Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen –
Teil 3

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Teil3Neben den Änderungen bei den Pauschalen, die im ersten und zweiten Teil dieser Beitragsreihe erörtert wurden, widmen wir uns nun im nächsten Teil einem weniger freundlichem Thema. Es geht um die Neuregelung der Mahlzeiten während oder außerhalb einer Dienstreise und den Konsequenzen auf Ihre ReisekostenabrechnungIn der Reisekostenreform 2014 wurde die Mahlzeitengestellung für die Reisekostenabrechnung neu geregelt. Dabei sieht das BMF-Schreiben vom 30.09.2013 nun vor, dass eine Mahlzeit vom Arbeitgeber immer veranlasst ist, wenn folgende Bedingungen nach R 8.1. Abs. 8 LStR vorliegen:

  • dem Arbeitnehmer werden durch den Arbeitgeber die Verpflegungskosten aus dienst- und arbeitsrechlichen Gründen erstattet
  • die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt oder es handelt sich um eine Kleinbetragsrechnung i. S. d. § 14 UStG i. V. m. § 33 UStDV, die im Original beim Arbeitgeber vorliegt.

Liegt die Höhe der Mahlzeit (inkl. Getränke und MwSt.) unter 60,- Euro, so spricht das BMF-Schreiben nun von einer üblichen Mahlzeit (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG). Mahlzeiten, die über 60,- Euro liegen, werden im allgemeinen als Belohnungsessen (unübliche Beköstigung gemäß § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG) angesehen.

Welche Auswirkungen hat nun eine solche Mahlzeit?

Liegt eine übliche Mahlzeit vor (unter 60,- Euro) und steht dem Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale zu, muss die Verpflegungspauschale um 20% für das Frühstück bzw. jeweils 40% für Mittag-/Abendessen gekürzt werden, ausgehend von der 24h Pauschale des jeweiligen Landes.

1. Beispiel: Der Mitarbeiter ist auf einer eintägigen Dienstreise über 8 Stunden und erhält ein vom Arbeitgeber veranlasstes Mittagessen. Seine Verpflegungspauschale in Höhe von 12,- Euro muss er um 9,60 Euro (40% von 24,- Euro) kürzen.
2. Beispiel: Der Mitarbeiter ist auf einer eintägigen Dienstreise über 14 Stunden und erhält ein vom Arbeitgeber veranlasstes Mittagessen und Abendessen. Seine Verpflegungspauschale in Höhe von 12,- Euro muss er nun um 19,20 Euro (80% von 24,- Euro) kürzen. Bevor Sie nun denken, dass Sie diesen Tag mit einem dicken Minus beenden: das BMF-Schreiben sieht gnändigerweise vor, dass die Höhe der Kürzung maximal die Höhe der Verpflegungspauschale des jeweiligen Tages sein darf. Insofern werden für beide Mahlzeiten nur 12,- Euro gekürzt, so dass von der Verpflegungspauschale am Ende des Tages nichts mehr übrig bleibt.
Das gleiche gilt im übrigen auch, wenn Sie einen Kunden während einer Dienstreise bewirten und den Bewirtungsbeleg innerhalb Ihrer Reisekostenabrechnung später bei Ihrem Arbeitgeber einreichen. Auch hier müssen Sie Ihre Verpflegungspauschale um 20% bzw. 40%, ausgehend von der 24h Pauschale, kürzen!

Wie Sie sehen, wird es ab dem nächsten Jahr wesentlich teurer für Sie werden, Geschäftsfreunde und Kollegen auf einer Dienstreise einzuladen. Denn können Sie bis Ende 2013 oftmals mit dem Sachbezug arbeiten, müssen Sie ab 2014 die weitaus höhere prozentuale Kürzung vornehmen.

Wie verhält es sich, wenn Sie eine Bewirtung haben, die Dienstreise unter 8 Stunden liegt und somit kein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale besteht? In solchen Fällen kann die nicht existente Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden. Ab 2014 müssen Sie in solchen Fällen auch nicht den Sachbezug in Höhe von 1,63 Euro (Frühstück) bzw. 3,- Euro (Mittag-/Abendessen) innerhalb Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung versteuern. Die Bewirtung ist somit steuerfrei. Liegt ein anderer Anlass als eine geschäftlich veranlasste Bewirtung vor (z.B. Mittagessen innerhalb eines durch den Arbeitgeber veranlassten Seminars), kommt es zu der oben genannten Versteuerung der Sachbezugswerte. Zudem wird dann auf Ihrer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der neue Großbuchstabe M auftauchen. Welchen Zweck diese Ausgabe auf der Bescheinigung hat, werden wir uns im nächsten Teil dieser Reihe ansehen. Darin werden wir auch einen Blick auf die Änderungen hinsichtlich der regelmäßigen Arbeitsstätte und längeren Reisen über 3 bzw. 48 Monate werfen.

227 Gedanken zu „Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen –
Teil 3

  1. Hallo,

    ich habe folgendes Problem: Mein Arbeitgeber bestätigt mir “steuerfreie Verpflegungskostenzuschüsse bei Auswärtstätigkeit” (Zeile 20 der Lohnsteuerbescheinigung 2017) der Lohnsteuerbescheinigung für Dienstreisen, die 2016 stattgefunden haben.

    Was soll ich dem Finanzamt hier darlegen? Die Dienstreise für 2016?
    Sowie ich verstanden habe, muss ich dem Finanzamt doch die Dienstreisen für 2017 nachweisen. Meine Steuersoftware erlaubt keine Angaben von 2016, dies deutet darauf hin, dass die Reisen in 2017 stattgefunden haben müssten?

    Danke und beste Grüße
    Kai H.

    • Hallo Kai,

      die Bescheinigung Ihres Arbeitgebers für 2017 sollte Ihnen in der Regel nur die im Jahr 2017 entstandenen Reisekosten bestätigen.
      Dementsprechend sind die älteren Angaben auch über die Steuersoftware nicht mehr nachweisbar.

      Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich am besten noch an Ihren Steuerberater oder an das Finanzamt.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  2. Hallo Frau Meier,

    ich habe folgendes Scenario. Wir sind zu einem Meeting geflogen. Abflug war 9:30, das Meeting begann 12:00. Wir haben vor Ort ein Mittagessen erhalten. Unser Rückflug am selben Tag hatte Verspätung und wir haben uns am Flughafen etwas zum Abendessen geholt. Wir waren dann 21:00 Uhr wieder zurück am Flughafen und 21:30 zu Hause. Spesen erhalten wir für den Tag nicht! Kann ich die Rechnung vom Flughafen einreichen? Wenn ja wie?

    Danke schon im Voraus für Ihre Antwort.

    Viele Grüße,
    Sandra.

    • Hallo Frau Beyer,

      ob die Verpflegungskosten komplett erstattet, mit einer Pauschale abgedeckt oder gar nicht berücksichtigt werden, ist unternehmensindividuell. Wenden Sie sich diesbezüglich am besten an Ihren Arbeitgeber.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  3. Hallo,

    eine Frage: Ich bekomme 12 € Tagespauschale für ein Seminar sowie Kilometergeld. Da wir Frühstück und Mittagessen bekommen haben werden uns 4,80 für Frühstück und 9,60 € für Mittag gekürzt. So errechnet sich ein negativer Betrag von 2,40 €. dieser wird mir vom Kilometergeld gekürzt. Ist das rechtlich richtig?

    Danke

    • Hallo,

      die errechneten Kürzungen für die gestellten Mahlzeiten sind korrekt, können jedoch in der Abrechnung den Betrag der erhaltenen Pauschale nicht überschreiten und somit auch nicht vom Kilometergeld abgezogen werden.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  4. Hallo liebes Reisekosten-Team 🙂

    Ich habe eine Frage zu den Mahlzeiten.
    Eine Mitarbeiterin legte mir ihren Reisekostenantrag hin mit dem Hinweis, dass sie zu den Mahlzeiten keine Getränke erhalten habe und die Mahlzeit nicht als vollwertig anzusehen ist. Sie musste die Getränke (wahrscheinlich ein Glas Mineralwasser selbst bezahlen) Hat sie damit Recht?

    Sie war 2 Wochen lang mit Übernachtung auf einem Seminar…da kommt ein beachtlicher Betrag an Tagegeld zusammen, der ja dann scheinbar nicht gekürzt werden darf.

    Hat die Dame Recht?

    • Ich sollte vielleicht noch hinzufügen, dass wir öffentlicher Dienst sind (kleine Stadtverwaltung) und nach dem LRKG – RLP abrechnen.

    • Hallo Herr Fischer,

      zu einem unentgeltlichen Mittagessen im Sinne des § 6 Absatz 2 Satz 1 BRKG gehört angeblich auch ein Getränk.
      Die Kürzung des Verpflegungsbetrags muss jedoch nur dann nicht vorgenommen werden, wenn es sich um eine Mittagsverpflegung handelt.
      Siehe auch: http://bravors.brandenburg.de/verwaltungsvorschriften/brkg_verpflegung.
      Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich an das Finanzamt.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  5. Guten Tag,

    zuerst einmal vielen Dank für die wirklich hilfreichen Infos hier. Großes Lob!
    Nun zur Frage: Wenn ich mit “gleichrangigen” Kollegen (ich bin nicht deren Vorgesetzter) auf einer Dienstreise bin und wir gemeinsam essen gehen, kann ich dann die Gesamtrechnung bezahlen und abrechnen solange die anderen Ihre Verpflegungspauschale entsprechend kürzen? Wenn ja, ist das dann eine Bewirtung bzw. wie muss das angegeben werden?

    Vielen Dank,
    Philipp

    • Guten Tag,

      genau, in diesem Fall handelt es sich um eine Bewirtung. Sowohl Sie als auch Ihre Kollegen müssen dementsprechend die erhaltene Verpflegungspauschale kürzen.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  6. Hallo.
    Leider kann ich die genaue Antwort auf meine Frage nicht finden… Vielleicht hilft mir jemand hier 🙂
    Der Beispiel:
    Die Dienstreise beginnt am 31.08.2017 04:00 und dauert bis 4.09.2017 21:00
    Am Freitag 01.09, Samstag 02.09, sowie am Montag 04.09 werden die Handelsgespräche geführt.
    Meine Fragen: Wann ist die Reise zu buchen (August, September oder August und September geteilt)? Wenn der Sonntag frei war, darf man den auch bei der Dienstreise absetzen?
    Herzlichen Dank für Info und Tipps.

    LG,
    Christoph

    • Hallo Christoph,

      wenn Sie von Donnerstag, 31.08. bis Montag, 04.09.17 unterwegs waren, zählt der Sonntag zur Diesntreise dazu.
      Waren Sie am Sonntag “zu Hause”, sind es zwei getrennte Reisen.

      Zur Buchung sprechen Sie am Besten mit Ihre Finanzbuchhaltung. Bestimmt haben Sie für Reisen über die Monatsgrenze eine Regel in Ihrem Unternehmen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  7. Guten Tag,

    meine Frage betrifft das Kfz. Wenn man mit dem Dienst-Kfz unterwegs ist und die Kosten von Dritten erstattet bekommt, muss dann trotzdem zwingend eine Abrechnung der Kfz-Kosten an die Dienstreiseabrechnung? Ich denke da speziell an das Thema Abschreibung, Abnutzung, nur 2 Cent pro km usw. Muss die Abrechnung der Erstattung von Dritten beim Dienst-Kfz angefordert werden?

    • Hallo Susann,

      es kann natürlich unternehmensindividuell sein, trotzdem ist es nach unserem Kenntnisstand notwendig die Abrechnung durchzuführen.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  8. Guten Tag,
    wenn ein Arbeitnehmer Geschäftsfreunde bewirtet und die 8 Stunden nicht erreicht werden, fallen keine Verpflegungsmehraufwendungen an und müssen somit nicht gekürzt werden. Verstehe ich es richtig, dass auch keine Kürzung des Sachbezugswerts von 3,10 € vorgenommen werden muss, da es sich um keinen geldwerten Vorteil handelt?
    Wie sieht es aus wenn es z.B. 3 Arbeitnehmer sind und 5 Geschäftsfreunde? zählt dies auch als geschäftliche Bewirtung?

    Über eine Antwort freue ich mich
    P.

    • Guten Tag,

      entschuldigen Sie die verspätete Antwort.

      Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen im überwiegend betrieblichen Interesse nach R8.1 Abs. 8 Nr.1 LStR fällt kein Arbeitslohn an, so dass kein Sachbezug versteuert werden muss. Da keine Verpflegungspauschale zustande kommt, muss/kann auch keine Kürzung stattfinden.

      Sobald mind. 1 Geschäftsfreund an der Bewirtung teilnimmt, ist der oben genante Fall gegeben und es wird ebenso von einer geschäftlich veranlassten Bewirtungen im überwiegend betrieblichen Interesse gesprochen.

      Ich wünsche Ihnen frohe Weihnachten und einen gesunden Start ins neue Jahr.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  9. Guten Tag,
    wer kann mir weiterhelfen bezüglich Spesen und Auswärtstätigkeit? Unsere Monteure haben oft nur Tagesbaustellen rund um die Firma. Bedeutet, wenn Sie länger als 8 Stunden “ausser Haus” sind werden Spesen bezahlt. Was ist aber wenn die Monteure zur Mittagspause in die Firma kommen bzw. Material holen müssen? Bedeutet dies dann eine Unterbrechnung der Auswärtstätigkeit?

    • Hallo,

      Material holen oder die Mittagspause nicht auf der Baustelle zu verbringen zählt meines Erachtens nicht als Unterbrechnung der Auswärtstätigkeit.
      In diesem Fall erhalten die Monteure die Tagespauschale, wenn der Einsatz auf der Baustelle über den 8 Stunden liegt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  10. Wie verhält es sich, wenn der Arbeitgeber das Abendessen privat bezahlt, es also auch keine Firmenrechnung o.ä. gibt?

    • Hallo Veronika,

      wie das Essen vom Arbeitgeber bezahlt wird, spielt keine Rolle. Alleine dadurch, dass der Arbeitgeber die Mahlzeit für den Arbeitnehmer bezahlt hat, führt dazu, dass die Verpflegungspauschale des Arbeitnehmers gekürzt werden muss, sofern es sich um eine Mahlzeit unter 60,00 EUR handelt.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  11. Hallo,
    kann mir jemand helfen?
    Es geht um folgende Reisekostenabrechnung:
    Anreisetag: 08.11.2016 (13,30 h) Euro 12,00
    volle Reisetage: 2 Tage x 24,00 Euro 48,00
    Rückreisetag: 11.11.2016 (23,15 h) Euro 12,00
    abzgl. Frühstück: 3 x 26,00 Euro -78,00
    -6,00
    Auf der Rechnung ist ein Frühstück mit 26,00 € pro Tag ausgewiesen, Verpflegungspauschale ist also im Minus. Muss der AN muss draufzahlen? Oder wie mach ich das?

    • Hallo Tatjana,

      Sie kürzen für das Frühstück lediglich die 4,80€. Der Rest kann dem Mitarbeiter steuerfrei ausgezahlt werden.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  12. Guten Tag,
    ein Lob für dieses überaus hilfreiche Angebot!

    Sehr gerne würde ich Ihre Sicht auf nachfolgenden Sachverhalt in Erfahrung bringen, da ich hierzu bislang keinerlei Informationen finden konnte:
    Mehrmonatige Entsendung an einen anderen Standort (abweichend von vertraglichem Tätigkeitsort, wir haben sowohl Fälle im In- wie auch Ausland), den Mitarbeitern wird eine Wohnung gestellt, er kann sich also selbst verpflegen.
    Frage 1) Gehe ich recht in der Annahme, dass VMA dennoch anfällt und somit entweder die Firma erstatten oder der Mitarbeiter selbst absetzen kann?
    Frage 2) Ist eine Erstattung/Absetzen auch weit im Folgejahr noch möglich? Gibt es hierzu konkrete Fristen?

    Vielen Dank
    Karl P.

    • Hallo Karl P.

      vielen Dank für das Lob 🙂 Allerdings muss ich Sie bei Ihrer Frage auch ein wenig enttäuschen, da ich mich in diesem Sachverhalt nicht gut genug auskenne, um Ihnen eine aussagekräftige Antwort zu schreiben.

