reisekosten.de https://www.reisekosten.de Blog über Reisekosten- und Spesenabrechnung Fri, 14 Jun 2019 12:43:35 +0000 de-DE hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.1.1 https://www.reisekosten.de/wp-content/uploads/2016/05/cropped-favicon-reisekosten-1-32x32.png reisekosten.de https://www.reisekosten.de 32 32 Belege und Reisekosten abrechnen – Praxisbezogene Beispiele für Buchhalter, Teil 1 https://www.reisekosten.de/belege-und-reisekosten-abrechnen/ https://www.reisekosten.de/belege-und-reisekosten-abrechnen/#respond Thu, 13 Jun 2019 11:30:52 +0000 https://www.reisekosten.de/?p=4399 Der Beitrag Belege und Reisekosten abrechnen – Praxisbezogene Beispiele für Buchhalter, Teil 1 erschien zuerst auf reisekosten.de.

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Befindet sich ein Mitarbeiter auf Dienstreise, fallen unterschiedliche Kosten an. Von Fahrt- über die Übernachtungskosten bis zur Verpflegung oder Bewirtung. Auf einer Hotelrechnung sind dabei meistens mehrere Positionen ausgewiesen, wie etwa die Unterkunft, Frühstück, Kurtaxe und Parkgebühr, die mit unterschiedlichen Steuersätzen abgerechnet werden.

Außer Reisekosten sind es z. B. auch Büromaterialien der Arbeitnehmer, die als steuerlich absetzbare Kosten gelten und vom Arbeitgeber in voller Höhe übernommen werden können. Dabei spielt es keine Rolle, ob Mitarbeiter diese auf der Arbeit oder im Home Office nutzen.

So rechnen Sie eine Belegmappe ab

Im ersten Teil dieser Artikelreihe möchten wir auf die Abrechnung einer Belegmappe näher eingehen.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter arbeitet im Home Office und benötigt für seine Arbeit diverses Büromaterial. Papier, Briefmarken, Umschläge sowie Toner für den Drucker gehören zum Arbeitsalltag. Die Belege für die angefallenen Kosten reicht der Arbeitnehmer bei der Buchhaltung seines Unternehmens ein:

  • Papier, Toner –> 238 €, davon 19% Umsatzsteuer = 38 €
  • Fachzeitschrift “Wirtschaft im Wandel” –> 8,90 €, davon 19% Umsatzsteuer = 1,40 €
  • Porto –> 7,70 €, davon 19% Umsatzsteuer = 1,20 €

Buchungssätze:

  1. Aufwand
    Vorsteuer an Kreditor
  2. Kreditor an Bank

Bürobedarf sowie alle Materialien, die zur Erledigung der Arbeit erforderlich sind, kann der Arbeitgeber als Betriebsausgaben in tatsächlicher Höhe ansetzen.

Die Buchung erfolgt auf folgenden Konten:

Kontenbezeichnung SKR 03

  • 4910 Porto
  • 4930 Bürobedarf
  • 4940 Zeitschriften, Bücher (Fachliteratur)
  • 1576 Abziehbare Vorsteuer 19%
  • 1200 Bank

Kontenbezeichnung SKR 04

  • 6800 Porto
  • 6815 Bürobedarf
  • 6820 Zeitschriften, Bücher
  • 1406 Abziehbare Vorsteuer 19%
Abrechnung im SKR 04
Soll Haben
Sachkonto Betrag Kreditorenkonto Betrag
6815 Bürobedarf 200 € Kreditor 254,60 €
6820 Zeitschriften, Bücher 7,50 €
6800 Porto 6,50 €
1406 Abziehbare Vorsteuer 19% 40,60 €

 

Soll Haben
Kreditorenkonto Betrag Sachkonto Betrag
Kreditor 254,60 € 1800 Bank 254,60 €

 

 

Abrechnung im SKR 03
Soll Haben
Sachkonto Betrag Kreditorenkonto Betrag
4930 Bürobedarf 200 € Kreditor 254,60 €
4940 Zeitschriften, Bücher 7,50 €
4910 Porto 6,50 €
1576 Abziehbare Vorsteuer 19% 40,60 €

 

Soll Haben
Kreditorenkonto Betrag Sachkonto Betrag
Kreditor 254,60 € 1200 Bank 254,60 €

 

Nun ist kein offener Betrag vorhanden und das Kreditorenkonto ausgeglichen. So bekommt der Mitarbeiter seine Belegmappe ausbezahlt.

Im zweiten Teil der Artikelreihe erfahren Sie, wie Sie Verpflegungsmehraufwand inklusive der vorgenommenen Kürzungen für gestellte Mahlzeiten sowie auch Bewirtung der Kunden und Kilometergeld buchhalterisch abrechnen.

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Neue Verpflegungspauschalen 2020: Pauschbeträge sollen steigen https://www.reisekosten.de/verpflegungspauschalen-2020/ https://www.reisekosten.de/verpflegungspauschalen-2020/#respond Wed, 15 May 2019 09:29:43 +0000 https://www.reisekosten.de/?p=4389 Das Bundesfinanzministerium arbeitet an einem neuen Gesetzentwurf, laut dem die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand ab 1. Januar 2020 steigen sollen. Die Regelung nennt auch konkrete Zahlen der neuen Verpflegungspauschalen. Zukünftig sollen Mitarbeiter bei einer Auswärtstätigkeit von 24 Stunden mit 28 Euro um 4 Euro mehr erhalten als bisher. Bei An- und Abreisetagen sowie Dienstreisen von […]

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Das Bundesfinanzministerium arbeitet an einem neuen Gesetzentwurf, laut dem die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand ab 1. Januar 2020 steigen sollen. Die Regelung nennt auch konkrete Zahlen der neuen Verpflegungspauschalen. Zukünftig sollen Mitarbeiter bei einer Auswärtstätigkeit von 24 Stunden mit 28 Euro um 4 Euro mehr erhalten als bisher. Bei An- und Abreisetagen sowie Dienstreisen von mehr als 8 Stunden steigt die Pauschale von 12 auf 14 Euro.

