Die höhere Verpflegungspauschale zählt

Rückreise und Weiterreise am selben Tag mit einem kurzen Boxenstopp zu Hause oder im Büro – Stress pur, nicht nur für den reisenden Mitarbeiter. Auch die Finanzbuchhaltung hat im Nachhinein mit solch einer Reisekostenabrechnung alle Hände voll zu tun. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diesen Sonderfall korrekt abrechnen.

Beispiel:
Nach einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in St. Petersburg kehren Sie am Mittwoch-nachmittag zu Ihrer Wohnung in Frankfurt zurück. Noch am gleichen Abend fliegen Sie weiter nach Genf, um dort am Donnerstag einen wichtigen Geschäftstermin wahrzunehmen.

Die Übernachtungs- und Frühstückskosten wurden für beide Reisen bereits im Voraus von Ihrem Arbeitgeber gebucht und bezahlt. An den Abreisetag von der mehrtägigen Auswärtstätigkeit in St. Petersburg (16 Euro) schließt also eine weitere Auswärtstätigkeit und somit der Anreisetag nach Genf (43 Euro) an.

Zwei Reisen, bei der sich An- und Abreisetag überschneiden. Welche Pauschale erhält nun der Mitarbeiter? Sind für diesen Tag die Pauschbeträge des Abreise- oder Anreiselandes maßgebend? Hat der Mitarbeiter vielleicht sogar Anrecht auf beide Auslandspauschalen? Und wie sieht es mit der Kürzung für das erhaltene Frühstück an diesem Tag aus?

Fragen über Fragen, auf die das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben vom 9. Dezember 2015 eindeutige Antworten liefert. So geht aus besagtem Schreiben hervor, dass im beschriebenen Falle immer die höhere der beiden Pauschalen zu berücksichtigen ist:

“Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen“ (BMF-Schreiben vom 09.12.2015, S. 2).

Somit dürften Sie sich in unserem Beispiel über die Anreisepauschale für Genf von 43 Euro freuen. Jedoch aufgepasst! Auch die anstehende Mahlzeitenkürzung für das erhaltene Frühstück in St. Petersburg fällt dadurch deutlich höher aus, denn bezüglich der Kürzung der Verpflegungspauschale gilt Folgendes:

“Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale i. S. d. § 9 Absatz 4a Satz 8 ff. EStG tagesbezogen vorzunehmen, d. h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale (s. o.) für eine 24-stündige Abwesenheit (§ 9 Absatz 4a Satz 5 EStG), unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde” (BMF-Schreiben vom 09.12.2016, S. 2).

So wird also durch die Mahlzeitengestellung in St. Petersburg in unserem Beispiel eine Kürzung der Anreisepauschale für Genf um 12,80 Euro (20 Prozent von 64 Euro, der Ganztagespauschale für Genf) fällig.

Zusammengefasst:

  • Reist ein Mitarbeiter am Rückreisetag einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit am gleichen Tag weiter, erhält er immer und ausschließlich die höhere Verpflegungspauschale.
  • Gekürzt wird immer der für den Tag maßgebende Betrag unabhängig davon, wo eine Mahlzeit tatsächlich bereitgestellt bzw. eingenommen wurde.

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  • Sehr geehrter Herr Rohe,

    ich habe auch hierzu eine Frage:

    Ein Kollege von mir reist nach Mexiko für drei Tage. Am dritten Tag fliegt er weiter nach Guatemala. Welche Pauschale nehme ich für den Tag? Die höhere Pauschale von Mexiko für ein Abreisetag oder für 24 Stunden? Schließlich ist der Kollege 24 h unterwegs...
    Vielen Dank
    C.Bru

    • Hallo C. Bru,

      befindet sich die erste Tätigkeitsstätte Ihres Kollegen in Deutschland, erhält er für den dritten Reisetag regulär die Ganztagespauschale für Guatemala.
      Es handelt sich dabei nicht um eine Rückreise und Weiterreise am gleichen Tag, da der Mitarbeiter nicht zu seiner Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte zurückkehrt. Der Mitarbeiter erhält die Pauschale des Landes, in dem er sich vor 24 Uhr Ortszeit aufhält.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  • Sehr geehrter Damen und Herren,

    ich hätte eine Frage: ein Mitarbeiter von uns war in den Niederlanden. Wird die Kürzung von 20% bzw. 40% für jeden Tag von den 46,-€ berechnet, egal ob es sich um den An-bzw. Abreisetag handelt? Der An-/Abreisetag wird doch eigentlich nur mit 31,-€ bezahlt?

    Vielen Dank

    Mit feundlichen Grüßen
    B. Rohe

    • Gute Tag B. Rohe,

      vielen Dank für diese schöne frage :-).
      Die prozentuale Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt in der Tat immer ausgehend von der für eine 24-Stündige Abwesenheit geltenden, höchsten Verpflegungspauschale eines Landes. Dies gilt auch für den An- oder Abreisetag.

      So wird in Ihrem Fall bei einem erhaltenen Frühstück am Abreisetag die entsprechende Pauschale von 31 € um 9,20 € (20% von 46,00 €), für ein Mittag- oder Abendessen um 18,40 € (40% von 46,00 €) gekürzt.

      Viele Grüße
      Janine Baumann