      In meinen Augen haben wir keinen Tatbestand der doppelten Haushaltsführung, da die Kosten für die Wohnung durch den Arbeitgeber gestellt und bezahlt wird.
      Für die Reisen von der dortigen Wohnung zum Kunden würde ich eine Dienstreise im Sinne der Auswärtstätigkeit sprechen, so dass auch VMA gezahlt werden kann. Solange die Dreimonatsfrist nicht im Tragen kommt, kann die VMA auch unbefristet steuerfrei bezahlt werden.

      In Ihrem Fall empfehle ich Ihnen jedoch Ihren Steuerberater oder eine Fachabteilung zu fragen, um hier eine verbindliche Antwort zu erhalten.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  13. Hallo,

    ich habe auf Ihrer Seite schon mehrere Beiträge zum Thema Reisekostenabrechnung gelesen. Ganz klar sind mir aber folgende Fälle noch nicht:

    Voraussetzung: Inlandsdienstreise “des Amtes wegen”, mit vom Arbeitgeber gebuchter Weiterbildung.

    1.) Ohne dass der Arbeitgeber ein Essen zum Kurs gebucht hat, stellt der Kursveranstalter den Kursteilnehmern während der Mittagszeit einen Snack (z.B. belegte Brötchen) zur Verfügung, der mengenmäßig geeignet ist, das Mittagessen zu ersetzen.
    Ist dies als “unentgeltlich gestellte Mahlzeit des Amtes wegen” anzugeben und ist von der Tagespauschale als Mittagessen abzuziehen?

    2.) Am Abend spendiert der Kursleiter ein Abendessen (Gaststätte oder sogar bei sich privat): Ist dies als “unentgeltlich gestellte Mahlzeit des Amtes wegen” anzugeben und ist von der Tagespauschale abzuziehen?

    Mit freundlichen Grüßen
    Ferdinand Klotz

    • Hallo Herr Klotz,

      ich kann Ihre Frage nur aus Sicht des EStG beantworten. Hier spricht das Gesetz von einer zur Verfügung gestellten Mahlzeit, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeit bezahlt. Ob direkt oder indirekt (z.B. innerhalb eines Seminars) spielt dabei keine Rolle.

      Ist dies der Fall, muss die Verpflegungspauschale um den jeweiligen prozentualen Satz gekürzt werden.

      Liegt hingegen keine Bezahlung durch den Arbeitgeber vor (direkt/indirekt), muss die Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  14. Hallo,
    ich habe eine Frage zu einer Auslandsreise. Kollegen von mir waren in den USA und haben täglich gefrühstückt.
    Die Kosten für die Verpflegung dürfen wir an den Kunden weiterbelasten.

    Meine Kollegen sind in Vorleistung für die Verpflegung getreten und die Belege sind günstiger als der Abzug der Verpflegung.
    Nun meine Frage, muss ich die Belege in die Reisekosten eintragen und den pauschalen Abzug vornehmen oder ist es auch möglich, dass meine Kollegen die Kosten selbst tragen? Ich werde nur die Belege an unseren Kunden weiterbelasten.

    Vielen Dank für die Rückmeldung.

    Grüße

    MBN

    • Hallo MBN,

      eine Kürzung der Verpflegungspauschale ist dann notwendig, wenn der Arbeitnehmer die Kosten für die Mahlzeit trägt. In Ihrem Fall trägt schlussendlich jedoch der Kunde die Kosten, so dass eine Kürzung der Verpflegungspauschale streng genommen nicht notwendig ist.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  15. Hallo, ich habe eine Steuerfrage. Eine Weihnachtsfeier kann aufgrund einer längeren Krankheit oder Abwesenheit des Vorgesetzten nicht am Ende des Jahres durchgeführt werden, sondern erst am Anfang des Folgejahres, und somit auch erst im Folgejahr gebucht werden. Zählt diese Betriebliche Veranstaltung somit im laufenden Jahr, oder kann man diese zu dem Vorjahr rechnen und somit den “zwei freien” zurechnen wenn beide unter 110 Euro liegen.

    • Hallo,

      ich bin der Meinung, dass die betriebliche Veranstaltung zu dem Jahr zählt in dem sie stattfindet und nicht zum Vorjahr hinzugezählt werden kann.
      Ob es in Ihrem Fall evt. noch eine andere steuerliche Möglichkeit gibt, besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  16. Hallo,

    mit der Hoffnung hier eine Antwort zu finden, habe ich die folgende Frage:

    Während des technischen Referendariats habe ich Trennungsgeld nach Trennungsgeldverordnung also immer in den ersten 14 Tagen Trennungsreisegeld (24 EUR) und danach Trennungstagegeld (7,63 EUR) §3(1)TGV [http://www.gesetze-im-internet.de/tgv_1986/__3.html] bekommen.

    Bisher gehe ich davon aus, dass ich für alle Abordnungen bzw. Dienstreisen 24 EUR am Tag als Werbungskosten ansetzen kann und die ausgezahlten Trennungsgelder bzw. Kürzungsbeiträge bei Verpflegung, die bei Hotelübernachtungen inkl. sind, dann davon abgezogen werden.

    Ist meine Annahme richtig, oder gibt es noch irgendein(e) Gesetz, Verwaltungsvorschrift o.ä. aus der hervorgeht, dass für Werbungskosten nicht 24 EUR am Tag angesetzt werden können, wenn nur nach TGV 7,63 ausgezahlt wurden?

    Vielen Dank im Voraus.

    Max

    • Hallo Max,

      mit dem Bundesreisekostengesetz kenne ich mich leider nicht aus.
      Ich verstehe es so, dass Sie in den ersten 14 Tagen bei Dienstreisen und Abordnungen 24 € Tagespauschale und 20 € Übernachtungspauschale = insgesamt 44 € Trennungsgeld erhalten.
      Bei Mahlzeiten kürzen Sie die 24 € entsprechend um die Kürzungsbeträge für Verpflegung.
      Ab dem 15. Tag erhalten Sie nur noch 7,87 € Trennungsgeld.

      Meiner Meinung nach dürfen Sie auch nur diese Beträge bei Ihren Werbungskosten ansetzen.
      Am Besten fragen Sie Ihren Steuerberater, dieser kann Ihnen in diesem Fall bestimmt besser weiterhelfen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  17. Hallo Frau Meier, halllo Herr Yilmaz,
    ich habe folgendes Problem:
    Ein Mitarbeiter war zu einem Tagesseminar (8:00 Uhr bis 17:00 Uhr) und begehrt die Auszahlung des Verpflegungsmehraufwandes in Höhe von 12,00 €.
    Von dem Kompetenzzentrum erhalten wir als Arbeitgeber eine Rechnung über die Seminarkosten und über eine Tagungspauschale (Mittagessen, Nachmittagskaffee und Getränke) in Höhe von 13,75 €. Müssen dem Mitarbeiter nun nur die 9,60 € (für’s Mittagessen) von den 12,00 € gekürzt werden, oder kürzt die Tagungspauschale den gesamten Verpflegungsmehraufwand?

    Vielen Dank schon mal im Voraus!

    Gruß Dirk

    • Hallo Dirk,

      sofern Sie als Arbeitgeber die Kosten für die in Rechnung gestellte Mahlzeit (in Ihrem Beispiel das Mittagessen) übernehmen, handelt es sich um eine durch den Arbeitgeber gestellte Mahlzeit. Daher ist eine Kürzung der Verpflegungspauschale von 9,60 Euro (40% der Ganztagespauschale) durchzuführen. Gekürzt wird immer prozentual, der tatsächliche Wert der Mahlzeit ist bis 60 Euro nicht ausschlaggebend.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  18. Hallo, ich bin bei der Suche nach einer Antwort zu Fragen des VMA auf diese interessante Seite gestoßen. Vielleicht kann man mir eine hier eine Antwort geben…
    Ich bin von meinem Arbeitgeber auf einige mehrtägige Dienstreisen im Rahmen einer TV-Produktion geschickt worden. Mein Arbeitgeber ist für diese Sache Generalunternehmer, Hotels und Verpflegungen werden aber vom auftraggebenden Unternehmen (Sendeanstalt) organisiert und bezahlt. Kann ich trotzdem Verpflegungsmehraufwand (Spesen) bei meinem Arbeitgeber geltend machen? Einige Produktionsorte kann ich von meinem Wohnort anfahren, ist hier auch VMA geltend zu machen?

    Danke für eine hilfreiche Antwort
    Herbert

    • Hallo Herbert,

      ja, Sie können in diesem Fall Verpflegungsmehraufwendungen von Ihrem Arbeitgeber erhalten, wenn Ihr Arbeitgeber üblicherweise Verpflegungspauschalen bezahlt.
      Ansonsten können Sie die Verpflegungspauschalen mit Ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen.

      Verpflegungspauchalen erhalten Sie, wenn Sie beruflich veranlasst, mindestens 8 Stunden auswärts tätig sind (außerhalb Ihrer Wohnung und außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte).
      Treffen diese Voraussetzungen zu, dann können Sie auch bei den weiteren Produktionsstandorten eine VMA geltend machen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      • Hallo, vielen Dank für die Antwort.
        Gibt es da eine gesetzliche Grundlage, die diesen Fall abdeckt?
        Der Arbeitgeber könnte ja argumentieren, dass ich keinen Mehraufwand habe, da ja alles durch den Auftraggeber abgedeckt wird.

        Bei den Einsatzorten, die ich täglich von zu Hause aus anfahre, bin ich >12 Std. unterwegs, dafür kann ich dann jeweils 12€ ansetzen?

        Gruß
        Herbert

        • Hallo Herbert,

          ja, wenn Sie keine Verpflegungskosten hatten, weil sämtliche Mahlzeiten bezahlt wurden, ist diese Argumentation möglich.
          In diesem Fall können Sie auch auf die Verpflegungspauschale verzichten.

          Ob Sie eine Pauschale erhalten oder nicht, diese Entscheidung liegt bei Ihrem Arbeitgeber, er muss Ihnen die Verpflegungspauschale nicht bezahlen.
          Deshalb der Hinweis, dass Sie die Pauschale auch über die Einkommenssteuererklärung geltend machen können.

          Und genau, bei mehr als 8 Stunden und unter 24 Stunden liegt die Pauschale in Deutschland bei 12 €.

          Viele Grüße
          Cornelia Meier

          • Danke für die Erläuterungen.
            Laut Betriebsvereinbarungen werden Spesen bei Tätigkeiten außerhalb des Firmensitzes gezahlt. Werde ich also einreichen…

            Gruß
            Herbert

          • Hallo Herbert,

            gerne. Ein schönes Wochenende Ihnen

            Viele Grüße
            Cornelia Meier

  19. Hallo. Ich hätte auch eine Frage: Ich muss Reisekosten für Außendienstmitarbeiter abrechnen. Wenn nun durch Flüge die VMA um Mahlzeiten gekürzt werden, kann ich dann den Abzug, wenn er den Mitarbeitern nicht abgezogen werden soll, pauschal versteuern?? Leider finde ich in der Fachliteratur nichts wirklich brauchbares.

    • Hallo,

      wenn die Mitarbeiter länger als 8 Stunden unterwegs sind, dann müssen Sie die Verpflegungspauschale kürzen.
      Sie können Mahlzeiten zu 25% pauschal besteuern, wenn
      – die Reisen unter 8 Stunden, ohne Übernachtung sind
      – die Mahlzeiten max. 60 € wert (übliche Mahlzeit) sind
      – und die Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten während einer Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellt wurden

      Einen Beitrag dazu finden Sie auch in unserem Lexikon: https://www.reisekosten.de/lexikon/lexikon-mahlzeiten/

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  20. hallo,

    muss die die Verpflegungspauschale kürzen, wenn unsere Mitarbeiter von unserem Lieferanten zu einem Kostenlosen Workshop mit Mittagessen eingeladen wurden???

    Gruß J.

    • Hallo J.

      nein, wenn Sie in Ihren Reiserichtlinien für diesen Fall keine Regelung festgelegt haben, dann müssen Sie auch keine Kürzung vornehmen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  21. Hallo zusammen,

    Eine Frage.
    Kunde bezahlt Übernachtung mit Frühstück.
    Arbeitgeber hat also keine Kosten.

    Die Buchhaltung möchte mir jetzt die Pauschale für das Frühstück kürzen……darf sie das?

    • Hallo Frank,

      streng genommen muss keine Kürzung vorgenommen werden. Ihre Reiserichtlinie kann aber vorsehen, dass eine solche Kürzung auch in diesem Fall stattfinden soll. Dies ist in der Praxis nicht unüblich.

      Viele Grüße,
      Hasan Yilmaz

  22. Nochmals hallo liebes Reisekosten.de-Team,

    ich muss leider noch eine Frage hinterher schieben.
    Wie verhält es sich mit den Pauschalen bei folgenden Beispiel:

    Mittwoches 17:00h Abreise aus USA, Flug über Nacht, Ankunft Donnerstag 08:00h in Deutschland. Tagsüber im deutschen Büro. Um 17:00h Weiterflug nach Österreich (Homebase), Ankunft an selben Abend 18:30h in Österreich.

    Vielen Dank & viele Grüße

    Simone Rebell

    • Hallo Frau Rebell,

      für den Mittwoch kann zweifelsohne die Pauschale der USA gezahlt werden.

      Für den Donnerstag im Grunde genommen auch, unabhängig davon, ob die Reise im deutschen Büro oder dann in Österreich endet.

      Falls das deutsche Büro die erste Tätigkeitsstätte darstellt, endet die USA Reise dort. Da der letzte Tätigkeitsort die USA war, erhält der Mitarbeiter die Pauschale der USA. Findet danach eine Reise nach Österreich statt, greifen die Regelungen im unteren Abschnitt.

      Falls das deutsche Büro nicht die erste Tätigkeitsstätte darstellt, befindet sich der Mitarbeiter quasi noch auf Dienstreise. Erst mit dem Weiterflug nach Österreich endet die Dienstreise. Hier greift die Regelung, die Sie auch unter https://www.reisekosten.de/die-hoehere-verpflegungspauschale-zaehlt/ nachlesen können: “Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen“ (BMF-Schreiben vom 09.12.2015, S. 2).

      Die Pauschalen für die USA ist im Vergleich zur Pauschale für Österreich höher. Also bekommt der Mitarbeiter auch am Donnerstag die Pauschale der USA.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  23. Hallo liebes Reisekosten.de-Team,

    ich habe eine Frage zu der Zugrundelegung der Verpflegungspauschalen.
    Der Mitarbeiter ist in USA. Am Donnerstag Abend, 17:00h startet der Flieger, er fliegt die ganze Nacht und landet Freitagfrüh um 08:00h in Deutschland. (Etwaige Verpflegung im Flieger einnmal außer Acht gelassen).

    Zählt dann der Donnerstag (Tag an dem er die Rückreise beginnt) als Abreisetag oder erst der Freitag (wo er wieder landet)?

    Vielen Dank für Ihre Rückmeldung!

    Herzliche Grüße

    Simone Rebell

    • Hallo Frau Rebell,

      Abreisetag ist in dem Fall die USA. Der Mitarbeiter erhält für Donnerstag und Freitag die Pauschale der USA.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

      • Hallo Herr Yilmaz,

        aber wenn der Abreisetag die USA (= Donnerstag) ist, warum bekommt er dann für Donnerstag und Freitag die Pauschale?

        Und wenn er für Donnerstag und Freitag die Pauschale der USA erhält, dann für Donnerstag die 24-Pauschale und für Freitag die Abreise-Pauschale oder bekommt er dann, da sich die Abreise über 2 Tage ersteckt, 2x die Abreisepauschale?

        Bin verwirrt… 😉

        Viele Grüße
        Simone Rebell

        • Hallo Frau Rebell,

          bei der Rückreise ins Inland erhält der Mitarbeiter die Pauschale der letzten Tätigkeitsstätte im Ausland. Diese Tätigkeit muss nicht am Tag des Rückreise bzw. Ankunftstages liegen, sondern – wie in Ihrem Fall – ein Tag davor.