Geplant ist ebenfalls auch eine Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer in Höhe von 8 Euro. Lkw-Fahrer konnten bisher nur einen Schätzbetrag von 5 Euro als Werbungskosten geltend machen.

WOFÜR ERHÄLT MAN EINE PAUSCHALE?

Wer dienstlich unterwegs ist, muss mit zusätzlichen Ausgaben rechnen. Anreise, Abreise, Verpflegung, Fahrt- und Übernachtungskosten. Obwohl die meisten Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden, zahlen die Reisenden für die Verpflegung auf der Dienstreise mehr als Zuhause. Und für genau diesen Mehraufwand gibt es eine Verpflegungspauschale.

Übernimmt der Arbeitgeber zusätzlich zu der zugewiesenen Verpflegungspauschale noch die Kosten für eine Mahlzeit, so muss eine Kürzung der erhaltenen Pauschale um einen entsprechenden Wert vorgenommen werden:

  • Frühstück: 20%
  • Mittagessen: 40%
  • Abendessen: 40%

NEUE VERPFLEGUNGSPAUSCHALEN: WIE MUSS MAN SIE BERECHNEN?

Zahlreiche Tank-, Park-, Hotel- sowie Bewirtungs- und Verpflegungsbelege müssen mit unterschiedlichen Steuersätzen abgerechnet werden. Eine Zettelwirtschaft führt ohne Zweifel zu einem rechnerischen Chaos. Wer hier keine Software-Lösung hat… der muss nicht gleich den Kopf verlieren. Mit der Reisekosten Software von HRworks reichen Sie Ihre Belege elektronisch ein, lassen die Beträge im System automatisch berechnen und erhalten Ihr Geld schnell wieder zurück.

WAS MÜSSEN SIE ALS NUTZER VON HRWORKS TUN?

Wenn Sie HRworks für die Reisekostenabrechnung nutzen, brauchen Sie nichts weiter tun. Sobald die neuen Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand gesetzlich in Kraft treten, sind diese automatisch im System hinterlegt.

Lernen Sie auch weitere zahlreiche Funktionen der Reisemanagement und Personalmanagement Software kennen und testen Sie die HR Software HRworks jetzt kostenlos.

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Unternehmen und Geschäftsreisende atmen auf: Vorläufige Einigung zur Abschaffung der A1 Bescheinigung https://www.reisekosten.de/einigung-zur-abschaffung-der-a1/ https://www.reisekosten.de/einigung-zur-abschaffung-der-a1/#respond Mon, 15 Apr 2019 06:49:51 +0000 https://www.reisekosten.de/?p=4374 Der Beitrag Unternehmen und Geschäftsreisende atmen auf: Vorläufige Einigung zur Abschaffung der A1 Bescheinigung erschien zuerst auf reisekosten.de.

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Folgt nun doch die Abschaffung der A1-Pflicht? Ein Vorschlag der Europäischen Kommission verspricht ein ersehntes Ende im bürokratischen Entsendeirrsinn.

Die Pressemitteilung der Vertretung der Europäischen Kommission vom 20.03.2019 lässt viele Unternehmen und Geschäftsreisende aufatmen. Mit der Einigung zwischen Europäischer Kommission, Parlament und Rat zur Erneuerung und Modernisierung der bestehenden Regeln zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit für entsandte Arbeitskräfte soll die Durchsetzbarkeit dieser Regeln und die Zusammenarbeit zwischen den nationalen Behörden vereinfacht werden. Hierzu zählt auch die Abschaffung der A1 für Dienstreisen ins EU-Ausland. Die Zustimmung durch EU Parlament und EU Rat ist jedoch noch offen – die A1 ist bis zur förmlichen Einigung vorerst weiter einzusetzen.

Dienstreisen in EU bisher nicht ohne A1

Bisher gilt: Eine A1-Bescheinigung ist notwendig für alle Arbeitnehmer, die eine vorübergehende Tätigkeit im europäischen Ausland ausüben. Sie ist als Nachweis des Sozialversicherungsträgers erforderlich (Newsbeitrag März 2019). Dem Dienstreisenden wird bescheinigt, welches Sozialsystem für ihn zuständig ist, um zu vermeiden, dass Sozialversicherungsbeiträge in zwei EU-Staaten doppelt erhoben werden.

Bürokratischer Aufwand für Personaler – Abschaffung der A1 entlastet

Jeder dienstliche Grenzübertritt stellt eine Entsendung im Sinne des EU-Rechts dar. Daher ist die Beantragung der A1 Bescheinigung auch bei kurzfristigen und stundenweisen Dienstreisen notwendig. Seit 2019 gilt das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren. Es erlaubt die A1 nach Art. 12 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 online zu beantragen – jedoch gibt es dieses nur zeitgleich und nur für ein Land. Unternehmen müssen somit personell- und zeitaufwendig Entsendeformulare einzeln beantragen. Hinzu kommt die gesetzliche Regelung, dass Krankenkassen und Rentenversicherungsträger für die Übermittlung der A1 an den Arbeitgeber drei Tage Zeit haben. Das schränkt die Planbarkeit und Flexibilität auf Unternehmensseite massiv ein. Auch für den Geschäftsreisenden wird die A1-Bescheinigung zur Nervenprobe. Ob Tagung oder Kundentermin, die Bescheinigung ist stets mitzuführen. Kann ein Arbeitnehmer diese im Falle einer Kontrolle im EU Ausland nicht nachweisen, drohen hohe Bußgelder oder Zutrittsverweigerung.

