Richtige Reisekostenabrechnung: Praktische Übersicht aller Pauschalen und Regelungen

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Richtige Pauschalen und RegelungenDie Regelungen bei den Reisekostenabrechnungen sind kompliziert und ändern sich ständig.
Daher haben wir Ihnen die aktuell gültigen Reisekostenpauschalen, Sachbezüge und Kürzungen prägnant zusammengefasst.

Richtige Reisekostenabrechnung: Pauschalen

Verpflegungspauschalen Deutschland
Aktuelle Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand im Inland:

  • Abwesenheitsdauer 24 Std. – € 24
  • Abwesenheitsdauer Mindestens 14 Std. – € 12
  • Abwesenheitsdauer Mindestens 8 Std. – € 6

§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes

Übernachtungspauschale Deutschland

Der Pauschbetrag für Übernachtungskosten im Inland beträgt 20 €.

R 9.7 Absatz 3 LStR

Merke: Nicht erstattete Beträge können nicht als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen Ausland
Die aktuellen Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten im Ausland gültig ab dem 01.01.2010 finden Sie hier:

BMF Schreiben Pauschbeträge

Kilometerpauschalen
Das Kilometergeld wird pro gefahrenem Kilometer und Fahrzeug angerechnet, sobald ein Privatfahrzeug zur Geschäftsreise benutzt wird.
Diese Sätze können Sie bei Ihrer Reisekostenabrechnung angeben:

  • Pkw € 0,30
  • Mitnahme je Person € 0,02
  • Motorrad oder Motorroller € 0,13
  • Mitnahme je Person € 0,01
  • Moped oder Mofa € 0,08
  • Fahrrad € 0,05

R 9.5 Absatz 1 LStR 2011, i.V.m. § 5 II BRKG

Kilometerpauschale bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit
= Pendlerpauschale, Entfernungspauschale ab dem ersten Km = € 0,30 Cent

§9 Einkommensteuergesetz

Richtige Reisekostenabrechnung: Sachbezug

Sachbezug
Gültig seit 01.01.2011

  • Frühstück € 1,57
  • Mittag- u. Abendessen € 2,83

Voraussichtliche Sachbezüge ab 01.01.2012:

  • Frühstück € 1,57
  • Mittag- u. Abendessen € 2,87

BMF Schreiben Sachbezüge

Zur Frühstücksgestellung
Der Sachbezugswert für ein Frühstück beträgt € 1,57. Dieser darf laut R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2011 angewandt werden, wenn:

  • die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
  • die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Diese Regelung gilt auch für Mittag- und Abendessen. Der Wert jeder Mahlzeit darf höchstens 40 € betragen.

Die Sachbezugswerte in Höhe von € 1,57 bzw. € 2,83 können auch für Übernachtungen im Ausland herangezogen werden (FM NRW Verfügung vom 8.2.2008, Az. B 2906 – 7.0 – IV A 3)

Drucksache Lohnsteueränderungsrichtlinien 2011

Richtige Reisekostenabrechnung: Kürzungen

Kürzungen
Merke: Ab dem 01.01.2010 gilt in Deutschland für die Übernachtung im Hotel ein Umsatzsteuersatz von 7% und für das Frühstück ein Umsatzsteuersatz von 19% Die Beträge müssen getrennt ausgewiesen werden.

Wachstumsbeschleunigungsgesetz

Sobald in der Rechnung ein Paketpreis für Hotelnebenleistungen (z.B. sog. „Business-Package“, „Servicepauschale“) angegeben ist oder wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen wie folgt zu kürzen:

  • für Frühstück um 20 %,
  • für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

BMF Schreiben Frühstücksregelungen
R 9.7 Absatz 1 LStR

Stand: November 2011 Alle Angaben ohne Gewähr.

131 Gedanken zu “Richtige Reisekostenabrechnung: Praktische Übersicht aller Pauschalen und Regelungen

  1. Hallo,

    ich habe eine Frage zu meiner Reisekostenabrechnung. Mein AG bucht mir für 2 ÜN ein Hotel mit Frühstück. Ich erfrage am Ende der Reise eine Rechnungskopie an. Ich erstelle meine RKA und ziehe als Pauschale für das Frühstück 4,80€ ab. Die tatsächlichen Kosten für das Frühstück belaufen sich auf 20,00€. Mein AG möchte nun, dass ich die den tatsächlichen Preis von meiner Tagespauschale abziehe.
    Darf er das ohne weiteres so? Muss das so irgendwo geregelt sein?

    • Hallo,

      der gesetzlich festgelegte Wert der Kürzung eines Frühstücks beträgt 4,80 Euro.
      Siehe auch „Handbuch Reisekostenrecht 2014“ von Michael Popp, S. 77, Punkt 3.2.4.3:

      „Die Kürzung beträgt
      20 Prozent für ein Frühstück und
      40 Prozent für ein Mittagessen,
      40 Prozent für ein Abendessen
      der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden Verpflegungspauschale.“

      Ihrem Arbeitgeber stehen dementsprechend zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
      – entweder weist er Ihnen keine Verpflegungspauschale zu
      – oder er bezahlt innerhalb der Hotelkosten kein Frühstück.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  2. Hallo,
    ich fliege am Sonntag nach Polen in unsere Hauptstelle von Düsseldorf aus.
    Mein Freund bringt mich dafür am Sonntag ca. 140km weit zum Flughafen und Chef sagte, dass wir das mit einer Fahrtkostenpauschale abrechnen können. Darf dann nur der Weg zum Flughafen hin abgerechnet werden?
    Außerdem wurde das Hotel mit Frühstück von der Firma bezahlt. Mir wurde gesagt, dass ich keine Reisekostenabrechnung machen bräuchte, da die Verpflegung für meinen Aufenthalt bis mittwochs übernommen wird. Über den Tag schätze ich, dass ich von unserem Chef in Polen zum Essen eingeladen werde, sonst habe ich da natürlich auch noch die Kosten.
    Ich bin mir einfach nicht sicher, weil ich bereits am Sonntag fliege, was ja kein geregelter Arbeitstag ist, und ich am 30.09. die Firma verlasse nach eigener Kündigung.
    Der Flug wurde gezahlt und auch bereits das Zugticket zurück in meinen Nachbarwohnort.
    Werde ich übers Ohr gehauen?

    • Hallo Larissa,

      zur Abrechnung einer Fahrkostenpauschale ist eine gesamte Reisekostenabrechnung notwendig.
      Um eine verbindliche Auskunft über die Details Ihrer Reise zu erhalten, wenden Sie sich bitte an Ihre Buchhaltung.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  3. Hallo,

    wie verhält es sich bei einer Fahrgemeinschaft bei einer Dienstreise. Darf jeder Mitfahrer die Kilometer abrechnen. Wo befindet sich die rechtliche Grundlage für ein Ja oder ein Nein?

    Vielen Dank im Voraus

  4. Hallo Frau Heinemann,

    wir haben im Unternehmen eine feste km Pauschale die dem Kunden bei Produktionen in Rechnung gestellt wird. Das gilt für Produktionsauto, Transport Personen und Transport des Produktionsequipments.
    Jetzt verlangt ein bestimmter Kunde die gestezliche km Pauschale nach Bundereisekostengesetz (0,30€) zu verwenden. Darf er das?

    Vielen Dank vorab für Ihre Einschätzung!

    • Hallo,

      bestimmt haben Sie Ihren festen Preis auf Ihrem Angebot, in Ihren AGBs, etc.
      Der Kunde kann dann nicht einfach die gesetzliche Kilometerpauschale verlangen, er hat ja bereits der höheren Kilometerpauschale zugestimmt.

