Die höhere Verpflegungspauschale zählt

Rückreise und Weiterreise am selben Tag mit einem kurzen Boxenstopp zu Hause oder im Büro – Stress pur, nicht nur für den reisenden Mitarbeiter. Auch die Finanzbuchhaltung hat im Nachhinein mit solch einer Reisekostenabrechnung alle Hände voll zu tun. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diesen Sonderfall korrekt abrechnen.

Beispiel:
Nach einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in St. Petersburg kehren Sie am Mittwoch-nachmittag zu Ihrer Wohnung in Frankfurt zurück. Noch am gleichen Abend fliegen Sie weiter nach Genf, um dort am Donnerstag einen wichtigen Geschäftstermin wahrzunehmen.

Die Übernachtungs- und Frühstückskosten wurden für beide Reisen bereits im Voraus von Ihrem Arbeitgeber gebucht und bezahlt. An den Abreisetag von der mehrtägigen Auswärtstätigkeit in St. Petersburg (16 Euro) schließt also eine weitere Auswärtstätigkeit und somit der Anreisetag nach Genf (43 Euro) an.

Zwei Reisen, bei der sich An- und Abreisetag überschneiden. Welche Pauschale erhält nun der Mitarbeiter? Sind für diesen Tag die Pauschbeträge des Abreise- oder Anreiselandes maßgebend? Hat der Mitarbeiter vielleicht sogar Anrecht auf beide Auslandspauschalen? Und wie sieht es mit der Kürzung für das erhaltene Frühstück an diesem Tag aus?

Fragen über Fragen, auf die das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben vom 9. Dezember 2015 eindeutige Antworten liefert. So geht aus besagtem Schreiben hervor, dass im beschriebenen Falle immer die höhere der beiden Pauschalen zu berücksichtigen ist:

“Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen“ (BMF-Schreiben vom 09.12.2015, S. 2).

Somit dürften Sie sich in unserem Beispiel über die Anreisepauschale für Genf von 43 Euro freuen. Jedoch aufgepasst! Auch die anstehende Mahlzeitenkürzung für das erhaltene Frühstück in St. Petersburg fällt dadurch deutlich höher aus, denn bezüglich der Kürzung der Verpflegungspauschale gilt Folgendes:

“Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale i. S. d. § 9 Absatz 4a Satz 8 ff. EStG tagesbezogen vorzunehmen, d. h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale (s. o.) für eine 24-stündige Abwesenheit (§ 9 Absatz 4a Satz 5 EStG), unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde” (BMF-Schreiben vom 09.12.2016, S. 2).

So wird also durch die Mahlzeitengestellung in St. Petersburg in unserem Beispiel eine Kürzung der Anreisepauschale für Genf um 12,80 Euro (20 Prozent von 64 Euro, der Ganztagespauschale für Genf) fällig.

Zusammengefasst:

  • Reist ein Mitarbeiter am Rückreisetag einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit am gleichen Tag weiter, erhält er immer und ausschließlich die höhere Verpflegungspauschale.
  • Gekürzt wird immer der für den Tag maßgebende Betrag unabhängig davon, wo eine Mahlzeit tatsächlich bereitgestellt bzw. eingenommen wurde.
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