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Privat-Pkw auf Dienstreise: Was sind die Vor- und Nachteile? https://www.reisekosten.de/privat-pkw-auf-dienstreise/ https://www.reisekosten.de/privat-pkw-auf-dienstreise/#comments Tue, 19 Mar 2019 13:12:53 +0000 https://www.reisekosten.de/?p=4352 Mit einem Privat-Pkw auf Dienstreise unterwegs zu sein bringt einige Vorteile: Das Unternehmen spart mit dieser Variante der Mobilität den Einsatz eines teuren Firmenwagens und die Reisenden gewinnen an Flexibilität. Zusätzlich bevorzugt der eine oder andere Arbeitnehmer seinen gewohnten Wagen mit gehobener Ausstattung vor einem kleinen oder weniger attraktiven Mietwagen. Kompliziert wird die Situation allerdings […]

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Mit einem Privat-Pkw auf Dienstreise unterwegs zu sein bringt einige Vorteile: Das Unternehmen spart mit dieser Variante der Mobilität den Einsatz eines teuren Firmenwagens und die Reisenden gewinnen an Flexibilität. Zusätzlich bevorzugt der eine oder andere Arbeitnehmer seinen gewohnten Wagen mit gehobener Ausstattung vor einem kleinen oder weniger attraktiven Mietwagen. Kompliziert wird die Situation allerdings dann, wenn der Privat-Pkw auf Dienstreise in einen Unfall verwickelt wird. Hier fallen meistens hohe Kosten an, die überwiegend zu Lasten des Arbeitnehmers gehen.

Wer haftet beim Unfall mit einem Privat-Pkw auf Dienstreise?

Das Unfallrisiko trägt grundsätzlich der Reisende selbst, wenn er sich mit seinem Privat-Pkw auf Dienstreise begeben hat. Gerät der Arbeitnehmer in einen Unfall, kann er Ansprüche gegenüber dem Arbeitgeber nur dann geltend machen, wenn der Gebrauch des Privatfahrzeugs bei einer Dienstfahrt nicht unter das allgemeine Lebensrisiko fällt.

Unter bestimmten Umständen ist es jedenfalls möglich, den Schaden, der bei einem selbst verursachten Unfall mit dem Privat-Pkw auf Dienstreise entstanden ist, vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Dies gilt vor allem dann, wenn die Reise auf Weisung des Arbeitgebers oder aufgrund einer betrieblichen Veranlassung durchgeführt wurde.

Das Schadensrisiko kann, je nach Vorfall und entstandenen Kosten, auch mit einer Kilometerpauschale abgedeckt werden. Zahlt der Arbeitgeber jedoch nur den steuerfreien Kilometersatz (aktuell 0,30 €/km), wird dadurch lediglich der Rückstufungsschaden in der Haftpflicht abgedeckt.

Wieso kann ein Mietwagen eine bessere Lösung sein?

Sofern das Unternehmen keinen Dienstwagen zur Verfügung stellt und der Arbeitnehmer auf der sicheren Seite bleiben möchte, ist hier ein Mietwagen die optimale Lösung. Der Arbeitgeber bezahlt den Mietbetrag für einen Leihwagen sowie Spritkosten in insgesamt vergleichbarer Höhe des Kilometergeldes. Die Kasko- bzw. Unfallversicherung ist im Mietwagenpreis bereits enthalten.

Mietwagen vs. Kilometerpauschale

Praxisbeispiel: Der Mitarbeiter ist von seiner Firma beauftragt, außerhalb seines Standortes eine dreitägige Schulung durchzuführen, erhält dazu aber keinen Dienstwagen. Der Arbeitgeber überlegt, zu diesem Zweck einen Wagen für 59 Euro pro Tag zu mieten. Er berechnet den preislichen Unterschied zwischen einem Mietwagen und der Kilometerpauschale, die bei Benutzung eines eigenen Privatwagens bei Dienstreise anfallen würde und stellt Folgendes fest:

Rechenbeispiel für einen Mietwagen:

  • Mietwagen → 59 €/Tag x 3 = 177 €
  • Spritpreis €/Liter →  1,30 €
  • Verbrauch Liter/100 km →  8
  • Strecke in km →  800
  • Ergebnis Benzinpreis → ca. 83 €

Gesamtkosten: 177 € + 83 € = 260 €

→ inklusive Versicherung und risikofrei für den Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer

 

Rechenbeispiel für Ansatz einer Kilometerpauschale:

  • gesetzlicher Kilometersatz → 0,30 €
  • Strecke in km → 800

Gesamtkosten → 0,3 x  800 = 240 €

→ hinzu kommen Kosten für eine Auswärtstätigkeits-Kaskoversicherung, die der Arbeitgeber bezahlen muss, um hohen Unfallkosten vorzubeugen

→ zusätzlich verursacht ein Unfall meist unangenehme Diskussionen bis zu gerichtlichen Auseinandersetzungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber hinsichtlich der Haftung

 

Fazit: Wenn Sie auf der sicheren Seite bleiben und Kosten im Fall eines Unfalls sparen möchten, verzichten Sie auf die Bequemlichkeit eines Privat-Pkw und verwenden Sie für Ihre Dienstreise einen Mietwagen. Von dieser Win-Win-Situation profitieren sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber.

