Die 10 größten Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Teil 2: Irrtum 6 – 10 bei der Reisekostenabrechnung

Der erste Teil hat Sie neugierig gemacht? Sie haben einen wertvollen Tipp für die nächsten Abrechnungen von Reisen oder eine neue Erkenntnis zum Reisekostenrecht erhalten? Dann lesen Sie heute den zweiten Teil der größten Fehler bei der Reisekostenabrechnung.

Prägnant und informativ hat HRworks die Fehler 6 – 10 bei der Abrechnung von Reisen zusammengefasst:

6: Jede geschäftliche Reise ist eine Geschäftsreise.

Die Wahrheit: Fahrten zur „regelmäßigen Arbeitsstätte“ sind keine Dienstreisen. Mitarbeiter dürfen für solche Fahrten keine steuerfreien Pauschalen erhalten. Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter mehr als 46 Mal pro Kalenderjahr von seinem vertraglich vereinbarten Home-Office in die Niederlassung fährt, sind das keine Dienstreisen sondern Fahrten zur „regelmäßigen Arbeitsstätte“.

7: Angaben zur Bewirtung müssen direkt auf Restaurant-Quittungen stehen.

Die Wahrheit: Die Bewirtungsangaben (Ort, Datum, Anlass der Bewirtung, bewirtete Personen) müssen nicht auf der Restaurant-Quittung stehen, sie können auch auf einem separaten Stück Papier dokumentiert sein. Der Reisende selbst kann dieses Dokument anfertigen und gemeinsam mit der Restaurant-Quittung zur Abrechnung der Reisekosten einreichen.
8: Bewirtungsangaben müssen den Arbeitgeber der bewirteten Person enthalten.

Die Wahrheit: Es ist keine Pflicht, bei den Bewirtungsangaben das Unternehmen zu nennen, für das die bewirtete Person arbeitet. Auf dem Bewirtungsbeleg müssen für die Abrechnung der Reisekosten der Ort, Anlass, Datum und die bewirteten Personen stehen, nicht aber ihr Arbeitgeber. Übersteigen die Bewirtungskosten den Betrag von 150 Euro, so muss das Restaurant eine ordnungsgemäße Rechnung nach §14 UStG ausstellen. Auf dieser Rechnung muss dann das vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen stehen, das die Rechnung bezahlt, also zum Essen einlädt.

9: Wer auf einer Geschäftsreise zum Essen eingeladen wird oder selbst einen Geschäftspartner einlädt, muss die Mahlzeit von der Verpflegungspauschale abziehen.

Die Wahrheit: Der Gesetzgeber schreibt das nicht vor. Entsprechende Regelungen in Unternehmen sind zulässig, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Kürzen Unternehmen die Verpflegungspauschale, wenn der reisende Mitarbeiter eingeladen wird oder selbst einen Geschäftspartner einlädt, so müssten sie eigentlich die Abzüge am Ende eines Jahres dokumentieren. Denn der Arbeitnehmer könnte die Abzüge bei seinen Werbungskosten geltend machen.

10: Bei Rückreisen von Auslandsreisen gelten die Pauschalen der Länder, die man durchquert.

Die Wahrheit: Bei Auslandsreisen gelten die Auslandspauschalen des Landes, wo man zuletzt gearbeitet hat. Wer also auf Dienstreise in Italien war und durch die Schweiz nach Deutschland zurückreist, muss für alle Rückreisetage die Auslandspauschalen von Italien ansetzen.
Bei der Hinreise erhalten die Reisenden die Pauschale des Landes, das um 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde. Ausnahme: Zwischen Abreise und Ankunft liegen 24 Stunden und es wurde dabei nicht übernachtet. Dann wird für die Zeit zwischen Abreise und Ankunft die Auslandspauschale von Österreich genommen – egal, wo man sich auf der Welt bewegt. Beispiel: Wer von Deutschland nach Australien fliegt, unterwegs nicht übernachtet, sich einen halben Tag in Singapur die Beine vertritt, muss dafür die Auslandspauschale von Österreich ansetzen.

Sie kennen weitere Fehler, die häufig bei der Reisekostenabrechnung gemacht werden?
Zögern Sie nicht und posten Sie diese gleich hier.

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