      Ich empfehle Ihnen: Prüfen Sie Ihre Unterlagen und sprechen Sie ggf. mit einem Rechtsanwalt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  5. Hallo
    Ich habe mal eine Frage zu den Spesensätzen Schweiz/Deutschland.
    Ich habe in der vergangenen Woche in einem Hotel in Deutschland gewohnt und bin am Tage zur Arbeit in Basel gefahren. Meine Arbeitszeiten in Basel waren meistens so zwischen 07.30-21.00. Danach bin ich dann wieder in das Hotel in Deutschland gefahren.
    Welcher Spesensatz wird mir dafür angerechnet?

    Vielen Dank
    Hauke Schleiden

    • Hallo Hauke,

      bei Grenzübergängen vom Ausland ins Inland ist immer der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgebend.
      Erster Tag: Sie fahren von Deutschland in die Schweiz und zurück, übertreten die Grenze vom Ausland ins Inland und bekommen die Pauschale des letzten Tätigkeitsorts (Schweiz).
      Und für den zweiten Tag oder Rückreisetag: Sie bekommen die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsorts. Wenn Sie von der Schweiz nach Hause (Deutschland) fahren, dann auch wieder die Pauschale für die Schweiz.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  6. Hallo,
    ich habe eine Frage: Mein Arbeitgeber zahlt keine Verpflegungspauschale sobald ich einen Standort der Firma aufsuche. Soweit so gut. Nun rechnet er bei der Reisekostenabrechnung 4,80€ als Pauschale für das Frühstück im Hotel ab. Kann der AG von einer nicht gezahlten Pauschale eine Pauschale für Frühstück berechnen?

    Vielen Dank und Grüße
    Britta

    • Hallo Britta,

      wird von Ihrem Arbeitgeber keine Verpflegungspauschale gezahlt, muss in der Reisekostenabrechnung auch keine Mahlzeitenkürzung angesetzt werden. Ihr Arbeitgeber ist jedoch auch nicht dazu verpflichtet, die Kosten für das Frühstück zu tragen und kann Ihnen diese in Rechnung stellen. Bezahlen Sie das Frühstück selbst, können Sie die ungekürzte Verpflegungspauschale in Ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

      viele Grüße
      Janine Baumann

  7. Hallo, sehr informative Seite. Ich habe eine Frage ganz allgemeiner Art, die hier wohl noch nicht angesprochen wurde: Meine Reisekostenabrechnung ist völlig undurchsichtig, da jede Menge unerklärter Abkürzungen vorkommen, ich denke dies ist Taktik des AG: Man sieht von Beanstandungen ab, weil man die ganze Aufstellung nicht verstehen kann. Gibt es eine Pflicht Reisekostenabrechnungen verständlich zu erstellen, wie es z.B. bei der Mietnebenkostenabrechnung vorgeschrieben ist ?
    Viele Grüße J.B.

    • Hallo J.B.,

      Reisekosten sind formfrei. Es gibt keine Vorgaben, wie diese auszusehen haben und die vielen gesetzlichen Regelungen machen die Aufstellung leider auch nicht einfach (Verpflegungspauschalen, Mahlzeitenkürzungen, etc.).
      Tipp: Mit dem Einsatz einer Reisekostensoftware wird die Abrechnungen für alle Beteiligten übersichtlicher. Vielleicht ist das eine gute Lösung für Ihr Unternehmen? 🙂

      Ansonsten fragen Sie doch einfach mal freundlich in Ihrer Buchhaltung nach, die Kollegen helfen Ihnen bestimmt weiter.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  8. Hallo Frau Möller,

    ich nutze auf Auslandsreise häufig die jeweilige Hotelkostenpauschale. Nun möchte unsere Buchhaltung von dieser Pauschale Frühstückskosten prozentual abziehen. Da ich die Frühstückskosten (falls überhaupt) ja selbst bezahle, halte ich das Vorgehen der Buchhaltung für falsch. Hierfür erhalte ich die jeweilige Verpflegungskostenpauschale. Leider finde ich in den Richtlinien keinen Hinweis auf meine Frage.

    MfG
    Kersten John

    • Hallo Herr John,

      wenn Sie die Übernachtungspauschale nutzen und Ihr Arbeitgeber das Frühstück nicht bezahlt, dann muss Ihre Buchhaltung die Übernachtungspauschalen/Verpflegungspauschale auch nicht kürzen.
      Aber: Die Höhe der Übernachtungspauschale und der Verpflegungspauschale kann Ihr Arbeitgeber festlegen, deshalb kann er Ihnen auch eine geringere Übernachtungspauschale bezahlen als steuerfrei möglich.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

      • Hallo,
        wenn der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale bestimmt, was ist denn dann mit den Tabellen? Welche Beträge sind denn darin aufgeführt (Deutschland zb.20 €, Schweden zb. 168 €)? Ich dachte dass sind die Pauschalen, die ich beim Arbeitgeber geltend machen kann.
        Viele Grüße
        Anke

        • Hallo Anke,

          bei den Pauschbeträgen (Tabellen) handelt es sich um die Beträge, die Ihnen Ihr Arbeitgeber steuerfrei zahlen bzw. erstatten darf (§3 Nr. 16 EstG). Gesetzlich sind Arbeitgeber jedoch nicht dazu verpflichtet, diese Pauschalen auszubezahlen. Erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber keine oder eine geringere Verpflegungspauschale, können Sie die nicht erhaltenen Beträge im Rahmen Ihres Lohnsteuerjahresausgleichs steuerlich geltend machen. Das gilt jedoch nicht für die Übernachtungspauschale; diese wird vom Finanzamt nicht erstattet.

          Viele Grüße
          Janine Baumann

  9. Hallo,

    ich sitze gerade an meiner Steuererklärung und weiß in einem Punkt nicht weiter. Und zwar geht es sich um die höhere Erstattung des KM-Geldes. Mein Arbeitgeber erstattet mir für jeden gefahrenen KM EUR 0,45. Tatsächliche Kosten sind aber mit EUR 0,50 höher. Was setze ich denn jetzt in der StE als Differenz an: 0,50 – 0,45 = 0,05 oder 0,50 – 0,30 = 0,20.
    Die zusätzliche EUR 0,15 vom Arbeitgeber sind doch versteuert worden?!

    Vielen Dank schon mal im Voraus!

    Beste Grüße
    Roberto

    • Hallo Roberto,

      wenn Sie Ihr Privatfahrzeug für Geschäftsreisen verwenden, dann ist die gesetzlich Kilometerpauschale für diese Strecken auf 0,30 € je gefahrenem Kilometer beschränkt und kann in dieser Höhe bei den Werbungskosten veranschlagt werden. In Ihrem Fall hat der Arbeitgeber Ihnen mit 0,45 € bereits mehr erstattet, als Sie bei den Werbungskosten ansetzen können. Sie können also keine weitere Kilometerpauchale in der Steuerklärung angeben.

      Und zu Ihrer zweiten Frage: Am besten wenden Sie sich direkt an Ihren Arbeitgeber und erkundigen sich ob er die zusätzlichen 0,15 € versteuert hat.

      Meiner Meinung nach können Sie die tatsächlichen Aufwendungen nur ansetzen, wenn Sie keine Kilometerpauschale erhalten. Hier empfehle ich Ihnen aber auf jeden Fall die Rücksprache mit einem Steuer Experten.

      Weiterhin viel Erfolg bei Ihrer Steuererklärung und
      viele Grüße
      Cornelia Meier

  10. Hallo,
    für eine Dienstreise im Ausland wurden für Übernachtung + Frühstück die vollen Kosten von unserem Kunden übernommen. In der Hotelrechnung, welche ich als Übernachtungsnachweis zur Reisekostenabrechnung mit einreichen muss, sind Übernachtung mit 90€ und Frühstück mit 23,50€ ausgewiesen. Ist es korrekt, dass mir mein Arbeitgeber die vollen Frühstückskosten von dem errechneten Verpflegungsmehraufwand abzieht? Sollte nicht eigentlich der 20%-Satz gelten?

