reisekosten.de https://www.reisekosten.de Blog über Reisekosten- und Spesenabrechnung Fri, 25 Jan 2019 10:03:34 +0000 de-DE hourly 1 https://wordpress.org/?v=4.9.9 https://www.reisekosten.de/wp-content/uploads/2016/05/cropped-favicon-reisekosten-1-32x32.png reisekosten.de https://www.reisekosten.de 32 32 A1 Bescheinigung für Dienstreisen und Entsendungen ins Ausland https://www.reisekosten.de/a1-bescheinigung-dienstreisen-entsendungen/ https://www.reisekosten.de/a1-bescheinigung-dienstreisen-entsendungen/#respond Thu, 24 Jan 2019 13:42:43 +0000 https://www.reisekosten.de/?p=4325 Laut EU-Koordinierungsregeln der Verordnung (EG) 883/2004 (EG) 987/2009 sind Dienstreisende seit 1. Januar 2019 verpflichtet, bei Entsendungen sowie kurzfristigen oder sogar eintägigen Auswärtstätigkeiten im Ausland eine A1 Bescheinigung einzuholen. Die Verschärfung im Umgang mit den einzureichenden A1-Anträgen stellt die Arbeitgeber vor eine organisatorische Herausforderung. Außerdem beklagen Geschäftsführer, dass das Verfahren ausschließlich an Entgeltabrechnungsprogramme gebunden ist. Verstärkte […]

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Laut EU-Koordinierungsregeln der Verordnung (EG) 883/2004 (EG) 987/2009 sind Dienstreisende seit 1. Januar 2019 verpflichtet, bei Entsendungen sowie kurzfristigen oder sogar eintägigen Auswärtstätigkeiten im Ausland eine A1 Bescheinigung einzuholen. Die Verschärfung im Umgang mit den einzureichenden A1-Anträgen stellt die Arbeitgeber vor eine organisatorische Herausforderung. Außerdem beklagen Geschäftsführer, dass das Verfahren ausschließlich an Entgeltabrechnungsprogramme gebunden ist.

Verstärkte Prüfungen in EU

Neben den internen Herausforderungen berichten Arbeitgeber von verstärkten Prüfungen im EU-Ausland. Vor allem in Österreich und Frankreich ist eine deutliche Zunahme an Kontrollen spürbar. Liegt die A1 Bescheinigung noch nicht vor, genügt es in diesem Fall, eine Bestätigung des eingereichten Antrags vorzulegen. Diese generiert die Krankenkasse automatisch, sobald der Antrag über das Entgeltabrechnungsprogramm eingereicht wird. Die Bestätigung kann sofort ausgedruckt und somit im Kontrollfall vorgelegt werden.

A1 Bescheinigung – Was ist der Sinn und Zweck?

Die A1 Bescheinigung weist nach, dass der Reisende in Deutschland Sozialversicherungsabgaben bezahlt und daher im Ausland von zusätzlichen Zahlungen befreit ist. Die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts legen fest, dass bei einer Dienstreise in ein anderes EU-Land oder nach Norwegen, Island, Liechtenstein sowie in die Schweiz ausschließlich die deutschen Rechtsvorschriften gelten.

Papierverfahren immer noch möglich

Aufgrund der erwähnten Herausforderungen bei der Umsetzung des Verfahrens können Arbeitgeber trotz der bestehenden Verpflichtungen Anträge bis zum 30. Juni 2019 weiterhin in Papierform stellen. Aus diesem Grund stellen namenhafte Anbieter von Reisekostenabrechnungsprogrammen entsprechende A1-Antragsformulare zur Verfügung.

Allerdings ist selbst bei einer rein elektronischen Bearbeitung des Antrags fraglich, ob der gesamte technische Workflow innerhalb von Minuten oder zumindest ein paar Stunden realisiert werden kann. Daher sehen Unternehmer aufgrund eines erheblichen Anstiegs der Antragszahlen diesen Prozess eher kritisch. 

Die maschinelle Beantragung ist jedoch nur für Reisen in einem EWG-Mitgliedstaat erforderlich. Führt die Dienstreise in einen der 22 anderen Staaten, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen hat, bleibt es beim ursprünglichen A1-Antrag per PDF oder E-Mail.

Gut zu wissen: Zurzeit gibt es kein einheitliches A1-Formular für die 22 “Nicht-EWG-Länder”. Jedes Land hat ein eigenes Formular, da sich diese, obwohl nur geringfügig, unterscheiden. Weiterführende Informationen sowie entsprechende Formulare finden Sie hier.

Erwerbstätigkeit in mehreren Staaten

Bei der Beantragung der A1 Bescheinigung muss man zwischen einer Entsendung und einer “gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten” unterscheiden. Ist nämlich ein Arbeitnehmer in zwei oder mehreren EU-Staaten regelmäßig gewöhnlich arbeitstätig, unterliegt er nur in einem Land den Vorschriften der Sozialversicherungspflicht. Als regelmäßig ist bereits ein Beschäftigungstag im Monat oder fünf Beschäftigungstage im Quartal vorgesehen.

Was ist die nächste Vorgehensweise?

Die Beantragung der A1 Bescheinigung darf ab 1. Juli 2019 nur noch maschinell erfolgen. Laut Gesetz ist die Übermittlung eines A1 Antrags gemäß § 106 Abs. 1 SGB IV nur aus einem systemgeprüften Programm oder einer entsprechend zertifizierten Ausfüllhilfe zulässig.

