Die 10 größten Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Teil 2: Irrtum 6 – 10 bei der Reisekostenabrechnung

Der erste Teil hat Sie neugierig gemacht? Sie haben einen wertvollen Tipp für die nächsten Abrechnungen von Reisen oder eine neue Erkenntnis zum Reisekostenrecht erhalten? Dann lesen Sie heute den zweiten Teil der größten Fehler bei der Reisekostenabrechnung.

Prägnant und informativ hat HRworks die Fehler 6 – 10 bei der Abrechnung von Reisen zusammengefasst:

6: Jede geschäftliche Reise ist eine Geschäftsreise.

Die Wahrheit: Fahrten zur „regelmäßigen Arbeitsstätte“ sind keine Dienstreisen. Mitarbeiter dürfen für solche Fahrten keine steuerfreien Pauschalen erhalten. Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter mehr als 46 Mal pro Kalenderjahr von seinem vertraglich vereinbarten Home-Office in die Niederlassung fährt, sind das keine Dienstreisen sondern Fahrten zur „regelmäßigen Arbeitsstätte“.

7: Angaben zur Bewirtung müssen direkt auf Restaurant-Quittungen stehen.

Die Wahrheit: Die Bewirtungsangaben (Ort, Datum, Anlass der Bewirtung, bewirtete Personen) müssen nicht auf der Restaurant-Quittung stehen, sie können auch auf einem separaten Stück Papier dokumentiert sein. Der Reisende selbst kann dieses Dokument anfertigen und gemeinsam mit der Restaurant-Quittung zur Abrechnung der Reisekosten einreichen.
8: Bewirtungsangaben müssen den Arbeitgeber der bewirteten Person enthalten.

Die Wahrheit: Es ist keine Pflicht, bei den Bewirtungsangaben das Unternehmen zu nennen, für das die bewirtete Person arbeitet. Auf dem Bewirtungsbeleg müssen für die Abrechnung der Reisekosten der Ort, Anlass, Datum und die bewirteten Personen stehen, nicht aber ihr Arbeitgeber. Übersteigen die Bewirtungskosten den Betrag von 150 Euro, so muss das Restaurant eine ordnungsgemäße Rechnung nach §14 UStG ausstellen. Auf dieser Rechnung muss dann das vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen stehen, das die Rechnung bezahlt, also zum Essen einlädt.

9: Wer auf einer Geschäftsreise zum Essen eingeladen wird oder selbst einen Geschäftspartner einlädt, muss die Mahlzeit von der Verpflegungspauschale abziehen.

Die Wahrheit: Der Gesetzgeber schreibt das nicht vor. Entsprechende Regelungen in Unternehmen sind zulässig, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Kürzen Unternehmen die Verpflegungspauschale, wenn der reisende Mitarbeiter eingeladen wird oder selbst einen Geschäftspartner einlädt, so müssten sie eigentlich die Abzüge am Ende eines Jahres dokumentieren. Denn der Arbeitnehmer könnte die Abzüge bei seinen Werbungskosten geltend machen.

10: Bei Rückreisen von Auslandsreisen gelten die Pauschalen der Länder, die man durchquert.

Die Wahrheit: Bei Auslandsreisen gelten die Auslandspauschalen des Landes, wo man zuletzt gearbeitet hat. Wer also auf Dienstreise in Italien war und durch die Schweiz nach Deutschland zurückreist, muss für alle Rückreisetage die Auslandspauschalen von Italien ansetzen.
Bei der Hinreise erhalten die Reisenden die Pauschale des Landes, das um 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde. Ausnahme: Zwischen Abreise und Ankunft liegen 24 Stunden und es wurde dabei nicht übernachtet. Dann wird für die Zeit zwischen Abreise und Ankunft die Auslandspauschale von Österreich genommen – egal, wo man sich auf der Welt bewegt. Beispiel: Wer von Deutschland nach Australien fliegt, unterwegs nicht übernachtet, sich einen halben Tag in Singapur die Beine vertritt, muss dafür die Auslandspauschale von Österreich ansetzen.

Sie kennen weitere Fehler, die häufig bei der Reisekostenabrechnung gemacht werden?
Zögern Sie nicht und posten Sie diese gleich hier.

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Anzeigen von 4 Kommentaren
  • Jochen Bühling
    Antworten

    Was ich jetzt nicht verstanden habe. Sind zum Meeting gereichte Schnittchen, Kekse und Kaffee als Mittagessen in der Reisekostenabrechnung anzurechen oder nicht? Vielen Dank für die Antwort.

    • Melanie Heinemann
      Antworten

      Hallo Herr Bühling,

      Sie müssen hier keine Kürzung und keinen Sachbezug in der Reisekostenabrechnung vornehmen.
      Zudem ist es auch keine Bewirtung.

      Es handelt sich um eine Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (Kaffee, Tee, Gebäck), z. B. anlässlich betrieblicher Besprechungen, wenn es sich hierbei um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt. Die Höhe der Aufwendungen ist hierbei nicht ausschlaggebend.

      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für eine genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.
      Beste Grüße
      Melanie Heinemann

  • Hasan Yilmaz
    Antworten

    Hallo Herr Solberg,

    die 46 Tage Regel existiert nicht mehr. Insofern ist jede Fahrt von Ihrem Heim zum eigentlichen Arbeitgeber in meinen Augen eine Fahrt zur regelmässigen Arbeitsstätte. Es sei denn, mit “eigentlicher Arbeitgeber” meinen Sie nicht in Unternehmen, sondern ein Fremdunternehmen. Dann handelt es sich um Dientreisen.

    Kontaktieren Sie im Zweifelsfall Ihren Steuerberater und Ihr Finanzamt, um eine verbindliche Auskunft zu erhalten.

  • Wolfgang Solberg
    Antworten

    Wenn ich weniger als 46 Tage im Jahr von meinem Heim zum eigentlichen Arbeitgeber fahre sind das Dienstreisen oder Fahrten zur “regelmäßigen Arbeitstätte”?
    Vielen Dank für Ihre Antwort
    Wolfgang Solberg

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