    Danke im Voraus und viele Grüße,
    Alex

    • Hallo Alex,

      da Ihr Kunde, also ein Dritter die Übernachtungs- und die Frühstückskosten übernimmt, muss Ihre Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden.
      Das Frühstück wird Ihnen nicht auf Veranlassung durch Ihren Arbeitgeber, sondern eines Dritten zur Verfügung gestellt.

      Aber: Ihr Arbeitgeber entscheidet, ob er Ihnen eine Verpflegungspauschale bezahlt. Erhalten Sie weniger als die gesetzliche Verpflegungspauschale können Sie die Differenz in Ihrer Einkommenssteuererklärung bei den Werbungskosten geltend machen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  11. Hallo,
    wenn ein Arbeitnehmer um 8 Uhr morgens auf eine Dienstreise nach Frankreich (Paris) aufbricht, bekommt er ja für diesen Tag 39 €.
    Darf das Frühstück, was er ja zu Hause noch eingenommen hat abgezogen werden?

    Vielen Dank

    • Hallo Nadine,

      nein, das Frühstück darf nicht von der Verpflegungspauschale abgezogen werden.
      Nur wenn der Arbeitnehmer eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit erhält und ihm eine Verpflegungspauschale zusteht, muss die Verpflegungspauschale um 20 % für das Frühstück bzw. jeweils 40 % für Mittag-/Abendessen gekürzt werden.
      In unserem Lexikonbeitrag ist die Bewertung von Mahlzeiten übersichtlich dargestellt: http://www.reisekosten.de/lexikon/lexikon-mahlzeiten/

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  12. Hallo,
    ich war auf einer Dienstreise mit einer Übernachtung:
    Tag 1: Abreise zur Fortbildung 11:00
    Tag 2: Fortbildung am Tag, wieder zuhause um 23:00.
    Ich bekomme nun 2×12€ Verpflegungspauschale. Davon wird mir für den zweiten Tag 4,80 € für das Frühstück und 9,60 € für das Mittagessen im Tagungshotel abgezogen.
    Das ist in der Summe 14,40 € und somit mehr als die Pauschale von 12 €.
    Ist das wirklich richtig? Wo hatr das BMF das so festgelegt?
    Viele Grüße,
    Thomas Pieper

  13. Wenn ein Mitarbeiter seine Dienstreise verlängert (was vom Unternehmen erlaubt ist) und dann eine Hotelrechnung über den gesamten Zeitraum einreicht, wird diese von uns entsprechend gekürzt, sodass nur die dienstlich veranlassten Kosten erstattet werden.
    Jetzt meine Frage: wie sieht es mit der Umsatzsteuer aus? Wenn ich die auch entsprechend kürze und dann als Nachweis die höhere Rechnung abgebe, geht das? Oder darf in dem Fall die Umsatzsteuer nicht abgezogen werden/erstattet werden?

    Danke!

    • Hallo Judith,

      Sie dürfen die Umsatzsteuer vom geschäftlichen Teil der Hotelrechnung, also dem Teil, den Sie Ihrem Mitarbeiter erstatten, geltend machen.
      Die Aufteilung der Rechnung sollte auf jeden Fall für einen Dritten nachvollziehbar sein. Ich empfehle Ihnen auch mit Ihrem Steuerberater oder Finanzamt Rücksprache zu halten.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  14. Hallo,
    ich habe ein gedankliches Problem bei der Verpflegung:
    Ein Arbeitnehmer und sein Chef (angestellter Geschäftsführer) übernachten auf Kundenbesuch. Frühstück ist klar (-4,80 €).
    Der Chef lädt seinen Arbeitnehmer zum Abendessen ein. Die Kosten hierfür trägt die Firma. Werden nun in beiden Reisekostenabrechnungen je 9,60 € für das Abendessen abgezogen?
    Vielen Dank für die Hilfe!

    • Hallo Anja,

      ja, es ist genauso, wie Sie es schreiben.
      Sobald Sie Verpflegungspauschalen gewähren, müssen diese bei einer Bewirtung gekürzt werden.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  15. Hallo, ich habe da eine Frage.
    Mein Arbeitgeber will für entstandene Fahrkosten mit meinem Privatfahrzeug nur -,25 € statt der üblichen -,30 € zahlen. Gibt es da womöglich Schlupflöcher, die dies ermöglichen ?

    vielen Dank für Antworten

    goasbeidlbua

    • Hallo Goasbeidlbua,

      ja, der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, die volle Kilometerpauschale (0,30 €) zu erstatten.
      Als Arbeitnehmer können Sie diese Sätze aber (minus Erstattungen des Arbeitgebers) als Werbungskosten in Ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  16. Hallo,
    ich habe folgendes Situation: Mitarbeiter ist an einem Tag in Belgien unterwegs, Übernachtung erfolgt aber in Deutschland. Abendessen und Frühstück erfolgen in Hotel (in Deutschland) und am nächsten Tag ist er dann in Luxemburg unterwegs und Abends wieder zuhause in Deutschland. Für den 1. Tag würde ich mit der Verpflegungspauschale von Belgien rechnen (28,00€) und am 2. Tag mit der Verpflegungspauschale von Luxemburg (32,00 €). Wie verhalte ich mich bei der Kürzung für das Abendessen und das Frühstück? 40% von der Verpflegungspauschale Belgien und 20% von der Verpflegungspauschale Luxemburg obwohl beides in Deutschland stattgefunden hat? Vielen Dank und Viele Grüße
    Janina

    • Hallo Janina,

      für die Verpflegungspauschale nutzen Sie das Land, in dem der Mitarbeiter um 24.00 Uhr war.
      Von diesem Land bzw. dieser Pauschale erfolgt dann die Kürzung (24.00 Uhr-Regelung).

      1. Tag
      Der Mitarbeiter arbeitet in Belgien, übernachtet aber in Deutschland. Ist er um 24.00 Uhr in Deutschland, bekommt er für diesen Tag die deutsche Verpflegungspauschale und die Kürzung (14,40 €)

      2. Tag
      Rückreise nach Deutschland, deshalb bekommt der Mitarbeiter die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsorts (hier gilt die 24.00 Uhr-Regelung nicht).
      Wenn der Mitarbeiter zuletzt in Luxemburg tätig war, dann verwenden Sie am 2. Tag die Pauschale von Luxemburg.

      Ich hoffe, das ist verständlich.

      Beste Grüße
      Cornelia Meier

      • Hallo Janina,

        und schon ist mir ein Fehler unterlaufen, Entschuldigung.
        Am 1. Tag übertritt Ihr Mitarbeiter auch die Grenze vom Ausland ins Inland und bekommt auch an diesem Tag die Pauschale des letzten Tätigkeitsorts (Belgien).
        Die Kürzungen sind dann von der belgischen Tagespauschale zu ziehen.

        Bei Grenzübergängen vom Ausland ins Inland ist immer der letzte Tätgikeitsort im Ausland maßgebend.

        Entschuldigung für die Verwirrung,
        Cornelia Meier

  17. Hallo,
    ich habe hier eine Hotel-Übernachtungsrechnung aus der Schweiz. Das Frühstück ist extra ausgewiesen. Es werden aber hier in der Firma keine Verpflegungspauschalen gezahlt. Wie gehe ich mit dem Betrag für das Frühstück um? Erstatte ich die 7,50 Franken?

    Viele Grüße
    Marion

    • Hallo Marion,

      ob Sie die Frühstückskosten bezahlen oder nicht, ist Ihnen überlassen. Zahlen Sie diese nicht, kann der Mitarbeiter am Ende des Jahres in seiner Einkommenssteuererklärung die entgangene Pauschale voll absetzen. Zahlen Sie das Frühstück, so wird innerhalb der Reisekostenabrechnung nichts gekürzt. Allerdings reduzieren sich die am Jahresende anzusetzenden Werbungskosten um 20% der 24h Schweizer Pauschale.