Die Reisekosten Software von HRworks bietet bis zum 30. Juni 2019 (bei eventueller Verlängerung der Frist auch länger) die Möglichkeit, A1-Formulare direkt aus dem System vorausgefüllt abzurufen, um diese im Handumdrehen zu vervollständigen und an die Lohnbuchhaltung zur weiteren Bearbeitung weiterleiten zu können.

Lernen Sie die Funktionen der Software kennen und testen Sie HRworks jetzt kostenlos.

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Mahlzeitenzuschüsse 2019 – Arbeitsessen mit Genuss https://www.reisekosten.de/mahlzeitenzuschuesse-2019/ https://www.reisekosten.de/mahlzeitenzuschuesse-2019/#respond Tue, 22 Jan 2019 14:55:17 +0000 https://www.reisekosten.de/?p=4309 Gibt es in der Nähe Ihres Unternehmens keine Kantine oder Partnerbetrieb, in dem sich Ihre Mitarbeiter verpflegen könnten? Trotzdem möchten Sie den Mitarbeitern als Bonus oder als Alternative zur Gehaltserhöhung Mahlzeitenzuschüsse anbieten, sind sich jedoch nicht sicher, unter welchen Bedingungen Lebensmittel als eine Mahlzeit zu betrachten sind? Im neuen BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 werden bisherige Unklarheiten erläutert […]

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Gibt es in der Nähe Ihres Unternehmens keine Kantine oder Partnerbetrieb, in dem sich Ihre Mitarbeiter verpflegen könnten? Trotzdem möchten Sie den Mitarbeitern als Bonus oder als Alternative zur Gehaltserhöhung Mahlzeitenzuschüsse anbieten, sind sich jedoch nicht sicher, unter welchen Bedingungen Lebensmittel als eine Mahlzeit zu betrachten sind? Im neuen BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 werden bisherige Unklarheiten erläutert und einige Fragen zu diesem Thema beantwortet. Als Fazit gilt: Mit weniger Einschränkungen wird das Arbeitsessen zum Genuss.

Mahlzeitenzuschüsse 2019: Was sind die rechtlichen Voraussetzungen?

Der Sachbezugswert zu Mahlzeitenzuschüssen kann laut Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) nur dann angesetzt werden, wenn sichergestellt ist, dass:

  • Frühstück, Mittag- oder Abendessen tatsächlich eingenommen wird bzw. die erworbenen Lebensmittel zum unmittelbaren Verzehr in den Essenspausen geeignet sind,
  • pro Mahlzeit nur ein Zuschuss angesetzt wird,
  • der eigentliche Mahlzeitenzuschuss den gültigen Sachbezugswert in Höhe von 3,30 € um nicht mehr als 3,10 € übersteigt (somit entsteht der maximale Erstattungsbetrag von 6,40 €),
  • der Mitarbeiter nicht dienstlich unterwegs oder aufgrund von Krankheit oder Urlaub abwesend ist.

Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber mit der Gaststätte oder einer anderen vergleichbaren Einrichtung keine vertragliche Beziehung abgeschlossen hat.

Mit mehr Freiheit mehr Genuss

Arbeiten Sie im Homeoffice oder in einer Teilzeit-Beschäftigung und möchten, genauso wie Ihre Kollegen, von steuerfreien Mahlzeitenzuschüssen profitieren? Das ist absolut kein Problem. Denn als Mahlzeit wird jetzt nicht nur das Mittagessen, sondern auch Frühstück und Abendessen anerkannt – es kommt nur darauf an, in welchem Zeitraum oder auf welchem Ort Sie gerade beschäftigt sind. Sie müssen sich weder in der Nähe Ihrer Firma befinden noch Ihren Lebensmitteleinkauf in nur einem Geschäft durchführen. 

Für mehr Überblick haben wir für Sie ein paar wichtigsten Fragen und Antworten zum Ansetzen der Mahlzeitenzuschüsse und der möglichen Beschränkungen zusammengeführt:

1. Was versteht man unter unmittelbarem Verzehr?

Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeiten anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet und zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind. Demzufolge müssen Mitarbeiter beim Einkauf der Lebensmittel im Supermarkt mit der Voraussetzung der unmittelbaren Verzehrbarkeit vorsichtig umgehen. Handelt es sich um eine ganze Packung Obst oder Gemüse, kann diese nicht als unmittelbar verzehrbare Mahlzeit akzeptiert werden. Auch eine Tiefkühlpizza (und andere Tiefkühlkost) erfüllen nicht die vorgeschriebenen Voraussetzungen, da sie noch zusätzlich bearbeitet/aufgewärmt werden müssen.

Beispiele:

  • fertige Salate (Gemüse-, Obst-, Kuskus-, Nudelsalate)
  • fertige eingepackte Gerichte (Sushi, Nudelgerichte, Reisgerichte)
  • belegte Brötchen

2. Wann und wo können Lebensmittel eingekauft werden?

Der Ort sowie die Uhrzeit des Einkaufs sind nicht relevant, wenn alle anderen Voraussetzungen erfüllt sind.

3. Was darf auf dem Rechnungsbeleg stehen?

Ihre Rechnung kann sowohl Lebensmittel für die Mahlzeit sowie andere Positionen beinhalten. Es muss jedoch deutlich unterschieden werden, welche dieser Produkte zum Ansetzen des Mahlzeitenzuschusses gedacht sind (beispielsweise farblich markiert oder unterstrichen). 

