Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen –
Teil 4

Ich hoffe, Sie alle haben den Jahreswechsel gut überstanden und haben sich mit den Neuregelungen auch schon in der Praxis auseinandersetzen können. In diesem Teil unserer Reihe “Reisekostenrecht 2014” betrachten wir uns die Änderungen, die das BMF Schreiben vom 30.09.2013 für Reisen länger als 3 Monate vorsieht, wie die Übernachtungskosten für Reisen länger als 48 Monate verrechnet werden und was seit 2014 als “Erste Tätigkeitsstätte” deklariert wird.

Dreimonatsfrist, § 9 Absatz 4a Satz 6 EStG

Weiterhin gilt, dass bei Reisen länger als drei Monaten keine steuerfreie Verpflegungspauschale bezahlt werden darf. Eine Unterbrechung liegt nun aber auch vor, wenn es sich bei dieser Unterbrechung um Urlaub oder Krankheit handelt. Die Unterbrechung muss wie bisher mind. 4 Wochen sein.
Zu beachten ist, dass die Dreimonatsfrist erst dann beginnt, wenn an mindestens drei Tagen die Woche an derselben Tätigkeitsstätte gearbeitet wird. Wird dieselbe Tätigkeitsstätte also nur wöchentlich an zwei Tagen aufgesucht, gilt die Dreimonatsfrist nicht. Auch bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten Einrichtungen (Flugzeuge, Schiffe) findet die Dreimonatsfrist keine Anwendung. Zu guter Letzt gilt dies auch für ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet.

Übernachtungskosten bei Reisen länger als 48 Monate

Liegt eine längerfristige beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland vor, welche nicht die erste Tätigkeitsstätte ist (s.u.), dürfen nach Ablauf von 48 Monaten die tatsächlich entstandenen Unterkunftskosten in Ihrer Reisekostenabrechnung höchstens noch bis zur Höhe von 1 000 Euro im Monat als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Das gilt auch für Hotelübernachtungen. Bisher sah das Reisekostenrecht eine solche Regelung nicht vor.

Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn Sie an dieser mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig werden. Die 48-Monatsfrist beginnt somit nicht zu zählen, wenn Sie nur zwei Tage die Woche eine Tätigkeitsstätte aufsuchen. Damit eine Unterbrechung und somit ein Neubeginn der 48-Monatsfrist vorliegt, bedarf es einer mind. 6 monatigen Unterbrechung (durch Krankheit, Urlaub oder berufliche Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte).

„Erste Tätigkeitsstätte“, § 9 Absatz 4 EStG

Nachdem im Jahr 2013 noch von der “regelmäßigen Arbeitsstätte” gesprochen wurde, ändert sich nun die Terminologie auf “Erste Tätigkeitsstätte”. Für Reisen zur ersten Tätigkeitsstätte haben Sie keinen Anspruch auf steuerfreie Verpflegungspauschalen. Die Bestimmung dieser ersten Tätigkeitsstätte erfolgt in aller Regel durch den Arbeitgeber in Form von dienst- oder arbeitsrechtlichen Bestimmungen. Da bei einer Tätigkeitsstätte von einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung gesprochen wird, zählen Schiffe, Flugzeuge, Fahrzeuge nicht dazu. Auch das Home-Office ist keine erste Tätigkeitsstätte, da diese zwar ortsfest ist, aber keine betriebliche Einrichtung darstellt.

Fehlen arbeitsrechtliche Bestimmungen oder sind diese nicht eindeutig, kommen quantitative Kriterien ins Spiel, die darüber Auskunft geben, ob eine Tätigkeitsstätte erste Tätigkeitsstätte wird. In diesem Fall ist dann von einer ersten Tätigkeitsstätte auszugehen, wenn Sie

  • typischerweise arbeitstäglich oder
  • je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel Ihrer vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit an dieser Tätigkeitsstätte arbeiten.
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Anzeigen von 16 Kommentaren
  • Tatjana Schmidt
    Antworten

    Meine Frage zur Dreimonatsfrist:

    Gilt die auch, wenn ein AN für 9 Monate lang eine Auswärtstätigkeit hat, arbeitet aber im folgenden Takt – eine Woche beim Kunden, eine Woche in Büro?

    Vielen Dank!
    Tatjana Schmidt

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Guten Tag Frau Schmidt,

      ja, die Dreitmonatsfrist berechnet sich auch bei Auswärtstätigkeiten, die unterbrochen werden:

      “Soll ein Arbeitnehmer auf Dauer an derselben Tätigkeitsstätte regelmäßig mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig werden, so sieht das Gesetz vor, dass eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur dann zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist führt, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen dauert. Die Gründe der Unterbrechung sind irrelevant.”

      (zit. aus „Handbuch Reisekostenrecht 2014″ von Michael Popp, S. 65, Punkt 3.1.1.6.4)

      • Tatjana Schmidt
        Antworten

        Hallo Frau Schwabing,
        danke für Ihre Antwort und Hinweis!

