Korrekte Hotelrechnung – Was Sie beachten müssen

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Korrekte HotelrechnungHäufig kommt die Frage auf, wie eine korrekte Hotelrechnung auszusehen hat, damit sie problemlos mit der Reisekostenabrechnung erstattet wird. Vielen ist zudem nicht klar, ob der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist die Hotelrechnung einer Geschäftsreise zu begleichen oder nicht.

Dieser Beitrag gibt Ihnen Klarheit darüber, was Sie bei einer Hotelrechnung beachten müssen und welche Möglichkeiten es für den Arbeitnehmer gibt, seine Auslagen erstattet zu bekommen.
Grundsätzlich können Sie als Arbeitgeber selbst entscheiden, ob Sie die Übernachtungs-kosten erstatten oder nicht. In der Regel werden von den Unternehmen die tatsächlichen Kosten der Übernachtung (Hotelrechnung) erstattet. Hat der Mitarbeiter bei Verwandten oder Bekannten übernachtet, kann hierfür die geltende Übernachtungspauschale gewährt werden.

Entscheiden Sie sich als Unternehmen gegen die Erstattung der Übernachtungskosten, kann der Mitarbeiter die Hotelrechnung in der Steuererklärung geltend machen. Anders verhält es sich jedoch bei der Übernachtungspauschale: Diese kann er nicht über die Steuererklärung einfordern.

Bei der Hotelrechnung sollten Sie daher zwei wichtige Punkte beachten:

1) Angaben zu Name und Anschrift müssen richtig aufgeführt sein

Bei einer Erstattung über die Reisekostenabrechnung durch das Unternehmen muss die Rechnung auf Name und Anschrift des Arbeitgebers ausgestellt werden.
Das ist sowohl für den Arbeitnehmer zur Erstattung des Betrages, als auch für Sie als Arbeitgeber zum Vorsteuerabzug notwendig.

Wird die Hotelrechnung nicht durch Sie als Unternehmen erstattet und daher über die Steuererklärung eingereicht, muss die Rechnung auf Name und Anschrift des Arbeitnehmers ausgestellt sein.

2) Übernachtung und Frühstück müssen im Inland getrennt ausgewiesen sein

Für Hotelleistungen gelten in Deutschland seit 01.01.2010 unterschiedliche Mehrwertsteuersätze: Für die reinen Übernachtungskosten gilt ein Mehrwertsteuersatz von 7%, während für alle anderen Leistungen – insbesondere für Mahlzeiten wie das Frühstück – der Satz von 19% gilt.

Die Leistungen eines Hotels in Deutschland müssen daher separat ausgewiesen sein. Sie müssen dabei darauf achten, dass bei Übernachtung und Frühstück die korrekten Mehrwertsteuersätze enthalten sind. Das Frühstück kann auch in einem Sammelposten, dem sogenannten Business-Package, einbezogen sein. Dieses enthält Leistungen wie zum Beispiel WLAN, einen Parkplatz oder eben das Frühstück.

Denken Sie bei der Reisekostenabrechnung zusätzlich daran, beim Frühstück den Sachbezug von 1,60 € oder die Kürzung von 4,80 € vorzunehmen. Die Kürzung berechnet sich aus 20% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Sie können als Unternehmen selbst entscheiden, ob Sie den Sachbezug oder die Kürzung abziehen. Dies gilt sowohl für Übernachtungen im Inland, als auch im Ausland.

60 Gedanken zu „Korrekte Hotelrechnung – Was Sie beachten müssen

  1. Hallo,
    ich hätte da eine Frage zum Thema Frühstück. Ich als Mitarbeiter frühstücke generell nicht und möchte deswegen auch nicht, dass mein VMA vom AG gekürzt wird. Wie stelle ich das sicher, damit es alles gesetzeskonform ist?
    Bei Inlandreisen muss auf der Rechnung “Kein Frühstück enthalten” auftauchen?
    Bei Auslandsreisen auch?

    Schöne Grüße
    Ben

    • Hallo Ben,

      sobald der Arbeitgeber eine Mahlzeit unentgeltlich zur Verfügung stellt , muss die erhaltene Verpflegungspauschale immer gekürzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die zur Verfügung gestellte Mahlzeit wirklich verspeist wurde oder nicht. Auch die Gründe für das Nichteinnehmen einer Mahlzeit sind irrelevant (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75). Das hat das Bundesministerium für Finanzen in einer Stellungnahme erneut bestätigt.
      Erhält ein Mitarbeiter kein Frühstück von seinem Arbeitgeber und trägt die Frühstückskosten in voller Höhe selbst oder frühstückt gar nicht, ist keine Kürzung der Verpflegungspauschale erforderlich.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  2. Hallo Matthias,
    unser MA ist für einen Kunden auf Dienstreise gewesen, heißt, der Kunde wurde vom Endkunden beauftragt. Dieser Endkunde hat die Übernachtung organisiert und übernimmt die Kosten. Nun sind wohl auf dieser Hotelrechnung auch Frühstückskosten ausgewiesen, die er seinem Auftragnehmer (unserem Kunden) abzieht. Dieser wiederum gibt diesen Abzug an uns weiter.
    Unser Mitarbeiter schreibt nun seine Reisekostenabrechnung. Wie muss seine Kürzung der Verpflegungspauschale aussehen: Abzug von 4,80 oder in tatsächlicher (vom Endkunden übernommener) Höhe der Frühstückskosten?