4. Darf eine Mahlzeit in unterschiedlichen Lebensmittelläden eingekauft werden?

Ja, einzelne Bestandteile der Mahlzeit können bei verschiedenen Verkäufern erworben werden. 

5. Entsteht Anspruch auf einen Mahlzeitenzuschuss auch bei einem halben Urlaubs- bzw. Arbeitstag?

Ja, der arbeitstägliche Zuschuss zu Mahlzeiten ist auch dann anzusetzen, wenn Sie nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten.

6. Fällt Pfand unter den Mahlzeitenzuschuss?

Nein, Pfand darf nicht in den zu erstattenden Betrag miteinbezogen werden.

7. Darf ein Glas Wein oder Bier auf der Rechnung auftreten?

Nein, alkoholische Getränke werden hier nicht berücksichtigt.

8. Dürfen Mahlzeiten vorrätig eingekauft werden?

Nein, pro Arbeitstag und Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. 

Beachten Sie: Das neue Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 24. Februar 2016 (BStBl I Seite 238) und ist in allen offenen Fällen anzuwenden. Es wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht.

Mahlzeitenzuschüsse mit HRworks

Mit der HR Software geht’s einfach: Mitarbeiter können im Lokal ihrer Wahl essen, die Rechnung mit dem Smartphone abfotografieren und diese über die Web App oder Desktop Oberfläche bei ihrem Arbeitgeber einreichen. HRworks berechnet den steuerfreien und pauschal zu versteuernden Erstattungsbetrag automatisch gesetzeskonform und überträgt die Erstattung in die Lohnbuchhaltung. Zudem werden die Abwesenheiten der Mitarbeiter im Auge behalten, damit das Einreichen von Mahlzeitenbelegen nur an regulären Arbeitstagen möglich ist. Mit Mahlzeitenzuschüssen über HRworks entfällt auch die Organisation von Partnerbetrieben sowie die Vergabe und Dokumentation von Essensmarken.

Erfahren Sie mehr über Verpflegungszuschüsse mit HRworks.

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Reisekostenpauschalen 2019: Neue Auslandspauschalen https://www.reisekosten.de/reisekostenpauschalen-2019-auslandspauschalen/ https://www.reisekosten.de/reisekostenpauschalen-2019-auslandspauschalen/#comments Wed, 05 Dec 2018 15:02:16 +0000 https://www.reisekosten.de/?p=4289 Der Beitrag Reisekostenpauschalen 2019: Neue Auslandspauschalen erschien zuerst auf reisekosten.de.

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Das Bundesministerium für Finanzen hat das BMF-Schreiben zu den neuen Reisekostenpauschalen 2019 am 28. November 2018 veröffentlicht.

Geschäftsreisen im Ausland sind in der Regel kostenaufwändiger und benötigen daher auch höhere Verpflegungsmehraufwendungen als Dienstfahrten im Inland. Je nach Dauer der Dienstreise ist eine Pauschale für die dienstliche Verpflegung in Deutschland ab acht Stunden in Höhe von 12 Euro und bei Ganztagesreisen in Höhe von 24 Euro anzusetzen. Deutlich höhere Sätze erhalten Reisende im Ausland.

Die Reisekostenpauschalen für Dienstreisen im Ausland passt das Bundesfinanzministerium jedes Jahr an. In einigen Ländern wirkt sich die Anpassung ausschließlich auf die Übernachtungspauschale aus. Allerdings beziehen sich die Änderungen an Pauschbeträgen in manchen Fällen nicht auf das ganze Land, sondern nur auf einzelne Städte oder Regionen. 

Wesentliche Erhöhung weisen vor allem Übernachtungspauschalen auf, die sich seit letztem Jahr in über 25 Ländern geändert haben. Über den höchsten Übernachtungszuschuss können sich Reisende in St. Kitts und Nevis, St. Lucia oder in Trinidad und Tobago freuen.

Höhere Spesensätzen können Geschäftsreisende in Ländern wie Dominica, Eritrea, Jamaika oder in Mailand erhalten. Die Pauschbeträge blieben im Vergleich zum letzten Jahr eher konstant, in vielen Fällen sind die Werte jedoch auch gesunken. Die Reisekostenpauschalen 2019 haben sich insgesamt auf 33 Länder ausgewirkt.

Reisekostenpauschalen 2019: Was müssen Sie bei der Berechnung beachten

Bei den An- und Abreisen berechnet sich die Verpflegungspauschale jeweils nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Hat der Reisende jedoch seine berufliche Tätigkeit bereits vor der An- und Abreise aufgewiesen, setzt er den Betrag des letzten Tätigkeitsortes ein. Zwischentage, d. h. die ganzen der beruflichen Tätigkeit, sind mit der vollen Verpflegungspauschale des jeweiligen Landes zu berechnen.

Für alle Länder, die in der offiziellen Tabelle des Bundesfinanzministeriums nicht miteinbezogen sind, gilt die luxemburgische Pauschale. Für Überseegebiete und Kolonien wird der Betrag angesetzt, der für das Heimatland gültig ist.

Die offizielle Tabelle der Auslandspauschalen 2019 steht hier zum Download für Sie bereit:

Auslandspauschalen 2019

 

Mit HRworks müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen, denn die HR Software berechnet die neuen Werte automatisch. Lernen Sie noch weitere Funktionen der Software kennen und testen Sie jetzt kostenlos.

