Fehlerhafte Reisekostenabrechung ist Kündigungsgrund

Fehlerhafte Reisekostenabrechung ist Kündigungsgrund

In der Praxis sind falsche oder fehlerhafte Reisekostenabrechnungen keine Seltenheit. Doch Vorsicht: wer eine Reisekosten-abrechnung “blind” unterschreibt oder falsche Angaben macht, riskiert seinen Job. Denn stellen sich die Angaben, die zur unberechtigten Auszahlung von Reisekosten führen, als falsch heraus, rechtfertig dies eine fristlose Kündigung.
Das Bundesarbeitsgericht bestätigte dies mit seinem Urteil (Az.: 2 AZR 994/12) im Falle eines Flugkapitäns, der gegen seine Kündigung aufgrund einer falscher Reisekostenabrechnung geklagt hatte.

Der konkrete Fall:

Ein Flugkapitän hatte seine Reisekostenabrechnung mit falschen Angaben bei seiner Arbeitgeberin eingereicht und wurde infolgedessen fristlos gekündigt. Auf der Abrechnung gab er an, seine Reise von Frankfurt nach München mit dem Auto zurückgelegt zu haben und rechnete dafür die angefallenen Kilometer ab. Tatsächlich war er jedoch zu einem günstigeren Preis nach München geflogen. Zu seiner Verteidigung wies er darauf hin, nicht er, sondern seine Freundin habe die Reisekostenabrechnung ausgefüllt. Und außerdem habe er die Abrechnung nicht unterschrieben.

Das Gericht entschied zu Gunsten des Arbeitgebers. Macht ein Arbeitnehmer vorsätzlich falsche Angaben oder nimmt die Unrichtigkeit seiner Reisekostenabrechnung billigend in Kauf, kann es sich dabei um eine erhebliche Verletzung seiner arbeitsvertraglichen Pflichten handeln. Laut Bundesarbeitsgericht ist ein Arbeitgeber daher zum Ausspruch einer fristlosen Kündigung berechtigt, selbst wenn es sich um einen einmaligen Vorfall und einen geringen Erstattungsbetrag handele.

Grundsätzlich kommt es in solchen Fällen immer entscheidend darauf an, ob die falschen Angaben versehentlich gemacht wurden oder der Mitarbeiter bewusst gehandelt hat.

Reicht ein Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung mit falschen Angaben beim Arbeitgeber ein, um Kosten erstattet zu bekommen, nimmt er in der Regel eine Schädigung des Arbeitgebers billigend in Kauf und handelt vorsätzlich, entschied das Bundesarbeitsgericht.

Mitarbeiter sollten daher ihre Pflicht, entstandene Spesen sorgfältig und korrekt abzurechnen, nicht auf die leichte Schulter nehmen und Abrechnungen grundsätzlich niemals unkontrolliert einreichen. Außerdem empfiehlt es sich, Reisen stets zeitnah abzurechnen, damit alle Details gut erinnert und fehlerhafte Angaben vermieden werden.

Eine Reisekosten Software kann sich hierbei als sehr nützlich erweisen. Durch das System wird der Mitarbeiter bei der Datenerfassung unterstützt und seine Eingaben werden auf Plausibilität überprüft. Dank einem integrierten Workflow ist nicht nur die buchhalterische, sondern auch eine sachliche Prüfung durch Vorgesetzte möglich. Zudem ist eine Zwischenspeicherung ebenfalls jederzeit möglich. So können Reisekostenabrechnungen schnell, bequem und sicher erledigt werden.