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A1 Bescheinigung für Dienstreisen und Entsendungen ins Ausland https://www.reisekosten.de/a1-bescheinigung-dienstreisen-entsendungen/ https://www.reisekosten.de/a1-bescheinigung-dienstreisen-entsendungen/#respond Thu, 24 Jan 2019 13:42:43 +0000 https://www.reisekosten.de/?p=4325 Laut EU-Koordinierungsregeln der Verordnung (EG) 883/2004 (EG) 987/2009 sind Dienstreisende seit 1. Januar 2019 verpflichtet, bei Entsendungen sowie kurzfristigen oder sogar eintägigen Auswärtstätigkeiten im Ausland eine A1 Bescheinigung einzuholen. Die Verschärfung im Umgang mit den einzureichenden A1-Anträgen stellt die Arbeitgeber vor eine organisatorische Herausforderung. Außerdem beklagen Geschäftsführer, dass das Verfahren ausschließlich an Entgeltabrechnungsprogramme gebunden ist. Verstärkte […]

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Laut EU-Koordinierungsregeln der Verordnung (EG) 883/2004 (EG) 987/2009 sind Dienstreisende seit 1. Januar 2019 verpflichtet, bei Entsendungen sowie kurzfristigen oder sogar eintägigen Auswärtstätigkeiten im Ausland eine A1 Bescheinigung einzuholen. Die Verschärfung im Umgang mit den einzureichenden A1-Anträgen stellt die Arbeitgeber vor eine organisatorische Herausforderung. Außerdem beklagen Geschäftsführer, dass das Verfahren ausschließlich an Entgeltabrechnungsprogramme gebunden ist.

Verstärkte Prüfungen in EU

Neben den internen Herausforderungen berichten Arbeitgeber von verstärkten Prüfungen im EU-Ausland. Vor allem in Österreich und Frankreich ist eine deutliche Zunahme an Kontrollen spürbar. Liegt die A1 Bescheinigung noch nicht vor, genügt es in diesem Fall, eine Bestätigung des eingereichten Antrags vorzulegen. Diese generiert die Krankenkasse automatisch, sobald der Antrag über das Entgeltabrechnungsprogramm eingereicht wird. Die Bestätigung kann sofort ausgedruckt und somit im Kontrollfall vorgelegt werden.

A1 Bescheinigung – Was ist der Sinn und Zweck?

Die A1 Bescheinigung weist nach, dass der Reisende in Deutschland Sozialversicherungsabgaben bezahlt und daher im Ausland von zusätzlichen Zahlungen befreit ist. Die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts legen fest, dass bei einer Dienstreise in ein anderes EU-Land oder nach Norwegen, Island, Liechtenstein sowie in die Schweiz ausschließlich die deutschen Rechtsvorschriften gelten.

Papierverfahren immer noch möglich

Aufgrund der erwähnten Herausforderungen bei der Umsetzung des Verfahrens können Arbeitgeber trotz der bestehenden Verpflichtungen Anträge bis zum 30. Juni 2019 weiterhin in Papierform stellen. Aus diesem Grund stellen namenhafte Anbieter von Reisekostenabrechnungsprogrammen entsprechende A1-Antragsformulare zur Verfügung.

Allerdings ist selbst bei einer rein elektronischen Bearbeitung des Antrags fraglich, ob der gesamte technische Workflow innerhalb von Minuten oder zumindest ein paar Stunden realisiert werden kann. Daher sehen Unternehmer aufgrund eines erheblichen Anstiegs der Antragszahlen diesen Prozess eher kritisch. 

Die maschinelle Beantragung ist jedoch nur für Reisen in einem EWG-Mitgliedstaat erforderlich. Führt die Dienstreise in einen der 22 anderen Staaten, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen hat, bleibt es beim ursprünglichen A1-Antrag per PDF oder E-Mail.

Gut zu wissen: Zurzeit gibt es kein einheitliches A1-Formular für die 22 “Nicht-EWG-Länder”. Jedes Land hat ein eigenes Formular, da sich diese, obwohl nur geringfügig, unterscheiden. Weiterführende Informationen sowie entsprechende Formulare finden Sie hier.

Erwerbstätigkeit in mehreren Staaten

Bei der Beantragung der A1 Bescheinigung muss man zwischen einer Entsendung und einer “gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten” unterscheiden. Ist nämlich ein Arbeitnehmer in zwei oder mehreren EU-Staaten regelmäßig gewöhnlich arbeitstätig, unterliegt er nur in einem Land den Vorschriften der Sozialversicherungspflicht. Als regelmäßig ist bereits ein Beschäftigungstag im Monat oder fünf Beschäftigungstage im Quartal vorgesehen.

Was ist die nächste Vorgehensweise?

Die Beantragung der A1 Bescheinigung darf ab 1. Juli 2019 nur noch maschinell erfolgen. Laut Gesetz ist die Übermittlung eines A1 Antrags gemäß § 106 Abs. 1 SGB IV nur aus einem systemgeprüften Programm oder einer entsprechend zertifizierten Ausfüllhilfe zulässig.

Die Reisekosten Software von HRworks bietet bis zum 30. Juni 2019 (bei eventueller Verlängerung der Frist auch länger) die Möglichkeit, A1-Formulare direkt aus dem System vorausgefüllt abzurufen, um diese im Handumdrehen zu vervollständigen und an die Lohnbuchhaltung zur weiteren Bearbeitung weiterleiten zu können.

Lernen Sie die Funktionen der Software kennen und testen Sie HRworks jetzt kostenlos.