        Nun stelle ich die Frage etwas komplizierter.

        Wie rechne ich ab, wenn der AN in Abwechslung bei zwei Kunden arbeitet? Eine Woche im Büro beim Kunde (Frankfurt, Projekt für 9 Monate) und eine Woche beim anderen Kunden (in Büro ein Tag der Woche und/oder Home-Office)?

        Viele Grüße
        Tatjana Schmidt

        • Ulrika Schwabik
          Antworten

          Hallo Frau Schmidt,

          von der gesetzlichen Grundlage ausgehend, sollte für das Projekt in Frankfurt die Dreimonatsfrist berechnet werden, da dort der Arbeitnehmer regelmäßig mehr als drei Tage in der Woche tätig ist und diese Tätigkeit nur mit einer Woche unterbrochen wird.
          Bei der Auswärtstätigkeit beim zweiten Kunden ist entscheidend, ob sich dort der Arbeitnehmer auch regelmäßig mehrere Tage in der Woche (im Büro oder im Homeoffice) aufhält und ob diese Tätigkeit über den Zeitraum von drei Monaten hinaus geht.

          Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich noch an Ihren Steuerberater.

          Mit freundlichen Grüßen,
          Ulrika Schwabik

  • Arbeitnehmer
    Antworten

    Guten Tag, ich habe eine Frage zur 3 Monatsfrist. Der Fall ist folgender:
    Ein AN ohne erste Tätigkeitsstätte mit Zweitwohnsitz in London arbeitet regelmäßig im Büro in London (Konzernbüro). Darf er für Reisen nach London die Spesen steuerfrei erhalten? Angestellt also auch Gehalt bekommt er vom Firmensitz in Deutschland.

    • Ulrika Schwabik
      Antworten

      Guten Tag,

      der Arbeitnehmer kann von seinem Arbeitgeber die notwendigen Kosten einer doppelten Haushaltsführung steuerfrei erstattet bekommen. Es handelt sich dabei um Verpflegungsmehraufwendungen, Fahrtkosten sowie Aufwendungen für die Zweitwohnung. Der Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen ist bei einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung auf die ersten drei Monate begrenzt. Liegt der Beschäftigungsort im Ausland, gelten länderspezifische Verpflegungspauschbeträge. Maßgebend für die Höhe der Verpflegungspauschbeträge ist die Dauer der Abwesenheit von Ihrer Hauptwohnung am einzelnen Kalendertag.

      Das bedeutet:
      Für die An- und Rückreisetage zu und von der Hauptwohnung (z.B. freitags und sonntags) steht Ihnen der Verpflegungspauschbetrag nicht in voller Höhe zu. Er ist abhängig davon, wie lange Sie an den Reisetagen von Ihrer Hauptwohnung abwesend sind.
      An den Tagen, an denen Sie sich vollständig zu Hause aufhalten (z.B. samstags), wird ein Verpflegungspauschbetrag nicht gewährt.

      Nach Ablauf der Dreimonatsfrist können Verpflegungsmehraufwendungen nicht mehr steuerfrei ersetzt werden.

      (siehe auch „Handbuch Reisekostenrecht 2014” von Michael Popp, S. 222-225)

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Bernd Funk
    Antworten

    folgender Fall: ich habe Halbpension im Hotel, wird auch so ausgewiesen, dann muß ich vom Tagessatz ( 24.–€) 40% abziehen, d.h. 20% Frühstück und 40% Abendessen.
    Meine Firma wies mich darauf hin, es würde nur dann so verfahren, wenn die Firma das Hotel so buchen würde. Jetzt was gilt?

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Herr Funk,

      wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen die Hotelrechnung aufgrund einer dienst- oder arbeitsrechtlichen Vereinbarung (zum Beispiel Reisekostenrichtlinie) erstattet und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist
      müssen Sie die Kürzung vornehmen (Mahlzeitengestellung).

      Für die Kürzung der Verpflegungspauschale müssen grundsätzliche folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
      Wird
      – vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten
      – anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit
      – eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt
      – und steht dem Arbeitnehmer für diesen Tag eine Verpflegungspauschale zu,
      dann wird die Verpflegungspauschale tageweise gekürzt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Tom
    Antworten

    Hallo ins Forum,

    zwei Fälle aus unserer Praxis. Wie ist zu verfahren? :
    1. Mahlzeiten werden aus Hotel- oder sonstigen Rechnungen komplett herausgerechnet und dem Arbeitnehmer nicht erstattet. Es wird auch keine Verpflegungspauschale gewährt.
    -Es ist nichts zu versteuern und auch kein “M” zu bescheinigen. Ist dies korrekt?

    2. Rechnung weist keinen Betrag für ein Mittagessen aus, es wurde jedoch eines gestellt. Es wird auch hier keine Verpflegungspauschale gezahlt.
    -Was ist zu versteuern und ist ein “M” zu bescheinigen?

    Für die Antwort vielen Dank im Voraus.