      Viele Grüße
      Hasan Yilmaz

  18. Hallo,
    ich war diese Tage auf einer Schulung, mit Fahrtzeit 14 Std unterwegs. Mein Arbeitgeber zahlt 12€ Spesen und zieht davon 9,60€ für ein Mittagessen ab, das vom Schulungsunternehmen gezahlt wurde! Ist das so richtig?
    Danke
    Gruß Kevin

    • Hallo Kevin,

      ja, das ist so richtig.
      Ich gehe davon aus, dass Ihr Arbeitgeber die Schulung und damit auch die Verpflegung während der Schulung für Sie bezahlt hat.
      Die Verpflegungspauschale ist mit 12€ korrekt, für ein Mittagessen muss Ihnen Ihr Arbeitgeber leider 9,60 € kürzen (40% der vollen Tagespauschale).

      Viele Grüße
      Cornelia

  19. Hallo,
    ich bin über folgendes gestolpert und wollte mal wissen ob sich jemand damit auskennt.
    Es geht um Geschäftsreise nach Dubai.
    Der Hinflug startet um 11 Uhr und endet nachts um 12. An Bord gab es Mittag- und Abendessen.
    Wie sind hier Spesen abzurechen?
    Für den Reistag nach Dubai gibt es 30€ Verpflegungspauschale.
    Seit neuestem muss ja auch die Verpflegung an Bord eines Flugzeugs abgezogen werden, was somit Mittag- und Abendessen wäre und 36€ ausmacht. (45€ Tagessatz für 24h Abwesenheit x 0,8)
    Ist es richtig, das ich für den Tag der Hinreise 6€ zuzahlen muss (30 – 36 = -6), oder können mir nur 30€ abgezogen werden das es ja nur 30€ gibt?

    Danke
    Gruß Tobias

    • Hallo Tobias,

      für den Anreisetag werden Ihnen nur 30 € abgezogen.
      Das BMF-Schreiben sieht vor, dass die Höhe der Kürzung maximal die Höhe der Verpflegungspauschale des jeweiligen Tages sein darf.
      Für Ihr Mittag- und Abendessen im Flugzeug werden deshalb insgesamt nur 30 € gekürzt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  20. Hallo,

    folgende Frage ergibt sich bei mir:

    Ich arbeite TZ täglich 5h (25 Wochenstunden). Darf ich trotzdem Reisekosten geltend machen?

    Vielen Dank vorab!

    Freundliche Grüße

    Tobias Wendel

    • Hallo Herr Wendel,

      ja, auch als Teilzeitkraft dürfen Sie Reisekosten geltend machen.
      Welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen (Auswärtstätigkeit, die beruflich veranlasst ist) und welche Kosten unter den Begriff Reisekosten fallen, finden Sie in unserem Lexikon unter: http://www.reisekosten.de/lexikon/lexikon-reisekosten/ übersichtlich zusammengefasst.

      Viele Grüße und schöne Weihnachtsfeiertage
      Cornelia Meier

  21. Hallo Frau Meier,

    vielen Dank für Ihre Antwort.

    Mein Arbeitgeber zahlt mir für Fahrten mit dem privaten PKW 30 Cent/km.
    Sind darin auch Parkgebühren enthalten?
    Gibt es eine Liste, welche Kosten mit der Kilometerpauschale abgegolten sind und welche nicht?

    viele Grüße
    Herbert

  22. Mein Arbeitgeber hat mir die Pauschale bezahlt.
    Die Miete habe ich selbst komplett bezahlt.

    Muss ich nun die Belege einreichen, um nachzuweisen, dass ich sie selbst bezahlt habe, doch dabei sehen sie, dass ich weniger bezahlt habe.

    Mich nervt es gerade richtig, dass ich nach erster Beratung durch meinen Steuerberater Nachzahlen muss.

    Weil dieser der Meinung ist, dass die Differenz nachversteuert muss.

    Die Verpflegungspauschale wurde versteuert. 44€ die ersten 90 tage steuerfrei danach versteuert. die Restliche Verpflegungsmehraufwand wurde komplett versteuert.

    Danke schonmal für deine Antwort.

    • Hallo Michael,

      hat Ihr Arbeitgeber entschieden, dass er Ihnen die Übernachtungspauschale erstattet, egal wo Sie übernachtet haben, dann müssen Sie die Belege bei Ihrem Arbeitgeber nicht einreichen.
      Erfolgt die Übernachtung aber in einer vom Arbeitgeber gestellten Unterkunft gegen Entgelt, so darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die Unterbringung keine höheren Beträge steuerfrei ersetzen,
      als er vom Arbeitnehmer als Entgelt für die Übernachtung fordert. In diesem Fall müssten Sie nachversteuern.

      Im Zweifel gebe ich immer Ihrem Steuerberater Recht. Er kennt Ihren individuellen Fall und hat die fachliche Kompetenz.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  23. Hallo
    Ich habe letztes Jahr 5 Monate in Französisch Guyana gearbeitet und wurde dabei über die Übernachtungspauschale abgerechnet (81 € pro Tag), meine Wohnung welche ich hatte, hat mich die ersten 3 Monate 40 € und die anderen 2 Monate 55 € gekostet.
    Nun ist meine Frage, muss ich die Differenz zwischen der Pauschale und der Miete nun nachversteuern ?

    Danke schon mal für die Antwort

    • Hallo Michael,
      solange Ihr Arbeitgeber Ihnen nur die Übernachtungspauschale bezahlt hat müssen Sie nichts weiter versteuern.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  24. Hallo,
    ich habe eine Frage zu den Fahrtkosten bei Dienstreisen.
    Ich habe in 2013 mehrere Monate in den USA gearbeite. Für die Fahrten zwischen Unterkunft bin ich mit einem Kollegen einer anderen Firma in dessen Mietwagen mitgefahren. Die Kraftstoffkosten haben wir uns geteilt, habe darüber aber keine Belege. Ist eine pauschale Angabe wie bei den Fahrten zur Arbeit möglich?
    Beste Grüße OR

    • Hallo OR,

      ich glaube nicht, dass das möglich ist. Allerdings können Sie einen Eigenbeleg über Ihre Kosten erstellen und diesen einreichen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  25. Hallo,

    mein Arbeitgeber hat in der neuen Reisekostenrichtlinie festgelegt, daß bei Einladungen von Geschäftspartnern (d.h. Arbeitgeber zahlt nicht für Essen) auch eine Kürzung der Verpflegungspauschale zu erfolgen hat. Ausgeschlossen ist hierbei nur „Fingerfood“.
    Wir wurde das so erklärt, daß eine Abweichung von der Vorgabe als firmeninterne Regelung zulässig sei.

    Ist dies rechtens?

  26. Hallo wie verhält es sich wenn ich vom Arbeitgeber Spesen bekomme wenn ich 8 bzw.24 Std. außer Haus bin…bezogen auf den Firmensitz.
    Und dem Verpflegungsmehraufwand den ich im Lohnsteuerjahresausgleich angebe? Kann ich denn dort dann angeben das man 14 Std. außer Haus war….bezogen auf das Zuhause?
    Und wiso sollte man den Betrieblichen Verpflegungsmehraufwand dem der Steuer vorziehen? Sollte man dies überhaupt?

    • Hallo Andreas,

      im Jahresausgleich geben Sie die Zeit an, die Sie auf Geschäftsreise (also weder zu Hause, noch am Firmensitz=Ihre erste Tätigkeitsstätte) waren an.
      Für Abwesenheiten über 8 Stunden, sowie An- und Abreisetage erhalten Sie dann 12 € Tagespauschale, für 24 Stunden Abwesenheit 24 € Tagespauschale in Deutschland.