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Mahlzeitenzuschüsse 2019 – Arbeitsessen mit Genuss https://www.reisekosten.de/mahlzeitenzuschuesse-2019/ https://www.reisekosten.de/mahlzeitenzuschuesse-2019/#respond Tue, 22 Jan 2019 14:55:17 +0000 https://www.reisekosten.de/?p=4309 Gibt es in der Nähe Ihres Unternehmens keine Kantine oder Partnerbetrieb, in dem sich Ihre Mitarbeiter verpflegen könnten? Trotzdem möchten Sie den Mitarbeitern als Bonus oder als Alternative zur Gehaltserhöhung Mahlzeitenzuschüsse anbieten, sind sich jedoch nicht sicher, unter welchen Bedingungen Lebensmittel als eine Mahlzeit zu betrachten sind? Im neuen BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 werden bisherige Unklarheiten erläutert […]

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Gibt es in der Nähe Ihres Unternehmens keine Kantine oder Partnerbetrieb, in dem sich Ihre Mitarbeiter verpflegen könnten? Trotzdem möchten Sie den Mitarbeitern als Bonus oder als Alternative zur Gehaltserhöhung Mahlzeitenzuschüsse anbieten, sind sich jedoch nicht sicher, unter welchen Bedingungen Lebensmittel als eine Mahlzeit zu betrachten sind? Im neuen BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 werden bisherige Unklarheiten erläutert und einige Fragen zu diesem Thema beantwortet. Als Fazit gilt: Mit weniger Einschränkungen wird das Arbeitsessen zum Genuss.

Mahlzeitenzuschüsse 2019: Was sind die rechtlichen Voraussetzungen?

Der Sachbezugswert zu Mahlzeitenzuschüssen kann laut Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) nur dann angesetzt werden, wenn sichergestellt ist, dass:

  • Frühstück, Mittag- oder Abendessen tatsächlich eingenommen wird bzw. die erworbenen Lebensmittel zum unmittelbaren Verzehr in den Essenspausen geeignet sind,
  • pro Mahlzeit nur ein Zuschuss angesetzt wird,
  • der eigentliche Mahlzeitenzuschuss den gültigen Sachbezugswert in Höhe von 3,30 € um nicht mehr als 3,10 € übersteigt (somit entsteht der maximale Erstattungsbetrag von 6,40 €),
  • der Mitarbeiter nicht dienstlich unterwegs oder aufgrund von Krankheit oder Urlaub abwesend ist.

Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber mit der Gaststätte oder einer anderen vergleichbaren Einrichtung keine vertragliche Beziehung abgeschlossen hat.

Mit mehr Freiheit mehr Genuss

Arbeiten Sie im Homeoffice oder in einer Teilzeit-Beschäftigung und möchten, genauso wie Ihre Kollegen, von steuerfreien Mahlzeitenzuschüssen profitieren? Das ist absolut kein Problem. Denn als Mahlzeit wird jetzt nicht nur das Mittagessen, sondern auch Frühstück und Abendessen anerkannt – es kommt nur darauf an, in welchem Zeitraum oder auf welchem Ort Sie gerade beschäftigt sind. Sie müssen sich weder in der Nähe Ihrer Firma befinden noch Ihren Lebensmitteleinkauf in nur einem Geschäft durchführen. 

Für mehr Überblick haben wir für Sie ein paar wichtigsten Fragen und Antworten zum Ansetzen der Mahlzeitenzuschüsse und der möglichen Beschränkungen zusammengeführt:

1. Was versteht man unter unmittelbarem Verzehr?

Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeiten anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet und zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind. Demzufolge müssen Mitarbeiter beim Einkauf der Lebensmittel im Supermarkt mit der Voraussetzung der unmittelbaren Verzehrbarkeit vorsichtig umgehen. Handelt es sich um eine ganze Packung Obst oder Gemüse, kann diese nicht als unmittelbar verzehrbare Mahlzeit akzeptiert werden. Auch eine Tiefkühlpizza (und andere Tiefkühlkost) erfüllen nicht die vorgeschriebenen Voraussetzungen, da sie noch zusätzlich bearbeitet/aufgewärmt werden müssen.

Beispiele:

  • fertige Salate (Gemüse-, Obst-, Kuskus-, Nudelsalate)
  • fertige eingepackte Gerichte (Sushi, Nudelgerichte, Reisgerichte)
  • belegte Brötchen

2. Wann und wo können Lebensmittel eingekauft werden?

Der Ort sowie die Uhrzeit des Einkaufs sind nicht relevant, wenn alle anderen Voraussetzungen erfüllt sind.

3. Was darf auf dem Rechnungsbeleg stehen?

Ihre Rechnung kann sowohl Lebensmittel für die Mahlzeit sowie andere Positionen beinhalten. Es muss jedoch deutlich unterschieden werden, welche dieser Produkte zum Ansetzen des Mahlzeitenzuschusses gedacht sind (beispielsweise farblich markiert oder unterstrichen). 

4. Darf eine Mahlzeit in unterschiedlichen Lebensmittelläden eingekauft werden?

Ja, einzelne Bestandteile der Mahlzeit können bei verschiedenen Verkäufern erworben werden. 

5. Entsteht Anspruch auf einen Mahlzeitenzuschuss auch bei einem halben Urlaubs- bzw. Arbeitstag?

Ja, der arbeitstägliche Zuschuss zu Mahlzeiten ist auch dann anzusetzen, wenn Sie nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten.

6. Fällt Pfand unter den Mahlzeitenzuschuss?

Nein, Pfand darf nicht in den zu erstattenden Betrag miteinbezogen werden.

7. Darf ein Glas Wein oder Bier auf der Rechnung auftreten?

Nein, alkoholische Getränke werden hier nicht berücksichtigt.

8. Dürfen Mahlzeiten vorrätig eingekauft werden?

Nein, pro Arbeitstag und Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. 

