Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen – Teil 3

Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen

Neben den Änderungen bei den Pauschalen, die im ersten und zweiten Teil dieser Beitragsreihe erörtert wurden, widmen wir uns nun im nächsten Teil einem weniger freundlichem Thema. Es geht um die Neuregelung der Mahlzeiten während oder außerhalb einer Dienstreise und den Konsequenzen auf Ihre ReisekostenabrechnungIn der Reisekostenreform 2014 wurde die Mahlzeitengestellung für die Reisekostenabrechnung neu geregelt. Dabei sieht das BMF-Schreiben vom 30.09.2013 nun vor, dass eine Mahlzeit vom Arbeitgeber immer veranlasst ist, wenn folgende Bedingungen nach R 8.1. Abs. 8 LStR vorliegen:

  • dem Arbeitnehmer werden durch den Arbeitgeber die Verpflegungskosten aus dienst- und arbeitsrechlichen Gründen erstattet
  • die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt oder es handelt sich um eine Kleinbetragsrechnung i. S. d. § 14 UStG i. V. m. § 33 UStDV, die im Original beim Arbeitgeber vorliegt.

Liegt die Höhe der Mahlzeit (inkl. Getränke und MwSt.) unter 60,- Euro, so spricht das BMF-Schreiben nun von einer üblichen Mahlzeit (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG). Mahlzeiten, die über 60,- Euro liegen, werden im allgemeinen als Belohnungsessen (unübliche Beköstigung gemäß § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG) angesehen.

Welche Auswirkungen hat nun eine solche Mahlzeit?

Liegt eine übliche Mahlzeit vor (unter 60,- Euro) und steht dem Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale zu, muss die Verpflegungspauschale um 20% für das Frühstück bzw. jeweils 40% für Mittag-/Abendessen gekürzt werden, ausgehend von der 24h Pauschale des jeweiligen Landes.

1. Beispiel: Der Mitarbeiter ist auf einer eintägigen Dienstreise über 8 Stunden und erhält ein vom Arbeitgeber veranlasstes Mittagessen. Seine Verpflegungspauschale in Höhe von 12,- Euro muss er um 9,60 Euro (40% von 24,- Euro) kürzen.
2. Beispiel: Der Mitarbeiter ist auf einer eintägigen Dienstreise über 14 Stunden und erhält ein vom Arbeitgeber veranlasstes Mittagessen und Abendessen. Seine Verpflegungspauschale in Höhe von 12,- Euro muss er nun um 19,20 Euro (80% von 24,- Euro) kürzen. Bevor Sie nun denken, dass Sie diesen Tag mit einem dicken Minus beenden: das BMF-Schreiben sieht gnändigerweise vor, dass die Höhe der Kürzung maximal die Höhe der Verpflegungspauschale des jeweiligen Tages sein darf. Insofern werden für beide Mahlzeiten nur 12,- Euro gekürzt, so dass von der Verpflegungspauschale am Ende des Tages nichts mehr übrig bleibt.
Das gleiche gilt im übrigen auch, wenn Sie einen Kunden während einer Dienstreise bewirten und den Bewirtungsbeleg innerhalb Ihrer Reisekostenabrechnung später bei Ihrem Arbeitgeber einreichen. Auch hier müssen Sie Ihre Verpflegungspauschale um 20% bzw. 40%, ausgehend von der 24h Pauschale, kürzen!

Wie Sie sehen, wird es ab dem nächsten Jahr wesentlich teurer für Sie werden, Geschäftsfreunde und Kollegen auf einer Dienstreise einzuladen. Denn können Sie bis Ende 2013 oftmals mit dem Sachbezug arbeiten, müssen Sie ab 2014 die weitaus höhere prozentuale Kürzung vornehmen.

Wie verhält es sich, wenn Sie eine Bewirtung haben, die Dienstreise unter 8 Stunden liegt und somit kein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale besteht? In solchen Fällen kann die nicht existente Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden. Ab 2014 müssen Sie in solchen Fällen auch nicht den Sachbezug in Höhe von 1,63 Euro (Frühstück) bzw. 3,- Euro (Mittag-/Abendessen) innerhalb Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung versteuern. Die Bewirtung ist somit steuerfrei. Liegt ein anderer Anlass als eine geschäftlich veranlasste Bewirtung vor (z.B. Mittagessen innerhalb eines durch den Arbeitgeber veranlassten Seminars), kommt es zu der oben genannten Versteuerung der Sachbezugswerte. Zudem wird dann auf Ihrer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der neue Großbuchstabe M auftauchen. Welchen Zweck diese Ausgabe auf der Bescheinigung hat, werden wir uns im nächsten Teil dieser Reihe ansehen. Darin werden wir auch einen Blick auf die Änderungen hinsichtlich der regelmäßigen Arbeitsstätte und längeren Reisen über 3 bzw. 48 Monate werfen.

