Elektronische Erfassung und Archivierung von Belegen

Viele Unternehmen scheuen sich noch immer vor der digitalen Revolution und halten an der gewohnten, papiergebundenen Archivierung fest. Dabei kann die Elektronische Archivierung von Belegen so einfach sein, ganz ohne Papier und ohne schwere Schrankwände mit überfüllten Aktenordnern.

Reisekosten erfassen und elektronische Archivierung von Belegen

Die Möglichkeit der elektronischen Archivierung von Reisekostenabrechnungen und den dazugehörigen Belegen, besteht nach § 147 Abs. 2 AO und ist an diverse Vorgaben wie die “Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung” (GoB), die “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBS) und die “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) gebunden. Werden diese Vorgaben eingehalten, kann ein Unternehmen, nach Absprache mit dessen zuständigem Finanzamt, eine Software zur elektronischen Archivierung einsetzen und komplett auf die papiergebundene Ablage verzichten.

Laut einer Studie des Bundesministeriums für Finanzen, die in Zusammenarbeit mit Wirtschaftsverbänden und dem statistischen Bundesamt durchgeführt wurde, sind

  • der erwartete, zusätzliche Arbeitsaufwand,
  • die Unsicherheit bezüglich der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben,
  • Bedenken bezüglich der Akzeptanz seitens der Behörden,
  • sowie erwartete, zusätzliche Kosten durch die Umstellung und Pflege

häufig genannte Gründe, weshalb Unternehmen die rein elektronische Archivierung von Geschäftsdokumenten ablehnen.

Das leistet die elektronische Belegerfassung- und Archivierung

Mit der entsprechenden Software und deren Integration in bereits bestehende Prozesse, bringt die elektronische Archivierung von Belegen jedoch viele Vorteile mit sich. Insbesondere bei der Abwicklung von Reisekostenabrechnungen bietet es sich an, Belege bereits zur Einreichung der Kosten digital zu erfassen. Wer schon einmal geschäftlich unterwegs war der weiß, wie viele Belege sich im Laufe einer Geschäftsreise ansammeln können. Diesen Papierkrieg zu beseitigen, die einzelnen Belege zu sortieren, zu kopieren und sorgfältig abzuheften, kostet Zeit und Nerven. Eine elektronische Erfassung der Belege schafft der Zettelwirtschaft Abhilfe und erleichtert die Arbeit in der Finanzbuchhaltung.

Darüber hinaus ist für eine anschließende Archivierung der Belege kein zusätzlicher Arbeitsschritt mehr notwendig, da alle Daten bereits in elektronischer Form in der elektornische Archivierung vorliegen. Zudem werden viele Rechnungen, wie z. B. für Hotelübernachtungen, Flug- oder Bahnfahrkarten, heutzutage nur noch in digitaler Form per E-Mail versandt. Diese auszudrucken und per Hauspost an die Finanzbuchhaltung zu versenden wäre ein zusätzlicher Arbeitsschritt, der mit der digitalen Ablage entfällt.

Werden Reisekosten digital archiviert, stehen alle Rechnungen und Belege schnell und ohne mühseliges wälzen von Aktenordnern zur Verfügung, können jederzeit abgerufen und bequem geprüft werden. Ferner ist die Gefahr des Verblassens von Kassenzetteln auf Thermopapier kein Thema mehr, und werden Bons und Quittungen im Abrechnungsprozess frühestmöglich digital erfasst und gespeichert, gehen Belege nicht mehr so schnell verloren.

Auch die Einsparung von Tinte, Papier und Lagerplatz sind weitere positive Nebeneffekte der elektronische Archivierung von Reisekostenunterlagen.

Die Vorteile der elektronischen Belegarchivierung auf einen Blick:

  • Die Zettelwirtschaft wird beseitigt
  • Digitalisierte Rechnungen und Belege sind sortiert und sicher aufbewahrt
  • Sortieren und Aufkleben von Kassenbons entfällt, eine enorme Arbeitserleichterung für die Buchhaltung
  • Belege sind vor Beschädigung und Verblassen geschützt
  • Papier und Tinte werden eingespart
  • Sie haben mehr Platz im Büro, denn die Archivierung in Aktenordnern entfällt
  • Alle Daten sind schnell und einfach auffindbar, lesbar und prüfbar

 

Die Reisekostenabrechnung von HRworks bietet Ihnen all diese Vorteile direkt in der HR Software für maximal 4€ pro Benutzer.

Empfohlene Beiträge

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Beginnen Sie mit der Eingabe und drücken Sie Enter, um zu suchen

Gutscheine zur MitarbeiterbelohnungPauschalen2016