Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen – Fazit

Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen – Fazit

Das als “Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts” bekannt gewordene Gesetz entpuppt sich bei genauerem Hinsehen nicht unbedingt als eine Vereinfachung. Bei vielen wird sich diese Vereinfachung höchstens im Geldbeutel der Geschäftsreisenden bemerkbar machen, da durch die Neuregelung der Mahlzeitenkürzung von den Verpflegungsmehraufwendungen am Ende weit weniger übrig bleibt als man heute noch für die gleiche Reise im Jahr 2013 erhalten würde.

Zwar erhält man nun höhere Pauschalen, auch die sog. An- und Abreisepauschale führt zu höheren Pauschalen. Diese wird aber durch die Neuregelung hinsichtlich der Mahlzeitenkürzung wieder um einen erheblichen Betrag gemindert. So konnte früher innerhalb der Reisekostenabrechnung ein Frühstück im Hotel oftmals mit dem Sachbezug bewertet werden (Abzug). Heute müssen dafür im Inland gleich 4,80 € gekürzt werden. Das Frühstück im Ausland wird dann gleich um ein vielfaches teurer. Reisende, die in der Vergangenheit aus Bequemlichkeit auf ein solches Frühstück verzichtet haben, überlegen sich das heute zwei Mal und werden frühstücken, damit sich der Abzug wenigstens lohnt.

Ob und wann die Verpflegungspauschalen innerhalb einer Reisekostenabrechnung aufgrund einer Mahlzeit gekürzt werden müssen, bereitet auch heute nach über vier Monaten weiterhin Kopfzerbrechen. Ist die Bewirtung innerhalb einer Reise, außerhalb einer Reise, liegt bei einer Reise unter acht Stunden ein überwiegend betriebliches Interesse vor, sind neben externen Kunden auch Mitarbeiter aus einem Unternehmensverbund dabei? Dies sind nur einige der Fragen, mit denen sich Reisende und Buchhalter auseinandersetzen müssen.

Auch die Neuregelung der Ausgabe des Großbuchstabens M bedeutet für die Lohnbuchhalter in den Unternehmen nicht unbedingt eine Vereinfachung. Im Gegenteil: die Neuregelung zieht konsequenterweise neue Formulare/Excelsheets mit sich, die am Ende des Jahres durchforstet werden müssen, um den Großbuchstaben M auszuweisen. Einige Unternehmen überlegen sich aus Vereinfachungsgründen derweil, den Großbuchstaben bei jedem Mitarbeiter auszuweisen, ohne explizit diese von den erfassten Reisekosten abhängig zu machen. Da kann man froh sein, wenn eine Reisekostenabrechnungssoftware diese Auswertungen schon mitbringt und auf eine separate Aufzeichnung verzichtet werden kann.

Unternehmen, die heute schon mit einer modernen, webbasierten Reisekostenabrechnungssoftware arbeiten, welche die gesetzlichen Vorgaben für eine korrekte Reisekostenabrechnung unterstützt und die Reisenden bei der Erfassung der Reisekosten unter die Arme greift, werden solche und zukünftige Änderungen gut verkraften. Alle anderen Unternehmen werden spätestens bei der nächsten Umsatz-/Lohnsteuerprüfung merken, dass es ohne eine Reisekostensoftware nicht mehr geht.

Zeige Kommentare (6)

  • Hallo Herr Yilmas,
    ich bin mir unsicher in der Berechnung der Reisekosten, bei einer mehrtägigen Geschäftsreise im In-und Ausland.
    Ich meine hier in einem Beispiel gelesen zu haben, dass immer der Spesensatz vom Vortag auch am Abreisetag gilt, wenn der Mitarbeiter mehrere Tage mehr wie 24 Stunden unterwegs war. Leider finde ich das Beispiel nicht mehr.
    Tag 1 Anreise Inland 12,00€
    Tag 2 24,00€
    Tag 3 24,00 €
    Tag 4 Kundenbesuche und Rückreise
    Ankunft zu Hause 18:30 Uhr 24,00€ oder 12,00 €?

