Hallo Christine,

      1. Ja, bei Hotelübernachtungen im Inland geht man davon aus, dass gefrühstückt wurde. Es seid denn, der Mitarbeiter kann nachweisen, dass er nicht gefrühstück hat. Bei ausländischen Übernachtungen ist der Nachweis nicht so streng (es wäre auch schwierig auf einer chinesischen Hotelrechnung zu erkennen, dass nicht gefrühstückt wurde). Da das Hotel in Ihrem Fall von externer Stelle gebucht wurde, muss auch eine Rechnung vorliegen, mit der die Übernachtung des Mitarbeiters nachgewiesen werden kann.
      2. Ja, da der Mitarbeiter zusätzlich zu den Verpflegungspauschalen noch eine Mahlzeit (Frühstück) erhält, muss er die Frühstückskürzung pro Tag vornehmen. In HRworks lässt sich dies ganz einfach durch das Eintragen eines Hotelbelegs mit 0 Euro umsetzen. Dadurch erkennt HRworks die Anzahl der Übernachtungen und nimmt die Frühstückskürzung automatisch vor.
      Wenn Sie dabei Unterstützung in HRworks benötigen, empfehle ich Ihnen unser Support-Forum unter forum.hrworks.de

      Viele Grüße
      Jens Richert

  • Gritta Prager
    Antworten

    Wieviel Reisekosten darf man nun wirklich als Arbeitnehmer abrechnen, wenn man 1Woche im Hotel übernachtet hat mit Frühstück. Mein Arbeitgeber sagt ich bekomme da gar nichts. Obwohl ich ja für Mittag und Abend selber sorgen muss.
    Danke
    Gritta

    • admin
      Antworten

      Hallo Gritta,

      grundsätzlich kann Ihr Arbeitgeber entscheiden, ob er Ihnen die tatsächlichen Übernachtungskosten erstattet oder nicht. Entscheidet sich Ihr Arbeitgeber gegen die Erstattung der Übernachtungskosten, können Sie die Hotelrechnung in Ihrer Steuererklärung geltend machen. Hierzu muss die Hotelrechnung auf Sie und nicht auf Ihren Arbeitgeber ausgestellt sein.

      Zur Verpflegung:
      Essen und Trinken sind über die gesetzlichenVerpflegungspauschalen abgegolten. Der Arbeitgeber kann ebenfalls entscheiden, ob er Ihnen diese Verpflegungspauschalen zum Teil, ganz oder gar nicht erstattet.

      Erhalten Sie keine Erstattung, können Sie die gesetzlichen Verpflegungspauschalen ebenfalls in Ihrer Steuererklärung bei den Werbungskosten geltend machen.

      Die aktuellen Verpflegungspauschalen für Deutschland finden Sie beispielsweise in diesem Artikel:
      https://www.reisekosten.de/tipp-als-unternehmen-gesetzliche-verpflegungs-und-ubernachtungspauschalen-statt-firmenindividuelle-pauschalen-nutzen/

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Ilona
    Antworten

    Hallo zusammen,
    die Finanzbehörden unterstellen, daß in jeder Hotelübernachtung in Deutschland ein Frühstück enthalten ist. Dies kann man jedoch nicht nur anhand der Mwst-Sätze auf der Hotelrechnung festmachen.

    Viele Hotels gewähren ein Frühstück, weisen dies jedoch nicht separat aus – weil sie das Frühstück nicht berechnen, sondern dem Gast “schenken”. Dadurch haben sich die Hotels die Umstellungskosten für separate Mwst-Ausweise gespart. Ich muss dem Mitarbeiter also auch dann den Sachbezug kürzen, wenn auf der Hotelrechnung nur der ermäßigte Steuersatz aufgeführt ist.

    Nur dann, wenn explizit auf der Hotelrechnung “Übernachtung ohne Frühstück” ausgewiesen ist, darf ich die Kürzung des Sachbezuges unterlassen. Wichtig: ein handschriftlicher Zusatz ist nicht zulässig.

    Viele Grüße
    Ilona

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Ilona,

      vielen Dank für Ihren Beitrag.
      Wenn auf einer Hotelrechnung im In- oder Ausland der Preis für das Frühstück nicht gesondert ausgewiesen ist und eine Gestellung durch den Arbeitgeber vorliegt, dann darf der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter das Frühstück erstatten.
      In diesem Fall muss der Arbeitgeber bei einer Übernachtung im Ausland 20% der für das Land geltenden Verpflegungspauschale kürzen, im Inland kann er auch über den Sachbezugswert (1,60 €) kürzen.

      Korrekt ist: Ist auf der Hotelrechnung explizit ausgewiesen, dass kein Frühstück stattgefunden hat, dann muss der Arbeitgeber auch nicht kürzen.
      Aber: Auch eine handschriftliche Ergänzung ist laut den Entscheidungen der OFD Erfurt (Verfügung der OFD Erfurt vom 5.3.2001, DStR 2001 S. 621) und der OFD Frankfurt (Verfügung vom 20.03.2001 – S. 2003 138 A -5 -St II 30) möglich. Mehr dazu können Sie auch in unserem Artikel “Selbst Hand anlegen!” nachlesen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Matthias
    Antworten

    Hallo Frau Heinemann,
    zu den Übernachtungsrechnungen hätte ich noch eine Frage. Ich verlange von jedem Arbeitnehmer, der kein Frühstück hatte, dass dies dann auch auf der Rechnung mit “ohne Frühstück” vermerkt ist. Auch wenn dann keine Position mit 19% angegeben ist. Ich bin der Meinung (und ich glaube hab das auch mal gelesen), dass man nur anhand des Steuersatzes nicht davon ausgehen darf ob die Übernachtung mit oder ohne Frühstück war. Da der Gesetzgeber davon ausgeht, dass jede Übernachtung inkl. Frühstück ist.
    Einige Hotels und die meisten Mitarbeiter verstehen das jedoch nicht, wenn ich die Angabe “ohne Frühstück” verlange. Wissen Sie hierzu ein Gesetz oder einen Beschluss, auf den ich mich berufen kann? Liege ich hier überhaupt richtig?
    Vielen Dank für Ihre Antworten.

    Viele Grüße Matthias

    • Melanie Heinemann
      Antworten

      Hallo Matthias,

      entschuldigen Sie die späte Rückmeldung.
      Ich konnte kein Gesetz oder Beschluss dazu finden.

      Wenn es kein Frühstück gibt, braucht das im Inland nicht extra vermerkt werden. Würde Ihr Mitarbeiter frühstücken, müsste es extra ausgewiesen werden, da es getrennte MWST-Sätze für Übernachtung und Hotelnebenleistungen gibt.
      Für das Ausland liegen Sie richtig. Das würde ich mir bescheinigen lassen. Den hier unterscheiden sich die Mehrwertsteuersätze nicht und folglich kann das Frühstück im Preis inbegriffen sein.

      Ist das Frühstück auf der Rechnung enthalten aber ihr Mitarbeiter gibt glaubwürdig an, dass er das ihm angebotene Frühstück nicht eingemommen hat, sollte das auch unter Angabe der Gründe auf der Rechnung vermerkt und vom Hotel bestätigt werden.

      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für eine genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.

      Beste Grüße
      Melanie Heinemann

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