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Tom,

      zu 1: Das ist korrekt. Wenn die Mahlzeit nicht vom Arbeitgeber gestellt bzw. bezahlt wird, dann müssen Sie auch nicht kürzen und auch der Großbuchstabe M muss nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden. Die Verpflegungspauschalen können Sie übrigens in der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

      Zu 2: Wenn der Arbeitgeber ein Mittagessen stellt und bezahlt und Sie mehr als 8 Stunde unterwegs sind und damit Anspruch auf eine Verpflegungspauschale haben, spielt es keine Rolle, ob Sie die Verpflegungspauschale von Ihrem Arbeitgeber erhalten oder nicht. Die Kürzung muss vorgenommen werden, der Großbuchstabe M muss ausgewiesen werden, damit die Bescheinigung für das Finanzamt korrekt ist.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • arbeitnehmer
    Antworten

    Hallo noch einmal,

    laut Angabe auf Ihrer Webseite (HRworks) werden die Anfragen auf diesem Forum am gleichen Tag beantwortet.

    Stimmt denn diese Anforderung nicht mehr?

    Danke

    • Hasan Yilmaz
      Antworten

      Hallo arbeitnehmer,

      Sie befinden sich hier im dem Webblog, der von der HRworks GmbH betrieben wird. Das Forum unter http://forum.hrworks.de ist für unsere Kunden, die HRworks einsetzen. Dort wird jeder Anfrage am gleichen Tag beantwortet.

      Da Ihre Reise nicht länger als 48 Monate andauert, können Ihnen die Übernachtungskosten in voller Höhe erstattet werden. Erst wenn die Reise länger als 48 Monate andauert, sind die Kosten im Inland(!) auf 1000€/Monat begrenzt bzw. steuerfrei.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  • arbeitnehmer
    Antworten

    Korrektur zu meinem letzten Kommentar:
    ——————–

    Hallo,

    wie rechnen sich die Reisekosten, wenn ich 36 Monate abgeordnet bin?

    Reisedatum: 04/2013 bis 04/2015

    Von dem 04/2013 bis zum neuen Gesetz am 30.09.2013 habe ich diese erstattet bekommen.

    Nun ist mir aber nicht klar, was für den Zeitraum 01/10/2013 bis Ende der Reise die Regelung ist.

    Denn dieser Zeitraum ist NACH der Einschränkung des neuen Gesetzes am 30.09.2013. Und es sind noch keine 48 Monate abgelaufen, sodass ich die max. 1000EUR /Kalendermonat bekommen könnte.

    Ich bitte höfflichst um dringende Hilfe und bedanke mich im Voraus

    arbeitnehmer

  • arbeitnehmer
    Antworten

    Hallo,

    wie rechnen sich die Reisekosten, wenn ich 36 Monate abgeordnet bin?

    Reisedatum: 04/2013 bis 04/2015

    Von dem 04/2013 bis zum neuen Gesetz am 30.09.2013 habe ich diese erstattet bekommen.

    Nun ist mir aber nicht klar, was für den Zeitraum 01/10/2013 bis Ende der Reise die Regelung ist.

    Denn dieser Zeitraum ist weder vor der Einschränkung des neuen Gesetzes am 30.09.2013 _noch_ sind 24 Monate abgelaufen.

    Ich bitte höfflichst um dringende Hilfe und bedanke mich im Voraus

    arbeitnehmer

  • Jens S.
    Antworten

    Hallo zusammen!

    Ich bin leider nicht ganz firm mit diesem Thema, daher bitte ich um eure Hilfe!

    Folgendes Beispiel:
    9:50 Abflug nach Portugal (Porto)
    Übernachtung
    12.30 Abflug zurück nach Deutschland.

    WENN ich das richtig verstehe, dann sollte ich doch 22€ am 1Tag und 22€ am 2Tag sowie 95€ für die Übernachtung bekommen. Ist das soweit korrekt?
    Ich frage weil ich jetzt nur die 44€ bekommen habe und das Hotel für 55€ nicht verrechnet wurde. Eigentlich sollte ich doch 22+22+ (95-55) also 84 € erhalten.

    Bitte gebt mir eine kurze Rückinfo!

    Vielen lieben Dank schonmal.

    • Cornelia Meier
      Antworten

      Hallo Jens,

      ja, Sie erhalten für beide Tage jeweils eine Verpflegungspauschale in Höhe von 22 €, also insgesamt 44 €.
      Bei der Übernachtung verhält es sich wie folgt:
      Der Arbeitgeber entscheidet, ob er die Übernachtungskosten erstattet oder nicht.
      In der Regel wird er die tatsächlichen Kosten der Übernachtung (Hotelrechnung, 55 €) erstatten, alternativ die Übernachtungspauschale (95 €).
      Sie bekommen also entweder die Übernachtungspauschale (95 €) oder das Hotel (55€) erstattet, nicht die Übernachtungspauschale minus die Hotelrechung.

      Ich hoffe, ich konnte Ihnen damit weiterhelfen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

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