          Für Donnerstag die 24h Pauschale, für Freitag die Abreisepauschale.

          Ja, das Reisekostenrecht ist verwirrend 🙂

          Viele Grüße
          Hasan Yilmaz

  24. Hallo,
    ich war auf einem Sales Meeting in der Schweiz.
    Hotel, Verpflegung und alles drum herum wurde natürlich von der Firma gebucht und bezahlt.
    Nun habe ich aber an 2 Tagen kein Frühstück zu mir genommen und wollte dies natürlich auch nicht in den Reisekosten angeben.
    Die Buchhaltung sperrt sich dagegen und sagt das die Kosten als Pauschale mit dem Hotel für die Veranstaltung abgerechnet wurde und somit nicht einzeln wieder herausgerechnet werden kann. Es wäre deshalb nicht relevant weshalb ich das Frühstück nicht zu mir genommen habe.

    Ist das korrekt ? oder gilt allgemein…..wenn ich es nicht nutze muss ich es auch nicht abrechnen ?

    Gruss O. Kraus

    • Hallo O. Kraus,

      auch wenn Sie das Frühstück nicht eingenommen haben, müssen Sie die Kürzung vornehmen.

      Grundsätzlich gilt: Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit unentgeltlich zur Verfügung, muss die erhaltene Verpflegungspauschale immer gekürzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die zur Verfügung gestellte Mahlzeit wirklich verspeist wurde oder nicht. Auch die Gründe für das Nichteinnehmen einer Mahlzeit sind irrelevant (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75). Das hat das Bundesministerium für Finanzen in einer Stellungnahme erneut bestätigt.

      Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch im aktuellen Beitrag unter https://www.reisekosten.de/kuerzung-der-verpflegungspauschale-regel-und-sonderfaelle/

      Viele Grüße,
      Hasan Yilmaz

  25. Hallo liebes Reisekosten.de-Team,

    ich schlage mch das erstemal mit Reiskostenabrechnung rum und versuche mich nun durch die ganzen Regelungen durchzuarbeiten.
    Bei einem Punkt bin ich mir absolut nicht sicher.

    Beisspiel:

    Montags Anreise – Schweden –> Abendessen
    Dienstag – Schweden –> Frühstück, Mittagessen, Abendessen
    Mittwoch Abreise – Schweden –> Frühstück

    Pauschale Anreise: € 33,- abzügl. 40% von € 50,-
    Pauschale 24 Std.: € 50,- abzügl. 100% von € 50,- (1x 20% + 2x 40%)
    Pauschale Abreise: € 33,- abzügl. 20% von € 50,-

    Soweit, ist es doch korrekt?

    Nun meine Frage-
    gebe ich dann in der Abrechnung für den An- & Abreise Tag als Pauschale auch € 50,- an oder bekommt der Mitarbeiter nur die € 33,- obwohl er die Prozente von der 24-Std.-Pauschale abgezogen bekommt?

    Ist die Erstattung in meinem Beispiel
    a) € 70,-
    oder
    b) € 36,-

    Es macht mich echt kirre, dieses Thema. 😉

    Vielen Dank im Voraus für eine Rückmeldung!

    Viele Grüße
    Simone

    • Hallo Simone,

      so kirre können Sie nicht sein, die erste Reisekostenabrechnung und gleich richtig 😉
      Ihre Lösung b ist korrekt, der Mitarbeiter erhält 36 €.

      Zu Ihrer Frage:
      Sie geben die 33 € an, das ist die Pauschale die der Mitarbeiter erhält, nur die Kürzungen müssen Sie von der 24-Std. Tagespauschale (50 €) abziehen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  26. Hallo Herr Yilmaz,
    nachdem ich Ihre Seite richtig klasse finde, wende ich mich mit “meinem Sonderfall” vertrauensvoll an Sie.
    Hier die Fallgestaltung: ein Mitarbeiter von uns ist für eine Woche auf einer Fortbildungsveranstaltung (Seminar) die vom Arbeitgeber bezahlt wurde. Die Kosten für Unterkunft und Verpflegung werden ebenfalls vom Arbeitgeber getragen. In den Unterlagen zur Anmeldung ist bereits vermerkt, dass die Getränke beim Mittagessen und Abendessen nicht in den Verpflegungskosten enthalten sind. Für die Seminarteilnehmer gab es nicht einmal ein Glas Wasser zu den genannten Mahlzeiten umsonst. Der Mitarbeiter hat sich bei jeder Mahlzeit etwas zum Trinken gekauft. Wie verhält es sich jetzt mit der Kürzung der Verpflegungspauschale? Sind die 12,00 € bzw. 24,00 € tageweise nur um die 4,80 € für die Gestellung des Frühstücks oder auch um die Anteile der anderen Mahlzeiten zu kürzen?

    Für Ihre Hilfe danke ich Ihnen schon jetzt ganz herzlich.

    • Hallo Frau Miller,

      es freut mich, dass Ihnen unsere Seite gefällt.

      Wenn die Mahlzeiten durch den Arbeitgeber bezahlt wurden, müssen auch die Verpflegungspauschalen gekürzt werden. Auch wenn die Getränke, wie in Ihrem Fall, durch den Arbeitnehmer selbst bezahlt werden mussten.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  27. Hallo,

    wie ist es mit einer 72 Euro Verpflegungspauschale aus einem EU-Land und einem Frühstück das nur 5 Euro gekostet hat. Ist auch auf der Rechnung so vermerkt.

    Bei Arbeitgeber muss ich in Anspruch genommenen Frühstück angeben und es werden 14,40 Euro von der Verpflegungspauschale abgezogen. Zu tatsächlichen Frühstückkosten sind es aber dann 9,4 Euro Differenz die einem längeren Aufenthalt eine schöne Summer bilden können.

    Gib es eine Regelung, dass nur die 5 Euro als tatsächliche Kosten von der Verpflegungspauschale abgezogen werden?

    Reisender

    • Hallo Reisender,

      in diesem Fall empfehle ich Ihnen, die Frühstückskosten in Höhe von 5€ nicht einzureichen und aus eigener Tasche zu bezahlen. In diesem Fall zahlt Ihr Arbeitgeber das Frühstück nicht und somit müssen Sie auch nicht die Kürzung von 14,40€ vornehmen.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  28. Hallo,

    ich habe eine allgemeine Frage zu den Reisekosten. Ist meine Firma verpflichtet beispielsweise die Kosten für ein Abendessen zu übernehmen oder kann Sie auch darauf bestehen mir ausschließlich die Pauschalbetråge auszuzahlen?

    Vielen Dank bereits im Vorraus.

    • Hallo Mark,

      welche Kosten von Ihrem Unternehmen erstattet werden, ist ausschließlich Ihrem Arbeitgeber überlassen.

      Sollte Ihr Unternehmen gewisse steuerfreie Beträge nicht übernehmen, können Sie diese in Ihrer Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  29. Hallo,
    ich hätte eine Frage:

    Wie verhält sich die Kürzung der Verpflegungskostenpauschale bei folgendem Beispiel:

    1. Auslandaufenthalt 3 Wochen Brasilien
    2. Aufenthalt und Hotel wurde nicht von der Firma bezahlt bei der ich angestellt bin, sondern von der Firma die unsere Firma beauftragt hatte.
    3. Auf der Hotelrechnung, ausgestellt auf die Firma die unsere Firma beauftragt hat, ist als Kosten nur “Daly Fees” aufgeführt, ohne separate Aufführung von extra kosten oder Frühstück.
    4. Ich konnte nicht immer an dem Frühstück teilnehmen, da ich teilweise noch vor dem Frühstück das Hotel in Richtung Arbeit verlassen habe.
    5. Ich war 3 Tage in dieser Zeit Privat in Brasilien unterwegs und habe das Hotel in dem ich übernachtet habe selber bezahlt. Konnte also auch kein Frühstück in Anspruch nehmen.

    Gruß,
    Thomas

    • Hallo Thomas,

      wenn Sie das Frühstück aus dienstlichen Gründen nicht wahrnehmen konnten, oder gar kein Frühstück enthalten war, dann lassen Sie sich das vom Hotel auf der Rechnung bestätigen,
      dann müssen Sie für das Frühstück auch keine Kürzung der Verpflegungspauschale vornehmen.
      Für Ihre private Reise, die 3 Tage erhalten Sie keine Verpflegungspauschale und müssen auch keine Kürzung vornehmen. Die Firma, die Sie beauftragt hat, hat in dieser Zeit weder Hotel noch Frühstück für Sie bezahlt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      • Hallo Frau Meier,
        erstmal danke für die Antwort, leider verhält es sich so, dass die uns beauftragte Firma für die ganze Zeit komplett das Hotel bezahlt hat und wie schon beschrieben keine Trennung in der Hotel Rechnung existiert die auf den Anteil des Frühstücks hinweist. Auf der Hotelrechnung ist wie gesagt nur als Berechnung “Daily Fees” mit angabe des Steueranteils angegeben.

        Gruß Thomas

        • Hallo Thomas,

          wenn auf einer Hotelrechnung, wie bei Ihnen, der Preis für das Frühstück nicht gesondert ausgewiesen ist und eine Gestellung durch den Arbeitgeber/einen Dritten vorliegt,
          muss der Arbeitgeber 20% der für das Land Brasilien geltenden Verpflegungspauschale kürzen.

          Vielleicht akzeptiert Ihr Arbeitgeber aber auch einen Bestätigung von Ihnen, dass Sie nicht frühstücken konnten und kürzt Ihnen die Verpflegungspauschale für diese Tage nicht.
          In folgendem Artikel finden Sie ein Urteil dazu: https://www.reisekosten.de/selber-hand-anlegen/, Voraussetzung ist, dass Ihr Arbeitgeber damit einverstanden ist.

          Viele Grüße
          Cornelia Meier

  30. Hallo Hasan,

    ist es mittlerweile geregelt, wie es sich verhält, wenn eine Betriebsveranstaltung stattfindet und Mitarbeiter von auswärts (also diese arbeiten an einem anderen Ort) anreisen. Werden die Reisekosten und ggf. die Übernachtung mit in den 110,– Euro Freibetrag einbezogen? Laut IHK München vom 08.07.2015 ist die Antwort weiterhin unklar. Gruß Sven Hannemann

    • Hallo Sven,

      derzeit gibt es keine weiteren Informationen dazu. Im Grunde regelt das Urteil des BFH vom 16.5.2013 – VI R 94/10 weiterhin solche Kosten, die aufgrund von Betriebsveranstaltungen entstehen. Demnach sind solche Kosten weiterhin steuerfrei und getrennt von den Kosten der Betriebsveranstaltung zu betrachten.

      Gruß,
      Hasan Yilmaz

      • Ich muss noch einmal nachfragen, da im Urteil unter Punkt 26 keine Unterscheidung steht zwischen Mitarbeitern welche vor Ort sind und nur ggf. Hotelkosten haben und Mitarbeitern welche extra anreisen und Reisekosten sowie Hotelkosten haben.

        • Hallo Sven,

          da die Grundregel beim Lesen von solchen Urteilen lautet, nichts dazu zu interpretieren, sehe ich das so, dass die Regelung auch für Mitarbeiter gilt, die nicht von auswärts kommen und an der Betriebsveranstaltung teilnehmen. Wenn also ein solcher Mitarbeiter nach der Betriebsveranstaltung aufgrund erhöhtem Alkoholspiegel sich ein Taxi nimmt, um nach Hause zu kommen, dann kann in meinen Augen diese Taxirechnung steuerfrei erstatten werden.

          Viele Grüße
          Hasan Yilmaz

  31. Hallo!

    Bei meinem AG werden für Dienstreisen die Pauschalen in vollem Umfang ausgezahlt. Bei Übernachtungen entsprechend die 4,80€ für Frühstück und u.U. 9,60€ für Abendessen abgezogen etc. Soweit alles klar und unstrittig.
    Folgende Situation ist bei uns typisch und führt regelmäßig zu Fragen/Unstimmigkeiten:
    Beim Kunden – wo dann z.B. das Meeting den ganzen Tag vor Ort stattfindet – wird VON DIESEM ein Mittagessen gestellt. Man geht also mit dem Kunden zum Mittagessen auf welches dieser einlädt; sei es in der eigenen Kantine, auf eine Pizza im Besprechungsraum oder auch im Restaurant.
    Die Frage ist also entsprechend: muss der AG die Pauschalen für dieses Mittagessen um weitere 9,60€ kürzen?! Gilt das als vom “AG oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt”?!
    Spielt es dabei eine wesentliche Rolle ob der AG die ausgezahlten Pauschalen dem Kunden in Rechnung stellt (in den Verträgen zw. AG und Kunde wohl teilweise so vereinbart)?

    Ich bin gespannt auf Lösungsvorschläge und vor allem Begründungen hierfür – die gehen nämlich bei internen Diskussionen immer weit auseinander 😉
    …besten Dank!

    • Hallo Manuel,

      ich habe jetzt einfach Ihre Fragen kopiert und antworte jeweils direkt dazu.
      Muss der AG die Pauschalen für dieses Mittagessen um weitere 9,60€ kürzen?! Gilt das als vom „AG oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt“?!
      -> Nein, Ihr Arbeitgeber muss die Pauschalen nicht kürzen. Nehmen Sie als Arbeitnehmer an der geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen Dritten oder an einem Mittagessen eines Dritten teil, fehlt es in der Regel an einer Veranlassung durch den Arbeitgeber. In diesem Fall werden folglich die Verpflegungspauschalen nicht gekürzt.

      Spielt es dabei eine wesentliche Rolle ob der AG die ausgezahlten Pauschalen dem Kunden in Rechnung stellt (in den Verträgen zw. AG und Kunde wohl teilweise so vereinbart)?
      -> Ja, das tut es. Belastet der Kunde die Bewirtungskosten an Ihren Arbeitgeber weiter, dann trägt der Arbeitgeber diese Bewirtungskosten. In diesem Fall muss Ihre Verpflegungspauschale dann gekürzt werden.

      Zur Begründung:
      Hier kann ich Ihnen leider keinen Paragraphen nennen, der genau Ihren Fall beschreibt. Ich kann Ihnen nur das BMF-Schreiben zur Verfügung stellen, aber da ist Raum für Interpretationen 🙁
      http://www.hrworks.de/wp-content/uploads/2014/10/2014-10-24-ergaenztes-bmf-schreiben-reform-steuerliches-reisekostenrecht.pdf
      Ansonsten bleibt mir nur die Empfehlung mit einem Steuerberater zu sprechen.

      Ein schönes Wochenende und
      viele Grüße
      Cornelia Meier

      • Hallo Cornelia,

        vielen Dank für die ausführliche Antwort – das hilft mir schonmal einiges weiter 🙂
        Die zweite Frage hatte ich etwas anders gemeint – die Antwort ist nichtsdestotrotz hilfreich…
        Ich versuche nochmal etwas ausführlicher zu formulieren:
        In oben beschriebener Situation ist es bei uns wohl üblich, dass die an den AN, also z.B. mich, ausgezahlten Pauschalen von meinem AG an den Kunden weiterberechnet werden (als was für ein Posten das auf der Rechnung auftaucht weiß ich natürlich nicht).
        Ich bin also bei Kunde X vor Ort tätig, dieser lädt mich zum Mittagessen ein. Ich erhalte von meinem AG sagen wir 12€ ausgezahlt. Die 12€ stellt mein AG aber dem Kunden X (zusätzlich zu den Stunden die ich dort gearbeitet habe) in Rechnung.
        Letztendlich ist es dann doch so dass der AG lediglich als ‘Durchlauferhitzer’ fungiert – selbst also keine tatsächlichen Ausgaben durch die Auszahlung der Pauschalen hat, unabhängig davon wie hoch diese sind…
        Hat das einen Einfluss darauf ob und in welcher Höhe er mir diese steuerfrei auszahlen darf?

        Vielen Dank nochmals und beste Grüße

        • Hallo Manuel,

          bitte entschuldige, das hatte ich wirklich falsch verstanden.