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Sachbezugswerte 2019: Neue Sachbezüge für Mahlzeiten und Übernachtungen im Jahr 2019 https://www.reisekosten.de/sachbezugswerte-2019/ https://www.reisekosten.de/sachbezugswerte-2019/#comments Thu, 25 Oct 2018 09:01:25 +0000 https://www.reisekosten.de/?p=4251 Die Sachbezugswerte 2019 für unentgeltliche Mahlzeiten und Übernachtungen stehen fest. Diese gehen aus der “Zehnten Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung” (SvEV) hervor, die am 19. Oktober 2018 vom Bundesrat beschlossen wurde. Die neuen Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft bestätigt auch das BMF-Schreiben vom 16. November 2018. Das Ergebnis führt somit zur Erhöhung der amtlichen Sachbezüge, die ab […]

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Die Sachbezugswerte 2019 für unentgeltliche Mahlzeiten und Übernachtungen stehen fest. Diese gehen aus der “Zehnten Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung” (SvEV) hervor, die am 19. Oktober 2018 vom Bundesrat beschlossen wurde. Die neuen Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft bestätigt auch das BMF-Schreiben vom 16. November 2018. Das Ergebnis führt somit zur Erhöhung der amtlichen Sachbezüge, die ab 1. Januar 2019 zur Geltung kommen.

Monatswert für Mahlzeiten und Unterkunft 2019

Wie schon in den letzten Jahren, passen sich die Werte für Verpflegung und Unterkunft weiterhin an die Verbrauchspreise an. Der Verbraucherpreisindex im Bereich Beherbergungs- und Gaststättendienstleistungen hat sich von Juni 2017 bis Juni 2018 um 2,2 % maßgeblich erhöht. Auch für Unterkünfte und Mieten steigt der Verbrauchspreis ebenso um 2,1 %.

Der monatliche Wert für Verpflegung steigt somit von 246 Euro auf 251 Euro an. Der Monatswert für Unterkunft und Miete wird von 226 Euro auf 231 Euro festgelegt. Kalendertäglich beträgt der Wert genau 7,70 Euro.

Sachbezugswerte für Mahlzeiten ab Januar 2019

Dementsprechend wurden die amtlichen Sachbezugswerte für Frühstück, Mittag- und Abendessen angepasst. Damit erhöht sich der Sachbezugswert für ein Frühstück von 1,73 Euro auf 1,77 Euro. Der Sachbezugswert für Mittag- und Abendessen wird von 3,23 Euro auf 3,30 Euro pro Mahlzeit angehoben.

  • Frühstück 1,77 Euro
  • Mittagessen 3,30 Euro
  • Abendessen 3,30 Euro

Anwendung der Sachbezugswerte 2019

Freie sowie vergünstigte Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, gelten als sogenannte Sachbezüge. Diese müssen als geldwerter Vorteil versteuert werden. Die Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft werden jährlich in der Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt. Anzusetzen sind dabei die Sachbezugswerte bei erhaltenen Mahlzeiten außerhalb einer Dienstreise oder bei Auswärtstätigkeiten unter acht Stunden.

Der Anstieg der Sachbezugswerte 2019 wirkt sich dabei auf die Höhe der steuerfreien Mahlzeitenzuschüsse aus. Dementsprechend kann das Mittagessen im kommenden Jahr mit höheren Beträgen subventioniert werden.

 

Mit HRworks müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen, denn die HR Software berechnet die neuen Werte automatisch. Lernen Sie noch weitere Funktionen der Software kennen und testen Sie jetzt kostenlos.

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Sicherheit auf Geschäftsreisen https://www.reisekosten.de/sicherheit-auf-geschaeftsreisen/ https://www.reisekosten.de/sicherheit-auf-geschaeftsreisen/#respond Tue, 24 Apr 2018 08:36:16 +0000 http://www.reisekosten.de/?p=3876 Die Sicherheit von Mitarbeitern auf Geschäftsreise ist ein wichtiges Thema. Business Trips führen reisende Mitarbeiter mit zunehmender Globalisierung auch zunehmend in die unterschiedlichsten Länder. Welche Risiken bergen Geschäftsreisen ins Ausland? Und welche damit verbundenen Pflichten haben Arbeitgeber? Fürsorgepflicht des Arbeitgebers Grundsätzlich gilt: der Arbeitgeber hat eine allgemeine Fürsorgepflicht zur Sicherheit und Gesundheit des Mitarbeiters (§ […]

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Die Sicherheit von Mitarbeitern auf Geschäftsreise ist ein wichtiges Thema. Business Trips führen reisende Mitarbeiter mit zunehmender Globalisierung auch zunehmend in die unterschiedlichsten Länder.

Welche Risiken bergen Geschäftsreisen ins Ausland? Und welche damit verbundenen Pflichten haben Arbeitgeber?

Fürsorgepflicht des Arbeitgebers

Grundsätzlich gilt: der Arbeitgeber hat eine allgemeine Fürsorgepflicht zur Sicherheit und Gesundheit des Mitarbeiters (§ 618 ff. BGB). Das heißt im Fall der Fälle steht das Unternehmen in der Haftung, sollte ein Mitarbeiter während eines Auslandsaufenthaltes in einem als risikoreich eingeschätzten Land zu Schaden kommen. Eine ausreichende Information über mögliche Risiken vor einer auswärtigen Tätigkeit ist daher unabdingbar, um die Sorgfaltspflicht als Arbeitgeber nicht zu verletzen.