    • Hallo Regina,

      übernimmt der Arbeitgeber (oder ein durch den Arbeitgeber beauftragter Dritter) die Frühstückskosten, muss die erhaltene Verpflegungspauschale regulär um 4,80 € gekürzt werden. Trägt ein Mitarbeiter die Frühstückskosten in voller Höhe selbst, ist keine Kürzung der Pauschale erforderlich.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

    • Hallo zusammen,
      ich stehe gerade vor dem Problem das mein Arbeitgeber einige Hotelrechnungen meiner letzten Asien Dienstreise nicht anerkennt, weil nicht der korrekte Firmen Name und Adresse auf der Rechnung stehen!

      Begründung: Das Finanzamt würde die Übernachtungskosten nicht als Kosten anerkennen!

      Ich war 3 Wochen in Asien alle Flüge wurden durch den AG bebucht
      also Anreise und Abreise auf Firmenkosten kann glaubhaft gemacht werden!

      Ist es nach den Steuergesetzen zwingen notwendig das der Firmen Name und die Firmen Anschrift mit auf der Rechnung stehen? (es geht um China) kein Vorsteuerabzug möglich.

      • Hallo Herr Mund,

        für den Arbeitgeber gehören Übernachtungskosten zu den Betriebsausgaben, weshalb eine Firmenanschrift obligatorisch ist.
        Wenden Sie sich bitte direkt an das zuständige Finanzamt und erkundigen Sie sich im konkreten Fall.

        Mit freundlichen Grüßen,
        Ulrika Schwabik

  3. Hallo,
    wie verhält es sich mit der Verpflegungspauschalen bei Freiberuflern?
    Ich reise einen Tag nach Nürnberg und übernachte dort für 72 Euro brutto. Das Frühstück wird separat in Höhe von 6 Euro brutto ausgewiesen. Also insgesamt 78 Euro brutto. Die Abwesenheit beträgt sowohl am Anreise- und Abreisetag mehr als 8 Stunden. Meinem Verständnis nach, darf ich die Übernachtungskosten zu 100% als Ausgabe verbuchen. Auch die Vorsteuer hierzu. Beim Frühstück nur die Vorsteuer und nicht das Frühstück als Betriebsausgabe. Jetzt kommt aber der Punkt, den ich nicht verstehe. Darf ich jetzt noch zusätzlich eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12+12=24 Euro als Betriebsausgabe verbuchen? Oder muss ich diese um einen bestimmten Betrag kürzen? Oder darf ich in diesem Fall gar keine Verpflegungspauschale nutzen? Leider beziehen sich alle Beispiele die ich finden konnte immer nur auf Arbeitnehmer oder nicht einzeln ausgewiesene Angaben.
    Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir zu diesem Fall eine Antwort senden könnten.

    Viele Grüße
    Jan

    • Und noch als Nachtrag: Kann ich auch alle Belege die ich alle Ausgaben die ich während einer Reise für Essen als Belege sammeln und dafür die Vorsteuer geltend machen? Also Supermarktrechnungen, Bäcker, etc.?

    • Hallo Jan,

      genau, als Selbstständiger können Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgaben in Ihrer Steuererklärung angeben (24 €), müssen diesen
      aber um 4,80 € (20% der vollen Tagespauschale) kürzen. Somit haben Sie Betriebsausgaben in Höhe von 19,20 €.

      In den Verpflegungspauschalen ist keine Umsatzsteuern enthalten, ein Vorsteuerabzug ist hier somit nicht möglich.

      Und zu Ihrer zweiten Frage: Ja, Vorsteuer können Sie aus allen Belegen ziehen.

      Am besten klären Sie die Punkte noch mal mit Ihrem Steuerberater, dann sind Sie auf der sicheren Seite.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      • Hallo Frau Meier,

        vielen Dank für Ihre Antwort. Ich verstehe leider immer noch nicht ganz, wieso ich die Frühstückskosten zusätzlich zur Verpflegungspauschale abziehen muss. Wäre das Frühstück nicht getrennt auf der Rechnung aufgeführt, so müsste ich nur die Verpflegungspauschale in Höhe von 4,80 Euro abziehen. In meinem Fall muss ich die 4,80 Euro abziehen, darf aber nicht die 5,04 Euro netto als Betriebsausgabe ansetzen. Das macht für mich keinen Sinn. Dann könnte ich ja einfach immer darauf bestehen, dass auf meinen Rechnungen das Frühstück nicht ausgewiesen wird, um so eine höhere Betriebsausgabe geltend machen zu können.
        Also nochmal zu meinem Beispielfall:
        Hotelkosten netto: 67,29 Euro
        Vorsteuer (7%): 4,71 Euro
        Frühstück netto: 5,04 Euro
        Vorsteuer (19%): 0,96 Euro
        Verpflegungspauschale für Anreise/Abreisetag: 19,20 Euro

        Betriebsausgaben gesamt: 86,49 Euro (ohne Frühstück)
        Vorsteuer: 5,67 Euro

        Wäre das Frühstück nicht getrennt ausgewiesen, so wären meine Betriebsausgaben 92,10 Euro und meine Vorsteuer 5,10 Euro gewesen. Oder darf man in diesem Fall keine Vorsteuer ziehen, da ja das Frühstück noch in den Übernachtungskosten enthalten ist?

        Viele Grüße
        Jan

        • Hallo Jan,

          Entschuldigung, aber wie ich schon geschrieben hatte, sprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
          Der kann Ihnen an dieser Stelle besser weiterhelfen als ich 🙁

          Ich würde mich freuen, wenn Sie sich noch einmal mit dem Feedback melden, dann habe ich zum Thema “Reisekosten für Selbständige”
          auch noch etwas dazu gelernt!

          Viele Grüße
          Cornelia Meier

  4. Hallo,

    Meine Frage ist etwas anders..
    Ich wohne um Moment in einem Monteurszimmer, welches ich jedoch aufgrund von mangelhaften Service (habe keine frischen Handtücher erhalten und es wurde in den 8 Tagen kein einziges mal geputzt, obwohl das zum eigentlichen Service gehört) nun verlasse. Der Vermieter weigert sich nun, aus welchem Grund auch immer, die Rechnung auf meine Firma auszustellen, “da er ja einerAbmachung mit mir und nicht mit der Firma hat”. Nun bin ich etwas ratlos, denn ich verstehe nicht warum das ein Problem ist. Außerdem habe ich nun das Problem, dass ich die Rechnung nicht von meiner Firma erstattet bekomme.
    Kann sich der Vermieter rechtlich gesehen weigern die Rechnung auf die Firma auszustellen?

    Vielen Dank im Voraus!

    Liebe Grüße
    Tina

    • Hallo Tina,

      Sie sind für Ihr Unternehmen geschäftlich unterwegs, deshalb sollte Ihr Arbeitgeber die Rechnung auch übernehmen.
      Hat Ihr Arbeitgeber das Zimmer gebucht, dann sollte die Rechnung auch auf Ihr Unternehmen ausgestellt werden.
      Rein rechtlich muss der Vermieter eine Rechnung stellen, auf die richtige Adresse haben Sie unserer Meinung nach allerdings keinen Anspruch.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  5. Hallo zusammen,

    ich habe auch eine Frage zu den “Frühstücken”..

    Bei einer Inlandsrechnung ohne separat ausgewiesenes Frühstück, MUSS ich als Arbeitgeber das Frühstück pauschal den AN abziehen oder KANN ich es den AN abziehen? Also habe ich ein Wahlrecht oder einen Zwang? Es wird ja seitens des FA davon ausgegangen, dass es ein Frühstück gibt, auch wenn dies nicht ausgewiesen ist.
    Und was sind mögliche Konsequenzen für AN und AG bei einer Prüfung, wenn es bei o. a. Beispiel nicht pauschal abgezogen wird?
    Vielen Dank! 🙂

    • Hallo,

      Sie haben ein Wahlrecht.
      So lange Sie Ihren Mitarbeitern für Dienstreisen keine Mahlzeiten stellen, müssen Sie diese weder erstatten noch die Verpflegungspauschale kürzen.

      Aber: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern das Frühstück erstatten, dann müssen Sie die Pauschale kürzen.
      Erstatten Sie das Frühstück nicht, dann müssen Sie die Verpflegungspauschale auch nicht kürzen.

      In Deutschland wird das Hotelfrühstück mit 19% MWSt berechnet und wäre auf der Rechnung somit separat mit 19% MWSt auszuweisen.
      Ich würde deshalb davon ausgehen, dass der Mitarbeiter nicht gesfrühstückt hat.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  6. Hallo zusammen,

    ein Kollege von mir ist zur Zeit geschäftlich in den USA unterwegs. Er hat im Voraus die Hotelübernachtungen über Expedia gebucht und gezahlt (Kreditkartenabrechnung liegt vor). Expedia stellt den Kunden Belege mit den jeweiligen Kosten zur Verfügung. Die Vorsteuer ist wegen dem Ausland sowieso kein Thema. Kann ich die Beträge problemlos erstatten, zumal auf den Belegen von Expedia steht, dass diese nicht als Rechnung zu betrachten sind?!

    Vielen Dank im Voraus.

    Gruß
    Stefan

    • Hallo Stefan,

      sofern Ihre interne Unternehmensrichtlinie nichts gegenteiliges vorsieht, spricht nichts dagegen, dem Mitarbeiter seine Reisekosten zu erstatten.
      Die Originalrechnung des Hotels wird der Kollege sicher nach seiner Rückkehr dabei haben und einreichen können.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  7. Hallo,

    auf der Hotelrechnung ist das Frühstück mit 13 € separat ausgewiesen. Mein AG zieht mir von der Tagespauschale die 13 € anstatt der 4,80 € ab. Ist das rechtens?

    Vielen Dank im Voraus

    • Hallo,

      Ihr Arbeitgeber muss Ihnen das Frühstück nicht erstatten. Vielleicht ist das bei Ihnen so üblich, evt. sogar in einer Reiserichtlinie festgehalten.
      Der Arbeitgeber bezahlt Ihnen die Übernachtungskosten, zieht das Frühstück von der Hotelrechnung ab. Sie erhalten dafür die ungekürzte Verpflegungspauschale, ohne Abzug der 4,80 €.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  8. Hallo zusammen,

    der MA hat eine Hotelrechnung (Auslandsaufenthalt) eingereicht, die auf den Namen der Tochtergesellschaft ausgestellt ist.
    Kann ich die trotzdem erstatten? Vorsteuer wird ja eh keine gezogen, da die Hotelrechnung ja aus dem Ausland ist. Oder muss die Rechnung auch dann auf die Firmenanschrift ausgestellt sein?

    Grüße

    • Hallo,

      für den Vorsteuerabzug spielt die Anschrift in diesem Fall keine Rolle, das ist richtig. Da aber Ihr Unternehmen dem Mitarbeiter die Kosten erstatten,
      sollte als Rechnungsanschrift auch die Anschrift Ihres Unternehmens aufgeführt werden.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  9. Hallo zusammen,

    wir haben heute eine Hotelrechnung eines Mitarbeiters über ein “Arrangement” erhalten. Die Übernachtung wird separat mit 7% Mwst. aufgeführt, der Rest mit 19% als Sammelposten, ohne genaue Definition der Leistung. Auf Nachfrage haben wir vom Hotel erfahren, dass 2x Frühstück, 1x Halbpension, Sauna- und Schwimmbadnutzung, Fahrradnutzung und WLAN-Nutzung inbegriffen sind. Ist die Rechnung korrekt ausgestellt? Handelt es sich bei den Kosten um steuerfreie Nebenleistungen?

    Vielen Dank im Voraus.

    Freundliche Grüße
    Alexandra

    • Hallo Alexandra,

      ist aus dem Sammelposten mit 19 % MwSt. nicht klar ersichtlich, um welche Leistungen es sich handelt, wird in Deutschland davon ausgegangen, dass der Mitarbeiter gefrühstückt hat. Die Frühstücks-Kürzung muss also angesetzt werden.
      Da Sie durch Nachfrage beim Hotel erfahren haben, dass es einmal Halbpension gab und damit eine zweite Mahlzeit bezahlt wurde, müsste richtigerweise auch noch einmal Abendessen gekürzt werden.
      Bei “Sauna” handelt es sich steuerrechtlich gesehen nicht um Reisenebenkosten. Daher ist eine steuerfreie Erstattung eigentlich nicht zulässig. Empfehlenswert wäre daher, die Sauna-Leistung extra auf der Rechnung aufzuführen, damit der Mitarbeiter diese selbst bezahlt oder diese lohnversteuert werden kann.
      Laut BMF kann “Sauna” aber auch innerhalb eines Sammelpostens enthalten sein. Allerdings wird im BMF-Schreiben vom 21.10.2015 nicht genau erklärt, wie dann lohnsteuerrechtlich mit dieser Leistung zu verfahren ist.

      Viele Grüße
      Jens Richert

  10. Hallo zusammen,
    einer unserer Mitarbeiter hat eine Gruppe von Gästen im Inland betreut und hat mit denen gefrühstückt. Es war aber keine Bewirtung, da die Gäste ihre Rechnungen selber bezahlt haben. Auf seiner Hotelrechnung ist das Frühstück separat ausgewiesen. Dieses übersteigt allerdings den Pauschalbetrag für den Abreisetag. Was darf ich denn jetzt kürzen bzw. erstatten?
    Danke

    • Hallo Nadine,

      für das Frühstück Ihres Mitarbeiters beträgt die Kürzung 20% der vollen Tagespauschale (in Deutschland 24 €), also ziehen Sie 4,80 € von seiner Verpflegungspauschale ab.
      Der tatsächliche Preis des Frühstücks ist für die Kürzung nicht relevant.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      • Nadine, noch eine Info zu eben:
        Ich bin davon ausgegangen, dass das Frühstück nicht mehr als 60 € gekostet hat. Falls es sich um ein Luxus-Frühstück über 60 € handelt, muss der tatsächliche Preis für das Frühstück als Arbeitslohn erfasst werden und ist steuer- und sozialversicherungspflichtig.

        Wir haben dazu einen Beitrag in unserem Lexikon: https://www.reisekosten.de/lexikon/lexikon-mahlzeiten/

        Viele Grüße
        Cornelia Meier

  11. Hallo,

    ich habe einen Termin für mich und meine beiden Geschäftsführer bei einem Kunden vereinbart. Leider habe ich mich um einen Monat vertan und der Termin ist geplatzt. Wir mussten jedoch zu dritt übernachten. Jetzt will mir mein Arbeitgeber die Reisekosten inkl. Hotel für uns alle drei anlasten. Darf er das?

    Schöne Grüße
    Ulrich

    • Hallo Ulrich,

      bei Dienstreisen kann der Arbeitgeber entscheiden, ob er die Reisekosten übernimmt oder nicht. Falls nicht, dann können Arbeitnehmern diese bei Ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen.
      In Ihrem Fall bin ich mir allerdings nicht sicher, ob überhaupt eine Dienstreise statt fand, da Sie keinen Termin hatten.

      Am besten besprechen Sie Ihren Fall mit einem Rechtsanwalt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  12. Auf der Hotelrechnung ist ein höherer Preis für das Frühstück ausgewiesen als die Pauschale von 4,80 Euro. Was muss ich nun abziehen?

    • Hallo,

      bei den 4,80 € handelt es sich um die prozentuale Kürzung der Verpflegungspauschale für Deutschland (20% von 24 €).
      Wenn Ihnen für diesen Tag eine Verpflegungspauschale zu steht und Sie ein Frühstück, unter 60 €, von Ihrem Arbeitgeber erhalten haben, muss die Verpflegungspauschale um 20% der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden Verpflegungspauschale gekürzt werden.

      Hier noch ein passender Beitrag zum Thema: https://www.reisekosten.de/lexikon/kuerzung/

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  13. Wenn für einen Buchungszeitraum nur ein Doppelzimmer in einem Hotel verfügbar ist als Einzelperson und der Preis aber gleich bleibt, ob ich nun alleine dort übernachte oder zu zweit, kann ich dann auch zu zweit dort übernachten und die Rechnung beim Arbeitgeber einreichen. Es ist ja trotzdem eine Dienstreise und wenn ich alleine übernachte fallen dieselben Kosten an.

    • Hallo Mel,

      wenn nur ein Doppelzimmer verfügbar ist und der Preis gleich ist, spricht nichts dagegen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  14. Hallo,
    müssen für Reisekostenabrechnungen bzw. dann die Prüfung vom Finanzamt Hotelrechnungen im Original vorliegen?
    Ich bekomme oft vorab eingescannte Hotelrechnungen, aber nicht immer die Originale nachgereicht.
    Inzwischen gehen manche Hotelketten dazu über, Rechnungen per E-Mail zu verschicken. Da gibt es ja dann sowieso keine Originalrechnung mehr.
    Über eine Antwort würde ich mich freuen.
    Vielen Dank.
    Herzliche Grüße
    Martina

    • Hallo Martina,

      am besten beantragen Sie die elektronische Archivierung der Reisekostenabrechnungen sowie der dazugehörigen Belege bei Ihrem zuständigen Finanzamt, dann sind Sie bei einer Prüfung der Reisekostenbelege auf der sicheren Seite.

      Nach den Regelungen des § 147 Abs. 2 AO können Reisekostenabrechnungen sowie die zugehörigen Belege auch elektronisch aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen.

      Auch elektronische Rechnungen können Originalrechnungen sein. Ein älteres BMF-Schreiben mit Infos zur elektronsichen Rechnungsstellung sende ich Ihnen zur Info:
      http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2012-07-02-Vereinfachung-der-elektronischen-Rechnungsstellung.pdf?__blob=publicationFile&v=6
      Und in folgendem Beitrag haben wir das Wichtigste zusammengefasst: https://www.reisekosten.de/elektronische-erfassung-und-archivierung-von-belegen/

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      • Hallo Frau Meier,
        herzlichen Dank für Ihre Antwort.
        Meine Frage ist aber noch folgende:
        meine Kollegen scannen/fotografieren Original-Hotelrechnungen (also keine elektronische Rechnung) und schicken mir diese per Mail. Ich drucke diese aus und lege sie mit der Reisekostenabrechnung ab.
        Nicht immer bekomme ich die Originalrechnung nachgereicht. Ist es ein Problem bei der Prüfung durch das Finanzamt, wenn ich dann nicht die Originalrechnung vorliegen habe, sondern nur den Ausdruck des Scans/Fotos?
        Elektronische Belegablage wird erst in einiger Zeit bei uns Thema werden.
        Herzlichen Dank.
        Viele Grüße
        Martina

        • Hallo Martina,

          meiner Meinung nach brauchen Sie das Original, entweder in elektronischer oder in Papierform.
          Ein Scann oder ein Foto reichen nicht aus.

          Ich empfehle Ihnen sich mit dieser Frage direkt an Ihren Steuerberater oder Ihr zuständiges Finanzamt zu wenden.

          Viele Grüße
          Cornelia Meier

  15. Hallo,
    wenn ich in Deutschland ein Hiotelzimmer ohne Frühstück buche und auf der Rechnung ist auch nur das Einzelzimmer mt 7% ausgewiesen, darf mir da mein AG trotzdem die Frühstückspauschale abziehen? Laut ihm kann er davon ausgeghen das gefrühstückt wurde und der Abzug getechtfertigt ist. Das Hotel müsse explzit in die Rechnung “ohne Frühstück” schreiben. Aber überall lese ich dass das Frühstüch mit 19% auf der Rechnung ausgewiesen sein muss. Also wenn nichts steuerlich ausgewiesen ist, dann ist für mich eindeutig das auch kein Frühstück gemacht wurde und der Abzug von 4,80€ ist rechtswidrig. Wer hat nun Recht?

