Belege und Reisekosten abrechnen – Praxisbezogene Beispiele für Buchhalter, Teil 1

Befindet sich ein Mitarbeiter auf Dienstreise, fallen unterschiedliche Kosten an. Von Fahrt- über die Übernachtungskosten bis zur Verpflegung oder Bewirtung. Auf einer Hotelrechnung sind dabei meistens mehrere Positionen ausgewiesen, wie etwa die Unterkunft, Frühstück, Kurtaxe und Parkgebühr, die mit unterschiedlichen Steuersätzen abgerechnet werden.

Außer Reisekosten sind es z. B. auch Büromaterialien der Arbeitnehmer, die als steuerlich absetzbare Kosten gelten und vom Arbeitgeber in voller Höhe übernommen werden können. Dabei spielt es keine Rolle, ob Mitarbeiter diese auf der Arbeit oder im Home Office nutzen.

So rechnen Sie eine Belegmappe ab

Im ersten Teil dieser Artikelreihe möchten wir auf die Abrechnung einer Belegmappe näher eingehen.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter arbeitet im Home Office und benötigt für seine Arbeit diverses Büromaterial. Papier, Briefmarken, Umschläge sowie Toner für den Drucker gehören zum Arbeitsalltag. Die Belege für die angefallenen Kosten reicht der Arbeitnehmer bei der Buchhaltung seines Unternehmens ein:

  • Papier, Toner –> 238 €, davon 19% Umsatzsteuer = 38 €
  • Fachzeitschrift “Wirtschaft im Wandel” –> 8,90 €, davon 19% Umsatzsteuer = 1,40 €
  • Porto –> 7,70 €, davon 19% Umsatzsteuer = 1,20 €

Buchungssätze:

  1. Aufwand
    Vorsteuer an Kreditor
  2. Kreditor an Bank

Bürobedarf sowie alle Materialien, die zur Erledigung der Arbeit erforderlich sind, kann der Arbeitgeber als Betriebsausgaben in tatsächlicher Höhe ansetzen.

Die Buchung erfolgt auf folgenden Konten:

Kontenbezeichnung SKR 03

  • 4910 Porto
  • 4930 Bürobedarf
  • 4940 Zeitschriften, Bücher (Fachliteratur)
  • 1576 Abziehbare Vorsteuer 19%
  • 1200 Bank

Kontenbezeichnung SKR 04

  • 6800 Porto
  • 6815 Bürobedarf
  • 6820 Zeitschriften, Bücher
  • 1406 Abziehbare Vorsteuer 19%
Abrechnung im SKR 04
SollHaben
SachkontoBetragKreditorenkontoBetrag
6815 Bürobedarf200 €Kreditor254,60 €
6820 Zeitschriften, Bücher7,50 €
6800 Porto6,50 €
1406 Abziehbare Vorsteuer 19%40,60 €

SollHaben
KreditorenkontoBetragSachkontoBetrag
Kreditor254,60 €1800 Bank254,60 €

Abrechnung im SKR 03
SollHaben
SachkontoBetragKreditorenkontoBetrag
4930 Bürobedarf200 €Kreditor254,60 €
4940 Zeitschriften, Bücher7,50 €
4910 Porto6,50 €
1576 Abziehbare Vorsteuer 19%40,60 €

SollHaben
KreditorenkontoBetragSachkontoBetrag
Kreditor254,60 €1200 Bank254,60 €

Nun ist kein offener Betrag vorhanden und das Kreditorenkonto ausgeglichen. So bekommt der Mitarbeiter seine Belegmappe ausbezahlt.

Im zweiten Teil der Artikelreihe erfahren Sie, wie Sie Verpflegungsmehraufwand inklusive der vorgenommenen Kürzungen für gestellte Mahlzeiten sowie auch Bewirtung der Kunden und Kilometergeld buchhalterisch abrechnen.