Zeige Kommentare (227)

  • Hallo,

    ich habe folgendes Problem: Mein Arbeitgeber bestätigt mir "steuerfreie Verpflegungskostenzuschüsse bei Auswärtstätigkeit" (Zeile 20 der Lohnsteuerbescheinigung 2017) der Lohnsteuerbescheinigung für Dienstreisen, die 2016 stattgefunden haben.

    Was soll ich dem Finanzamt hier darlegen? Die Dienstreise für 2016?
    Sowie ich verstanden habe, muss ich dem Finanzamt doch die Dienstreisen für 2017 nachweisen. Meine Steuersoftware erlaubt keine Angaben von 2016, dies deutet darauf hin, dass die Reisen in 2017 stattgefunden haben müssten?

    Danke und beste Grüße
    Kai H.

    • Hallo Kai,

      die Bescheinigung Ihres Arbeitgebers für 2017 sollte Ihnen in der Regel nur die im Jahr 2017 entstandenen Reisekosten bestätigen.
      Dementsprechend sind die älteren Angaben auch über die Steuersoftware nicht mehr nachweisbar.

      Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich am besten noch an Ihren Steuerberater oder an das Finanzamt.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo Frau Meier,

    ich habe folgendes Scenario. Wir sind zu einem Meeting geflogen. Abflug war 9:30, das Meeting begann 12:00. Wir haben vor Ort ein Mittagessen erhalten. Unser Rückflug am selben Tag hatte Verspätung und wir haben uns am Flughafen etwas zum Abendessen geholt. Wir waren dann 21:00 Uhr wieder zurück am Flughafen und 21:30 zu Hause. Spesen erhalten wir für den Tag nicht! Kann ich die Rechnung vom Flughafen einreichen? Wenn ja wie?

    Danke schon im Voraus für Ihre Antwort.

    Viele Grüße,
    Sandra.

    • Hallo Frau Beyer,

      ob die Verpflegungskosten komplett erstattet, mit einer Pauschale abgedeckt oder gar nicht berücksichtigt werden, ist unternehmensindividuell. Wenden Sie sich diesbezüglich am besten an Ihren Arbeitgeber.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo,

    eine Frage: Ich bekomme 12 € Tagespauschale für ein Seminar sowie Kilometergeld. Da wir Frühstück und Mittagessen bekommen haben werden uns 4,80 für Frühstück und 9,60 € für Mittag gekürzt. So errechnet sich ein negativer Betrag von 2,40 €. dieser wird mir vom Kilometergeld gekürzt. Ist das rechtlich richtig?

    Danke

    • Hallo,

      die errechneten Kürzungen für die gestellten Mahlzeiten sind korrekt, können jedoch in der Abrechnung den Betrag der erhaltenen Pauschale nicht überschreiten und somit auch nicht vom Kilometergeld abgezogen werden.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo liebes Reisekosten-Team :)

    Ich habe eine Frage zu den Mahlzeiten.
    Eine Mitarbeiterin legte mir ihren Reisekostenantrag hin mit dem Hinweis, dass sie zu den Mahlzeiten keine Getränke erhalten habe und die Mahlzeit nicht als vollwertig anzusehen ist. Sie musste die Getränke (wahrscheinlich ein Glas Mineralwasser selbst bezahlen) Hat sie damit Recht?

    Sie war 2 Wochen lang mit Übernachtung auf einem Seminar...da kommt ein beachtlicher Betrag an Tagegeld zusammen, der ja dann scheinbar nicht gekürzt werden darf.

    Hat die Dame Recht?

    • Hallo Herr Fischer,

      zu einem unentgeltlichen Mittagessen im Sinne des § 6 Absatz 2 Satz 1 BRKG gehört angeblich auch ein Getränk.
      Die Kürzung des Verpflegungsbetrags muss jedoch nur dann nicht vorgenommen werden, wenn es sich um eine Mittagsverpflegung handelt.
      Siehe auch: http://bravors.brandenburg.de/verwaltungsvorschriften/brkg_verpflegung.
      Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich an das Finanzamt.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

    • Ich sollte vielleicht noch hinzufügen, dass wir öffentlicher Dienst sind (kleine Stadtverwaltung) und nach dem LRKG - RLP abrechnen.

  • Guten Tag,

    zuerst einmal vielen Dank für die wirklich hilfreichen Infos hier. Großes Lob!
    Nun zur Frage: Wenn ich mit "gleichrangigen" Kollegen (ich bin nicht deren Vorgesetzter) auf einer Dienstreise bin und wir gemeinsam essen gehen, kann ich dann die Gesamtrechnung bezahlen und abrechnen solange die anderen Ihre Verpflegungspauschale entsprechend kürzen? Wenn ja, ist das dann eine Bewirtung bzw. wie muss das angegeben werden?

    Vielen Dank,
    Philipp

    • Guten Tag,

      genau, in diesem Fall handelt es sich um eine Bewirtung. Sowohl Sie als auch Ihre Kollegen müssen dementsprechend die erhaltene Verpflegungspauschale kürzen.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo.
    Leider kann ich die genaue Antwort auf meine Frage nicht finden... Vielleicht hilft mir jemand hier :)
    Der Beispiel:
    Die Dienstreise beginnt am 31.08.2017 04:00 und dauert bis 4.09.2017 21:00
    Am Freitag 01.09, Samstag 02.09, sowie am Montag 04.09 werden die Handelsgespräche geführt.
    Meine Fragen: Wann ist die Reise zu buchen (August, September oder August und September geteilt)? Wenn der Sonntag frei war, darf man den auch bei der Dienstreise absetzen?
    Herzlichen Dank für Info und Tipps.

    LG,
    Christoph

    • Hallo Christoph,

      wenn Sie von Donnerstag, 31.08. bis Montag, 04.09.17 unterwegs waren, zählt der Sonntag zur Diesntreise dazu.
      Waren Sie am Sonntag "zu Hause", sind es zwei getrennte Reisen.

      Zur Buchung sprechen Sie am Besten mit Ihre Finanzbuchhaltung. Bestimmt haben Sie für Reisen über die Monatsgrenze eine Regel in Ihrem Unternehmen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Guten Tag,

    meine Frage betrifft das Kfz. Wenn man mit dem Dienst-Kfz unterwegs ist und die Kosten von Dritten erstattet bekommt, muss dann trotzdem zwingend eine Abrechnung der Kfz-Kosten an die Dienstreiseabrechnung? Ich denke da speziell an das Thema Abschreibung, Abnutzung, nur 2 Cent pro km usw. Muss die Abrechnung der Erstattung von Dritten beim Dienst-Kfz angefordert werden?

    • Hallo Susann,

      es kann natürlich unternehmensindividuell sein, trotzdem ist es nach unserem Kenntnisstand notwendig die Abrechnung durchzuführen.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Guten Tag,
    wenn ein Arbeitnehmer Geschäftsfreunde bewirtet und die 8 Stunden nicht erreicht werden, fallen keine Verpflegungsmehraufwendungen an und müssen somit nicht gekürzt werden. Verstehe ich es richtig, dass auch keine Kürzung des Sachbezugswerts von 3,10 € vorgenommen werden muss, da es sich um keinen geldwerten Vorteil handelt?
    Wie sieht es aus wenn es z.B. 3 Arbeitnehmer sind und 5 Geschäftsfreunde? zählt dies auch als geschäftliche Bewirtung?

    Über eine Antwort freue ich mich
    P.

    • Guten Tag,

      entschuldigen Sie die verspätete Antwort.

      Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen im überwiegend betrieblichen Interesse nach R8.1 Abs. 8 Nr.1 LStR fällt kein Arbeitslohn an, so dass kein Sachbezug versteuert werden muss. Da keine Verpflegungspauschale zustande kommt, muss/kann auch keine Kürzung stattfinden.

      Sobald mind. 1 Geschäftsfreund an der Bewirtung teilnimmt, ist der oben genante Fall gegeben und es wird ebenso von einer geschäftlich veranlassten Bewirtungen im überwiegend betrieblichen Interesse gesprochen.

      Ich wünsche Ihnen frohe Weihnachten und einen gesunden Start ins neue Jahr.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  • Guten Tag,
    wer kann mir weiterhelfen bezüglich Spesen und Auswärtstätigkeit? Unsere Monteure haben oft nur Tagesbaustellen rund um die Firma. Bedeutet, wenn Sie länger als 8 Stunden "ausser Haus" sind werden Spesen bezahlt. Was ist aber wenn die Monteure zur Mittagspause in die Firma kommen bzw. Material holen müssen? Bedeutet dies dann eine Unterbrechnung der Auswärtstätigkeit?

    • Hallo,

      Material holen oder die Mittagspause nicht auf der Baustelle zu verbringen zählt meines Erachtens nicht als Unterbrechnung der Auswärtstätigkeit.
      In diesem Fall erhalten die Monteure die Tagespauschale, wenn der Einsatz auf der Baustelle über den 8 Stunden liegt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  • Wie verhält es sich, wenn der Arbeitgeber das Abendessen privat bezahlt, es also auch keine Firmenrechnung o.ä. gibt?

    • Hallo Veronika,

      wie das Essen vom Arbeitgeber bezahlt wird, spielt keine Rolle. Alleine dadurch, dass der Arbeitgeber die Mahlzeit für den Arbeitnehmer bezahlt hat, führt dazu, dass die Verpflegungspauschale des Arbeitnehmers gekürzt werden muss, sofern es sich um eine Mahlzeit unter 60,00 EUR handelt.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz