Das neue Reisekostenrecht anhand von Praxisbeispielen – Fazit

Das als “Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts” bekannt gewordene Gesetz entpuppt sich bei genauerem Hinsehen nicht unbedingt als eine Vereinfachung. Bei vielen wird sich diese Vereinfachung höchstens im Geldbeutel der Geschäftsreisenden bemerkbar machen, da durch die Neuregelung der Mahlzeitenkürzung von den Verpflegungsmehraufwendungen am Ende weit weniger übrig bleibt als man heute noch für die gleiche Reise im Jahr 2013 erhalten würde.

Zwar erhält man nun höhere Pauschalen, auch die sog. An- und Abreisepauschale führt zu höheren Pauschalen. Diese wird aber durch die Neuregelung hinsichtlich der Mahlzeitenkürzung wieder um einen erheblichen Betrag gemindert. So konnte früher innerhalb der Reisekostenabrechnung ein Frühstück im Hotel oftmals mit dem Sachbezug bewertet werden (Abzug). Heute müssen dafür im Inland gleich 4,80 € gekürzt werden. Das Frühstück im Ausland wird dann gleich um ein vielfaches teurer. Reisende, die in der Vergangenheit aus Bequemlichkeit auf ein solches Frühstück verzichtet haben, überlegen sich das heute zwei Mal und werden frühstücken, damit sich der Abzug wenigstens lohnt.

Ob und wann die Verpflegungspauschalen innerhalb einer Reisekostenabrechnung aufgrund einer Mahlzeit gekürzt werden müssen, bereitet auch heute nach über vier Monaten weiterhin Kopfzerbrechen. Ist die Bewirtung innerhalb einer Reise, außerhalb einer Reise, liegt bei einer Reise unter acht Stunden ein überwiegend betriebliches Interesse vor, sind neben externen Kunden auch Mitarbeiter aus einem Unternehmensverbund dabei? Dies sind nur einige der Fragen, mit denen sich Reisende und Buchhalter auseinandersetzen müssen.

Auch die Neuregelung der Ausgabe des Großbuchstabens M bedeutet für die Lohnbuchhalter in den Unternehmen nicht unbedingt eine Vereinfachung. Im Gegenteil: die Neuregelung zieht konsequenterweise neue Formulare/Excelsheets mit sich, die am Ende des Jahres durchforstet werden müssen, um den Großbuchstaben M auszuweisen. Einige Unternehmen überlegen sich aus Vereinfachungsgründen derweil, den Großbuchstaben bei jedem Mitarbeiter auszuweisen, ohne explizit diese von den erfassten Reisekosten abhängig zu machen. Da kann man froh sein, wenn eine Reisekostenabrechnungssoftware diese Auswertungen schon mitbringt und auf eine separate Aufzeichnung verzichtet werden kann.

Unternehmen, die heute schon mit einer modernen, webbasierten Reisekostenabrechnungssoftware arbeiten, welche die gesetzlichen Vorgaben für eine korrekte Reisekostenabrechnung unterstützt und die Reisenden bei der Erfassung der Reisekosten unter die Arme greift, werden solche und zukünftige Änderungen gut verkraften. Alle anderen Unternehmen werden spätestens bei der nächsten Umsatz-/Lohnsteuerprüfung merken, dass es ohne eine Reisekostensoftware nicht mehr geht.

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