          An den Kunden weiterberechnen kann Ihr Arbeitgeber so viel, wie er mit dem Kunden vertraglich vereinbart hat.
          Das können auch mehr oder weniger als 12 € Pauschale sein.
          Steuerfrei kann er Ihnen aber nur die gesetzlichen, im BMF-Schreiben festgelegten, Pauschalen (steuerfreie Maximalbeträge) auszahlen, mehr nicht.
          Und Ihr Arbeitgeber kann nur die gesetzlichen Pauschalen als Betriebsausgabe geltend machen.

          Vielleicht noch eine grundsätzliche Info dazu:
          Ihr Arbeitgeber entscheidet, ob und wie viel Verpflegungspauschale er Ihnen bezahlt.
          Zahlt er Ihnen weniger Pauschalen als im BMF Schreiben festgelegt, dann können Sie den entgangenen Betrag als Werbungskosten in Ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen.

          Ich hoffe, ich konnte Ihnen hiermit weiterhelfen.

          Viele Grüße
          Cornelia Meier

  32. Wenn ich mich von Montag morgen bis Dienstag abend auf Geschäftsreise befinde, das Hotelzimmer beinhaltet Frühstück, wieviel Anrecht habe ich dann an Verpflegungspauschale, wieviel kann mir der Arbeitgeber diese kürzen, wenn ich abends im Hotel esse und dies über die Hotelrechnung abgerechnet wird?
    Vielen Dank für die Antwort

    • Hallo Herr Schrempp,

      wenn wir davon ausgehen, dass es eine Inlandsreise ist, können Sie folgende Pauschalen ansetzen.

      1. Tag Anreise: 12 Euro Verpflegungspauschale minus 9,60€ Kürzung für das Abendessen = 2,40€
      2. Tag Abreise: 12 Euro Verpflegungspauschale minus 4,80€ Kürzung für das Frühstück = 7,20€

      Für beide Tage können Sie also noch 9,60€ Verpflegungspauschale erhalten.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  33. Beispiel: Während meiner Dienstreise lade ich in unserer Filiale in China eine Kollegin auf ein Essen ein. Muss ich in dem Fall die Verpflegungspauschale kürzen ? Sind in dem Fall Getränke in H.v. 30 Euro auch als eine Bewirtung zu sehen ?
    Vielen Dank!

    • Hallo Eugen,

      wenn es sich nur um Getränke handelt, dann ist in meinen Augen keine Kürzung vorzunehmen, da es sich hier nicht um eine übliche Mahlzeit, sondern um eine Aufmerksamkeit handelt. Bei einer üblichen Mahlzeit steht die Abgabe von Speisen und Getränken eindeutig im Vordergrund, um den Kunden/Mitarbeiter zu verpflegen.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

      • Hallo zusammen,

        da habe ich gleich eine Frage:

        Wenn die Mitarbeiter jetzt im Ausland einen Kunden bewirten, ein Abendessen und der Betrag pro Person über den üblichen 60,- EUR liegt, hat das Auswirkungen?

        Ich meine, die Verpflegungspauschale wird entsprechend gekürzt. Muss ich sonst noch etwas unternehmen? Gilt im Ausland auch die 60,- EUR Grenze?

        Vielen Dank.

        Judith Sonnenberg

        • Hallo Frau Sonnenberg,

          bei Bewirtungen mit Kunden spielen die 60 Euro keine Rolle hinsichtlich der Lohnsteuer – weder im Inland noch im Ausland. Lediglich die Verpflegungspauschale muss gekürzt werden.

          Viele Grüße
          Hasan Yilmaz

  34. Hallo, wieviel wird mir abgezogen wenn ich nur 2,50 für das Frühstück auf meiner Hotelrechnung habe? Danke im voraus

    • Hallo Michael B.,

      wenn Sie das Frühstück bei Ihrer Firma einreichen, müssen 4.80€ gekürzt werden. In Ihrem Fall würde ich also das Frühstück nicht einreichen und lieber aus eigener Tasche bezahlen.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

      • Erst einmal danke für die schnelle Antwort. Leider steht das Frühstück mit den Übernachtungskosten auf der Rechnung. Insgesamt waren es 63 Euro wobei ja das Frühstück mit 2.50 drauf steht. Also wird nun von den Spesen 4.80 abgezogen.

        • Hallo Michael B,

          wenn die Rechnung bereits so wie Sie schreiben ausgestellt ist, können Sie Ihren Arbeitgeber bitten, das Frühstück nicht zu erstatten. In diesem Fall erhalten Sie also von der Gesamtübernachtung 63.00€ – 2,50€ zurückerstattet. In diesem Fall tragen Sie die Frühstückskosten in Höhe von 2,50€, welches zur Folge hat, dass Sie Ihre Verpflegungspauschale nicht um 4,80€ kürzen müssen.

          Viele Grüße
          Hasan Yilmaz

  35. Guten Tag,

    wie verhält es sich bei Langstreckenflügen mit dem Abzug der Flugverpflegung? Oft gibt es ja 2 Mahlzeiten auf einem Flug. Muß die Pauschale dann auch 2 Mal gekürzt werden?

    Und bei Flügen mit Zwischenlandungen und Flugzeugwechsel: Muß die Pauschale bei jeder Flugstrecke gekürzt werden, oder wird dies als EIN Flug angesehen?

    Vielen Dank im Voraus!

    Mit freundlichen Grüßen

    • Hallo Frau Braun,

      sobald die Rechnung für den Flug auf den Arbeitgeber ausgestellt und durch den Arbeitgeber erstattet wird, erfüllen die Mahlzeiten im Flugzeug die Voraussetzungen einer Mahlzeitengestellung.
      Erhält der Arbeitnehmern mehrere solcher Mahlzeiten, muss die Pauschale auch für mehrere Mahlzeiten gekürzt werden. In Ihrem Fall also für 2 Mahlzeiten.
      Ob es eine Frühstückskürzung oder eine Kürzung für ein Mittagessen ist, entscheidet die Uhrzeit zu der die Mahlzeit dargereicht wird. Ein Essen um 13.00 Uhr würde beispielsweise als Mittagessen bewertet werden.

      Und zu Ihrer zweiten Frage: Es ist egal, ob es sich um einen Flug oder mehrere Flüge handelt. Erhält der Arbeitnehmern auf seiner Dienstreise eine Verpflegungspauschale und liegt eine Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber vor, muss die Pauschale gekürzt werden.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  36. Hallo,
    könnten Sie mir bitte mitteilen, wie es sich verhält, wenn ich als Arbeitgeber keine Pauschalen bezahle, sondern nur die tatsächlich eingereichten Belege für Mahlzeiten erstatte? Kann ich dies für jede Mahlzeit bis max. 60 EUR tun, oder nur bis maximal zur steuerfreien VP laut EstG?
    Ab wann muss ich welche Werte versteuern?
    Vielen Dank und Grüße
    Nadine

    • Hallo Nadine,

      sobald der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann, unterbleibt die Besteuerung einer üblichen Mahlzeit (bis 60 Euro). Ob Sie ihm die Pauschale bezahlen oder nicht, spielt in meinen Augen keine Rolle. Die jeweilige Mahlzeit (bis 60 Euro) ist also steuerfrei. Wenn wir von Frühstück, Mittagessen und Abendessen ausgehen, sprechen wir also von einem Betrag von 180 Euro pro Tag.

      Da der Mitarbeiter keine Verpflegungspauschale erhält, kann er diese auch nicht um 20 bzw. 40% kürzen. Gekürzt werden muss aber Anteil, den der Mitarbeiter als Werbungskosten in seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen kann.

      Bsp: Mitarbeiter ist 10 Stunden geschäftlich unterwegs und reicht einen Beleg für eine Mahlzeit (Mittagessen) in Höhe 40 Euro ein. Die Mahlzeit liegt unter 60 Euro und ist somit steuerfrei, da der Mitarbeiter für die Abwesenheit von 10 Stunden eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann.

      Dem Mitarbeiter können nun die 40 Euro steuerfrei ausgezahlt werden. In seiner Einkommenssteuererklärung kann der Mitarbeiter 2,40 Euro als Werbungskosten geltend machen (12€ minus 9,60€).

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

      • Hallo Hasan,
        vielen Dank für Ihre schnelle und ausführliche Erklärung. Würde das auch bedeuten, dass in diesem Fall kein Betrag in der Zeile 20 auf der Steuerkarte, aber ein M angedruckt warden muss?
        Vielen Dank und viele Grüße
        Nadine

        • Hallo Nadine,

          so würde ich das nicht sehen. Die Zeile 20 ist für den Betrag gedacht, den Sie dem Mitarbeiter an steuerfreien Verpflegungszuschüssen bezahlt haben. Die Verpflegungsbelege zählen meines Erachtens dazu.

          Bsp: Der Mitarbeiter ist 10 Stunden unterwegs. Er reicht einen Verpflegungsbelege in Höhe von 20€ ein (Mittagessen), für den die (nicht bezahlte) Verpflegungspauschale um 40% gekürzt werden müsste (9,60€).

          In Zeile 20 muss der Betrag von 2,40€ ausgewiesen werden (12€ – 9,60€). Daneben muss auch der Buchstabe M ausgewiesen werden.

          Viele Grüße
          Hasan Yilmaz

  37. Hallo zusammen,
    ein Mitarbeiter in unserm Betrieb war auswärts für mehrere Tage unterwegs. Verpflegen müssen die Mitarbeiter bis auf das Frühstück sich selber. Nun hat der gute Herr im Hotel für 19,80 Euro an einem Abend gespeist. Hier bei uns wäre es nun üblich ihn den tatsächlichen Betrag von 19,80 Euro abzuziehen. Jedoch pocht der Mitarbeiter auf diese 40%. Was ist jetzt richtig.

    • Hallo Frau Ruminski,

      Sie können dem Mitarbeiter das Abendessen bezahlen und ihm dann die 40% der Verpflegungspauschale kürzen. Sie müssen dies allerdings nicht. Wenn also Ihre Reiserichtlinie vorsieht, dass ein solches Abendessen, welches weder eine Kundenbewirtung noch ein Arbeitsessen darstellt, nicht bezahlt wird, dann muss der Mitarbeiter sich an die Richtlinien halten. Dafür muss er dann auch nicht die Verpflegungspauschale kürzen.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  38. Hallo Herr Yilmaz, hallo Frau Maier,

    mein Arbeitgeber hat sich dazu entschieden die Verpflegungspauschale auch bei Gestellung von Mahlzeiten durch Dritte (Geschäftspartner) zu kürzen. Da die Auszahlung der Verpflegungspauschale ohnehin freiwillig ist gehe ich davon aus, dass dies rechtlich konform ist. Mich würde hier jedoch interessieren ob ich die mir in diesen Fällen abgezogenen Beträge in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen kann?

    Vielen Dank vorab.

    Mfg

    • Hallo Katja,

      da gesetzlich keine Kürzung vorgesehen ist, wenn Geschäftspartner Sie einladen, können Sie den entgangenen Betrag als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

      • Sehr geehrter Herr Yilmaz,

        wie ist die Definition “Geschäftspartner” im oben genannten Fall zu verstehen?

        Gilt dies nur für fremde Dritte oder auch z. B. für rechtlich eigenständige Tochtergesellschaften eines Unternehmens im Ausland?

        Wir haben den Fall, dass Reisende zur Zt. eine Verpflegungspauschale erhalten, obwohl Sie von unseren Tochterunternehmen eingeladen werden.

        Die Verpflegungspauschale wollen wir evtl. zukünftig nicht mehr erstatten, wenn die Tochtergesellschaften bereits die Kosten für die Verpflegung übernommen haben.

        Vielen Dank im voraus.

        Freundliche Grüße

        Christian

        • Hallo Christian,

          nimmt der Arbeitnehmer an der geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen Dritten oder an einem Arbeitsessen eines Dritten teil, fehlt es in der Regel an einer Veranlassung durch den Arbeitgeber. In diesem Fall werden folglich die Verpflegungspauschalen nicht gekürzt.

          Beispiel: Der Mitarbeiter einer deutschen Gesellschaft nimmt an einer Vertriebsveranstaltung am Betriebssitz der französischen Tochtergesellschaft teil (separate Firmierung). Die französische Gesellschaft trägt sämtliche Kosten der Vertriebsveranstaltung (so z. B. Hotel, Essen, etc.).
          Die Verpflegungsmehraufwendungen des Arbeitnehmers der deutschen Gesellschaft sind in diesem Fall nicht zu kürzen, weil ihm die Mahlzeiten nicht auf Veranlassung seines Arbeitgebers, sondern eines Dritten (der französischen Tochtergesellschaft) zur Verfügung gestellt werden.

          Aber: Belastet die französische Gesellschaft die Kosten an die deutsche Gesellschaft weiter, dann trägt die deutsche Gesellschaft die Kosten. In diesem Fall muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden.

          Viele Grüße
          Hasan Yilmaz

          • Hey,
            wie ist es in diesem Fall mit der Übernachtungspauschale, wenn das Hotel auch von der Tochtergesellschaft organisiert und bezahlt wird?

            Liebe Grüße
            Tobi

          • Hallo Tobi,

            die Übernachtungspauschale kann Ihnen nur ausgezahlt werden, wenn Sie nicht im Hotel, sondern privat bei Bekannten, Freunden, Verwandten, etc. geschlafen kann.

            Viele Grüße
            Hasan Yilmaz

          • Also um es klarer dazustellen, wir arbeiten mit einer Werft zusammen und bekommen von dieser Frühstück, Mittag Abendbrot und eine Unterkunft, kein Hotel, gestellt. Ich weiß, das die Firma für die ich dort arbeite, nichts für diesen Aufwand zahlen muss. Wass kann ich dort nun geltend machen?

            Danke für deine schnelle Antwort

            Liebe Grüße
            Tobi

          • Hallo Tobi,

            im Grunde genommen nichts 🙂 Ihnen entstehen weder für die Verpflegung noch für die Übernachtung Kosten.

            Wenn die Tochtergesellschaft Ihnen eine Unterkunft zur Verfügung stellt, handelt es sich bei dieser Übernachtung nicht um eine private Unterkunft, in der Sie übernachten. Ob und in welcher Höhe Ihre Firma, für die Sie arbeiten, Kosten für diese Unterkunft zu bezahlen hat, spielt meiner Meinung keinerlei Rolle.

            Viele Grüße
            Hasan Yilmaz

  39. Guten Tag Hasan,
    ich habe vor kurzen meine Ausbildung beendet und das “Projekt” für die Bearbeitung der Reisekosten übernommen, da keiner sich angesprochen gefühlt haben. und keiner weiß wie der Ablauf geregelt wird.

    Mein Problem: 2 Mitarbeiter haben eine Dienstreise von zwei Tagen mit Übernachtung in Hamburg durchgeführt. die haben sich im Cafe “Kaffee und Kuchen gegönnt” und die Firma hats erstmal bezahlt. Der Arbeitgeber weiß von nichts. Es wurde keine Reisekostenabrechnung gemacht.

    Was soll ich nach Ihrer Meinung tun,
    Danke im Voraus

    VG
    MyLinh

    • Hallo My Linh,

      in Ihrem Fall würde ich entweder die Mahlzeit als vollsteuerpflichtigen Lohn deklarieren oder innerhalb der Bescheinigung dem Finanzamt gegenüber kenntlich machen, dass die steuerfreie Verpflegungspauschale, die innerhalb der Einkommenssteuererklärung geltend gemacht werden kann, um 20% bzw. 40% zu kürzen ist.

      Viele Grüße,
      Hasan Yilmaz

  40. Hallo Hasan,
    ich habe einen Bewirtungsbeleg von 2014 in Höhe von 95,00 Euro von zwei Mitarbeitern die am späten Nachmittag in einem Restaurant ein Arbeitsessen hatten. Es fällt keine Tagespauschale an (unter 8 Stunden). Der Höchstwert von 40,- Euro PP ist überschritten. Somit muss ich die 95,- Euro mit 25% oder 30% über die Lohnsteuer der Firma versteuern, wenn wir den Mitarbeitern nicht an den Geldbeutel wollen?

    • Hallo Sven,

      sobald ein Arbeitsessen ohne außergewöhnlichen Anlaß über 40€ vorliegt, keine Verpflegungspauschale gewährt wurde und auch kein Kunde an dem Essen teilgenommen hat, muss meines Erachtens der Betrag individuell per Gehaltsabrechnung versteuert werden.

