Auswirkung der gezahlten Verpflegungspauschalen auf Lohnsteuerbescheinigung – Teil 2

Auswirkung der gezahlten Verpflegungspauschalen auf Lohnsteuerbescheinigung

Nachdem im ersten Teil dieser Reihe nur Reisen ohne Mahlzeiten betrachtet wurden, sollen nun auch diese im zweiten Teil zur Geltung kommen.

Eine Kürzung durch eine Mahlzeit mindert zunächst immer den Betrag, den der Mitarbeiter vom Arbeitgeber innerhalb seiner Reisekostenabrechnung ausgezahlt bekommt und anschließend den Anspruch, den er über die Werbungskosten geltend machen kann. Die Kürzungen für Mahlzeiten dürfen aber den Betrag nie überschreiten, der dem Mitarbeiter für diesen Tag steuerfrei zusteht.

Auch hierzu zwei Beispiele, für unsere Reise von 8:00 Uhr morgens bis 18:00 Uhr abends.
Der Anspruch von 12,00 € verbleibt, der Arbeitgeber zahlt jedoch nur 5,00 € aus.

  • Dem Mitarbeiter wird ein Frühstück zur Verfügung gestellt, welches mit 4,80 € gekürzt werden muss.
    Ergebnis: Der Mitarbeiter bekommt noch 0,20 € ausgezahlt und kann 7,00 € über die Einkommenssteuererklärung am Ende des Jahres geltend machen.
  • Dem Mitarbeiter wird ein Mittagessen zur Verfügung gestellt, welches mit 9,60 € gekürzt werden muss.
    Ergebnis: Der Mitarbeiter bekommt nichts mehr ausgezahlt und kann 2,40 € über die Einkommenssteuererklärung am Ende des Jahres geltend machen.

Um die Verwirrung zu vollenden, dürfen jedoch die Ansprüche und Auszahlungen mehrerer Tage einer Dienstreise zusammengerechnet werden. Erhält der Mitarbeiter also aufgrund bestimmter Firmenrichtlinien auf einer Dienstreise an verschiedenen Tagen einmal mehr und einmal weniger Pauschalen als ihm steuerfrei zustehen, dann werden die Beträge verrechnet und er muss ggf. nichts versteuern.
Dazu gibt es natürlich auch noch ein kleines Beispiel:
Eine Reise beginnt um 8:00 Uhr morgens und endet um 18:00 Uhr des nächsten Tages. Es entsteht ein Anspruch auf 24,00 € (2 x 12,00 €) steuerfreier Verpflegungsmehraufwand.
Der Arbeitgeber zahlt für den ersten Reisetag pauschal 7,00 € und für den letzten Reisetag pauschal 17,00 €.
Da für beide Tage ein Anspruch von 24,00 € besteht und der Arbeitgeber dem Mitarbeiter insgesamt 24,00 € Verpflegungspauschalen zahlt, muss nichts versteuert werden und es kann auch nichts über die Einkommenssteuererklärung geltend gemacht werden.
Mit diesen und anderen kleinen Ausnahmen, wird die Reisekostenabrechnung, die nicht nach den gesetzlichen Vorgaben bezahlt wird, zum echten Vergnügen.

Zum Glück kann man sich die ganze Rechnerei und das Kopfzerbrechen bei der Reisekostenabrechnung sparen, denn es gibt Reisekostensoftware, die diese Berechnungen automatisch durchführt.