A1 Bescheinigung für Dienstreisen und Entsendungen ins Ausland

Laut EU-Koordinierungsregeln der Verordnung (EG) 883/2004 (EG) 987/2009 sind Dienstreisende seit 1. Januar 2019 verpflichtet, bei Entsendungen sowie kurzfristigen oder sogar eintägigen Auswärtstätigkeiten im Ausland eine A1 Bescheinigung einzuholen. Die Verschärfung im Umgang mit den einzureichenden A1-Anträgen stellt die Arbeitgeber vor eine organisatorische Herausforderung. Außerdem beklagen Geschäftsführer, dass das Verfahren ausschließlich an Entgeltabrechnungsprogramme gebunden ist.

Verstärkte Prüfungen in EU

Neben den internen Herausforderungen berichten Arbeitgeber von verstärkten Prüfungen im EU-Ausland. Vor allem in Österreich und Frankreich ist eine deutliche Zunahme an Kontrollen spürbar. Liegt die A1 Bescheinigung noch nicht vor, genügt es in diesem Fall, eine Bestätigung des eingereichten Antrags vorzulegen. Diese generiert die Krankenkasse automatisch, sobald der Antrag über das Entgeltabrechnungsprogramm eingereicht wird. Die Bestätigung kann sofort ausgedruckt und somit im Kontrollfall vorgelegt werden.

A1 Bescheinigung – Was ist der Sinn und Zweck?

Die A1 Bescheinigung weist nach, dass der Reisende in Deutschland Sozialversicherungsabgaben bezahlt und daher im Ausland von zusätzlichen Zahlungen befreit ist. Die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts legen fest, dass bei einer Dienstreise in ein anderes EU-Land oder nach Norwegen, Island, Liechtenstein sowie in die Schweiz ausschließlich die deutschen Rechtsvorschriften gelten.

Papierverfahren immer noch möglich

Aufgrund der erwähnten Herausforderungen bei der Umsetzung des Verfahrens können Arbeitgeber trotz der bestehenden Verpflichtungen Anträge bis zum 30. Juni 2019 weiterhin in Papierform stellen. Aus diesem Grund stellen namenhafte Anbieter von Reisekostenabrechnungsprogrammen entsprechende A1-Antragsformulare zur Verfügung.

Allerdings ist selbst bei einer rein elektronischen Bearbeitung des Antrags fraglich, ob der gesamte technische Workflow innerhalb von Minuten oder zumindest ein paar Stunden realisiert werden kann. Daher sehen Unternehmer aufgrund eines erheblichen Anstiegs der Antragszahlen diesen Prozess eher kritisch.

Die maschinelle Beantragung ist jedoch nur für Reisen in einem EWG-Mitgliedstaat erforderlich. Führt die Dienstreise in einen der 22 anderen Staaten, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen hat, bleibt es beim ursprünglichen A1-Antrag per PDF oder E-Mail.

Gut zu wissen: Zurzeit gibt es kein einheitliches A1-Formular für die 22 “Nicht-EWG-Länder”. Jedes Land hat ein eigenes Formular, da sich diese, obwohl nur geringfügig, unterscheiden. Weiterführende Informationen sowie entsprechende Formulare finden Sie hier.

Erwerbstätigkeit in mehreren Staaten

Bei der Beantragung der A1 Bescheinigung muss man zwischen einer Entsendung und einer “gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten” unterscheiden. Ist nämlich ein Arbeitnehmer in zwei oder mehreren EU-Staaten regelmäßig gewöhnlich arbeitstätig, unterliegt er nur in einem Land den Vorschriften der Sozialversicherungspflicht. Als regelmäßig ist bereits ein Beschäftigungstag im Monat oder fünf Beschäftigungstage im Quartal vorgesehen.

Was ist die nächste Vorgehensweise?

Die Beantragung der A1 Bescheinigung darf ab 1. Juli 2019 nur noch maschinell erfolgen. Laut Gesetz ist die Übermittlung eines A1 Antrags gemäß § 106 Abs. 1 SGB IV nur aus einem systemgeprüften Programm oder einer entsprechend zertifizierten Ausfüllhilfe zulässig.

Die Reisekosten Software von HRworks bietet bis zum 30. Juni 2019 (bei eventueller Verlängerung der Frist auch länger) die Möglichkeit, A1-Formulare direkt aus dem System vorausgefüllt abzurufen, um diese im Handumdrehen zu vervollständigen und an die Lohnbuchhaltung zur weiteren Bearbeitung weiterleiten zu können.

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