      Wurde das Arbeitsessen aufgrund einer Einladung der Firma wahrgenommen (Seminar, Kundenveranstaltung), könnten Sie mit dem Sachbezugswert (3,00€) oder der Pauschalversteuerung in Höhe von 25% arbeiten.

      Viele Grüße,
      Hasan Yilmaz

  41. Hallo Hasan,
    irgendwie ist heute wieder so ein Tag, wo ich wieder alles in FRAGE stelle….folgendes Beispiel: 1 Mitarbeiter beginnt die Dienstreise am Montag um 8 Uhr und beendet diese dann am Dienstag um 0:50 Uhr.
    Es hat keine Übernachtung stattgefunden. Bekommt dieser jetzt 2 x 12 € für den An- sowie Abreisetag oder nur die 12 €?

    • Hallo Sandra,

      das BMF Schreiben vom 24.10.2014 spricht immer von einer Übernachtung.

      Zitat:

      Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung
      außerhalb der Wohnung kann ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale
      von jeweils 12 Euro als Werbungskosten berücksichtigt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei
      ersetzt werden

      In Deinem Fall hat keine Übernachtung stattgefunden, so dass ich in diesem Fall nur für den ersten Tag eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12€ ansetzen würde.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  42. Hallo, zwei kurze Fragen:

    1. Fall: Geschäftsreise morgens 6 Uhr in Deutschland los, 8 Uhr in Schweiz zum Meeting, 18 Uhr Meeting Ende, 20 Uhr in Deutschland zurück zu Hause -> gilt dann der deutsche Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand von EUR 12 und der von der Schweiz mit EUR 32 ?
    2. Frage: 6 Uhr los in Deutschland, 8 Uhr Schweiz, Meeting bis 18 Uhr aber Übernachtung in Österreich. Am nächsten Tag wieder Meeting in der Schweiz, abends Rückkehr nach Deutschland. Welche Pauschbeträge verwende ich hier?
    Herzlichen Dank für die Hilfe!
    Viele Grüße
    Katja

    • Hallo Katja,

      im ersten Fall ist die Pauschale der Schweiz anzusetzen.

      Im zweiten Fall ist die Pauschale der Schweiz anzusetzen (für alle Tage), wenn Österreich nur für die Übernachtung herangezogen wurden.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  43. Hallo zusammen,

    der Hinweis mit den Basic Tarifen z. B. bei der Lufthansa bezügliche Abzug VMA ist meines Erachtens nicht richtig. Da LH meines Wissens keinen Unterschied bei der Verteilung im Flugzeug macht und der Basic Traif laut Webeite einen Snack beinhaltet. Es gibt meines Wissens nur sehr wenige Airlines, die in ihren Tarifen keine Verpflegung beinhalten. Und somit auch nicht “abgewählt” werden kann. Diese Regelung ist schon auf Grund der “nicht-Überprüfbarkeit” völlig daneben. Wer soll das sowohl Firmenintern prüfen, noch der Steuerprüfer Jahre später….
    Viele Grüße
    Antje (die Reisen für ca. 40 Mitarbeiter bucht und abrechnet)

    • Hallo Antje,

      vielen Dank für Ihren Beitag zu diesem Thema.

      Ich bin mir auch nicht sicher, wie das alles überprüft werden soll. Insofern habe ich innerhalb eines Seminares die Empfehlung erhalten, die Kürzung immer anzusetzen.

      Viele Grüße,
      Hasan Yilmaz

  44. Vielen Dank für die schnelle Rückmeldung. Ist das irgendwo nochmal extra festgehalten worden oder ergibt sich das lediglich aus der Formulierung “Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt…” (Ergänzendes BMF-Schreiben vom 24.10.2014 Ziffer 73)?

    • Hallo Frau Thiele,

      dies ist aus dem Schreiben aus der von Ihnen genannten Passage abzuleiten. Weitere Beispiele bzw. Ergänzungen findet sich dann in weiterführender Literatur.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  45. Hallo,
    es heißt ja immer, dass die Verpflegungspauschale zu kürzen ist, wenn der AN eine durch den AG bezahlte Mahlzeit erhält. Wenn unser Mitarbeiter nun zu einer Veranstaltung fährt und eine Mahlzeit erhält, die wir nicht bezahlen (direkt oder über Veranlassung Dritter), wäre diese Mahlzeit für uns doch irrelevant und wir dürften nicht kürzen, oder?

    • Hallo Frau Thiele,

      richtig. In diesem Fall muss die Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden, da die Veranstaltung inkl. der Mahlzeit, die der AN erhält, nicht durch den AG veranlasst ist.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  46. Hallo,

    kann man auch einen Betrag über 4,80€ kürzen? Also den tatsächlichen Betrag vom Frühstück von z.B. 12,00€?
    Grüße

    • Hallo Nadine,

      ja, Sie können als Unternehmen im Grunde genommen so viel kürzen wie Sie wollen 🙂

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

      • Hallo Hasan,

        können oder dürfen oder müssen (letzteres ja hoffentlich nicht)? 🙂

        Gibt es hier eine klare Regelung, ob die 20% oder der tatsächlich auf der Hotelrechnung ausgewiesene Betrag abgezogen werden?

        Frage 2, generell: Gibt es einen aktuellen offiziellen Leitfaden, in dem man alle Regelungen gesammelt nachlesen kann? Wenn ja, wo ist dieser zu finden?

        Frage 3, generell: Was geht vor? Dieser offizielle Leitfaden (das “Gesetz”) oder die Arbeitsanweisung zum Thema Reisekosten des jeweiligen individuellen Unternehmens?

        Vielen Dank,
        Matthias

        • Hallo Matthias,

          können und dürfen 🙂 Je nachdem, welche Variante man wählt, muss man dann jedoch die entsprechenden Konsequenzen tragen.

          Jedes Unternehmen kann/darf festlegen, wie das Frühstück behandelt werden soll. Viele Unternehmen zahlen dem Mitarbeiter das Frühstück und kürzen dann die entsprechenden 4,80€. Sie könnten aber auch so vorgehen, dass Sie das Frühstück bezahlen, keine Kürzung vornehmen und stattdessen die Frühstückskosten individuell durch den Arbeitnehmer versteuern lassen.

          Frage 2: einen offiziellen Leitfaden gibt es nicht. Es gibt das Schreiben des Ministeriums für Finanzen (BMF), daneben finden sich aber viele weiteren Dinge im EStG bzw. in den Lohnsteuerrichtlinien, die als Weisungen an die Finanzämter zu betrachten sind.

          Frage 3: Auch hier gilt das bereits gesagte: Jedes Unternehmen kann/darf die Reisekosten abrechnen wie es will. Das Gesetz bzw. die gesetzlichen Richtlinien geben die Rahmenbedingungen vor. Hält sich ein Unternehmen nicht an diese Richtlinien, werden dann in diesen und anderen Richtlinien/Gesetzen die Konsequenzen dazu beschrieben, an welche sich dann jedes Unternehmen halten muss.

          Es ist leider nicht so einfach 🙂

          Viele Grüße,
          Hasan

  47. Hallo Hasan,
    bei Auslandstätigkeiten werden ja die Werte der entsprechenden Tabellen genommen. Diese sind bereits in 120 % (24 Std.) und in 80 % (8-24 Std.) unterteilt. Im Beispiel Niederlande muss ich nun den 20 % Frühstücksabzug von 46 EUR (120%) oder von EUR 38,33 (100 %) nehmen? Ich hoffe, die Frage ist verständlich geschrieben.

    • Hallo Stefan,

      die Kürzungen werden immer vom 24h Satz errechnet. In Falle von Niederlande als von 46 EUR.

      Viele Grüße,
      Hasan Yilmaz

  48. Hallo zusammen,

    ich habe standardmäßig immer … Fälle, bei denen ich etwas irritiert bin:

    1. Mitarbeiter geht am Ort seines Arbeitsplatzes (also keine Dienstreise) mit Kunden, die zu Besuch sind, zum Essen. Er zahlt die Rechnung selbst und reicht sie dann ein.
    -Da keine VPMA möglich sind, ist dann der Ansatz von 3,- Euro korrekt?
    -Wenn ich diese direkt vom Rechnungsbetrag abziehe und dem Mitarbeiter somit 3,- weniger überweise, entfällt dann die Versteuerung über die Gehaltsabrechnung?

    2. Gleiches Beispiel, nur der Mitarbeiter zahlt dieses Essen mit der Firmenkreditkarte. Ein direkter Abzug ist also nicht möglich. Muss ich dann zwingend über die Gehaltsabrechnung versteuern?

    3. Arbeitgeber zahlt für das komplette Team jeden Monat im Rahmen des Teammeetings das Mittagessen in Form von belegten Semmeln oder Ähnlichem. Muss bei jedem Mitarbeiter der Sachbezug versteuert werden?

    • Hallo Kerstin,

      im ersten Fall handelt es sich um eine ganz normale Kundenbewirtung. In diesem Fall bedarf es keiner Versteuerung des Sachbezuges. Auch ein Abzug ist nicht notwendig.

      Im zweiten Fall ebenso. Wer die Rechnung vor Ort bezahlt, spielt keine Rolle.

      Im dritten Fall würde ich den Sachbezug ansetzen, da wir hier keine klassische Kundenbewirtung haben.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  49. Hallo,
    ich bin direkt betroffen. Ich fliege fast jede Woche nach Frankreich. Der bei der AF angebotene “Keks” wird von mir aus gesundheitlichen Gründen (Diabetiker) nicht gegessen. Dafür kann man mir doch nicht die Pauschale kürzen ? Unabhängig davon, dass diese Verordnung wohl ein geistiger Dünns…….. Ist und klare Regelungen fehlen.

    • Hallo Michael,

      ein Keks alleine führt nach den neuesten Erkenntnissen nicht zu einer Kürzung der Verpflegungspauschalen. Sobald es aber ein Snack ist (Obst, Brezel, Brötchen) muss eine Kürzung vorgenommen werden. In Ihrem Fall würde ich also behaupten, dass keine Kürzung vorzunehmen ist. Und ja, Ihrem letzten Satz hinsichtlich der Verordnung stimme ich vollends zu 🙂

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  50. Hallo Hasan,
    vielen Dank für Deine Antwort, ich war letzte Woche auf ein Seminar.
    Da wurde dieses Thema auch angesprochen und es kommt zu keiner Mahlzeitengestellung: 1. wenn es aufgrund des gewählten Tarifes um eine reine Beförderungsleistung handelt (Z. Bsp. hat wohl die Lufthansa einen Basic-Tarif, bei dem das wohl so ist und 2. werden Chips oder Salzstangen gereicht, so ist keine Kürzung vorzunehmen, aber wohl bei einem “Snack” der aus einem Brötchen bzw. Brezel oder Obst bestehen kann. Es soll wohl demnächst auch geklärt werden, ob ein Snack eine Mahlzeit ist.

    • Hallo Annegret,

      vielen Dank für die aufschlussreichen Informationen. Eigentlich sollte ja die Reform alles einfacher machen – eigentlich 🙂

      Liebe Grüße,
      Hasan

  51. Hallo,

    ich habe eine Frage zu den Mahlzeiten im Flugzeug. Was zählt zu einer Mahlzeit? Bei uns ist es häufig, dass Mitarbeiter von Frankfurt nach Berlin/Hamburg hin und zurück fliegen.
    Im Flugzeug bekommt man bei diesen kurzen Inlandsflügen ein Müssliriegel bzw. eine kl. Tüte Chips oder ähnliches und ein Kaffee/´Saft/Cola.
    Zählt das zu einer Mahlzeit, wenn der Arbeitgeber das Flugticket bezahlt? Muß dann z. bsp. bei einem Flug am Morgen dieser Snack mit 4,80 € in Abzug bei der Verpflegungspauschale von 12 € in Abzug gebracht werden?
    Vielen Dank für eine Rückantwort.
    Beste Grüße
    Annegret

    • Hallo Annegret,

      es gibt unterschiedliche Meinungen dazu… Die einen behaupten, dass eine solche “Mahlzeit” zu einer Kürzung führt und die andere Meinung gibt wieder, dass eine solche “Mahlzeit” keine Kürzung auslöst. In einem Reisekostenseminar eines renommierten Reisekosten-Experten wurde darauf hingewiesen, dass die Prüfer sich auf dieses Thema im Jahr 2015 stürzen werden.

      Leider sagt das aktuelle BMF Schreiben auch nichts näheres dazu, außer dass eine Kürzung nicht anzuwenden ist, wenn z. B. anhand des gewählten Beförderungstarifs feststeht, dass es sich um eine reine Beförderungsleistung handelt, bei der keine Mahlzeiten unentgeltlich angeboten werden.

      Ein Beispiel bleibt uns das BMF Schreiben aber leider schuldig.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  52. Hallo Hasan, jetzt habe ich das Ganze nun doch verstanden. Und sollte ich mal nach freiburg kommen, komme ich gern auf Deine Einladung zurück. Vielen lieben Dank und ein schönes Wochenende

    Annette

    • Hallo Annette,

      schön, dass ich Dir helfen konnte. Ich wünsche Dir ebenso ein schönes Wochenende und freue mich auf Deinen Besuch 🙂

      Hasan

  53. Hallo Hasan,
    vielen Dank für die schnelle Antwort. Wird dann bei der EST-Erklärung pronzipiell davon ausgegangen, dass Mahlzeiten gewährt wurden oder wie erbringt man den Nachweis?
    Die Mitarbeiter in diesem Fall sind bei Kunden im Einsatz und erhalten dort manchmal ein Mittagessen und manchmal nicht. Reine Tagungen mit Pauschalen inkl. Verpflegung finden eher selten statt.
    Viele grüße

    Annette

    • Guten Morgen Annette,

      ob Mahlzeiten gewährt wurden, steuert der neue Großbuchstabe M, der oben nun ausgewiesen werden muss/kann. Sobald dort als beim Mitarbeiter auf seiner LST-Karte das M auftaucht, wissen die Finanzämter, dass der Mitarbeiter Mahlzeiten erhalten hat. Im Zweifelsfall werden die Finanzämter dann die Reisekosten des Mitarbeiter von Euch anfordern und genauer prüfen.

      Wird der Mitarbeiter durch den Kunden oder einen Dritten eingeladen und trägt der Arbeitgeber des Mitarbeiters die Kosten nicht, muss die Kürzung nicht vorgenommen werden. Bsp.: Du führst eine Dienstreise nach Freiburg durch und ich lade Dich abends zu einem Abendessen ein. In diesem Fall muss Deine verpflegungspauschale nicht gekürzt werden. Für mich wäre es eine klassische Kundenbewirtung. Da ich nicht auf Dienstreise bin, muss ich die Mahlzeit ebenso nicht versteuern. Wir profitieren also beide davon 🙂

      Wird die Verpflegungspauschale durch Deinen Arbeitgeber nicht ausbezahlt, kannst Du in Deiner EST-Erklärung die vollen 12.00€ ansetzen.

      Viele Grüße
      Hasan

  54. Hallo,

    wenn der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale generell bei eintägigen DR nicht zahlt, muss er dann vom AN trotzdem die 9,60 € einbehalten bei Mahlzeitengestellung? Finde leider keine eindeutige Antwort im Gesetz. Kann mir jemand hier weiterhelfen?
    Danke Annette

    • Hallo Annette,

      in diesem Fall muss die Kürzung nicht vorgenommen werden. Die Kürzung spielt dann nur bei der Einkommenssteuererklärung des Mitarbeiters eine Rolle. Er darf dann nicht die 12.00€ ansetzen, sondern dem um 9,60€ geminderten Betrag.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  55. Hallo,
    auch ich habe eine Frage. Wir beschäftigen nur für 1-2 Tage kurzfristige Aushilfen,für Filmaufnahmen, die dann bar bezahlt werden. Diese reichen dann anschließend ihre Getränke-, Speisen- und Fahrtkosten- Belege ein, die der Arbeitgeber bezahlt. wie muss ich das verbuchen?
    Viele Grüße
    Gaby WM

    • Hallo Gaby,
      diese Buchungen sind leider in Deutschland nicht so einfach geregelt.
      Buchen Sie grundsätzlich alle Ausgaben als Aufwand (z. B. Reisekosten Arbeitnehmer und Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten).

