Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen

In diesem Beitrag geht es um die Neuregelung der Mahlzeiten während oder außerhalb einer Dienstreise und den Konsequenzen auf Ihre Reisekostenabrechnung. In der Reisekostenreform 2014 wurde die Mahlzeitengestellung für die Reisekostenabrechnung neu geregelt.

Neue Regelungen für Mahlzeiten

In der Reisekostenreform 2014 wurde die Mahlzeitengestellung für die Reisekostenabrechnung neu geregelt. Dabei sieht das BMF-Schreiben vom 30.09.2013 nun vor, dass eine Mahlzeit vom Arbeitgeber immer veranlasst ist, wenn folgende Bedingungen nach R 8.1. Abs. 8 LStR vorliegen:

• dem Arbeitnehmer werden durch den Arbeitgeber die Verpflegungskosten aus dienst- und arbeitsrechtlichen Gründen erstattet.
• die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt oder es handelt sich um eine Kleinbetragsrechnung i. S. d. § 14 UStG i. V. m. § 33 UStDV, die im Original beim Arbeitgeber vorliegt.

Liegt die Höhe der Mahlzeit (inkl. Getränke und MwSt.) unter 60,- Euro, so spricht das BMF-Schreiben nun von einer üblichen Mahlzeit (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG). Mahlzeiten, die über 60,- Euro liegen, werden im allgemeinen als Belohnungsessen (unübliche Beköstigung gemäß § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG) angesehen.

Welche Auswirkungen hat nun eine solche Mahlzeit?

Liegt eine übliche Mahlzeit vor (unter 60,- Euro) und steht dem Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale zu, muss die Verpflegungspauschale um 20% für das Frühstück bzw. jeweils 40% für Mittag-/Abendessen gekürzt werden, ausgehend von der 24h Pauschale des jeweiligen Landes.

1. Beispiel: Der Mitarbeiter ist auf einer eintägigen Dienstreise über 8 Stunden und erhält ein vom Arbeitgeber veranlasstes Mittagessen. Seine Verpflegungspauschale in Höhe von 12,- Euro muss er um 9,60 Euro (40% von 24,- Euro) kürzen.

2. Beispiel: Der Mitarbeiter ist auf einer eintägigen Dienstreise über 14 Stunden und erhält ein vom Arbeitgeber veranlasstes Mittagessen und Abendessen. Seine Verpflegungspauschale in Höhe von 12,- Euro muss er nun um 19,20 Euro (80% von 24,- Euro) kürzen.

Bevor Sie nun denken, dass Sie diesen Tag mit einem dicken Minus beenden: Das BMF-Schreiben sieht gnädigerweise vor, dass die Höhe der Kürzung maximal die Höhe der Verpflegungspauschale des jeweiligen Tages sein darf. Insofern werden für beide Mahlzeiten nur 12,- Euro gekürzt, sodass von der Verpflegungspauschale am Ende des Tages nichts mehr übrig bleibt.

Das gleiche gilt im übrigen auch, wenn Sie einen Kunden während einer Dienstreise bewirten und den Bewirtungsbeleg innerhalb Ihrer Reisekostenabrechnung später bei Ihrem Arbeitgeber einreichen. Auch hier müssen Sie Ihre Verpflegungspauschale um 20% bzw. 40%, ausgehend von der 24h Pauschale, kürzen.

Wie Sie sehen, wird es ab dem nächsten Jahr wesentlich teurer für Sie werden, Geschäftsfreunde und Kollegen auf einer Dienstreise einzuladen. Denn können Sie bis Ende 2013 oftmals mit dem Sachbezug arbeiten, müssen Sie ab 2014 die weitaus höhere prozentuale Kürzung vornehmen.

Bewirtung und Verpflegungspauschale

Wie verhält es sich, wenn Sie eine Bewirtung haben, die Dienstreise unter 8 Stunden liegt und somit kein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale besteht? In solchen Fällen kann die nicht existente Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden. Ab 2014 müssen Sie in solchen Fällen auch nicht den Sachbezug in Höhe von 1,63 Euro (Frühstück) bzw. 3,- Euro (Mittag-/Abendessen) innerhalb Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung versteuern. Die Bewirtung ist somit steuerfrei.

Liegt ein anderer Anlass als eine geschäftlich veranlasste Bewirtung vor (z.B. ein Mittagessen innerhalb eines durch den Arbeitgeber veranlassten Seminars), kommt es zu der oben genannten Versteuerung der Sachbezugswerte. Zudem wird dann auf Ihrer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der neue Großbuchstabe M auftauchen.