Zudem sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter vor Antritt einer Geschäftsreise nicht nur über mögliche Risiken und Gefahren informieren. Arbeitgeber sind darüber hinaus dazu verpflichtet, Zusatzkosten (z. B. für Versicherungen) über die regulären Reisekosten hinaus zu übernehmen. Es sollte allerdings erwähnt werden, dass der Mitarbeiter hierbei über eine Holschuld verfügt.

Versicherungslage

Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands ist die gesetzliche Krankenversicherung ausreichend. Wird eine Reise außerhalb Deutschlands angetreten, kann die gesetzliche Versicherung zu wenig sein. Zwar sind deutsche Geschäftsreisende innerhalb Europas über die EHIC (European Health Insurance Card) grundsätzlich krankenversichert, es bestehen jedoch einige Leistungseinschränkungen. So sind zum Beispiel Kosten für den Krankenrücktransport nicht abgedeckt. Zudem gilt dieser Schutz nur innerhalb der EU-Länder. Gut zu wissen: Die gesetzliche Unfallversicherung gilt auch dann, wenn sich ein Unglück während der Geschäftsreise im Ausland ereignet. Allerdings muss der Unfall in klarem Zusammenhang mit der Arbeitsausführung stehen. Fürsorgliche Unternehmen können hier eine spezielle Geschäftsreiseversicherung für Ihre Mitarbeiter abschließen. Diese gilt während der gesamten Geschäftsreise, unabhängig von Arbeits- oder Freizeiten.

Hauptrisiken bei Geschäftsreisen

Die Top fünf der Hauptrisiken bei einer Reise sind Krankheit, Verlust eines Gepäckstückes, Unfälle, Streiks und Demonstrationen sowie Kleinkriminalität und Taschendiebstahl. Diese Risiken können minimiert werden, indem sich Geschäftsreisende aktiv und frühzeitig über die Sicherheitslage und mögliche Gefahren ihres Reiseziels informieren. Das Auswärtige Amt für Sicherheitsinformationen ist hierfür eine solide Informationsquelle. 

Fazit: Wenn Sie sich vor der Reise ausreichend Zeit zur Planung nehmen, allgemeine Sicherheitshinweise beachten und, je nach Zieldestination, für zusätzlichen Versicherungsschutz sorgen,  sind Sie auf die meisten Gefahren vorbereitet und können sich auf Ihre Geschäftsreise konzentrieren.

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Papierloses Büro und papierlose Abrechnung: So klappt es auch mit dem Finanzamt https://www.reisekosten.de/papierloses-buero-und-papierlose-abrechnung/ https://www.reisekosten.de/papierloses-buero-und-papierlose-abrechnung/#respond Thu, 22 Feb 2018 10:15:32 +0000 http://www.reisekosten.de/?p=3833 Papierloses Büro: In Sachen Reisekosten ist das für viele Unternehmen nach wie vor Zukunftsmusik. Dabei ist die Umstellung auf “paperless” mit der passenden Software gar keine große Sache. Wäre da nicht das Finanzamt, das zumeist auf die Archivierung von Papierbelegen besteht und der papierlosen Abrechnung einen Strich durch die Rechnung macht. Reisekosten.de zeigt Ihnen, wie […]

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Papierloses Büro: In Sachen Reisekosten ist das für viele Unternehmen nach wie vor Zukunftsmusik. Dabei ist die Umstellung auf “paperless” mit der passenden Software gar keine große Sache. Wäre da nicht das Finanzamt, das zumeist auf die Archivierung von Papierbelegen besteht und der papierlosen Abrechnung einen Strich durch die Rechnung macht.

Reisekosten.de zeigt Ihnen, wie Sie dennoch von der digitalen Reisekostenabrechnung profitieren und dem papierlosen Büro einen Schritt näher kommen.

Insbesondere in Firmen mit vielen Geschäftsreisenden führt die Bürokratie zu einem großen Arbeits- und Zeitaufwand und schließlich zu hohen Verwaltungskosten. Auf Dienstreisen stapeln sich Rechnungen, Quittungen und Kassenbons. Diese müssen säuberlich gesammelt, ausgedruckt, aufgeklebt und eingereicht werden; schließlich will der Arbeitnehmer seine Auslagen für die Reisekosten auch erstattet bekommen. Nach der Abrechnung verschwinden die Papierberge dann für mindestens zehn Jahre im Archiv.

Papierlose Abrechnung per Reisekosten App nutzen

Die digitale Reisekostenabrechnung per App ist ein erster Schritt in Richtung papierloses Büro. Reisekosten können mit der richtigen Software bereits von unterwegs elektronisch eingereicht, vom Vorgesetzten mobil genehmigt und von der Finanzbuchhaltung digital am Bildschirm geprüft werden.

Geschäftsreisende fotografieren ihre Belege direkt per Smartphone oder Tablet. Rechnungen für Fahrkarten, Flugtickets oder Hotels werden heutzutage ohnehin zumeist per E-Mail zugestellt. Mit einer App bzw. Software leiten Reisende ihre Rechnungen direkt an die Reisekostensoftware weiter, sodass das Ausdrucken nicht mehr nötig ist.

