Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen – Teil 1

Wer hätte das gedacht? Nach jahrelangen Ankündigungen und wahrscheinlich etlichen parlamentarischen Ausschüssen hat sich das Bundesfinanzministerium nun endlich auf eine Neuregelung des Reisekostenrechts geeinigt. Ab 2014 wird sich somit, wie auch in den Jahren 1996 und 1997, das Reisekostenrecht in Deutschland wieder grundlegend ändern.

Im ersten Beitrag werden wir uns anhand von Beispielen ansehen, wie sich die Höhe und die Berechnung der Verpflegungspauschale bei Reisen ohne Übernachtung ändern wird und was Sie bei der Abgabe Ihrer Reisekostenabrechnung beachten müssen. Dazu stellen wir einmal die Reise für das Jahr 2013 und ein andermal für das Jahr 2014 dar.
Betrachten wir uns vorher noch einmal die Änderungen ab 2014.

  • Ab dem nächsten Jahr wird es nur noch zwei Intervalle geben: ab 8 Stunden und volle 24 Stunden Abwesenheit. Das heute noch gültige Intervall ab 14 Stunden entfällt somit
  • Neu ist auch die Unterscheidung zwischen ein- und mehrtägigen Reisen. In den Reisekosten kann ab 2014 bei einer mehrtägigen Dienstreise bereits für den Anreisetag, unabhängig davon, wie viele Stunden sie unterwegs waren, eine Pauschale angesetzt werden. Das gleiche gilt auch für den Tag der Ankunft bei Beendigung der Dienstreise. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass es davor/danach eine Übernachtung außerhalb der Wohnung gab.

Nach dem theoretischen Part kommen wir zu dem ersten Fallbeispiel.

1. Fall: Eintägige Reise unter 8 Stunden

Beginn: 13.09.2013 – 08:00 Uhr
Ende: 13.09.2013 – 15:00 Uhr
Berechnung 2013: Pauschale 0,00 €, da Abwesenheit unter 8 Stunden liegt
Berechnung 2014: Pauschale 0,00 €, da Abwesenheit unter 8 Stunden liegt

Hier ändert sich an den Verpflegungspauschalen nichts. Unter 8 Stunden erhalten wir keine Verpflegungspauschale.

2. Fall: Eintägige Reise über 8 Stunden

Beginn: 13.12.2013 – 08:00 Uhr
Ende: 13.12.2013 – 18:00 Uhr
Berechnung 2013: Pauschale 6,00 €, da die Abwesenheit über 8 Stunden, aber unter 14 Stunden liegt
Berechnung 2014: Pauschale 12,00 €, da die Abwesenheit über 8 Stunden, aber unter 24 Stunden liegt

Wir haben im zweiten Beispiel eine glatte Verdoppelung der Verpflegungspauschalen! Vor allem Außendienstmitarbeiter werden von dieser Regelung profitieren können und mit der Abgabe Ihrer geliebten Reisekosten nicht mehr so lange warten.

Im letzten Fall betrachten wir uns noch den Fall einer zweitägigen Reise, ohne dass dabei aber eine Übernachtung stattfindet.

Beginn: 13.12.2013 – 18:00 Uhr
Ende: 14.12.2013 – 07:00 Uhr

Berechnung 2013:
1. Tag Pauschale 0,00 €, da die Abwesenheit unter 8 Stunden liegt
2. Tag Pauschale 6,00 €, da die Abwesenheit unter 8 Stunden liegt (Mitternachtsregel)

Berechnung 2014:
1. Tag Pauschale 0,00 €
2. Tag Pauschale 12,00 €

Grund hierfür ist Änderung des §9 Absatz 4a 3. Hier heißt es: “12 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist; beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung…”

Wir haben also an keinem der beiden Tage eine Abwesenheit, die mehr als 8 Stunden beträgt. In der Summe betrachtet sind wir aber 13 Stunden unterwegs und erhalten somit wieder eine Verpflegungspauschale, wenn wir die Reisekostenabrechnung durchführen.

Halten wir fest: Vor allem bei Reisen, bei denen wir 8 bis 14 Stunden unterwegs sind, erhalten wir ab 2014 doppelte Verpflegungspauschalen im Inland als auch im Ausland. Da macht die Reisekostenabrechnung doch gleich doppelt so viel Spaß.

Im zweiten Part unserer Reihe betrachten wir uns mehrtägige Reisen mit Übernachtung. Und Sie können es wahrscheinlich erahnen: auch hier werden wir oftmals mit einer höheren Pauschale rechnen als noch im aktuellen Jahr 2013.

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