    • Hallo Herr Breucking,

      die Verpflegungspauschalen betragen bei Auswärtstätigkeiten im Inland, die an einem Tag beginnen und mit Übernachtung außerhalb der Wohnung an einem Folgetag enden:
      - für den ersten Reisetag (Anreisetag) ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit 12,- €
      - für weitere Reisetage (Zwischentage) 24,-€
      - für den letzten Reisetag (Abreisetag) ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit 12,- €.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  • Hallo,
    habe jetzt ein Problem mit den Sachbezugswerten für erhaltene Mahlzeiten.
    Erhält ein MA 1 eine Mahlzeit durch den Arbeitgeber ohne eine RK-Abrechnung zu erstellen, z.B. Bewirtung bei der ein Kollege (MA 2) der selben Firma bezahlt und abrechnet, so müsste MA 1 den amtlichen Sachbezugswert der Lohnsteuer unterwerfen. Oder der MA nimmt an Schulungen, Workshops (mit Verpflegung) etc. teil, bei denen der Arbeitgeber keine Verpflegungspauschalen gewährt. D.h. er muss im Lohnbüro antreten und diesen Sachbezug zur Meldung bringen.
    Abgesehen davon, dass der Arbeitgeber hierüber nur schwer die Kontrolle behalten kann, führt dies, im Verhältnis zu den in Frage stehenden Beträgen, zu einem gewaltigen Aufwand im Lohnbüro.
    Frage: Gibt es hierzu Vereinfachungen wie z.B. Pauschalierungen?

    Danke & Gruß
    Guido

    • Hallo Guido,

      das haben Sie schon richtig erkannt, dass Sinn und Zweck in keinem Verhältnis zueinander stehen :)
      Eine Pauschalierung durch den Arbeitgeber mit 25% ist bei Mahlzeiten bis 60€ grundsätzlich möglich. Die Pauschalsteuer kann, falls das Unternehmen dies bestimmt, auch auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden.

      Trotz dieser Methode wird der Gang zum Lohnbüro oder eine Aufzeichnung dennoch nicht entfallen.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  • Thema: Abzug Verpflegungsmehraufwand (Reisekosten) von Flugzeugessen

    Hallo,

    also konkret geht es darum, wann ich eine Mahlzeit im Flugzeug bei den Reisekosten in Abzug bringen muss.

    Es gibt hier ja inzwischen einige Unterschiede in der Qualität und dem Umfang des Essen. z.B. Snack innerhalb Europas bei LH, Sandwich bei GW, Mahlzeit bei Interkontinental LH (Qualität und Menge eher gering), Mahlzeit bei INterkontinental LH Business Class (Qualität und Menge auf Restaurantniveau).

    Kann mir jemand verbindlich sagen, was ich angeben muss, um rechtlich sicher zu sein? Es heißt ja Verpflegungsmehraufwand, wenn ich einen Snack bekomme - dann muss ich um Satt zu werden nochmal was Essen, somit habe ich erhöhte Kosten ggü. zu Hause (also nicht angeben, kein Abzug).

    Ich glaube hierzu gibt es sogar ein Urteil (Arbeitsgericht oder Finanzgericht), aber das finde ich nicht wieder...

    Hilfe & Danke
    Tobias

    • Hallo Tobias,

      verbindlich kann Ihnen das, glaube ich, keiner beantworten. Es sei denn Sie stellen Ihre Anfrage an Ihr Finanzamt und fordern eine verbindliche, schriftliche Auskunft, die für Sie unter Umständen kostenpflichtig sein kann. Solch eine Auskunft wird dann erteilt, wenn im Hinblick auf die steuerlichen Auswirkungen ein besonderes Interesse seitens des Steuerbürgers besteht (§ 89 Abs. 2 AO).

      Ich denke, dass die Menge und Qualität nicht unbedingt ausschlaggebend ist. Zumal für den einen eine Mahlzeit ausreichend sein wird, wohingegen jemand anderes die Menge als zu wenig empfindet.

      Im Handbuch "Reisekostenrecht 2014" von Prof. Dr. Popp (ISBN-10: 3895777293) wird darauf hingewiesen, dass eine Mahlzeit steuerfrei ist, wenn sie untrennbarer Teil einer Leistung (hier Flug) ist. Allerdings steht hier auch, dass durch die Mahlzeit zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale führt.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz