Firmenkreditkarten statt Barvorschüsse

Firmenkreditkarten statt Barvorschüsse

Kennen Sie das: Ein Mitarbeiter benötigt einen Barvorschuss um seine Reisekosten auf der anstehenden Geschäftsreise zu begleichen. Mit der Beantragung des Vorschusses hat er, vielleicht ohne es zu ahnen, einen langwierigen Prozess in Gang gesetzt. Auf die Beantragung des Vorschusses folgt die Genehmigung, daraufhin die Auszahlung des Bargelds im Vorfeld der Reise. Nach der Rückkehr des Mitarbeiters folgt dann die Abrechnung und die Kontrolle der gezahlten und verrechneten Vorschüsse sowie die Abrechnung und Kontrolle der Reisekosten.

Und nicht nur das: Bedenken Sie auch den Zinsverlust des Unternehmens. Ist der Barvorschuss an den Mitarbeiter gezahlt, kann das Unternehmen diesen Geldbetrag nicht mehr anderweitig verwenden. So entstehen mindestens kalkulatorische Kosten. Bei einem einzigen ausgezahlten Vorschuss fällt dieser Zinsverlust nicht ins Gewicht, bei tausenden von Mitarbeitern und vielen Vorschüssen kann durch die Auszahlung von Barvorschüssen jedoch ein großer Betrag an Kapitalkosten anfallen.

Ein Beispiel, das auch aus Ihrem Unternehmen stammen könnte?

Dieser Abrechnungsprozess verschlingt viel Zeit und Geld. Untersuchungen von American Express® & A.T. Kearney zufolge liegt das Einsparungspotenzial bei Barvorschüssen bei 53%.

Tipp: Schaffen Sie das Vorschusswesen einfach komplett ab! Mit der Einführung von Firmenkreditkarten entfällt die aufwendige Verwaltung von Vorschüssen und die Kosten beim Abrechnungsprozess sinken.

Mit der Corporate Card beispielsweise lassen sich die Ausgaben über das Privatkonto des Mitarbeiters abwickeln und werden über die Reisekostenabrechnung zurückerstattet. Dank dem verlängerten Zahlungsziel der Corporate Card hat der Mitarbeiter sein Geld bereits vor der Abbuchung durch das Kreditkartenunternehmen wieder, vorausgesetzt er reicht seine Reisekosten rechtzeitig ein…

In der folgenden Grafik wird die Nutzung der Firmenkreditkarte noch einmal bildlich dargestellt.

Im Beispiel begleicht der Mitarbeiter seine Ausgaben am 18.05. mit der Corporate Card und bekommt seine Reisekosten am 31.05. erstattet, bevor sein Privatkonto am 02.07. belastet wird.

Die meisten Reisekosten können übrigens mit der Kreditkarte problemlos bargeldlos abgewickelt werden. Und sollte Bargeld wirklich nötig sein, kann dieses auch mit der Kreditkarte vom Konto abgehoben werden.

Noch ein Tipp: Einige Softwarelösungen für Reisekosten bieten den Import von Kreditkartenumsätzen über Schnittstellen an. Kreditkartenanbieter wie z.B. American Express oder AirPlus stellen die via Corporate Card getätigten Umsätze zum Download zur Verfügung. Diese Daten werden dem Mitarbeiter automatisiert zugeordnet und die manuelle Datenerfassung entfällt.

Zahlt Ihr Unternehmen noch Barvorschüsse an Geschäftsreisende aus?
Dann sorgen Sie dafür das sich das ändert…

Studie American Express® & A.T. Kearney