Ein papierloses Büro mit Reisekosten App beschleunigt den Abrechnungsprozess, wodurch Mitarbeiter ihr Geld schneller zurück erhalten. Die Archivierung der Papierbelege wird nach dem Abrechnungsprozess somit zur reinen Formsache.

Reisekosten digital archivieren

Im Optimalfall verfügt die genutzte Reisekostensoftware nicht nur über eine App, sondern auch über eine Funktion für die digitale Archivierung der Reisekosten. Ihr Unternehmen spart damit die Kosten für eine weitere Archivsoftware. Zusätzliche Arbeitsschritte für die Buchhaltung entfallen.

Die elektronische Archivierung muss jedoch nach den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” erfolgen. Diese beinhalten neben Vorgaben zur Revisionssicherheit auch genaue Anweisungen zur Digitalisierung. Wichtig ist hier beispielsweise das Speichern von Dateien im PDF-Format. Bilddateien als JPG oder PNG werden von den Ämtern oft nicht nicht akzeptiert.

Digitale Archivierung beim Finanzamt beantragen

Erfüllt das Archiv-Tool alle Anforderungen der Finanzämter, liegen die Vorteile auf der Hand: Geringere Ausgaben für Papier, Druckertinte und Büromaterial, weniger Zettelwirtschaft, weniger Arbeit für die Buchhaltung, mehr Platz im Büro u. a..

Beantragen Sie hierzu bei Ihrem zuständigen Finanzamt die elektronische Archivierung von Originalbelegen. Es ist einen Versuch wert, denn nur so können Sie komplett auf die Archivierung von Papierbelegen verzichten und elektronisch abgerechnete und archivierte Reisekostenbelege getrost entsorgen.

Tipp: Die Personal- und Reisekostensoftware HRworks stellt ihren Nutzern die Vorlage Anschreiben “Elektronische Belegarchivierung” für das Finanzamt zur Verfügung. Lernen Sie die Funktionen der Software kennen und testen Sie HRworks jetzt kostenlos.

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Mahlzeiten: Neue Sachbezugswerte für Mahlzeiten 2018 https://www.reisekosten.de/neue-sachbezugswerte-fuer-mahlzeiten-2018/ https://www.reisekosten.de/neue-sachbezugswerte-fuer-mahlzeiten-2018/#respond Tue, 19 Dec 2017 08:30:00 +0000 http://www.reisekosten.de/?p=3755 Die neuen Sachbezugswerte für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten stehen fest. Nach Beschluss des Bundesrats erhöhen sich die amtlichen Sachbezüge für freie Verpflegung und freie Unterkunft erneut ab dem 1. Januar 2018. Im BMF-Schreiben vom 21. Dezember 2017 wurden die neuen Sachbezugswerte bestätigt. Monatswert für Mahlzeiten 2018 Der Monatswert für Verpflegung wird 2018 von derzeit 241 Euro […]

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Die neuen Sachbezugswerte für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten stehen fest. Nach Beschluss des Bundesrats erhöhen sich die amtlichen Sachbezüge für freie Verpflegung und freie Unterkunft erneut ab dem 1. Januar 2018. Im BMF-Schreiben vom 21. Dezember 2017 wurden die neuen Sachbezugswerte bestätigt.

Monatswert für Mahlzeiten 2018

Der Monatswert für Verpflegung wird 2018 von derzeit 241 Euro auf 246 Euro angehoben. Ausschlaggebend für die Anpassung der anzusetzenden Werte ist der Verbraucherpreisindex. Der Verbraucherpreisindex wurde im Zeitraum von Juni 2016 bis Juni 2017 ermittelt. Er zeigt an, wie sich die Preise für Verpflegung und Unterkunft in Deutschland entwickeln.

Für Verpflegung ist der Verbraucherpreisindex 2017 um zwei Prozent angestiegen. Für Übernachtungen und Mieten stieg der Wert im gleichen Zeitraum um 1,3 Prozent. Dementsprechend wurden die amtlichen Sachbezugswerte für Frühstück, Mittag- und Abendessen angepasst.

Gültige Sachbezüge für Mahlzeiten ab 1. Januar 2018

Der Wert für ein Frühstück wird von 1,70 Euro um drei Cent auf 1,73 Euro erhöht. Parallel dazu steigt der Sachbezugswert für ein Mittag- oder Abendessen um sechs Cent von 3,17 Euro auf 3,23 Euro.

Frühstück: 1,73 Euro
Mittagessen: 3,23 Euro
Abendessen: 3,23 Euro

Anwendung der Sachbezugswerte für Mahlzeiten

Freie oder vergünstigte Mahlzeiten, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, gelten als sogenannte Sachbezüge. Sachbezüge sind als geldwerter Vorteil zu versteuern.
Angesetzt wird dabei der amtliche Sachbezugswert. Die Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft werden in einer jährlichen Änderung in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt. Anzusetzen ist der Sachbezugswert bei erhaltenen Mahlzeiten außerhalb einer Dienstreise oder bei Auswärtstätigkeiten unter acht Stunden.

Mit HRworks müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen, denn die HR Software bildet die neuen Werte automatisch ab. Lernen Sie noch weitere Funktionen der Software kennen und testen Sie jetzt kostenlos.