    • Hallo Pascal,

      richtig, in Deutschland wird das Frühstück getrennt ausgewiesen, weil es mit 19% MWSt besteuert wird.
      Wenn Sie wirklich ein Hotelzimmer ohne Frühstück gebucht haben, dann legen Sie doch die Buchungsbestätigung vor oder lassen Sie sich vom Hotel explizit auf die Rechnung schreiben, dass kein Frühstück stattgefunden hat, dann muss der Arbeitgeber auch nicht kürzen.

      PS: Auch eine handschriftliche Ergänzung ist laut den Entscheidungen der OFD Erfurt und der OFD Frankfurt möglich. Mehr dazu können Sie auch in unserem Artikel “Selbst Hand anlegen”: https://www.reisekosten.de/selber-hand-anlegen/ nachlesen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      • Hallo, danke für die Antwort.
        Ich meine, darf der AG denn kürzen wenn nicht explizit “ohne Frühstück” auf der Rechnung steht?

        • Hallo Pascal,

          ja, das darf der Arbeitgeber, weil erstmal immer von einem Frühstück ausgegangen wird.

          Viele Grüße
          Cornelia Meier

          • Kann diese Annahme aus der Vergangenheit immer noch gültig sein? So weit keine 19% ausgewiesen ist, solle man schon von “keinem Frühstück” ausgehen können. Imho versteht sich. Und als Argument, das sich eigentlich wenig entkräften lässt 😀

          • Hallo,

            es ist eher umgekehrt.
            Es wird zunächst immer davon ausgegangen, dass Sie ein Frühstück erhalten haben, auch wenn das Frühstück nicht mit 19% MWSt auf der Rechnung ausgewiesen ist.

            Aber wenn Sie kein Frühstück gebucht haben oder explizit auf der Rechnung “ohne Frühstück” vermerkt ist, dann muss Ihr Arbeitgeber auch nicht kürzen.
            Am Besten lassen Sie sich vom Hotel bestätigen, dass Sie kein Frühstück eingenommen haben.

            Viele Grüße
            Cornelia Meier

  16. hallo,
    wir haben einen Mitarbeiter der gerne Hotelrechnungen einreicht, die auf seinen Namen ausgestellt sind. 2x hat mein Chef mir nun gesagt, ich soll die trotzdem erstatten, dann eben ohne Steuer buchen.
    Nun hat er eine Hotelrechnung eingereicht, auf der der Name einer Kollegin einer Schwestergesellschaft auf Östereich steht, wo ich irgendwie ganz und gar nicht erstatten will. Der Kollege weigert sich die Rechnung umschreiben zu lassen und schreibt lieber seitenlange Emails und meint, er bekommt sein Geld trotzdem.
    Habe ich da eine gesetzliche Grundlage, dass ich ihm das verweigern kann?
    vielen Dank vorab
    Manie

    • Hallo Manie,

      gibt es bei Ihnen im Unternehmen evt. Reiserichtlinien, die festlegen, dass Rechnungen immer auf die Firma ausgestellt werden müssen? Dann muss Ihr Mitarbeiter sich daran halten. Eine rechtliche Grundlage ist mir dafür nicht bekannt.

      Von Ihrer Nachricht leite ich ab, dass Sie die Hotelkosten bisher immer erstattet haben. Das ist in diesem Fall genauso möglich, aber die Vorsteuer können Sie aus dem Hotelbeleg wieder nicht ziehen. Dafür brauchen Sie die korrekte Firmenanschrift. Das ist üblicherweise kein Problem, ein Anruf beim Hotel sollte genügen.

      Grundsätzlich entscheidet übrigens der Arbeitgeber, ob er die Übernachtungskosten seiner Mitarbeiter nach Belegen oder die Übernachtungspauschale erstattet.
      Vielleicht hat Ihr Steuerberater einen Tipp.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  17. Hallo Herr Yilmaz,
    auf Nachfrage hat das Hotel angegeben, dass das Frühstück eine freiwillige Leistung ist, die aber nicht berechnet wird.
    Da aber der Mitarbeiter diese angenommen hat und von uns gestellt wurde kann ich trotzdem 4,80€ kürzen?
    Grüße

    • Hallo Nadine,

      genau, Sie kürzen 4,80 € für das eingenommene und gestellte Frühstück.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      • Ist es tatsächlich so, das gekürzt werden darf, obwohl der Arbeitgeber offensichtlich dieses Frühstück nicht bezahlt hat?
        Und Zusatzfrage:
        Wenn auf der (ausländischen)Hotelrechnung “ohne Frühstück” ausgewiesen ist, ein Frühstück aber angeboten (vom Hotel gestellt/bezahlt)und auch eingenommen wurde, darf gekürzt werden oder nicht?

        Besten Dank und Gruß
        Matthias

        • Hallo Matthias,

          wenn der Arbeitgeber das Frühstück nicht erstattet, dann muss die Pauschale auch nicht gekürzt werden.

          Auch bei ausländischen Rechnungen gilt:
          Wenn der Arbeitgeber das Frühstück bezahlt hat, dann muss gekürzt werden.
          Wenn der Mitarbeiter das Frühstück selbst bezahlt und nicht erstattet bekommt, dann muss nicht gekürzt werden.