Beachten Sie: Das neue Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 24. Februar 2016 (BStBl I Seite 238) und ist in allen offenen Fällen anzuwenden. Es wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht.

Mahlzeitenzuschüsse mit HRworks

Mit der HR Software geht’s einfach: Mitarbeiter können im Lokal ihrer Wahl essen, die Rechnung mit dem Smartphone abfotografieren und diese über die Web App oder Desktop Oberfläche bei ihrem Arbeitgeber einreichen. HRworks berechnet den steuerfreien und pauschal zu versteuernden Erstattungsbetrag automatisch gesetzeskonform und überträgt die Erstattung in die Lohnbuchhaltung. Zudem werden die Abwesenheiten der Mitarbeiter im Auge behalten, damit das Einreichen von Mahlzeitenbelegen nur an regulären Arbeitstagen möglich ist. Mit Mahlzeitenzuschüssen über HRworks entfällt auch die Organisation von Partnerbetrieben sowie die Vergabe und Dokumentation von Essensmarken.

Erfahren Sie mehr über Verpflegungszuschüsse mit HRworks.

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Reisekostenpauschalen 2019: Neue Auslandspauschalen https://www.reisekosten.de/reisekostenpauschalen-2019-auslandspauschalen/ https://www.reisekosten.de/reisekostenpauschalen-2019-auslandspauschalen/#comments Wed, 05 Dec 2018 15:02:16 +0000 https://www.reisekosten.de/?p=4289 Der Beitrag Reisekostenpauschalen 2019: Neue Auslandspauschalen erschien zuerst auf reisekosten.de.

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Das Bundesministerium für Finanzen hat das BMF-Schreiben zu den neuen Reisekostenpauschalen 2019 am 28. November 2018 veröffentlicht.

Geschäftsreisen im Ausland sind in der Regel kostenaufwändiger und benötigen daher auch höhere Verpflegungsmehraufwendungen als Dienstfahrten im Inland. Je nach Dauer der Dienstreise ist eine Pauschale für die dienstliche Verpflegung in Deutschland ab acht Stunden in Höhe von 12 Euro und bei Ganztagesreisen in Höhe von 24 Euro anzusetzen. Deutlich höhere Sätze erhalten Reisende im Ausland.

Die Reisekostenpauschalen für Dienstreisen im Ausland passt das Bundesfinanzministerium jedes Jahr an. In einigen Ländern wirkt sich die Anpassung ausschließlich auf die Übernachtungspauschale aus. Allerdings beziehen sich die Änderungen an Pauschbeträgen in manchen Fällen nicht auf das ganze Land, sondern nur auf einzelne Städte oder Regionen. 

Wesentliche Erhöhung weisen vor allem Übernachtungspauschalen auf, die sich seit letztem Jahr in über 25 Ländern geändert haben. Über den höchsten Übernachtungszuschuss können sich Reisende in St. Kitts und Nevis, St. Lucia oder in Trinidad und Tobago freuen.

Höhere Spesensätzen können Geschäftsreisende in Ländern wie Dominica, Eritrea, Jamaika oder in Mailand erhalten. Die Pauschbeträge blieben im Vergleich zum letzten Jahr eher konstant, in vielen Fällen sind die Werte jedoch auch gesunken. Die Reisekostenpauschalen 2019 haben sich insgesamt auf 33 Länder ausgewirkt.

Reisekostenpauschalen 2019: Was müssen Sie bei der Berechnung beachten

Bei den An- und Abreisen berechnet sich die Verpflegungspauschale jeweils nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Hat der Reisende jedoch seine berufliche Tätigkeit bereits vor der An- und Abreise aufgewiesen, setzt er den Betrag des letzten Tätigkeitsortes ein. Zwischentage, d. h. die ganzen der beruflichen Tätigkeit, sind mit der vollen Verpflegungspauschale des jeweiligen Landes zu berechnen.

Für alle Länder, die in der offiziellen Tabelle des Bundesfinanzministeriums nicht miteinbezogen sind, gilt die luxemburgische Pauschale. Für Überseegebiete und Kolonien wird der Betrag angesetzt, der für das Heimatland gültig ist.

Die offizielle Tabelle der Auslandspauschalen 2019 steht hier zum Download für Sie bereit:

Auslandspauschalen 2019

 

Mit HRworks müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen, denn die HR Software berechnet die neuen Werte automatisch. Lernen Sie noch weitere Funktionen der Software kennen und testen Sie jetzt kostenlos.

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Sachbezugswerte 2019: Neue Sachbezüge für Mahlzeiten und Übernachtungen im Jahr 2019 https://www.reisekosten.de/sachbezugswerte-2019/ https://www.reisekosten.de/sachbezugswerte-2019/#comments Thu, 25 Oct 2018 09:01:25 +0000 https://www.reisekosten.de/?p=4251 Die Sachbezugswerte 2019 für unentgeltliche Mahlzeiten und Übernachtungen stehen fest. Diese gehen aus der “Zehnten Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung” (SvEV) hervor, die am 19. Oktober 2018 vom Bundesrat beschlossen wurde. Die neuen Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft bestätigt auch das BMF-Schreiben vom 16. November 2018. Das Ergebnis führt somit zur Erhöhung der amtlichen Sachbezüge, die ab […]

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Die Sachbezugswerte 2019 für unentgeltliche Mahlzeiten und Übernachtungen stehen fest. Diese gehen aus der “Zehnten Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung” (SvEV) hervor, die am 19. Oktober 2018 vom Bundesrat beschlossen wurde. Die neuen Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft bestätigt auch das BMF-Schreiben vom 16. November 2018. Das Ergebnis führt somit zur Erhöhung der amtlichen Sachbezüge, die ab 1. Januar 2019 zur Geltung kommen.