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Reisekosten 2018: Neue Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen https://www.reisekosten.de/reisekosten-2018-neue-verpflegungspauschalen-und-uebernachtungspauschalen/ https://www.reisekosten.de/reisekosten-2018-neue-verpflegungspauschalen-und-uebernachtungspauschalen/#comments Fri, 10 Nov 2017 15:46:05 +0000 http://www.reisekosten.de/?p=3718 Knapp einen Monat früher als üblich gab das Bundesministerium für Finanzen am 8. November 2017 die “Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2018”  bekannt. Das heißt: Ab Januar 2018 gelten wieder neue Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen für Mitarbeiter, die im Ausland für ihr Unternehmen unterwegs sein werden. Insgesamt wurden die […]

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Knapp einen Monat früher als üblich gab das Bundesministerium für Finanzen am 8. November 2017 die “Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2018”  bekannt. Das heißt: Ab Januar 2018 gelten wieder neue Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen für Mitarbeiter, die im Ausland für ihr Unternehmen unterwegs sein werden.

Insgesamt wurden die Reisekosten Pauschbeträge 2018 für über 50 Länder angepasst. Über höhere Spesensätze dürfen sich im kommenden Jahr Geschäftsreisende freuen, die z. B. nach Dschibuti, Tokio oder in den Iran reisen. Mit niedrigeren Pauschalen müssen Reisende u. a. in Brasilien, Venezuela oder Weißrussland haushalten.

Die offizielle Tabelle des Bundesministerium für Finanzen steht für Sie unter folgendem Link zum Download bereit:

Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen 2018

 

TIPP: Mit HRworks müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen, denn die HR Software bildet die neuen Werte automatisch ab. Lernen Sie noch weitere Funktionen der Software kennen und testen Sie jetzt kostenlos.

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Dienstwagen zur Privatnutzung: Einsparungspotential oder Kostenfalle https://www.reisekosten.de/dienstwagen-privatnutzung/ https://www.reisekosten.de/dienstwagen-privatnutzung/#comments Wed, 06 Sep 2017 15:04:03 +0000 http://www.reisekosten.de/?p=3676 Nicht selten kommen vielreisende Mitarbeiter in den Genuss eines schicken Dienstwagens, der ihnen nicht nur für Geschäftsreisen, sondern auch zur privaten Nutzung zur Verfügung steht. Ein lukrativer Bonus – sofern der Fahrer des Firmenfahrzeugs um vorhandene Steuervorteile Bescheid weiß und nicht in versteckte Kostenfallen tappt. Natürlich lässt sich der Fiskus auch in Sachen Dienstwagen nicht […]

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Nicht selten kommen vielreisende Mitarbeiter in den Genuss eines schicken Dienstwagens, der ihnen nicht nur für Geschäftsreisen, sondern auch zur privaten Nutzung zur Verfügung steht. Ein lukrativer Bonus – sofern der Fahrer des Firmenfahrzeugs um vorhandene Steuervorteile Bescheid weiß und nicht in versteckte Kostenfallen tappt.

Natürlich lässt sich der Fiskus auch in Sachen Dienstwagen nicht lumpen: Steuerrechtlich handelt es sich bei der unentgeltlichen Überlassung eines Firmenwagens zur Privatnutzung um eine Sachzuwendung. Dabei entsteht ein geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer, der versteuert werden muss.

Die Qual der Wahl: 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch

Dem Arbeitnehmer stehen zwei Möglichkeiten der Firmenwagenversteuerung zur Auswahl: die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch.

Die 1-Prozent-Regelung:

Bei der Ein-Prozent-Methode nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs angesetzt. Unberücksichtigt bleibt dabei der aktuelle Wert des PKW (Alter, Zustand, gefahrene Kilometer, Unfallschäden, etc.).

Nutzt der Mitarbeiter seinen Dienstwagen zudem für die tägliche Fahrt zum Arbeitsplatz, erhöht sich die pauschale Versteuerung zusätzlich um 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer der einfachen Strecke.

Das Fahrtenbuch:

Mit dem Führen eines Fahrtenbuches (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG) werden die tatsächlichen Kosten für die private Nutzung des Firmenfahrzeugs abgebildet und versteuert. Die sorgfältige, ordnungsgemäße Aufzeichnung aller privater und betrieblicher Fahrten ist aufwändig. Je nach Fahrverhalten kann das Fahrtenbuch jedoch die kostengünstigere Variante für den Arbeitnehmer sein.

Zu beachten ist ferner, dass unterjährig nicht zwischen Ein-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch gewechselt werden kann. Ein Methodenwechsel im Jahresverlauf ist nur bei einem Wechsel des Fahrzeugs möglich.

Neues Einsparungspotential: Zuzahlung durch Arbeitnehmer mindert geldwerten VorteiL

Trägt ein Arbeitnehmer einen Teil der Kosten des Firmenwagens selbst, mindert diese Zuzahlung den geldwerten Vorteil. Dienstwagenfahrer zur Freude bestätigte der Bundesfinanzhof im Februar 2017, dass nicht nur pauschale, monatliche Zahlungen an den Arbeitgeber, sondern auch individuelle Kosten steuerlich berücksichtigt werden können. Bestätigt wurde diese Ansicht im BMF-Schreiben vom 21. September 2017.

Trägt der Arbeitnehmer beispielsweise die kompletten Kraftstoffkosten, Versicherungskosten oder Wartungskosten selbst, kann er diese als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Beispiel: A nutzt seinen Firmenwagen mit einem Listenpreis von 50.000 € auch privat. Nach der Ein-Prozent-Regelung beträgt der geldwerte Vorteil durch die Privatnutzung 500 € im Monat. A fährt täglich 40 Kilometer mit dem Dienstwagen von seiner Wohnung ins Büro, wodurch sich der geldwerte Vorteil um weitere 600 € auf 1.100 € monatlich (13.200 € jährlich) erhöht. Im Rahmen seiner Steuererklärung reicht A Benzinkosten von 8.600 € als Werbungskosten ein. Der jährliche, geldwerte Vorteil reduziert sich dadurch auf 4.600 €.

Fazit: Handelt es sich bei einem Firmenwagen zur Privatnutzung um ein hochpreisiges Fahrzeug und haben Sie noch dazu einen relativ weiten Arbeitsweg, kann der vermeintliche Bonus bei pauschaler Versteuerung schnell zur Kostenfalle werden. Rechnen Sie daher vorab genau nach, welche Methode für Sie die günstigere ist.

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Mitarbeiter Führerscheinkontrolle: Arbeitgeber aufgepasst! https://www.reisekosten.de/mitarbeiter-fuehrerscheinkontrolle/ https://www.reisekosten.de/mitarbeiter-fuehrerscheinkontrolle/#respond Mon, 12 Jun 2017 12:44:54 +0000 http://www.reisekosten.de/?p=3639 “Fahrzeugschein und Führerschein bitte!” Verkehrskontrolle, Panne oder Unfall; auf Dienstreise möchte man diesen Satz lieber nicht hören. Sitzt ein Geschäftsreisender dabei ohne gültige Fahrerlaubnis hinter dem Steuer eines Firmenfahrzeugs, zieht dessen Arbeitgeber den Kürzeren. Dieser ist als Fahrzeughalter dazu verpflichtet, die Führerscheine der Arbeitnehmer in regelmäßigen Abständen zu kontrollieren. Nach § 21 Abs. 1 Nr. […]

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“Fahrzeugschein und Führerschein bitte!” Verkehrskontrolle, Panne oder Unfall; auf Dienstreise möchte man diesen Satz lieber nicht hören. Sitzt ein Geschäftsreisender dabei ohne gültige Fahrerlaubnis hinter dem Steuer eines Firmenfahrzeugs, zieht dessen Arbeitgeber den Kürzeren. Dieser ist als Fahrzeughalter dazu verpflichtet, die Führerscheine der Arbeitnehmer in regelmäßigen Abständen zu kontrollieren. Nach § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG machen sich Arbeitgeber und Fuhrparkleiter als Fahrzeughalter strafbar, wenn sie zulassen oder gar anordnen, dass ein Mitarbeiter ein Fahrzeug ohne gültige Fahrerlaubnis führt.

Im Schadensfall kann die Versicherung eine Zahlung verweigern und der Fahrzeughalter bleibt auf den Kosten sitzen. Zudem droht eine hohe Geldstrafe oder sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr.

1. Prüfen Sie die MitarbeiterFührerscheine regelmäßig

Vorgesetzte, Personaler oder Fuhrparkleiter sollten Ihre Mitarbeiter daher in regelmäßigen Abständen zur Führerscheinkontrolle bitten. Hierbei ist irrelevant, ob Arbeitnehmern ein Dienstwagen zur dauerhaften Nutzung bereitgestellt wird oder ob diese nur gelegentlich mit einem Wagen aus dem Fahrzeugpool unterwegs sind. Wie oft eine Kontrolle stattzufinden hat, ist gesetzlich nicht festgelegt. Auf jeden Fall ist eine Führerscheinkontrolle vor der ersten Überlassung des Fahrzeugs vorzunehmen. Danach sind jährliche oder halbjährliche Kontrollen in vielen Unternehmen üblich. Auch aktuelle Rechtssprechnungen legen eine halbjährliche Kontrolle nahe.

2. Kontrollieren Sie das Originaldokument

Der Gesetzgeber besteht bei der Führerscheinkontrolle auf eine Prüfung des Originaldokuments. Eine E-Mail mit der Kopie des Führerscheins im Anhang kann im Schadensfall daher als unzureichend bewertet werden. Gerade bei großen, dezentral organisierten Fuhrparks oder Unternehmen ist eine manuelle Kontrolle jedoch mit einem enormen Organisations- und Arbeitsaufwand verbunden. Hier bietet sich eine elektronische Führerscheinkontrolle an, die – sofern juristisch geprüft – den aufwendigen, manuellen Kontrollvorgang vor Ort ersetzen kann.

3. Nutzen Sie Sie eine Verpflichtungserklärung

Auf der sicheren Seite sind Arbeitgeber zudem mit einer Verpflichtungserklärung, die Sie zusammen mit der Führerscheinkontrolle von den Mitarbeitern einholen. Die Mitarbeiter verpflichten sich in dieser dazu, dem Unternehmen einen Verlust der Fahrerlaubnis unverzüglich zu melden.

4. Dokumentieren Sie die Führerscheinkontrolle

Selbstverständlich ist es mit dem bloßen Führerscheincheck noch nicht getan. Die regelmäßigen Kontrollen müssen sorgfältig dokumentiert werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Dokumentation datenschutzgerecht aufbewahrt wird und nur berechtigte Personen, wie Arbeitgeber, Fuhrparkleiter oder Personalverantwortliche, Zugriff auf die Dokumente haben. Nutzen Sie eine Softwarelösung zur elektronischen Führerscheinkontrolle, kann dies durch die Vergabe von Zugriffsrechten gewährleistet werden.

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