          Viele Grüße
          Cornelia Meier

          • Hallo Cornelia, herzlichen Dank für die Antwort. Ganz zufrieden bin ich aber noch nicht…
            Im von mir geschilderten Fall hat der Mitarbeiter das Frühstück nicht selbst bezahlt, sondern das Hotel war so freundlich es zu stellen ohne es zu berechnen. Und das auch auf der Rechnung zu vermerken. Somit hat aber auch der AG das Frühstück nicht bezahlt. Mein Verständnis: Keine Kürzung, richtig?
            Besten Gruß
            Matthias

          • Hallo Matthias,

            das Hotel hat also den Übernachtungspreis erhöht und spendiert das Frühstück 🙂
            Ich habe Ihnen die beiden Alternativen, die der Gesetzgeber vorgibt genannt, für Ihre Variante kenne ich leider keine “offizielle Regelung”.

            Ich gehe davon aus, dass der Arbeitgeber die Hotelrechnung bezahlt und wenn der Mitarbeiter ein Frühstück eingenommen hat,
            dann sollte er auch so fair sein und dafür eine Kürzung in Kauf nehmen.

            Viele Grüße
            Cornelia

  18. Hallo zusammen,
    wenn ich davon ausgehe, dass gefrühstückt wird, kürze ich immer mind. die Pauschale von 20%?
    Ich habe eine Hotelrechnung auf der ist nur die Übernachtung mit 7% MwSt. ausgewiesen, sodass ich davon eigentlich ausgehe, dass es kein Frühstück gab.
    Der Mitarbeiter hat aber selber gesagt, dass er gefrühstückt hat und auf der Internetseite ist der Preis inkl. Frühstück ausgewiesen. Kann ich dann überhaupt kürzen, obwohl es die Hotelrechnung nicht hergibt?
    Grüße
    Nadine

    • Hallo Nadine,

      wenn es eine inländische Hotelrechnung ist, dann würde ich behaupten, dass die Rechnung seitens des Hotels falsch ausgestellt ist. Streng genommen muss er die Verpflegung mit 19% ausweisen.

      Kürzen können Sie als Unternehmen immer, in diesem Fall würde ich aber eher eine ordnungsgemäße Hotelrechnung anfordern.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  19. Hallo zusammen! Ich habe zwei Fragen zur Kürzung der Verpflegungspauschalen.
    1. Bei mehrtägigen Reisen reichen unsere MA oft nur die Erstattung der Verpflegungspauschalen ein, ohne dass eine Hotelrechnung o.ä. beiliegt, da dies von einer externen Stelle abgewickelt wird. Muss ich – wenn nichts anderes vermerkt ist – auch bei nicht vorliegen einer Hotelrechnung annehmen, dass der MA ein Frühstück hatte? 2. Wenn die Übernachtung von einem Kunden oder von einer Tochterfirma bezahlt wurde, muss ich das Frühstück dem MA dann auch abziehen?
    Vielen Dank für Ihre Antwort!

    • Hallo Christine,

      1. Ja, bei Hotelübernachtungen im Inland geht man davon aus, dass gefrühstückt wurde. Es seid denn, der Mitarbeiter kann nachweisen, dass er nicht gefrühstück hat. Bei ausländischen Übernachtungen ist der Nachweis nicht so streng (es wäre auch schwierig auf einer chinesischen Hotelrechnung zu erkennen, dass nicht gefrühstückt wurde). Da das Hotel in Ihrem Fall von externer Stelle gebucht wurde, muss auch eine Rechnung vorliegen, mit der die Übernachtung des Mitarbeiters nachgewiesen werden kann.
      2. Ja, da der Mitarbeiter zusätzlich zu den Verpflegungspauschalen noch eine Mahlzeit (Frühstück) erhält, muss er die Frühstückskürzung pro Tag vornehmen. In HRworks lässt sich dies ganz einfach durch das Eintragen eines Hotelbelegs mit 0 Euro umsetzen. Dadurch erkennt HRworks die Anzahl der Übernachtungen und nimmt die Frühstückskürzung automatisch vor.
      Wenn Sie dabei Unterstützung in HRworks benötigen, empfehle ich Ihnen unser Support-Forum unter forum.hrworks.de

      Viele Grüße
      Jens Richert

  20. Wieviel Reisekosten darf man nun wirklich als Arbeitnehmer abrechnen, wenn man 1Woche im Hotel übernachtet hat mit Frühstück. Mein Arbeitgeber sagt ich bekomme da gar nichts. Obwohl ich ja für Mittag und Abend selber sorgen muss.
    Danke
    Gritta

    • Hallo Gritta,

      grundsätzlich kann Ihr Arbeitgeber entscheiden, ob er Ihnen die tatsächlichen Übernachtungskosten erstattet oder nicht. Entscheidet sich Ihr Arbeitgeber gegen die Erstattung der Übernachtungskosten, können Sie die Hotelrechnung in Ihrer Steuererklärung geltend machen. Hierzu muss die Hotelrechnung auf Sie und nicht auf Ihren Arbeitgeber ausgestellt sein.