Monatswert für Mahlzeiten und Unterkunft 2019

Wie schon in den letzten Jahren, passen sich die Werte für Verpflegung und Unterkunft weiterhin an die Verbrauchspreise an. Der Verbraucherpreisindex im Bereich Beherbergungs- und Gaststättendienstleistungen hat sich von Juni 2017 bis Juni 2018 um 2,2 % maßgeblich erhöht. Auch für Unterkünfte und Mieten steigt der Verbrauchspreis ebenso um 2,1 %.

Der monatliche Wert für Verpflegung steigt somit von 246 Euro auf 251 Euro an. Der Monatswert für Unterkunft und Miete wird von 226 Euro auf 231 Euro festgelegt. Kalendertäglich beträgt der Wert genau 7,70 Euro.

Sachbezugswerte für Mahlzeiten ab Januar 2019

Dementsprechend wurden die amtlichen Sachbezugswerte für Frühstück, Mittag- und Abendessen angepasst. Damit erhöht sich der Sachbezugswert für ein Frühstück von 1,73 Euro auf 1,77 Euro. Der Sachbezugswert für Mittag- und Abendessen wird von 3,23 Euro auf 3,30 Euro pro Mahlzeit angehoben.

  • Frühstück 1,77 Euro
  • Mittagessen 3,30 Euro
  • Abendessen 3,30 Euro

Anwendung der Sachbezugswerte 2019

Freie sowie vergünstigte Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, gelten als sogenannte Sachbezüge. Diese müssen als geldwerter Vorteil versteuert werden. Die Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft werden jährlich in der Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt. Anzusetzen sind dabei die Sachbezugswerte bei erhaltenen Mahlzeiten außerhalb einer Dienstreise oder bei Auswärtstätigkeiten unter acht Stunden.

Der Anstieg der Sachbezugswerte 2019 wirkt sich dabei auf die Höhe der steuerfreien Mahlzeitenzuschüsse aus. Dementsprechend kann das Mittagessen im kommenden Jahr mit höheren Beträgen subventioniert werden.

 

Mit HRworks müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen, denn die HR Software berechnet die neuen Werte automatisch. Lernen Sie noch weitere Funktionen der Software kennen und testen Sie jetzt kostenlos.

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Sicherheit auf Geschäftsreisen https://www.reisekosten.de/sicherheit-auf-geschaeftsreisen/ https://www.reisekosten.de/sicherheit-auf-geschaeftsreisen/#respond Tue, 24 Apr 2018 08:36:16 +0000 http://www.reisekosten.de/?p=3876 Die Sicherheit von Mitarbeitern auf Geschäftsreise ist ein wichtiges Thema. Business Trips führen reisende Mitarbeiter mit zunehmender Globalisierung auch zunehmend in die unterschiedlichsten Länder. Welche Risiken bergen Geschäftsreisen ins Ausland? Und welche damit verbundenen Pflichten haben Arbeitgeber? Fürsorgepflicht des Arbeitgebers Grundsätzlich gilt: der Arbeitgeber hat eine allgemeine Fürsorgepflicht zur Sicherheit und Gesundheit des Mitarbeiters (§ […]

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Die Sicherheit von Mitarbeitern auf Geschäftsreise ist ein wichtiges Thema. Business Trips führen reisende Mitarbeiter mit zunehmender Globalisierung auch zunehmend in die unterschiedlichsten Länder.

Welche Risiken bergen Geschäftsreisen ins Ausland? Und welche damit verbundenen Pflichten haben Arbeitgeber?

Fürsorgepflicht des Arbeitgebers

Grundsätzlich gilt: der Arbeitgeber hat eine allgemeine Fürsorgepflicht zur Sicherheit und Gesundheit des Mitarbeiters (§ 618 ff. BGB). Das heißt im Fall der Fälle steht das Unternehmen in der Haftung, sollte ein Mitarbeiter während eines Auslandsaufenthaltes in einem als risikoreich eingeschätzten Land zu Schaden kommen. Eine ausreichende Information über mögliche Risiken vor einer auswärtigen Tätigkeit ist daher unabdingbar, um die Sorgfaltspflicht als Arbeitgeber nicht zu verletzen.

Zudem sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter vor Antritt einer Geschäftsreise nicht nur über mögliche Risiken und Gefahren informieren. Arbeitgeber sind darüber hinaus dazu verpflichtet, Zusatzkosten (z. B. für Versicherungen) über die regulären Reisekosten hinaus zu übernehmen. Es sollte allerdings erwähnt werden, dass der Mitarbeiter hierbei über eine Holschuld verfügt.

Versicherungslage

Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands ist die gesetzliche Krankenversicherung ausreichend. Wird eine Reise außerhalb Deutschlands angetreten, kann die gesetzliche Versicherung zu wenig sein. Zwar sind deutsche Geschäftsreisende innerhalb Europas über die EHIC (European Health Insurance Card) grundsätzlich krankenversichert, es bestehen jedoch einige Leistungseinschränkungen. So sind zum Beispiel Kosten für den Krankenrücktransport nicht abgedeckt. Zudem gilt dieser Schutz nur innerhalb der EU-Länder. Gut zu wissen: Die gesetzliche Unfallversicherung gilt auch dann, wenn sich ein Unglück während der Geschäftsreise im Ausland ereignet. Allerdings muss der Unfall in klarem Zusammenhang mit der Arbeitsausführung stehen. Fürsorgliche Unternehmen können hier eine spezielle Geschäftsreiseversicherung für Ihre Mitarbeiter abschließen. Diese gilt während der gesamten Geschäftsreise, unabhängig von Arbeits- oder Freizeiten.