      Bei den Speisen und Getränken müssen Sie aber aufpassen. Es gib hier zwei Fälle.

      1) Verzehren die Mitarbeiter die Speisen und Getränke selbst, so dürfen diese nur bis zur Höhe der jeweiligen Pauschale steuerfrei erstattet werden (https://www.reisekosten.de/lexikon/lexikon-verpflegungsmehraufwendungen/)

      Hier finden Sie weitere Informationen zum Umgang mit Mahlzeiten:
      https://www.reisekosten.de/lexikon/lexikon-mahlzeiten/

      2) Handelt es sich bei den Speisen und Getränke um Bewirtungen, dann müssen diese gesondert aufgezeichnet werden. Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen dürfen nur 70% der Kosten als Aufwand gebucht werden. Weitere Infos unter: https://www.reisekosten.de/lexikon/lexikon-bewirtungkosten/

      Für den Anwender sind die Gesetze und Regelungen unübersichtlich. Bei Ihren Arbeitnehmern handelt es sich zusätzlich um kurzfristige Beschäftigte, deren Gehalt pauschalversteuert werden kann.

      Sprechen Sie auf jeden Fall mit Ihrem Steuerberater wie diese Ausgaben korrekt zu buchen sind.

      Beste Grüße
      Cornelia Meier

  56. Hallo,
    ich bin für einige Zeit aus dem Filialbereich im Zentralbereich tätig und fahre auch andere Filialen ab. In den Tagen an denen ich direkt in der Zentrale bin soll mir nun die Verpflegungspauschale für das Mittagessen gestrichen werden, obwohl ich in der firmeneigenen Kantine auch Geld für die Mahlzeit bezahlen muss. Aussage hier vom Arbeitgeber: Das Essen ist ja vergünstigt.
    Ist das so korrekt? Wenn nein, kann ich fehlende Beträge am Jahresende über meine Einkommenssteuererklärung geltend machen?
    Vielen Dank vorab für die Antworten.

    • Hallo David,

      in der Literatur wird in Ihrem Fall von einer durch den Arbeitgeber veranlassten Mahlzeit gesprochen, welche die Verpflegungspauschale mindert.

      Allerdings mindert die Zahlung durch Sie diese Kürzung. Streng genommen könnten Sie also Ihrem Arbeitgeber gegenüber die Kosten für die Mahlzeit einreichen.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  57. Guten Tag,

    was mache ich als Arbeitgeber, sofern ich dem Mitarbeiter die tatsächlichen Verpflegungskosten erstatten möchte. Höhe 25 EUR (Mittagessen). Wie verhält es sich mit der Steuerpflicht und der Mahlzeitenkürzung? Vielen Dank für Ihre Bemühungen.

    Viele Grüße

    Markus Schmid

    • Hallo Herr Schmid,

      wenn man die Neuregelung des Reform weit ausdehnt, kann bei einer solchen Verpflegung von einer vom Arbeitgeber veranlassten Mahlzeit ausgegangen werden. In diesem Fall kann die Verpflegung steuerfrei gezahlt werden und der Mitarbeiter muss die entsprechende Kürzung seiner Verpflegungspauschale in Höhe von 40% vornehmen.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  58. Hallo,
    wie verhält sich folgender Fall: Ich besuche ein Tochterunternehmen in Deutschland und habe Anspruch auf die volle Tagespauschale. Zum Mittagessen werde ich in die Kantine eingeladen (Preis der Mahlzei für Mitarbeitert: 4,50 EUR). Muss ich auch hier 9,60 EUR kürzen oder nur 4,50 EUR, nämlich den Betrag den ich – wenn ich nicht eingeladen wäre – selbst hätte bezahlen müssen?
    Vielen Dank für Ihre Hilfe.

    • Hallo Martin,

      in Ihrem Fall kann von einer Bewirtung durch einen Dritten ausgegangen werden. Selbst wenn es sich hierbei um ein Tochterunternehmen handelt, spricht die Finanzverwaltung hiervon, dass solche Bewirtungen von Arbeitnehmern gesellschaftrechtlich verbundenen Unternehmen eine Bewirtung von fremden Arbeitnehmern ist, mit der Folge, dass die hierbei aufgewendeten Beträge nur zu 70 % als
      Betriebsausgaben anerkannt werden können. Diese Qualifizierung einer Bewirtung eines Mitarbeiters eines Konzernunternehmens A durch ein Konzernunternehmen B als eine Bewirtung eines fremden Geschäftsfreundes muss zur Folge haben, dass für den Bewirteten (Sie) die Bewirtung
      nicht als durch seinen Arbeitgeber erfolgt angesehen und daher für ihn nicht lohnsteuerpflichtig werden kann und nicht zur Kürzung einer Verpflegungspauschale führt.

      Auf Deutsch: Sie müssen nichts kürzen 🙂

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  59. Hallo Frau Meier, hallo Herr Yilmaz,

    wenn ich einen Kunden während der Dienstreise im Ausland (Tagespauschale 48 Euro) in eine Kantine zum Mittagessen einlade und insgesamt für zwei Personen z.B. 12 Euro bezahle, soll ich trotzdem 19,20 Euro von der Tagespauschale abziehen bzw. die Rechnung gar nicht einreichen? in diesem Fall habe ich für mich nur ca. 6 Euro ausgegeben.
    Vielen Dank für Ihre Hilfe

    • Hallo RO,

      wenn Sie die Bewirtungskosten also solche bei Ihrem Arbeitgeber einreichen würden, dann wäre tatsächlich eine Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen um 40% von 48€ vorzunehmen. In diesem Fall also die 19,20€.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  60. Hallo,

    kann ein AG die Anwendung der Übernachtungspauschale im In- und Ausland verwehren?
    Wenn er es gestattet, muß dann trotzdem eine Frühstückspauschale von 20% berücksichtigt werden?

    • Hallo Michaela,

      die Übernachtungspauschalen sind, wie jede andere Pauschale, freiwillige Leistungen des Arbeitgebers. In diesem Fall lautet die Antwort also: ja!.

      Wenn ein Übernachtungspauschale gewährt wird, muss keine Frühstückskürzung vorgenommen werden. Es sei denn, Sie reichen die Kosten für das Frühstück bei Ihrem Arbeitgeber ein.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  61. Hallo Frau Meier, hallo Herr Yilmaz,

    ich habe auch eine spezifische Frage. Ein Mitarbeiter flog für 3 Wochen von D in die USA. Landete um 16:00 Uhr in Houston. Er hat sein Hotel jeden tag um ca 06:00 Uhr verlassen und um 19:00 Uhr wieder erreicht. Er fuhr täglich von Houston (Hotel) zu einen ausserhalb der Stadt Houston gelegenen (eingemeindeten)Stadtteil. D.h. in die Houston Area (Arbeitsplatz)

    A: Bekommt er den Pauschsatz Houston oder USA (Rest)?
    B: Frühstück gab es konnte er aber wegen seiner Arbeitszeit nicht einnehmen? Welcher Satz wird hier bezahlt?

    Liebsten Dank für Ihre Hilfe!

    • Hallo Herr Kitscher,

      zu Ihren beiden Fragen:
      A: Wenn der Stadtteil zu Houston gehört, bekommt Ihr Mitarbeiter die Pauschale von Houston.
      B: Ist auf der Hotelrechnung explizit ausgewiesen, dass kein Frühstück stattgefunden hat, dann müssen Sie als Arbeitgeber auch nicht kürzen. Auch eine handschriftliche Ergänzung, dass kein Frühstück eingenommen wurde, ist laut den Entscheidungen der OFD Erfurt (Verfügung der OFD Erfurt vom 5.3.2001, DStR 2001 S. 621) und der OFD Frankfurt (Verfügung vom 20.03.2001 – S. 2003 138 A -5 -St II 30) möglich. Ansonsten müssen für das Frühstück 20% der vollen Tagespauschale (57 € für Houston) gekürzt werden.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  62. Hallo Frau Meier, hallo Herr Yilmaz.

    Zuerst einmal ein grosses Dankeschön für Ihre Hilfe. Ohne Sie wären wir alle aufgeschmissen. Vielen Dank für die ganzen hilfreichen Informationen.

    Ich habe einen weiteren Fall bei dem ich nicht klarkomme:

    Fall 1: Einmal im Monat haben unsere Vertriebler an verschiedenen Niederlassungen ein Meeting. Hierbei gehen sie Abends oder Mittags ausserhalb ins Restaurant essen oder lassen sich eine Pizza liefern, die dann über Reisekosten des Vorgesetzten bezahlt wird.
    Wenn die Mitarbeiter eine Pauschale erhalten haben, habe ich die 9,60 EUR jeweils gekürzt.

    Wie verhält es sich denn, wenn an diesen Meetings z.B. normale Mitarbeiter anderer Abteilungen teilnehmen, die keine Pauschale erhalten. Für diese Mitarbeiter ist dies ja keine Dienstreise, da sie an ihrem jeweiligen Arbeitsplatz sind. Muss das Essen für diese Mitarbeiter dann mit den 3,00 EUR Sachbezug über die Löhne und Gehälter versteuert werden?

    Fall 2 : Bei einer internen Schulung im Gebäude wird Pizza bestellt. Ein Mitarbeiter musste hierfür aus einem anderen Niederlassungsort anreisen, alle anderen Mitarbeiter haben an dem Schulungsort ihren Dienstsitz. Bei dem Mitarbeiter der anreist, würde ich die 9,60 EUR abziehen. Müssen bei den anderen Mitarbeitern die 3,00 EUR versteuert werden, obwohl dies keine Dienstreise für die Mitarbeiter darstellt?

    Wie ist generell die Handhabung mit der Versteuerung über Löhne und Gehälter? Wird dies nur gemacht wenn es sich um eine Dienstreise handelt?

    Ich bin verwirrt.
    Vielen Dank für Ihre Hilfe

    • Hallo A.F.,

      in beiden Fällen haben die Mitarbeiter auf Kosten der Firma gegessen, deshalb würde ich auch in beiden
      Fällen, unabhängig davon, ob eine Auswärtstätigkeit vorliegt oder nicht, den Sachbezug ansetzen.

      Alternativ kann der Arbeitgeber den Wert der Mahlzeit auch mit 25% pauschal versteuern.

      Für eine rechtsverbindliche Auskunft fragen Sie bitte Ihren Steuerberater oder Ihr Finanzamt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  63. Hallo Frau Meier, hallo Herr Yilmaz,
    ich habe Probleme, was die Abrechnung von ‘Snacks als Bewirtung’ angeht:
    Unser Mitarbeiter trat zu einer mehrtägigen Dienstreise in die USA an. Er wurde von unserem Kunden vom Flughafen abgeholt und lud den Kunden auf einen Snack für ca. 8,– USD ein.
    Was muss ich hier kürzen?
    Für einen Snack 40% des Höchstsatzes zu kürzen, wäre ja wohl ganz schön heftig, nicht?
    Eine andere Mitarbeiterin lud auf ihrer Dienstreise eine Kundin auf einen Kaffee ein. Der Rechnungsbetrag war also noch geringer…
    Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe 🙂

    • Hallo Mirander,
      bei Bewirtungen muss zwischen einer Mahlzeit (diese muss gekürzt werden) und einer Aufmerksamkeit (diese muss nicht gekürzt werden) unterschieden werden.
      Bei einer Mahlzeit steht die Abgabe von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund.
      Bei einer Aufmerksamkeit handelt es sich um eine zusätzliche Höflichkeit zu einer Besprechung, etc., wie zum Beispiel Kaffee&Gebäck oder belegte Brötchen zum Gespräch. Die Höhe des Betrages spielt dabei keine Rolle.

      In Ihren beiden Fällen würde ich von einer Mahlzeit sprechen, da weder der Snack noch der Kaffee eine Begleiterscheinung waren, sondern die Abgabe des Snacks und des Kaffees im Vordergrund standen. Ich würde in beiden Fällen die Kürzung vornehmen.

      Die Beurteilung richtet sich allerdings gerade bei solchen Beispielen eher nach dem Einzelfall. Zur Sicherheit sollten Sie Ihren Steuerberater oder das Finanzamt fragen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  64. Hallo Herr Yilmaz, hallo Frau Meier,
    darf meine Firma festlegen, dass ich die Verpflegungspauschale auch dann zu kürzen habe, wenn eine Bewirtung durch einen Dritten stattfindet (i.e. nicht auf Veranlassung meiner Firma)?
    Danke, Ulla

    • Hallo Ulla,

      wenn ein Arbeitnehmer von einem Dritten (der nicht mit dem Arbeitgeber verbunden ist) eingeladen wird,
      muss die Verpflegungspauschale gesetzlich nicht gekürzt werden.

      Wenn Ihr Arbeitgeber diese Art der Kürzung allerdings in den Reiserichtlinien vorschreibt,
      dann müssen Sie die Kürzung vornehmen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  65. Und wie ist es, wenn ich einen Geschäftspartner zum Essen einlade – Muss ich dann meine Paischale kürzen? – Die Ausgaben für das Geschäftsessen werden ja erstattet.

    • Hallo Hoppla1234,

      wenn die Bewirtung innerhalb einer Reise vorgenommen, auf der Sie eine Verpflegungspauschale erhalten, muss auch in diesem Fall eine Kürzung vorgenommen werden.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  66. Super, vielen Dank.
    Heißt ich habe die Wahl: Frühstücksbetrag kürzen oder 20%.

    Wie verhält sich das mit der Pauschale, wenn es ein Geschäftsessen gibt. Ist die Pauschale dann auch zu kürzen?

  67. Ich benötige bitte Unterstützung bei Erstellung folgender RK-Abrechnung:

    Ein Kollege ist für eine Woche aus dem Vereinigten arabischen emiraten nach deutschland gekommen.
    Wir setzen die Verpflegungspauschale Deutschland/UAE an.
    Nun meine Herausforderung: Frühstück ist auf der Hotelrechnung ausgewiesen und er wurde die ganze Woche mittags und abends verköstigt.
    1. Frage: Würde für mich heißen, er bekommt gar keine Verpflegungspauschale – ist das richtig?

    2. Frage: Wenn er einen Tag hat, an dem er nur Frühstück bezogen hat, ziehe ich dann das Früshtück von der Pauschale ab oder kann ich 20% abziehen?

    • Hallo hoppla1234,

      zu 1.: Richtig, die Verpflegungspauschale muss um 20% für Frühstück und jeweils 40% für Mittag- und Abendessen gekürzt werden. Insofern bleibt von der Verpflegungspauschale nichts mehr übrig.

      Zu 2.: Sie können mit der Kürzung von 20% arbeiten.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  68. Hallo,
    ich habe eine Frage zur Eintragung des Großbuchstaben M auf der Lohnsteuerbescheinigung. wird diese Eintragung vom Arbeitgeber veranlasst und wird dann am Ende des Jahres eine Auflistung der gezahlten Verpflegungsmehraufwände pro Mitarbeiter an das Finanzamt gegeben oder gibt man diese Liste an den AN? Für ein paar praktische Tipps bin ich sehr dankbar.

    • Hallo Sabine,

      die Eintragung erfolgt durch den Arbeitgeber auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung des Mitarbeiters. Eine Auflistung, wie oft, wann eine Mahlzeit eingenommen wurde oder relevant war, ist nicht notwendig. Sie müssen lediglich, falls die Voraussetzungen gegeben sind, das M ausweisen.

      Daneben kann es notwendig sein, unter der Zeile 20 die steuerfreien Verpflegungszuschüsse betragsmäßig auszuweisen, die der Mitarbeiter innerhalb des Kalenderjahres erhalten hat. Anders als im letzten Jahr müssen die Mahlzeitenkürzungen in der Summe berücksichtigt werden.

