Die 10 größten Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Die 10 größten Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Teil 1: Irrtum 1 – 5 bei der Reisekostenabrechnung

Das Reisekostenrecht ist kompliziert. Missverständnisse können leicht entstehen und bei der Abrechnung von Reisen sind Fehler oft vorprogrammiert.

Damit Sie die größten Fehler vermeiden und bei der Abrechnung der Reisekosten alles richtig machen, hat HRworks, ein Softwareanbieter für Reisekostenabrechnung, die 10 größten Irrtümer bei der Reisekostenabrechnung zusammengestellt.

Lesen Sie hier die ersten fünf der häufigsten Fehler bei der Abrechnung von Reisen:

1: Unternehmen kürzen grundsätzlich bei Hotelübernachtungen in Deutschland mit Frühstück den gesamten Erstattungsbetrag für den Mitarbeiter um den Frühstücksabzug in Höhe von 4,80 €.

Die Wahrheit: Es gibt zwei Wege, das Thema Frühstück auf Geschäftsreisen steuerlich zu behandeln: Der Arbeitgeber kann die Reisekostenabrechnung um 4,80 € kürzen (Frühstücksabzug) er kann aber auch den sogenannten Sachbezugswert in Höhe von 1,57 € vom Auszahlungsbetrag abziehen oder – alternativ – diese Summer als geldwerten Vorteil vom Mitarbeiter versteuern lassen. Der Ansatz des Sachbezugswert in Höhe von 1,57 € bedeutet einen baren Vorteil für den Reisenden in Höhe von 3,23 €. Er darf aber nur angesetzt werden, wenn die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Welchen Weg ein Unternehmen geht, ob Sachbezugswert oder Frühstücksabzug, ist unter den genannten Voraussetzungen frei wählbar. Die um 3,23 € geringere Erstattung im Falle des Frühstückabzugs kann ein Mitarbeiter nicht bei den Werbungskosten geltend machen- , wie das beispielsweise der Fall ist, wenn ein Unternehmen ein im Vergleich zu den gesetzlichen Sätzen geringeres Kilometergeld  bezahlt.

2: Der Arbeitsgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen zu bezahlen.

Die Wahrheit: Es gibt keine gesetzliche Pflicht für Unternehmen, Mitarbeitern Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen zu bezahlen. Wem keine Pauschalen gewährt werden, kann diese allerdings bei seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Das gilt seit 2008 aber nicht mehr für Übernachtungspauschalen. Vorgeschrieben ist nur, dass die gesetzlichen Pauschalen steuerfrei sind.

3: Reisekostenabrechnungen müssen unterschrieben sein.

Die Wahrheit: Reisekostenabrechnungen sind laut Gesetz „formfrei“. Das bedeutet, dass sie von niemandem  unterschrieben sein müssen, damit sie gültig sind. Es ist darum für eine Reisekostenabrechnung und deren Auszahlung unerheblich, ob eine Unterschrift vorhanden ist.

4: Kosten ohne Beleg lassen sich nicht abrechnen.

Die Wahrheit: Haben Geschäftsreisende für Leistungen keinen Beleg erhalten oder den Beleg verloren, bleiben sie nicht auf den Kosten sitzen. Sie können einen Eigenbeleg schreiben. Damit ist eine ganz normale Kosten-Abrechnung möglich. Einen Nachteil hat man jedoch nur als vorsteuerabzugsberechtigter Selbständiger oder als Unternehmen: Da es sich bei einem Eigenbeleg nicht um eine ordnungsgemäße Rechnung handelt, ist kein Abzug der Vorsteuer möglich.

5: Versicherungsschutz auf Dienstreisen besteht nur mit einem Reiseantrag.

Die Wahrheit: Ein Reiseantrag ist für den Versicherungsschutz während einer Geschäftsreise unerheblich. Es besteht während einer Geschäftsreise ein Versicherungsschutz über den Arbeitgeber – unabhängig vom Reiseantrag.  Ein Unfall auf Dienstreise ist dabei gleichzusetzen mit einem Arbeitsunfall.

Lesen Sie Irrtum 6 – 10 bei der Reisekostenabrechnung im nächsten Teil am 08. Juli 2011.