      Zur Verpflegung:
      Essen und Trinken sind über die gesetzlichenVerpflegungspauschalen abgegolten. Der Arbeitgeber kann ebenfalls entscheiden, ob er Ihnen diese Verpflegungspauschalen zum Teil, ganz oder gar nicht erstattet.

      Erhalten Sie keine Erstattung, können Sie die gesetzlichen Verpflegungspauschalen ebenfalls in Ihrer Steuererklärung bei den Werbungskosten geltend machen.

      Die aktuellen Verpflegungspauschalen für Deutschland finden Sie beispielsweise in diesem Artikel:
      https://www.reisekosten.de/tipp-als-unternehmen-gesetzliche-verpflegungs-und-ubernachtungspauschalen-statt-firmenindividuelle-pauschalen-nutzen/

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  21. Hallo zusammen,
    die Finanzbehörden unterstellen, daß in jeder Hotelübernachtung in Deutschland ein Frühstück enthalten ist. Dies kann man jedoch nicht nur anhand der Mwst-Sätze auf der Hotelrechnung festmachen.

    Viele Hotels gewähren ein Frühstück, weisen dies jedoch nicht separat aus – weil sie das Frühstück nicht berechnen, sondern dem Gast “schenken”. Dadurch haben sich die Hotels die Umstellungskosten für separate Mwst-Ausweise gespart. Ich muss dem Mitarbeiter also auch dann den Sachbezug kürzen, wenn auf der Hotelrechnung nur der ermäßigte Steuersatz aufgeführt ist.

    Nur dann, wenn explizit auf der Hotelrechnung “Übernachtung ohne Frühstück” ausgewiesen ist, darf ich die Kürzung des Sachbezuges unterlassen. Wichtig: ein handschriftlicher Zusatz ist nicht zulässig.

    Viele Grüße
    Ilona

    • Hallo Ilona,

      vielen Dank für Ihren Beitrag.
      Wenn auf einer Hotelrechnung im In- oder Ausland der Preis für das Frühstück nicht gesondert ausgewiesen ist und eine Gestellung durch den Arbeitgeber vorliegt, dann darf der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter das Frühstück erstatten.
      In diesem Fall muss der Arbeitgeber bei einer Übernachtung im Ausland 20% der für das Land geltenden Verpflegungspauschale kürzen, im Inland kann er auch über den Sachbezugswert (1,60 €) kürzen.

      Korrekt ist: Ist auf der Hotelrechnung explizit ausgewiesen, dass kein Frühstück stattgefunden hat, dann muss der Arbeitgeber auch nicht kürzen.
      Aber: Auch eine handschriftliche Ergänzung ist laut den Entscheidungen der OFD Erfurt (Verfügung der OFD Erfurt vom 5.3.2001, DStR 2001 S. 621) und der OFD Frankfurt (Verfügung vom 20.03.2001 – S. 2003 138 A -5 -St II 30) möglich. Mehr dazu können Sie auch in unserem Artikel “Selbst Hand anlegen!” nachlesen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  22. Hallo Frau Heinemann,
    zu den Übernachtungsrechnungen hätte ich noch eine Frage. Ich verlange von jedem Arbeitnehmer, der kein Frühstück hatte, dass dies dann auch auf der Rechnung mit “ohne Frühstück” vermerkt ist. Auch wenn dann keine Position mit 19% angegeben ist. Ich bin der Meinung (und ich glaube hab das auch mal gelesen), dass man nur anhand des Steuersatzes nicht davon ausgehen darf ob die Übernachtung mit oder ohne Frühstück war. Da der Gesetzgeber davon ausgeht, dass jede Übernachtung inkl. Frühstück ist.
    Einige Hotels und die meisten Mitarbeiter verstehen das jedoch nicht, wenn ich die Angabe “ohne Frühstück” verlange. Wissen Sie hierzu ein Gesetz oder einen Beschluss, auf den ich mich berufen kann? Liege ich hier überhaupt richtig?
    Vielen Dank für Ihre Antworten.

    Viele Grüße Matthias

    • Hallo Matthias,

      entschuldigen Sie die späte Rückmeldung.
      Ich konnte kein Gesetz oder Beschluss dazu finden.

      Wenn es kein Frühstück gibt, braucht das im Inland nicht extra vermerkt werden. Würde Ihr Mitarbeiter frühstücken, müsste es extra ausgewiesen werden, da es getrennte MWST-Sätze für Übernachtung und Hotelnebenleistungen gibt.
      Für das Ausland liegen Sie richtig. Das würde ich mir bescheinigen lassen. Den hier unterscheiden sich die Mehrwertsteuersätze nicht und folglich kann das Frühstück im Preis inbegriffen sein.

      Ist das Frühstück auf der Rechnung enthalten aber ihr Mitarbeiter gibt glaubwürdig an, dass er das ihm angebotene Frühstück nicht eingemommen hat, sollte das auch unter Angabe der Gründe auf der Rechnung vermerkt und vom Hotel bestätigt werden.

      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für eine genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.

      Beste Grüße
      Melanie Heinemann

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