      Bsp.: Der Mitarbeiter hat über das gesamte Jahr eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12,00€ erhalten. Auf dieser Dienstreise musste er ein Mittagessen mit 9,60€ abziehen. Auszuweisen ist auf der elektr. Lohnsteuerkarte nun der Betrag von 12,00€ – 9,60€ = 2,40€.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  69. Hallo,
    ich habe eine Frage zu den Bewirtungen ab 60Euro pro Kopf. Fällt eine Bewirtung mit einem Kunden auch unter Belohnungsessen, wenn es pro Kopf mehr als 60Euro beträgt?

    • Hallo Christiane,

      die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung ist auch bei einem Preis von mehr als 60€ pro Teilnehmer steuerfrei.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  70. Hallo,

    ein Mitarbeiter war auf 3-tägiger Auswärtstätigkeit in Berlin unterwegs. Dem Mitarbeiter wurde Frühstück und Mittagessen vom Arbeitgeber gestellt.

    Abendessen wurde nicht gestellt. Der Mitarbeiter ging Abends dafür Essen für 25 EUR.
    Und hat dies in den Reisekosten abgerechnet.

    Ist dies korrekt so? Hat der Mitarbeiter nicht nur 9,60 EUR Anspruch für das Abendessen, wenn dies nicht vom Unternehmen verlasst wurde.

    Was ist hier richtig?

    • Hallo Denise,

      im Grunde genommen ist es unüblich, solche Mahlzeiten, die der Mitarbeiter nur für sich eingenommen hat, abzurechnen, wenn ihm seitens Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale gezahlt wird. In den meisten Fällen ist dies z.B. durch eine Reiserichtlinie geregelt. In diesem Fall müssen Sie also die Mahlzeit nicht erstatten, der Mitarbeiter hat insofern keinen Anspruch auf Erstattung.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  71. Hallo Herr Yilmaz, hallo Frau Maier.

    Ich habe noch eine Frage zu einem Fall:

    Unsere Mitarbeiter sind für drei Tage aus verschiedenen Niederlassungen an unseren Hauptstandort angereist. An den Tagen gab es verschiedene Meetings mit Verpflegungen und am letzten Abend eine Betriebsveranstaltung, an dem auch alle anderen Abteilungen teilgenommen haben.

    Normalerweise würde man bei der Betriebsveranstaltung keinen Abzug vornehmen. Da die Mitarbeiter aber alle eine Verpflegungspauschale erhalten haben, müssen dann dennoch die 9,60 EUR für das gewährte Abendessen abgezogen werden, auch wenn es sich 1. nur um Fingerfood handelt und 2. es sich um eine Betriebsveranstaltung handelt.

    Ich würde ich über ein Feedback freuen. Die Mitarbeiter sind natürlich wenig begeistert, über die Kürzung, aber ich sehe es nicht als reine Betriebsveranstaltung an, sondern als eine Auswärtstätigkeit verbunden mit einer Betriebsveranstaltung.

    Vielen Dank

    • Hallo A.F.,

      eigentlich stellen Mahlzeiten anlässlich von Betriebsveranstaltungen und Mahlzeiten, die wirklich überwiegend im betrieblichen Interesse liegen für die Mitarbeiter keinen geldwerten Vorteil dar.

      Sobald die Mitarbeiter, wie in Ihrem Fall, allerdings eine Verpflegungspauschale erhalten,
      müssen sie die Kürzung auch für ein Arbeitsessen/Betriebsveranstaltung vornehmen. Bei Fingerfood kommt es meiner Meinung nach auf den Betrag an. Wenn die Ausgaben für Fingerfood so hoch sind, wie die Ausgaben für eine übliche Mahlzeit, dann stellt Fingerfood auch eine Mahlzeit dar.

      Ja, da freuen sich die Mitarbeiter nicht 🙁

      Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, fragen Sie Ihr Finanzamt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  72. Guten Tag,
    wie ist der Sachverhalt wenn das Hotel das Frühstück kostenlos anbietet, sprich eine Bestätigung an den MA vorliegt dass in den Hotelkosten das Frühstück nicht enthalten ist da es ein kostenloser Service des Hotels ist ?
    Somit hat doch der Arbeitgeber das Frühstück nicht bezahlt und müsste doch somit nicht abgezogen werden. Oder ?

    • Guten Tag Herr Glas,

      vor der Reform des Reisekostenrechts musste auch bei “geschenktem Frühstück” der Sachbezug angewandt werden.
      Insofern würde ich in Ihrem Fall auch bei einem geschenkten Frühstück die Kürzung von der Tagespauschale vornehmen.
      Der Arbeitgeber erstattet dem Mitarbeiter die volle Tagespauschale und der Mitarbeiter erhält zusätzlich ein Frühstück. Damit hat er einen zweifach Vorteil 🙂

      Ohne Gewähr, am besten fragen Sie noch Ihren Steuerberater.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  73. Hallo Herr Yilmaz,

    gilt die 40 % Kürzung fürs Mittag und Abendessen, sowie die 20 % Kürzung für Frühstück genau nach der gleichen Regelung wie im inland? D.h. gilt auch hier die Kürzung von den 24 Stunden der Auslandspauschale oder werden immer die 9,60 EUR abgezogen, egal in welchem Land?

    Ich habe den Fall, dass meine Mitarbeiter für einen Tag beruflich im Ausland (Paris) waren.
    Für den Tag erhalten Sie 39 EUR. Da sie ein Mittagessen hatten habe ich den Abzug vorgenommen und die 40 % nicht von den 24 EUR des Inlandssatzes berechnet, sondern von der Paris Pauschale, diese wäre dann 58 EUR für 24 Stunden Abwesenheitsdauer, davon die 40 % ergeben bei mir 23,20 EUR Kürzung. Ist die Berechnung hier richtig erfolgt? Der Betrag scheint mir sehr hoch zu sein im Verhältnis zu den inländischen Verhältnissen.

    Vielen Dank

    • Hallo A.F.,

      die Kürzung wird immer von der 24h Pauschalen des Landes vorgenommen, welcher der Mitarbeiter für diesen Tag erhält. Erhält er also die Pauschalen von Frankreich (Paris), dann muss auch von dieser Pauschalen die Kürzung errechnet werden. Und wie Sie schreiben, immer ausgehend von dem 24h Satz, obwohl dem Mitarbeiter dieser Satz u.U. gar nicht zusteht, da er keine 24h an diesem Tag unterwegs war.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  74. Hallo,
    für ein Meeting der Aussendienstmitarbeiter stellt der Arbeitgeber am ersten Tag belegte Brötchen, am zweiten Tag Nudelsalat und Frikadellen. Meine Frage: welche Pauschale wir abgezogen?
    Eine weitere Frage: ich kann Mittags nicht essen, muss ich trotzdem eine Pauschale bezahlen?

    Danke für Ihre Antworten.

    Viele Grüße
    Konrad

    • Hallo Konrad,

      bei einer Mahlzeit steht die Abgabe der Speisen und Getränke im Vordergrund.
      Bei Ihrem Meeting würde ich eher von einer Aufmerksamkeit ausgehen, da die Mahlzeit eben nicht im Vordergrund steht, sondern eher als Aufmerksamkeit/Snack im Rahmen des Meetings zu sehen ist.
      In diesem Fall müssen Sie weder kürzen noch den Sachbezug ziehen.

      Zu Ihrer zweiten Frage:
      Wenn eine Mahlzeit vorliegt und Sie essen nichts, dann war es bisher trotzdem so, dass die Kürzung bzw. der Sachbezug angesetzt werden musste.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      PS: Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie Ihren Steuerberater fragen.

  75. Hallo Herr Yilmaz,

    Kompliment für Ihren klasse BLOG!
    Eine Frage habe ich aber doch. Angenommen den Fall, dass unser Kunde die Übernachtungen inkl. Frühstück für unseren Monteur zahlt? Müssen dann auch 20% wegen des Frühstück abgezogen werden?
    Ich denke nicht, weil unser Monteur ja keinen Nachweis für die Übernachtung bekommt. Ist das richtig?

    Mit freundlichen Grüßen

    • Hallo Marco,

      vielen Dank für das Kompliment 🙂

      In diesem Fall muss in meinen Augen keine Kürzung erfolgen, solange die Hotelübernachtung mit Frühstück nicht von Ihnen als Arbeitgeber bezahlt wird. Auch wenn Ihr Monteur durch den Kunden zu einem Mittagessen eingeladen wird und diese Bewirtung nicht Ihnen in Rechnung stellt, muss keine Kürzung erfolgen.

      Erst wenn Sie als Arbeitnehmer neben der Verpflegungspauschale auch die Kosten für eine Mahlzeiten (Frühstück im Hotel, etc.) übernehmen, kommt es zu der besagten Kürzung.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  76. Hallo Herr Yilmaz,
    vielen Dank für die prompte Hilfe!!! Ich bin sehr positiv überrascht über diesen Blog!
    Ich hätte noch eine aktuelle Frage:
    Mein Chef sitzt aufgrund des Lufthansa-Streiks wahrscheinlich mehrere Tage im Ausland fest. Wenn er mir nun Hotel- bzw. Restaurant-Rechnungen für diese Tage gibt, wie rechne ich dies ab?
    Freundliche Grüße
    Stefanie König

    • Hallo Frau König,

      es freut mich, dass Ihnen unser Blog gefällt 🙂

      In diesem Fall würde ich das ganz normal abrechnen. Es liegen Gründe vor, die der Mitarbeiter nicht zu verantworten hat und die dazu führen, dass ein Mehraufwand entsteht. Er befindet sich schlussendlich regulär immer noch auf Dienstreise.

      Ich konnte dazu jedoch kein Gerichtsurteil auf die Schnelle finden, so dass meine Angaben, wie immer, ohne Gewähr sind 🙂

      Viele Grüße,
      Hasan Yilmaz

  77. Hallo! Beim Lesen des Blogs bin ich unsicher geworden, ob ich die letzten Jahre richtig abgerechnet habe: Bei Bewirtungen habe ich grundsätzlich die Verpflegungspauschale gewährt. Das Frühstück im Hotel wird von der Fa. grundsätzlich nicht bezahlt, dafür habe ich bei der Hotelrechnung keine Kürzung vorgenommen. War das richtig? Danke.

    • Hallo Frau König,

      ja, das war alles richtig 🙂 Seit 2014 müssen Sie bei Bewirtungen die Verpflegungspauschale kürzen. Wenn Sie das Frühstück im Jahr 2014 auch weiterhin nicht bezahlen, muss die Verpflegungspauschale auch weiterhin nicht gekürzt werden.

      Viele Grüße,
      Hasan Yilmaz

  78. BMF-Schreiben v. 30.09.2013, Seite 37, Zeile 77
    Kürzung der VP auch bei geschäftlicher Veranlassung..

    puh

    • Richtig. Wenn Verpflegungspauschale, dann auch Kürzung. Ob Sachbezug ja/nein hängt meines Wissens davon ab, ob die Mahlzeit im überwiegend betrieblichen Interesse eingenommen/veranlasst wurde.

  79. Ich möchte mein letzten Kommentar widerrufen. Sie haben doch recht, hatte mich vertan…

  80. Lt. BMF-Schreiben entsteht kein geldwerter Vorteil bei einer geschäftlich veranlassten Bewirtung. Lt. Haufe auch nicht. Ich denke die Info oben ist nicht richtig.

    • Hallo Meghan,

      vielen Dank für den Hinweis. Sie haben Recht! Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung waren wir noch anderer Meinung.

      Ich ändere den Text oben ab.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  81. Hallo!

    Wenn ein Arbeitnehmer auf einer mehrtägigen Auslandsreise kein Frühstück einnimmt, dies aber in der Hotelrechnung nicht eindeutig zu erkennen ist, muss ich ihm dann trotzdem die 20%-Kürzung bei der Pauschale abziehen?
    Vielen Dank
    MfG

    • Hallo Ralf,

      nach meinem Kenntnisstand muss die Kürzung vorgenommen werden, so lange auf der Rechnung nicht explizit vermerkt ist, dass kein Frühstück enthalten war.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  82. Meine Frage ist folgende:

    Ich habe einen Arbeitnehmer. Dieser hat seine erste Tätigkeitsstätte nicht in Bamberg.

    Er lädt während seines Aufenthaltes in Bamberg alle anderen Arbeitnehmer der Firma zu einem Arbeitsessen ein (sog. Teammeeting). Pro Kopf beträgt der Wert des Essen weniger als 60 €.

    1.Ist es richtig, dass der einladende AN seine Verpflegungspauschale um 9,60 € kürzen muss?

    2. Was passiert bei den eingeladenen AN? Einige davon haben ihre erste Tätigkeitsstätte in Bamberg. Einige andere davon haben ihre erste Tätigkeitsstätte nicht in Bamberg. Müssen hier auch Kürzungen bzw. Ansetzungen von Sachbezugswerten erfolgen?

  83. Hallo Herr Yilmaz,

    ich hätte da noch eine Frage:

    Wenn auf der Bewirtungsrechnung mit externen Kunden nur Getränke aufgeführt werden und keine Speisen und es sich somit nur um eine Getränkebewirtung handelt, müssen dann trotzdem die 9,60 EUR von der Verpflegungspauschale abgezogen werden?

    Vielen Dank

    • Hallo A.F.,

      die Oberfinanzdirektion Düsseldorf liegt mit der Verfügung vom 4.5.1995 eine geschäftlich veranlasste Bewirtung sowohl bei der Abgabe von Speisen aber auch nur von der Abgabe von Getränken vor, wenn die Darreichung in diesem Fall von Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Ein geschäftlicher
      Anlass besteht insbesondere bei der Bewirtung von Personen, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen.

      Alles in allem würde ich die Kürzung in Ihrem Fall vornehmen.

      Viele Grüße,
      Hasan Yilmaz

  84. Hallo Herr Yilmaz,
    wenn der MA Anspruch auf eine Pauschale hat, sie aber nicht in Anspruch nimmt und eine Bewirtung mit Kunden durchführt. Muss dann auch der Sachbezug versteuert werden?
    Vielen Dank

    • Hallo MP,

      in diesem Fall würde ich trotzdem die Kürzung ansetzen. Zwar wird nichts gekürzt, da der Mitarbeiter keine Pauschale in Anspruch nimmt. Allerdings resultiert diese Kürzung den steuerfreien Verpflegungszuschuss, den Sie ausweisen müssen.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  85. Hallo Herr Yilmaz,

    vielen Dank für Ihre hilfreiche Antwort.Ich habe noch einen weiteren Fall, bei dem ich mir unsicher bin.

    Wie verhält es sich, wenn z.B. der Abteilungsleiter sein Team zum Essen einlädt?

    1. Der Abteilungsleiter hat dienstlich in einer anderen Niederlassung gearbeitet und erhält hierfür keine Verpflegungspauschale.

    2. Der Abteilungsleiter lädt sein Team bzw. andere Abteilungsleiter zum Essen am selben Niederlassungsort ein. Auch hier gibt es keine Pauschale

    Werden in diesen beiden Fällen die Kürzungen über Löhne/Gehälter erfolgen oder gilt hier die Form des Belohnungsessens?

    Vielen lieben Dank

    • Hallo A.F.,
      wenn kein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale besteht, dann den Sachbezug in Höhe von 3,- Euro (Mittag-/Abendessen) innerhalb Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung versteuern und Großbuchstabe M auf der Lohnsteuerbescheinigung ausweisen.

      Alternative: Pauschalversteuerung mit 25%.

      Ein Belohnungsessen liegt nur vor, wenn die Mahlzeit pro Person über 60 € liegt. Dann muss der Betrag der Mahlzeit innerhalb Lohn und Gehalt versteuert werden.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  86. Hallo Herr Yilmaz,

    vielen Dank für Ihre schnelle und hilfreiche Antwort. Eine kurze Frage hätte ich da dennoch. Müssen die 9,60 EUR auch dann abgezogen werden, wenn der Mitarbeiter statt einem Mittagessen, sich nur ein Brötchen und ein Getränk holt und dieses als Arbeitsessen bzw. Selbstbewirtung einreicht? Oder gilt das nur für ein Mittagessen und keinen Snack?