Der Großbuchstabe M

Die Einführung der Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 01.01.2014 hat zur Folge, dass der Großbuchstabe „M“ grundsätzlich im Lohnkonto und auf der Lohnsteuerbescheinigung einzutragen ist, wenn dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer beruflichen doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine nach § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG mit dem Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Wenn Sie nun glauben, dass dieser Buchstabe nur bei einer Mahlzeit, die mit dem Sachbezugswert bewertet wird (1,63€ bzw. 3,00€), aufgeführt werden soll, dann täuschen Sie sich. Auch herkömmliche Kürzungen der Verpflegungspauschale in Form von 20% bzw. 40% führen zu diesem Ausweis. Wozu schlussendlich die Finanzämter diesen Buchstaben benötigen, liegt noch im Halbdunkel.

Steuerfreie Verpflegungszuschüsse auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung

Eine weitere Änderung betrifft den Ausweis der steuerfreien Verpflegungszuschüsse auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Bisher ist dort der steuerfreie Verpflegungszuschuss des Arbeitgebers zu bescheinigen, den der Arbeitnehmer bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit unabhängig von der tatsächlichen Mahlzeitengestellung materiell-rechtlich vom Arbeitgeber beanspruchen kann.

Ab 2014 sind in der Zeile 20 die steuerfrei gezahlten Vergütungen für Verpflegung bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten zu bescheinigen.

Beispiel: Der Arbeitnehmer ist auf einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer auf dieser Fortbildungsveranstaltung ein Mittagessen gebucht und bezahlt.

Verpflegungszuschuss bei eintägiger Auswärtstätigkeit über 8 Std:

• 12,00 € Kürzung: 1x Mittagessen 9,60 €
• Verbleibender in Zeile 20 zu bescheinigender Betrag: 2,40 €

Ist Ihr Unternehmen heute von dem Ausweis der steuerfreien Verpflegungszuschüsse auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung befreit, so brauchen Sie den Großbuchstaben M ebenso nicht ausweisen. Ab 2016 kann sich nach jetziger Rechtslage dann aber kein Unternehmen mehr von diesem Ausweis befreien lassen. Gut, dass es Reisekostensoftware gibt, die diese Regelungen schon automatisch abbildet und in Form von Berichten und Auswertungen ausgibt.

Fazit

Zwar erhält man nun höhere Pauschalen, auch die sog. An- und Abreisepauschale führt zu höheren Pauschalen. Diese wird aber durch die Neuregelung hinsichtlich der Mahlzeitenkürzung wieder um einen erheblichen Betrag gemindert. So konnte früher innerhalb der Reisekostenabrechnung ein Frühstück im Hotel oftmals mit dem Sachbezug bewertet werden (Abzug). Heute müssen dafür im Inland gleich 4,80 € gekürzt werden. Das Frühstück im Ausland wird dann gleich um ein vielfaches teurer. Reisende, die in der Vergangenheit aus Bequemlichkeit auf ein solches Frühstück verzichtet haben, überlegen sich das heute zwei Mal und werden frühstücken, damit sich der Abzug wenigstens lohnt.

Ob und wann die Verpflegungspauschalen innerhalb einer Reisekostenabrechnung aufgrund einer Mahlzeit gekürzt werden müssen, bereitet auch heute nach über vier Monaten weiterhin Kopfzerbrechen. Ist die Bewirtung innerhalb einer Reise, außerhalb einer Reise, liegt bei einer Reise unter acht Stunden ein überwiegend betriebliches Interesse vor, sind neben externen Kunden auch Mitarbeiter aus einem Unternehmensverbund dabei? Dies sind nur einige der Fragen, mit denen sich Reisende und Buchhalter auseinandersetzen müssen.

Auch die Neuregelung der Ausgabe des Großbuchstabens M bedeutet für die Lohnbuchhalter in den Unternehmen nicht unbedingt eine Vereinfachung. Im Gegenteil: Die Neuregelung zieht konsequenterweise neue Formulare/Excelsheets mit sich, die am Ende des Jahres durchforstet werden müssen, um den Großbuchstaben M auszuweisen. Einige Unternehmen überlegen sich aus Vereinfachungsgründen derweil, den Großbuchstaben bei jedem Mitarbeiter auszuweisen, ohne explizit diese von den erfassten Reisekosten abhängig zu machen. Da kann man froh sein, wenn eine Reisekostenabrechnungssoftware diese Auswertungen schon mitbringt und auf eine separate Aufzeichnung verzichtet werden kann.

Unternehmen, die heute schon mit einer modernen, webbasierten Reisekostenabrechnungssoftware arbeiten, welche die gesetzlichen Vorgaben für eine korrekte Reisekostenabrechnung unterstützt und die Reisenden bei der Erfassung der Reisekosten unter die Arme greift, werden solche und zukünftige Änderungen gut verkraften. Alle anderen Unternehmen werden spätestens bei der nächsten Umsatz-/Lohnsteuerprüfung merken, dass es ohne eine Reisekostensoftware nicht mehr geht.

Übernommen von reisekosten.de