Hauptrisiken bei Geschäftsreisen

Die Top fünf der Hauptrisiken bei einer Reise sind Krankheit, Verlust eines Gepäckstückes, Unfälle, Streiks und Demonstrationen sowie Kleinkriminalität und Taschendiebstahl. Diese Risiken können minimiert werden, indem sich Geschäftsreisende aktiv und frühzeitig über die Sicherheitslage und mögliche Gefahren ihres Reiseziels informieren. Das Auswärtige Amt für Sicherheitsinformationen ist hierfür eine solide Informationsquelle. 

Fazit: Wenn Sie sich vor der Reise ausreichend Zeit zur Planung nehmen, allgemeine Sicherheitshinweise beachten und, je nach Zieldestination, für zusätzlichen Versicherungsschutz sorgen,  sind Sie auf die meisten Gefahren vorbereitet und können sich auf Ihre Geschäftsreise konzentrieren.

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Papierloses Büro und papierlose Abrechnung: So klappt es auch mit dem Finanzamt https://www.reisekosten.de/papierloses-buero-und-papierlose-abrechnung/ https://www.reisekosten.de/papierloses-buero-und-papierlose-abrechnung/#respond Thu, 22 Feb 2018 10:15:32 +0000 http://www.reisekosten.de/?p=3833 Papierloses Büro: In Sachen Reisekosten ist das für viele Unternehmen nach wie vor Zukunftsmusik. Dabei ist die Umstellung auf “paperless” mit der passenden Software gar keine große Sache. Wäre da nicht das Finanzamt, das zumeist auf die Archivierung von Papierbelegen besteht und der papierlosen Abrechnung einen Strich durch die Rechnung macht. Reisekosten.de zeigt Ihnen, wie […]

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Papierloses Büro: In Sachen Reisekosten ist das für viele Unternehmen nach wie vor Zukunftsmusik. Dabei ist die Umstellung auf “paperless” mit der passenden Software gar keine große Sache. Wäre da nicht das Finanzamt, das zumeist auf die Archivierung von Papierbelegen besteht und der papierlosen Abrechnung einen Strich durch die Rechnung macht.

Reisekosten.de zeigt Ihnen, wie Sie dennoch von der digitalen Reisekostenabrechnung profitieren und dem papierlosen Büro einen Schritt näher kommen.

Insbesondere in Firmen mit vielen Geschäftsreisenden führt die Bürokratie zu einem großen Arbeits- und Zeitaufwand und schließlich zu hohen Verwaltungskosten. Auf Dienstreisen stapeln sich Rechnungen, Quittungen und Kassenbons. Diese müssen säuberlich gesammelt, ausgedruckt, aufgeklebt und eingereicht werden; schließlich will der Arbeitnehmer seine Auslagen für die Reisekosten auch erstattet bekommen. Nach der Abrechnung verschwinden die Papierberge dann für mindestens zehn Jahre im Archiv.

Papierlose Abrechnung per Reisekosten App nutzen

Die digitale Reisekostenabrechnung per App ist ein erster Schritt in Richtung papierloses Büro. Reisekosten können mit der richtigen Software bereits von unterwegs elektronisch eingereicht, vom Vorgesetzten mobil genehmigt und von der Finanzbuchhaltung digital am Bildschirm geprüft werden.

Geschäftsreisende fotografieren ihre Belege direkt per Smartphone oder Tablet. Rechnungen für Fahrkarten, Flugtickets oder Hotels werden heutzutage ohnehin zumeist per E-Mail zugestellt. Mit einer App bzw. Software leiten Reisende ihre Rechnungen direkt an die Reisekostensoftware weiter, sodass das Ausdrucken nicht mehr nötig ist.

Ein papierloses Büro mit Reisekosten App beschleunigt den Abrechnungsprozess, wodurch Mitarbeiter ihr Geld schneller zurück erhalten. Die Archivierung der Papierbelege wird nach dem Abrechnungsprozess somit zur reinen Formsache.

Reisekosten digital archivieren

Im Optimalfall verfügt die genutzte Reisekostensoftware nicht nur über eine App, sondern auch über eine Funktion für die digitale Archivierung der Reisekosten. Ihr Unternehmen spart damit die Kosten für eine weitere Archivsoftware. Zusätzliche Arbeitsschritte für die Buchhaltung entfallen.

Die elektronische Archivierung muss jedoch nach den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” erfolgen. Diese beinhalten neben Vorgaben zur Revisionssicherheit auch genaue Anweisungen zur Digitalisierung. Wichtig ist hier beispielsweise das Speichern von Dateien im PDF-Format. Bilddateien als JPG oder PNG werden von den Ämtern oft nicht nicht akzeptiert.

Digitale Archivierung beim Finanzamt beantragen

Erfüllt das Archiv-Tool alle Anforderungen der Finanzämter, liegen die Vorteile auf der Hand: Geringere Ausgaben für Papier, Druckertinte und Büromaterial, weniger Zettelwirtschaft, weniger Arbeit für die Buchhaltung, mehr Platz im Büro u. a..

Beantragen Sie hierzu bei Ihrem zuständigen Finanzamt die elektronische Archivierung von Originalbelegen. Es ist einen Versuch wert, denn nur so können Sie komplett auf die Archivierung von Papierbelegen verzichten und elektronisch abgerechnete und archivierte Reisekostenbelege getrost entsorgen.

Tipp: Die Personal- und Reisekostensoftware HRworks stellt ihren Nutzern die Vorlage Anschreiben “Elektronische Belegarchivierung” für das Finanzamt zur Verfügung. Lernen Sie die Funktionen der Software kennen und testen Sie HRworks jetzt kostenlos.

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