    Vielen Dank

    • Hallo A.F.,

      im Grunde genommen muss zwischen Mahlzeit (muss gekürzt werden) und Aufmerksamkeit (muss nicht gekürzt werden) unterschieden werden. Bei einer Mahlzeit steht die Abgabe von Speisen und Getränken eindeutig im Vordergrund, wohingegen eine Aufmerksamkeit eher eine Nebenerscheinung (Höflichkeit, Kaffee/Gebäck, belegte Brötchen zum Gespräch) darstellt. In Ihrem Fall würde ich jedoch behaupten, dass es sich um eine klassische Mahlzeit handelt, da hier die Abgabe von Speisen/Getränken im Vordergrund steht und es keine Begleiterscheinung ist.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  87. Hallo Frau Meier,

    ich habe auch eine Frage zu folgendem Fall:

    Unser Mitarbeiter war auf einer Dienstreise bei einem Kundentermin über 8 STD und erhält die Pauschale von 12 EUR.
    Auf der Reise bewirtet er sich und einen Kollegen in einem Restaurant und reicht die Quittung quasi selbst ein. Müssen die 9,60 EUR dann von der Pauschale abgezogen werden bei diesem Arbeitsessen?

    Abwandlung Fall: Der Mitarbeiter ist auf einem Termin, der unter 8 STD liegt, d.h er bekommt keine Verpflegungspauschale.
    Auch hier bewirtet er sich selbst und reicht eine Quittung eines Restaurants ein.
    Muss hier dann der Sachbezugswert von 3,00 EUR über die Lohn und Gehaltsabrechnung versteuert werden?

    Vielen lieben Dank für Ihre Hilfe

    Viele Grüße

    • Hallo,

      im ersten Fall ist für den Mitarbeiter, der die Bewirtungskosten trägt und auf Geschäftsreise ist, die Kürzung von 9.60€ vorzunehmen.

      Abwandlung: In diesem Fall muss der Mitarbeiter die 3.00€ voll versteuern. Alternativ kann auch die Pauschalierung mit 25% vorgenommen werden, wenn die Mahlzeit unter 60.00€ liegt.

      Viele Grüße

      Hasan Yilmaz

  88. Gelten diese neuen Regelungen nur bei Auswärtstätigkeiten oder generell auch wenn ich z. B. Mittag mit einem Lohnsteuerprüfer zum essen gehe. Ich habe keine VPI keine AWT. Müsste ich somit den Sachbezug von 3€ versteuern??
    Aber wenn der Betrag von 44€ im Monat nicht überschritten wird muss ich die Sachbezüge gar nicht versteuern. Und den Buchstaben “M” in der Lohnsteuerbescheinigung eintragen.
    Vielen dank

    • Hallo Frau Brunke,

      wenn ich mit einem Lohnsteuerprüfer essen gehen würde, dann wäre er der erste, den ich fragen würde 🙂

      In meinen Augen liegt hier eine Bewirtung im überwiegend betrieblichen Interesse vor. Insofern wäre diese Bewirtung für Sie steuerfrei.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  89. Hallo,

    wir haben den Fall, dass mehrere MA eine Bewirtung (Abendessen) im Ausland bei einer Dienstreise hatten, die vom AG bezahlt wird und die pro Person weniger als die 40 % des Verpflegungsmehraufwandes des Landes gekostet hat. Muss bei der Reisekostenabrechnung nun der geringere Betrag abgezogen werden oder die 40 % Pauschale?
    LG
    Isabell

    • Hallo Isabell,

      wenn die Bewirtung geschäftlich veranlasst war,
      auf einer Dienstreise/Auswärtstätigkeit statt fand,
      die Dienstreise länger als 8 Stunden gedauert hat und
      die Mitarbeiter eine Bewirtung mit überwiegend betrieblichem Interesse erhalten haben,
      muss die Verpflegungspauschale jeweils um 40% gekürzt werden.

      Ich hoffe, ich konnte weiterhelfen.

      Wie immer sind die Angaben ohne Gewähr.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  90. Ok danke, das hilft mir schon sehr weiter!
    Stimmt dann auch folgendes Beispiel:
    Der Arbeitnehmer zahlt auf seiner Geschäftsreise die Hotelrechnung zuerst aus eigener Tasche. Auf der Rechnung sind die Übernachtung und das Frühstück (bspw. 7,00€) getrennt ausgewiesen. Der AN erhält vom AG die volle Verpflegungspauschale, von der Hotelrechnung aber nur die Übernachtung bezahlt. Somit muss der AN 7,00€ selbst übernehmen.
    Würde jetzt aber der AG die Rechnung bereits im Voraus bezahlen, müsste der AN nur 4,80€ abführen. Ist das so korrekt ???

    Danke für Ihre Hilfe – diese Umstellung ist an manchen Ecken doch etwas verwirrend 🙂
    Carina

    • Hallo Carina,

      ja, die Reform verwirrt wahrscheinlich nicht nur Sie 😉
      Ihr Beispiel ist richtig. Wenn der AG nur die Übernachtung und die Verpflegungspauschale zahlt, muss der AN das Frühstück (7 €) selbst bezahlen.
      Dafür muss dann keine Kürzung der Tagespauschale vorgenommen werden.
      Wenn der AG die komplette Rechnung inkl. Frühstück bezahlt, dann müssen 4,80 € von der Tagespauschale, die dem AN zu steht, gekürzt werden.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  91. Hallo,
    was ich leider immer noch nicht genau verstanden habe ist folgendes Beispiel:
    Der Arbeitgeber bezahlt die Hotelrechnung INKL. dem getrennt ausgewiesenen Frühstück über 3,00€
    Muss ich die Verpflegungspauschale jetzt um 3,00€ kürzen oder trotzdem um die 20%=4,80€ ???
    Danke für Ihre Hilfe!
    Viele Grüße
    Carina

    • Hallo Carina,

      wenn der Arbeitgeber die Hotelrechnung inkl. Frühstück bezahlt, müssen in Deutschland 4,80 € von der Verpflegungspauschale gekürzt werden.
      Die Kürzung beträgt immer 20% der vollen Tagespauschale, egal wie teuer das Frühstück ist.

      Ich hoffe die Antwort klärt Ihre Frage.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  92. Hallo,
    ist bei Mahlzeiten während eines Langstreckenfluges auch eine Kürzung der Verpflegungspauschalen vorzunehmen?
    Danke und Gruß
    Beate

    • Hallo Beate,

      eine gute Frage. Im letztem Jahr waren solche Mahlzeiten nicht anzusetzen. Das BMF Schreiben vom 30.09.2013 sieht nun aber vor, dass bei Gestellung einer Mahlzeit während einer Auswärtstätigkeit dann eine Kürzung vorzunehmen ist, wenn für den Tag dem Mitarbeiter eine Pauschale zusteht.

      Bekommen Sie also für den Tag, an welchem Sie sich im Flugzeug befinden, eine Verpflegungspauschale und eine Mahlzeit im Flugzeit, dann würde ich sagen,: Ja, die Kürzung ist vorzunehmen.

      Grüße
      Hasan Yilmaz

  93. Hallo,
    wie verhält es sich, wenn der auf der ÜN-Rechnung ausgewiesene Frühstücksbetrag niedriger ist als die 20%ige Kürzung des Tageshöchstsatzes.
    Kann ich dann den Frühstücksbetrag von der Rechnung abziehen/nicht auszahlen, oder muss ich die 20 % abziehen?
    Vielen Dank und liebe Grüße

    • Hallo,

      wenn auf der Hotelrechnung der Frühstücksbetrag extra ausgewiesen ist, können Sie das Frühstück von der Hotelrechnung abziehen, also dem Mitarbeiter nicht erstatten und müssen dann auch die Kürzung der Verpflegungspauschale nicht vornehmen. Der Mitarbeiter muss das Frühstück dann selbst bezahlen.

      Die Angabe ist wie immer ohne Gewähr.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  94. Hallo!
    Ich bekomme bei Dienstreisen > 14 Stunden von meinem Arbeitsgeber 21€ Euro Auslösung (12€ steuerfrei, 9€ werden pauschal versteuert). Was passiert jetzt, wenn ich ein Mittag- und Abendessen kostenlos erhalte? 9€ pauschal versteuert oder nur 1,80€ (21€ minus 19,20€)
    Liebe Grüße
    Günther

    • Hallo Günther,

      vielen Dank für Ihre Frage, die ich Ihnen bisher aber leider nicht korrekt beantworten kann.
      Beide Möglichkeiten stehen im Raum. Sobald ich die korrekte Anwendung für Ihren Fall habe, melde ich mich bei Ihnen.

      Ich empfehle Ihnen auf jeden Fall bei Ihrem zuständigen Finanzamt oder Ihrem Steuerberater nachzufragen.

      Entschuldigung
      Cornelia Meier

  95. Hallo,
    ich habe gerade mit erschrecken die neue Reisekostenabrechnung gesehen für 2014 bei uns in der Firma:
    Folgendes Szenario:
    Ich bin auf Montage ausserhalb Deutschlands. Die Firma bucht und bezahlt die Rechnungen für Hotel und Essen. Bislang war es so: 24€ – Frühstück 1,60€ und – Abendessen 2,93€, den restlichen Betrag (19,53€) habe ich Steuerfrei überwiesen bekommen. Wie gesagt Firma zahlte alles.

    Jetzt in 2014 würde ich bei den Abzügen (20 und 40%) nur noch knappe 10€ bekommen? Ist das richtig? Oder kann ich den Sachbezug in Höhe von 1,63 Euro (Frühstück) bzw. 3,- Euro (Mittag-/Abendessen) dort abziehen statt die Prozente? Bzw wann kann ich den Pauschaltbetrag 1,63€ und 3€ denn abziehen statt den Prozenten?

    Im endeffekt sind wir Arbeitnehmen doch jetzt die die weniger haben?

    Grüße,
    Micheal S.

    • Hallo Michael S.,

      Sie haben es richtig zusammengefasst. Ab 2014 müssen Sie mit den prozentualen Kürzungen arbeiten. Den Sachbezug können Sie nur dann ansetzen, wenn Sie für die Reise keinen Anspruch auf Verpflegungspauschalen erhalten. Dies ist nur bei Reisen unter 8 Stunden der Fall.

      Im endeffekt sind wir Arbeitnehmen doch jetzt die die weniger haben?

      So sieht’s aus. In diesem Sinn: Frohe Weihnachten und einen gesunden Start ins neue Jahr 🙂

  96. Hallo,

    habe eine Frage zum Thema Übernachtung/Frühstück: Was muss der MA tun, wenn unser Kunde die Übernachtung und das Frühstück bezahlt, wir also keine Rechnung bekommen. Muss dann dennoch die Kürzung vorgenommen werden?
    Die Übernachtung erfolgt im Rahmen eines Beratungsprojektes für diesen Kunden. Die Kunden haben aber meist Vereinbarungen mit den Hotels, so dass diese die Rechnung direkt übernehmen.
    Man könnte nun argumentieren, dass keine Kürzunng vorgenommen werden muss, da dem AG kein Rechnung vorliegt. Auf der anderen Seite ist die Übernachtung vom AG veranlasst aufgrund des Projektes.
    Auch das BMF-Schreiben gibt hier keine Antwort.

    Vielen lieben Dank
    M. Seybold

    • Hallo Frau Seybold,

      leider kann ich Ihnen Ihre Frage auch nicht beantworten.
      Sie schreiben selbst, das Beratungsprojekt ist vom Arbeitgeber veranlasst, somit auch die Übernachtung, dann müsste eine Frühstückskürzung vorgenommen werden.
      Auf der anderen Seite liegt dem Arbeitgeber die Rechnung nicht vor und sie wird auch nicht vom Arbeitgeber bezahlt. Daraus würde folgen, dass Sie nicht kürzen müssen.

      Vielleicht kann Ihnen hier Ihr zuständiges Finanzamt oder Ihr Steuerberater weiterhelfen.

      Entschuldigung und viele Grüße
      Cornelia Meier

  97. Achso….

    Ist es richtig, dass es nun auch egal ist, ob eine Frühstück auf der Hotelrechnung ausgwiesen ist oder nicht?

    Es müssen doch in jedem Fall (weil Übernachtung = Anspruch auf Pauschale) 4,80 € abgezogen werden (20% von 24,00 €) ?

    Vielen Dank…..:-)

    • Hallo Matthias,

      vielen Dank für das Kompliment 🙂 und gleich zu Ihren Fragen:

      1.) Der Betrag/Kürzung muss ein Nettoabzug sein.
      2.) Richtig, die Kürzung darf maximal in Höhe der Verpflegungspauschale abgezogen werden.
      und zu Ihrer dritten Frage:
      In Deutschland geht man bei einer Übernachtung auch von einem Frühstück aus, das geht auch aus den unterschiedlichen Steuersätzen
      (7% für die Übernachtung, 19% für das Frühstück) hervor. Ansonsten müsste auf der Rechnung explizit “Übernachtung ohne Frühstück” stehen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      PS: Die Angaben sind ohne Gewähr. Evt. erkundigen Sie sich noch einmal bei Ihren Steuerberater/Finanzamt.

  98. Hallo Frau Meier,

    erst mal ein Kompliment:
    Der Blog ist wirklich sehr gut. „KISS-Regel: Keep it short and simple“ perfekt umgesetzt. 
    Habe aber trotzdem noch zwei Fragen:

    1) Situation:
    Auswärtstätigkeit unter 8 Stunden, also kein Anspruch auf Verpflegungspauschale. Hat aber ein Mittagessen bekommen.

    In diesem Fall ist der Sachbezugswert anzusetzen (3,00 €).
    Diesen kann ich durch „Zahlung“ des MA „neutralisieren“.

    Frage:
    Muss ich zwingend einen Nettoabzug vornehmen oder kann ich den Betrag (3,00 €) auch von sonstigen steuerfrei erstattungsfähigen Reisekosten (z.B. Kilometergeld) abziehen?

    2) Situation:
    Auswärtstätigkeit über 8 Stunden, also Anspruch auf 12,00 € Verpflegungsmehraufwand. Der MA hat ein Mittag- und Abendessen bekommen.
    Minderung der Verpflegungspauschale um 19,20 € (80% von 24,00 €)  Tatsächliche Minderung um 12,00 €, da die Kürzung max. die Höhe der Verpflegungspauschale betragen darf.

    Frage:
    Es wird nur die Verpflegungspauschale gegengerechnet.
    Hat der MA noch Kilometergeld oder Fahrkarten etc. erstattet bekommen, wird von diesen zusätzlichen Erstattung nichts weiter abgezogen (z.B. die im Beispiel überbleibenden 7,20 €; 19,20 € – 12,00 €)?

    Freue mich auf Ihre Antwort und auf den nächsten Teil dieser Reihe…

    Gruß

    Matthias

  99. Hallo Frau Meier,

    was passiert nun, wenn es sich um ein “Belohnungsessen” (>60 € pro Person) handelt? Kann man hier trotzdem die Kürzung von 40% vornehmen oder muss der volle Betrag innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung versteuert werden (sagen wir 61 € pro Person)? Wenn ja dann um 25%?

    Grüße

    Nadine

    • Hallo Nadine,

      wenn ein Mitarbeiter ein Belohnungsessen über 60,- € (unübliche Arbeitgeberbewirtung) erhält, müssen die tatsächlichen Kosten der Speisen und Getränke als Arbeitslohn versteuert werden.
      Weder die Kürzung in Höhe von 40% (Mittag- oder Abendessen) noch die Pauschalversteuerung dürfen angewandt werden. Die Kürzung ist nur bei “üblichen” Arbeitgeberbewirtungen anzuwenden.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  100. Ich bin jetzt doch leicht verunsichert.
    Bisher galt doch die Regelung, dass bei einer geschäftlichen Bewirtung während einer Dienstreise KEINE Kürzung der Verpflegungspauschel für den Reisenden vorzunehmen ist.
    Er konnte also z.B. einen Kunden Bewirten und bekam neben der Bewirtungsrechnung auch die vollen Tagessätze ausbezahlt.
    Hat sich diese Regelung ab 2014 geändert?

    • Hallo Daniel,

      da sind Sie bestimmt nicht der Einzige!
      Und Sie haben es richtig verstanden: Ab 2014 muss der Mitarbeiter auch bei der Bewirtung eines Kunden seine Verpflegungspauschale kürzen.
      Bisher war das nicht der Fall.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

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