Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen – Teil 3

Neben den Änderungen bei den Pauschalen, die im ersten und zweiten Teil dieser Beitragsreihe erörtert wurden, widmen wir uns nun im nächsten Teil einem weniger freundlichem Thema. Es geht um die Neuregelung der Mahlzeiten während oder außerhalb einer Dienstreise und den Konsequenzen auf Ihre ReisekostenabrechnungIn der Reisekostenreform 2014 wurde die Mahlzeitengestellung für die Reisekostenabrechnung neu geregelt. Dabei sieht das BMF-Schreiben vom 30.09.2013 nun vor, dass eine Mahlzeit vom Arbeitgeber immer veranlasst ist, wenn folgende Bedingungen nach R 8.1. Abs. 8 LStR vorliegen:

  • dem Arbeitnehmer werden durch den Arbeitgeber die Verpflegungskosten aus dienst- und arbeitsrechlichen Gründen erstattet
  • die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt oder es handelt sich um eine Kleinbetragsrechnung i. S. d. § 14 UStG i. V. m. § 33 UStDV, die im Original beim Arbeitgeber vorliegt.

Liegt die Höhe der Mahlzeit (inkl. Getränke und MwSt.) unter 60,- Euro, so spricht das BMF-Schreiben nun von einer üblichen Mahlzeit (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG). Mahlzeiten, die über 60,- Euro liegen, werden im allgemeinen als Belohnungsessen (unübliche Beköstigung gemäß § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG) angesehen.

Welche Auswirkungen hat nun eine solche Mahlzeit?

Liegt eine übliche Mahlzeit vor (unter 60,- Euro) und steht dem Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale zu, muss die Verpflegungspauschale um 20% für das Frühstück bzw. jeweils 40% für Mittag-/Abendessen gekürzt werden, ausgehend von der 24h Pauschale des jeweiligen Landes.

1. Beispiel: Der Mitarbeiter ist auf einer eintägigen Dienstreise über 8 Stunden und erhält ein vom Arbeitgeber veranlasstes Mittagessen. Seine Verpflegungspauschale in Höhe von 12,- Euro muss er um 9,60 Euro (40% von 24,- Euro) kürzen.
2. Beispiel: Der Mitarbeiter ist auf einer eintägigen Dienstreise über 14 Stunden und erhält ein vom Arbeitgeber veranlasstes Mittagessen und Abendessen. Seine Verpflegungspauschale in Höhe von 12,- Euro muss er nun um 19,20 Euro (80% von 24,- Euro) kürzen. Bevor Sie nun denken, dass Sie diesen Tag mit einem dicken Minus beenden: das BMF-Schreiben sieht gnändigerweise vor, dass die Höhe der Kürzung maximal die Höhe der Verpflegungspauschale des jeweiligen Tages sein darf. Insofern werden für beide Mahlzeiten nur 12,- Euro gekürzt, so dass von der Verpflegungspauschale am Ende des Tages nichts mehr übrig bleibt.
Das gleiche gilt im übrigen auch, wenn Sie einen Kunden während einer Dienstreise bewirten und den Bewirtungsbeleg innerhalb Ihrer Reisekostenabrechnung später bei Ihrem Arbeitgeber einreichen. Auch hier müssen Sie Ihre Verpflegungspauschale um 20% bzw. 40%, ausgehend von der 24h Pauschale, kürzen!

Wie Sie sehen, wird es ab dem nächsten Jahr wesentlich teurer für Sie werden, Geschäftsfreunde und Kollegen auf einer Dienstreise einzuladen. Denn können Sie bis Ende 2013 oftmals mit dem Sachbezug arbeiten, müssen Sie ab 2014 die weitaus höhere prozentuale Kürzung vornehmen.

Wie verhält es sich, wenn Sie eine Bewirtung haben, die Dienstreise unter 8 Stunden liegt und somit kein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale besteht? In solchen Fällen kann die nicht existente Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden. Ab 2014 müssen Sie in solchen Fällen auch nicht den Sachbezug in Höhe von 1,63 Euro (Frühstück) bzw. 3,- Euro (Mittag-/Abendessen) innerhalb Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung versteuern. Die Bewirtung ist somit steuerfrei. Liegt ein anderer Anlass als eine geschäftlich veranlasste Bewirtung vor (z.B. Mittagessen innerhalb eines durch den Arbeitgeber veranlassten Seminars), kommt es zu der oben genannten Versteuerung der Sachbezugswerte. Zudem wird dann auf Ihrer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der neue Großbuchstabe M auftauchen. Welchen Zweck diese Ausgabe auf der Bescheinigung hat, werden wir uns im nächsten Teil dieser Reihe ansehen. Darin werden wir auch einen Blick auf die Änderungen hinsichtlich der regelmäßigen Arbeitsstätte und längeren Reisen über 3 bzw. 48 Monate werfen.

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