      Wenn Sie 14 Stunden angeben erhalten Sie also 12 € Tagespauschale erstattet. Die Tagespauschalen, die Sie erhalten, sind identisch, wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen die gesetzlichen Pauschalen auszahlt.

      Zu Ihrer 2. Frage:
      Sie als Mitarbeiter können den gesetzlichen Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten bei Ihren Werbungskosten geltend machen.
      Allerdings gilt dies nicht für die Übernachtungspauschale. Diese kann nicht bei den Werbungskosten geltend gemacht werden.
      Insgesamt bekommen Sie die gesetzlichen Pauschalen vom Finanzamt erst ausgezahlt, wenn Sie Ihre Steuererklärung machen und nicht direkt nach der Reise.
      Und sollte Ihr Arbeitgeber mehr als die gesetzlichen Pauschalen bezahlen, erhalten Sie dieses „mehr“ vom Finanzamt natürlich nicht.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  27. Hallo,

    kann mir jemand bezüglich Reisekostenabrechnung helfen. Wenn unser Mitarbeiter 2 Tage unter wegs war. Z. B. 1. Tag 8-24 Uhr (mit Übernachtung extern) und am 2. Tag war er dann um 20 Uhr wieder daheim (0-20 Uhr=20 Stunden). Dann hat er am 1. Tag 16 Stunden und am 2. Tag 20 Stunden, oder?
    Oder rechnet man so: 1. Tag 8 Uhr-2. Tag 8 Uhr =24 Stunden und 2. Tag 8-20 Uhr=12 Stunden???

    Bei der 1. Variante erhält er 12€+12€=24 € und bei der 2. Variante dann 24€+6€=30€ und somit 6€ mehr.

    oder gelten die 24Stunden erst wenn er min. 3 Tage unterwegs war. Also 1. Tag Anreisetag, 2. Tag komplett von 0-24 Uhr von Zuhause weg und 3. Tag von 0 Uhr bis Ankunft Zuhause?

    Hoffe das weiß jemand.

    Vielen Dank und liebe Grüße
    Vinni

    • Hallo Vinni,

      Variante 1 ist korrekt.
      Für den An- und Abreisetag erhält der Mitarbeiter, unabhängig von der Abwesenheitsdauer jeweils eine Pauschale in Höhe von 12 €, wenn er nach dem Anreisetag oder vor dem Abreisetag übernachtet (in Ihrem Fall gegeben). Er erhält somit 2 x 12€ Tagespauschale.

      Die Abwesenheitsdauer berechnet sich anhand jedes einzelnen Tages von 0:00 – 24:00 Uhr.
      Wenn Ihr Mitarbeiter um 8:00 startet, sind es bis 24:00 Uhr 16 Stunden. Dann wird der zweite Tag von 0:00 Uhr bis 20:00 Uhr berechnet, also 20 Stunden.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  28. Hallo,
    ich habe eine Unterkunft vom Arbeitgeber gestellt bekommen. Bekomme ich bei der Reiseksotenabrechnung neben der Verpflegungspauschale auch die Übernachtngspauschale von 20Euro pro Nacht?
    Vielen dank im Voraus.
    Joshy

    • Hallo Joshy,

      wenn Sie die Unterkunft vom Arbeitgeber gestellt und damit auch bezahlt bekommen, erhalten Sie keine Übernachtungspauschale. Übernachten Sie beispielsweise bei Verwandten, dann können Sie auf einer Dienstreise auch eine Übernachtungspauschale erhalten. Allerdings entscheidet der Arbeitgeber, ob er die Übernachtungskosten übernimmt oder nicht, es besteht kein rechtlicher Anspruch darauf.

      Weitere Infos finden Sie in unserem http://www.reisekosten.de/lexikon/lexikon-uebernachtungspauschale/

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  29. Guten Tag,

    in meinem Unternehmen ist es üblich, daß Reisende, die z.B. zwecks Kundenbesuch im Hotel übernachten, den vollen Wert des Frühstücks von Ihren Tagespauschalen abziehen.
    Bsp. Übernachtung EUR 80,00 incl.7% MwSt.
    Frühstück EUR 10,00 incl. 19% MwSt.
    Die Firma bucht die Rechnung unter Beachtung des Vorsteuerabzugs.
    Wenn der Arbeitnehmer jetzt die EUR 10,00 von seiner Verpflegungspauschale wieder in Abzug bringt: Muß hier bei der Reisekostenabrechnung des Arbeitnehmers eine Korrektur der Vorsteuer erfolgen, oder wird die Erstattung der Kosten für das Frühstück durch den Arbeitnehmer mit einem Steueranteil von 0% gebucht?
    Ich hoffe, meine Frage verständlich formuliert zu haben und freue mich auf eine Antwort? Vielen Dank.

    • Hallo,

      bitte entschuldigen Sie die späte Antwort.
      In Ihrem Fall gehe ich davon aus, dass der Arbeitgeber das Frühstück bestellt und bezahlt hat, sowie die Rechnung auf den Namen, Anschrift des Arbeitgebers läuft.
      Die Umsatzsteuer ist ausgewiesen, der Arbeitgeber kann somit die Vorsteuer für das Frühstück in voller Höhe ziehen.
      (Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Arbeitgeber Leistungsempfänger der Verpflegungsleistungen ist.)

      Eine Korrektur der Vorsteuer muss nicht erfolgen. Der Frühstücksanteil (10 €) wird von der Verpflegungspauschale abgezogen und hat keine Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug.

      Ich hoffe, ich habe Ihre Frage richtig verstanden.
      Bestimmt hilft Ihnen Ihre Buchhaltung ebenfalls gerne weiter.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  30. Hallo,
    eine Frage.
    Mitarbeiter muss einen Botengang erledigen. Nutzt seinen privaten PKW. Und erhält aufgrund dessen eine Kilometergeld-Erstattung. Dieser wird dem Mitarbeiter steuerfrei gezahlt. Muss der Arbeitgeber diesen Betrag pauschal versteuern?
    Danke und viele Grüße
    Feytullah

    • Hallo Feytullah,

      bei geschäftlichen Fahrten mit dem privaten PKW kann der Arbeitgeber pro Kilometer 0,30 € (Kilometerpauschale) steuerfrei an den Mitarbeiter auszahlen.
      Zahlen Sie als Arbeitgeber mehr als 0,30 € entsteht dem Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil, dieser muss lohnversteuert werden.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  31. Ich komme nicht weiter…
    Folgende Eckdaten:
    Geschäftsreise v D nach Österreich 2014
    Hotel über Firma inkl. Halbpension
    Tag 1: von D nach A + Abendessen
    Tag 2: in A mit FR + Abendessen
    Tag 3: in A mit FR + Abendessen
    Tag 4: von A nach D + FR
    Im Gegensatz zu meinem Reisekostenprogramm komme ich auf diese Rechnung:
    Tag 1: 20 € (Tagessatz Österreich unter 24 Std.) ./. 8 € (40% f. Abendessen)
    Tag 2 + 3: je 29 € (Tagessatz Österreich volle 24 Std.) ./. je 17,40 € (20% f. FR + 40% f. Abendessen)
    Tag 4: 20 € ./. 4 € (20% f. FR)
    Ist das korrekt?
    Vielen lieben Dank!

    • Hallo Anja,

      Ihr Fehler liegt in der Berechnung der Kürzung.
      Diese wird immer von der vollen Tagespauschale (für Österreich 29 €) berechnet, deshalb kommen Sie vermutlich auf ein anderes Ergebnis.

      Ihre Reisekosten:
      Erstattung für Tag 1: 8,40 € (20 € minus 11,60 € für das Abendessen)
      Erstattung für Tag 2 und 3: 11,60 € (29 € minus 5,80 € für das Frühstück und minus 11,60 € für das Abendessen)
      Erstattung für Tag 4: 14,20 € (20 € minus 5,80 € für das Frühstück)

      Insgesamt bekommen Sie so 45,80 € erstattet.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

    • Hallo Andreas,

      nein, kein Kundentermin, aber es müssen folgende 2 Voraussetzungen erfüllt sein, damit Sie 12 € Pauschale geltend machen können:
      1) Das Meeting darf nicht in Ihrer ersten Tätigkeitsstätte (diese wird in der Regel durch den Arbeitgeber bestimmt) stattfinden.
      2) Das Meeting bzw. die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte und Ihrer Wohnung muss mehr als 8 Stunden betragen.

      Ich hoffe, das ist verständlich.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

    • Hallo Andreas,

      Sie müssen von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mehr als 8 Stunden abwesend sein, damit Sie 2014 eine Pauschale in Höhe von 12 € geltend machen können.
      Es kommt in Ihrem Fall noch darauf an wo das Meeting statt gefunden hat und ob Sie über 8 Stunden von Ihrer ersten Tätigkeitsstätte und Ihrer Wohnung weg waren.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  32. Ich war am Do und Fr in Frankreich zu einer Unternehmenstagung.
    Es ist für die Abrechnung alles ein wenig kompliziert.
    Anreise:
    Donnerstag 4.30 Uhr zum Flughafen, Flug verpasst mit Chef, dann zurück zur Firma, neuer Flug um 12.40. Landung in Basel um 13Uhr. Dann mit Taxi ins französische Elsass.
    Dort die Tagung. Bisher nichts zu Essen bekommen.
    19Uhr dann Abendessen mit den Kollegen
    23.30 dann zurück ins Hotel und ab ins Bett.

    Freitag 8.00 Frühstück im Hotel. Ab 9.00 Uhr Tagung. 14Uhr dann Mittag mit allen Kollegen. 15Uhr Abfahrt nach Basel zum Flughafen. Ankunft ca. 16Uhr.
    Rückflug Berlin um 19Uhr. Landung in Berlin 20.30Uhr.
    zu Hause um 21.30 endlich.

    was kann ich jetzt abrechnen????

    • Hallo Antje,

      Sie müssen 2 getrennte Reisen abrechnen:
      Die Fahrten zum Flughafen und zurück (Beginn: Donnerstag, 4.30 Uhr – Ende: ? Ankunft in der Firma)
      und danach die Unternehmenstagung im Elsass (Beginn: Donnerstag, Abfahrt Flughafen – Ende: Freitag, 21.30 Uhr)

      Zu Ihren Reisekosten zählen alle Belege, die Sie selbst bezahlt haben und die in den Rahmen der Unternehmenstagung fallen,
      also zum Beispiel der Flug, das Hotel, die Taxifahrten zwischen Flughafen und Hotel, etc.
      Vielleicht hat manche Rechnungen Ihr Arbeitgeber bereits beglichen? Ich kann Ihnen leider nicht genau sagen, was Sie alles abrechnen müssen/dürfen, dazu fehlen mir einige Informationen.

      Für das Frühstück im Hotel, evt auch das Mittag- und das Abendessen (falls vom Arbeitgeber bezahlt wird, Rechnung auf Arbeitgeber, zur Unternehmenstagung gehört)
      müssen Sie von der Verpflegungspauschale den Sachbezug abziehen oder die Kürzung vornehmen. IN Ihrem Unternehmen gibt es bestimmt eine
      Vorgabe, ob der Sachbezug oder die Kürzung gewählt wird.

      Ich hoffe ich konnte Ihnen ein wenig weiterhelfen.
      Im Zweifel sprechen Sie mit Ihrer Buchhaltung/Reisekostenprüfung, die kann Ihnen garantiert helfen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  33. Hallo,
    vielleicht weiß jemand Rat:
    Wir zahlen in D Spesen von EUR 10,00 statt EUR 6,00 (8-14h).
    Normalerweise müssen dann die EUR 4,00 Mehrzahlung pauschal versteuert werden

    Hat der MA nun z.B. ein Mittagessen bekommen, verbleibt ihm eine Auszahlung von 0,40EUR (10,00-9,60EUR Abzug).

    Müssen nun trotzdem EUR 4,00 pauschal versteuert werden, oder nur die EUR 0,40, die er erhalten hat??

    Viele Grüße – Dieter

    • Hallo Dieter,

      nach unserem Kenntnisstand hat die Kürzung der Mahlzeit keinen Einfluss auf die Höhe der zu versteuernden Pauschalen. In Ihrem Fall muss der Mitarbeiter also weiterhin EUR 4,00 pauschal versteuern.

      Anstatt der Kürzung in Höhe von EUR 9,60 könnte aber auch darüber nachgedacht werden, den Sachbezugswert in Höhe von EUR 2,93 zu kürzen, falls die Vorgaben für solch einen Sachbezug gegeben sind.

      Viele Grüße

      Hasan Yilmaz

  34. Hallo, wie sieht es bei Arbeitnehmerüberlassung aus? Z.B. arbeiten in Holland, der Kunde ( die Firma fü die wir dort arbeiten ) bezahlt das Hotel ( nicht meine Firma ) aber meine Firma zieht mir die 20 % für Frühstück ab. Ist das richtig?

    • Hallo,

      ja, das ist korrekt. Es kommt nicht darauf an, ob Ihr Arbeitgeber oder ein Dritter die Hotelrechnung bezahlt.
      Wenn Sie als Mitarbeiter gefrühstückt haben müssen Sie, bei einer Übernachtung im Ausland, 20% der für das Land geltenden Verpflegungspauschale für das Frühstück kürzen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  35. Hallo,
    mein Chef hat seinen Firmensitz in Deutschland, arbeitet aber freiberuflich für eine ausländische Firma. Vertraglich ist vereinbart, dass eine Reisekostenabrechnung gemacht werden kann bzw. soll. Es ist aber nicht definiert, nach welcher Gesetzesgrundlage ich diese Abrechnung machen soll. Nehme ich nun die deutschen Richtlinien für die Reisekostenabrechnung oder die der ausländischen Firma?
    Danke im voraus!

    • Hallo,

      in welchem Land ist Ihr Chef steuerpflichtig?
      In Deutschland? Dann würde ich deutsches Reisekostenrecht anwenden. Als Freiberufler hat Ihr Chef in Deutschland Anspruch auf die Erstattung von Reisekosten, wenn er einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nachgeht. Für Freiberufler sind die Reisekosten als Betriebsausgabe anzusetzen. Die Angaben sind ohne Gewähr.

      In Ihrem speziellen Fall sollten Sie Ihren Steuerberater oder das Finanzamt fragen.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

  36. Hallo,

    Wenn im Normalfall die gesetzliche Höhe einer Übernachtungspauschale vom Arbeitgeber gezahlt wird, kann man im Falle wenn eine Airline wegen einer Flugverspätung ein Hotel bezahlt trotzdem die Übernachtungspauschale für die fragliche Nacht auszahlen?
    Ist der Mitarbeiter verpflichtet mitzuteilen das er nicht selbst für die Übernachtung aufkommen musste?

    Gruß Tom

    • Hallo Tom,

      die Entscheidung ob Übernachtungspauschalen gezahlt werden oder nicht obliegt dem Unternehmen. Es besteht keine Pflicht. Die Pauschale kann ohne schriftlichen Nachweis steuerfrei gewährt werden. Allerdings hat der Mitarbeiter eine Hotelübernachtung von der Airline erhalten. Damit hatte er keine Aufwendungen für die Übernachtung.
      Die Übernachtungspauschale kann nicht steuerfrei gewährt werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde (R 9.7 Absatz 3 LStR).
      Hier ist nun die Frage ob die Airline als Dritter in diesem Sinne gilt?
      In diesem speziellen Fall fragen Sie am Besten Ihren Steuerberater oder das Finanzamt.

      Wir würden keine Pauschale erstatten, da der Mitarbeiter ja kostenneutral im Hotel übernachtet hat.
      Beste Grüße
      Melanie Heinemann

  37. Hallo Melanie,
    Ich bin noch nicht sehr lange geschäftlich auf Reisen und habe noch nicht so ganz den Durchblick. Also meine Firma zahlt generell Transport, Unterkunft und sonstige Kosten wie Parkhaus etc.. Allerdings gibt es was die Verpflegung angeht einige Ungereimtheiten, sind die 24€ pro Tag der maximal Betrag, den die Firma zahlen darf, oder geht das auch höher, wenn man dies vereinbart.
    Danke Boris

    • Guten Tag Boris,

      Grundsätzlich gilt: Ihr Arbeitgeber kann Pauschalen wie Verpflegungsmehraufwendungen gewähren. Es besteht jedoch keine Pflicht.
      Die Höhe kann er selbst festlegen.

      Gewährt er die gesetzlich festgelegten Pauschalen, können diese steuerfrei erstattet werden.

      Ist der von Ihrem Unternehmen erstattete Betrag höher als der gesetzliche Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten, wird die Differenz dem zu versteuernden Lohn des Mitarbeiters zugerechnet oder der Arbeitgeber kann gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG die höheren Erstattungen mit einer pauschalen Lohnsteuer von 25 % versteuern, soweit sie die steuerfreien Pauschalen nicht um mehr als 100 % übersteigen. Darüber hinausgehende Beträge gehören jedoch immer zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn des Mitarbeiters.

      Ist der vom Unternehmen erstattete Betrag niedriger als der gesetzliche Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten, kann der Mitarbeiter die Differenz zwischen den gesetzlichen und den gezahlten Verpflegungspauschalen bei seinen Werbungskosten geltend machen.

      Zahlt der Arbeitgeber gar keine Verpflegungspauschalen können die gesamten gesetzlichen Pauschalen von Ihnen in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

      Lesen Sie dazu folgenden Blogartikel:
      http://www.reisekosten.de/tipp-als-unternehmen-gesetzliche-verpflegungs-und-ubernachtungspauschalen-statt-firmenindividuelle-pauschalen-nutzen/

      Die Übernahme von Reisekosten wird idealerweise einzel- oder tarifvertraglich geregelt.

      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für eine genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.

      Freundliche Grüße
      Melanie Heinemann

  38. Hallo,

    wie sieht es aus bei „Verpflegung“ im Flugzeug durch die Airline? Das Mittag-/Abendessen ist eine gekaufte Leistung zusammen mit dem Flugticket. Ist dies dann Verpflegung durch den Arbeitgeber (2,87 €) oder 40 % der Verpflegungspauschale des Ziellandes? Oder fällt dies nicht unter Verpflegung?

    Gruß
    Tobias

    • Hallo Tobias,

      entschuldigen Sie die späte Rückmeldung.

      Das ist eine interessante Frage!

      Die Abgabe der Mahlzeit im Flugzeug ist steuerfrei, wenn Sie untrennbarer Teil einer Leistung ist, die einer rein betrieblichen Zielsetzung dient. Das ist bei Mahzlzeiten während eines dienstlich verannlassten Fluges gegeben.

      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für eine genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.

      Viele Grüße
      Melanie Heinemann

  39. Hallo,
    wir haben einen Arbeitnehmer (Außendienst), der aus internen Gründen keine Verpflegungsmehraufwendungen abrechnet, wenn er bei uns im Betrieb ist.
    Die Übernachtungskosten werden jedoch von uns (AG) übernommen und auch direkt an das Hotel bezahlt. Auf den Hotelrechnungen ist die Übernachtung sowie auch das Frühstück ausgewiesen. Meine Frage ist jetzt, muss ich die Frühstückskosten vom AN zurückverlangen? Da er ja keine Spesen abrechnet, kann ich ihm das Frühstück nicht kürzen und er müsste uns das Geld zurück überweisen.

    Danke.
    Viele Grüße
    Matthias

    • Hallo Matthias,

      Sie zahlen Ihrem Mitarbeiter die Hotelkosten, also auch das Frühstück. Damit ergibt sich ein geldwerter Vorteil.

      Daher müssen Sie den Sachbezug versteuern.

      Wichtig ist jedoch:

      -die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und dass
      -die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

      Unerheblich ist, ob der Arbeitnehmer die Hotelrechnung bezahlt (ausgelegt) hat oder die Hotelrechnung vom Arbeitgeber erstattet wird.

      Die Verpflegungspauschalen kann sich der Mitarbeiter, dann mit der Steuererklärung holen.

      Ist die Rechnung auf den Arbeitnehmer ausgestellt, und es liegt damit keine Mahlzeitengestellung vor, muss geprüft werden, ob das Frühstück über der maßgebenden Pauschale liegt.
      Ist dieses höher muss der Differenzbetrag versteuert werden.

      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für eine genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.

      Beste Grüße
      Melanie Heinemann

  40. Hallo, ich habe eine Frage zum Abzug der Frühstückskosten in Österreich bei einer Dienstreise von 21h. Die Pauschale beträgt dann 20€, wie hoch ist der Satz, den ich für das Frühstück abziehen muss? Viele Grüße, Miriam B.

    • Hallo Miriam B.,

      entschuldigen Sie die verspätete Rückmeldung.
      Sie können den Sachbezug von derzeit 1,60 € oder die Kürzung von 20% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden abziehen oder zum persönlichen Lohnsteuersatz versteuern. In Österreich beträgt die Pauschale für 24 Stunden 29 €. Hiervon werden 20% abgezogen.

      Welche Regelung angewandt wird (Sachbezug oder Kürzung) entscheidet das Unternehmen.

      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für eine genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.

      Beste Grüße
      Melanie Heinemann

  41. Wenn der Arbeitnehmer im Hotel, auf Konferenz o.ä. Mahlzeiten gestellt bekommt, erfolgt ja der Abzug, weil das Unternehmen diese Mahlzeiten durch Buchung von Hotels/Konferenz veranlasst und bezahlt.

    Was ist nun, wenn man bei Geschäftsfreunde, Kunden, Lieferanten, usw. zu Besuch ist, und von denen zum Essen eingeladen wird. Das ist dann ja nicht vom eigenen Arbeitgeber veranlasst. Wird dann auch der Sachbezugswert von der Pauschale abgezogen?

    • Hallo Rene,

      hier wird kein Sachbezug abgezogen.

      Dieser wird nur abgezogen, wenn
      -die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
      -die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für eine genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.
      Beste Grüße
      Melanie Heinemann

  42. Hallo, ich habe auch eine Frage. Ich bin nach Paris gereist um 14:00 Uhr, daher bekomme ich 20 EUR Pauschale. Da ich aber dienstlich essen war am Abend, wird die Pauschale um 40% des Gesamtsatzes gemindert, was 23,20 EUR ausmacht. Somit „kostet“ mich das Abendessen 3,20 EUR. Ist das richtig so?
    Viele Grüße
    Holger Olbrück

    • Hallo Herr Olbrück,

      es geht aus Ihrer Frage nicht genau hervor, wo Sie die Verpflegung eingenommen haben.
      War die Verpflegung im Hotelpreis inbegriffen, wird die Kürzung abgezogen. Bei einer Kunden-Bewirtung jedoch nicht.

      Jedoch kann das Unternehmen auch eigene Regelungen festlegen! Diese kenne ich in Ihrem Fall nicht.
      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für eine genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.

      Beste Grüße

  43. Hallo,

    unsere Mitarbeiter lassen die Hotelrechnung immer auf die Unternehmensadresse ausstellen. Dabei ist es verschieden: bei einigen steht Frühstück dabei, bei anderen das Businesspackage oder auch mal gar nichts.
    Ich finde das Thema leider sehr komplex und weiß nicht genau wann dem Mitarbeiter dem Sachbezug abgezogen werden soll und wann die 20%. Es wäre super, wenn das nochmal kurz erläutert werden könnte.

    Vielen Dank & viele Grüße

    • Hallo Frau Kirchner,

      Sie können als Unternehmen selbst entscheiden, ob Sie den Sachbezug oder die Kürzung wählen.
      Dies gilt sowohl für Übernachtungen im Inland, als auch im Ausland.

      Der Sachbezugswert oder die Kürzung können angesetzt werden, wenn ein Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber das Frühstück innerhalb einer Übernachtung auf einer Geschäftsreise gewährt bekommt.
      Vorrausetzungen dafür sind lediglich:

      -die Aufwendungen werden vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt
      -die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt

      Lesen Sie dazu doch diesen Blogbeitrag:
      http://www.reisekosten.de/sachbezug-statt-fruhstuckskurzung/

      Aber beachten Sie, dass sich die Sachbezüge für 2013 geändert haben. Das können Sie hier nachlesen:
      http://www.reisekosten.de/ab-2013-gelten-neue-sachbezugswerte-bei-ihrer-reisekostenabrechnung/

      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für eine genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.

      Viele Grüße
      Melanie Heinemann

  44. Hallo,

    Ich habe nun schon mehrfach den Fall gehabt, dass ich bei Weiterbildungen/Meetings wegen Abzug von Frühstück, Mittag und Abendessen im Endeffekt Lohnabzug hatte und frage mich, ob das so tatsächlich korrekt ist.
    Ich meine, wenn ich voll verpflegt werde, ist das ja vollkommen okay, wenn ich +/- 0 rauskomme, aber es kann ja nicht sein, dass ich z.B. ne komplette Woche in England bin für die Firma und dann noch Lohnabzug bekomme…

    • Hallo Frau Malkus,

      wenn Sie vom Arbeitgeber Ihre Mahlzeiten gezahlt bekommen, wird beim Frühstück davon entweder der Sachbezug von derzeit 1,60 € oder die Kürzung von 20% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden abgezogen oder zum persönlichen Lohnsteuersatz versteuert.

      Für Mittag- und Abendessen gilt der Sachbezug von derzeit 2,93 oder die Kürzung von 40% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

      Schauen Sie nach, was bei Ihnen abgezogen wurde. Ich gehe davon aus, dass es der Sachbezug oder die Kürzung ist.

      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für eine genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.

      Freundliche Grüße
      Melanie Heinemann

  45. Hallo
    Eine Frage zur Verpflegungspauschale. Kann ich den Mitarb. eine Pauschale bezahlen , ich sag mal 35€, und sie müssen Unterkunft uns Essen selbst bezahlen. Gibt es da rechtlich was zu beachten?
    Vielen Dank!

    • Guten Tag Herr/Frau Schumann,

      Grundsätzlich gilt: Als Arbeitgeber können Sie Pauschalen wie Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungspauschalen gewähren. Es besteht jedoch keine Pflicht.

      Gewähren Sie die gesetzlich festgelegten Pauschalen, können diese steuerfrei erstattet werden.

      Ist der vom Unternehmen erstattete Betrag höher als der gesetzliche Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten, wird die Differenz dem zu versteuernden Lohn des Mitarbeiters zugerechnet oder der Arbeitgeber kann gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG die höheren Erstattungen mit einer pauschalen Lohnsteuer von 25 % versteuern, soweit sie die steuerfreien Pauschalen nicht um mehr als 100 % übersteigen. Darüber hinausgehende Beträge gehören jedoch immer zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn des Mitarbeiters.

      Ist der vom Unternehmen erstattete Betrag niedriger als der gesetzliche Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten, kann der Mitarbeiter die Differenz zwischen den gesetzlichen und den gezahlten Verpflegungspauschalen bei seinen Werbungskosten geltend machen. Allerdings gilt dies nicht für die Übernachtungspauschale. Die Differenz kann nicht bei den Werbungskosten geltend gemacht werden.

      Zahlen Sie gar keine Verpflegungspauschalen können die gesamten gesetzlichen Pauschalen von Ihrem Mitarbeiter in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Allerdings gilt dies nicht für die Übernachtungspauschale. Diese kann nicht bei den Werbungskosten geltend gemacht werden.

      Auch die tatsächlichen Übernachtungskosten (Hotelbeleg) können vom Arbeitgeber gewährt werden.

      Gewähren Sie diese nicht, kann der Arbeitnehmer diese ebenso bei den Werbungskosten geltend machen.

      Es obliegt daher Ihnen, was und wieviel Sie dem Arbeitnehmer erstatten möchten.

      Die Übernahme von Reisekosten wird idealerweise einzel- oder tarifvertraglich geregelt.

      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für eine genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.

      Freundliche Grüße
      Melanie Heinemann

  46. Hallo Frau Heinemann,
    die Fortbildung war nicht betrieblich veranlasst, ich wurde für den entsprechenden Zeitraum von meinem Arbeitgeber freigestellt. Alle Aufwendungen wurden von mir privat getragen. Was gilt in diesem Fall im Hinblick auf die Übernachtungspauschale?

    Vielen Dank und Grüße!

    • Hallo Frau Möller,

      dann handelt es sich um eine „private“ Fortbildung.
      Inwiefern die Fortbildungssmaßnahme oder die Verpflegungsmehraufwendungen etc. von der Steuer absetzbar sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

      Sie sollten beim Finanzamt oder Ihrem Steuerberater anfragen und Ihren konkreten Fall schildern.

      Leider kann ich Ihnen da nicht weiterhelfen.

      Beste Grüße

  47. Hallo Frau Heinemann,
    vielleicht können Sie mir bei folgender Frage weiterhelfen:
    Im vergangenen Jahr habe ich mich beruflich fortgebildet. Die Fortbildung fand in einem anderen Ort statt, als dort wo ich lebe. Übernachtet habe ich bei Bekannten. Kann ich in diesem Fall sowohl die vollen Verpflegungsmehraufwendungen als auch die Übernachtungspauschale geltend machen? Von meinem Arbeitgeber wurden keine Kosten erstattet.

    Vielen Dank und Grüße
    Marie Möller

    • Hallo Frau Möller,

      im Allgemeinen gilt, wenn es sich um eine betrieblich veranlasste Fortbildung handelt, kann Ihnen Ihr Arbeitgeber die Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten, in dem Fall die Übernachtungspauschale erstatten.
      Es gelten die Grundsätze für eine normale Auswärtstätigkeit/Dienstreise.
      Werden Ihnen diese vom Arbeitgeber nicht erstattet, können Sie die Verpflegungspauschalen bei den Werbungskosten geltend machen.
      Die Übernachtungspauschale kann jedoch nicht in den Werbungskosten geltend gemacht werden.

      Beachten Sie bitte, bei länger andauernder auswärtiger Fortbildung durch Ihren Arbeitgeber gelten andere Grundsätze.
      Die Angaben sind ohne Gewähr.
      Bei weiteren Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder Ihr zuständiges Finanzamt.

      Freundliche Grüße
      Melanie Heinemann

  48. ist es möglich für die gleiche Dienstreise einmal die Hotelkosten über die Pauschale und mit der Rechnung abzurechenen?
    z.B. wenn der Währungskurs schwankt und an einem Tag der Hotelpreis unter der Pauschale liegt und einmal über der Pauschale:
    Danke für die Antwort

    • Hallo Herr Kaiser,

      grundsätzlich gilt, wenn Sie im Hotel übernachtet haben bekommen Sie den Hotelbetrag erstattet.
      Haben Sie vom Arbeitgeber keine Übernachtungsmöglichkeit erhalten und z.B. bei Bekannten übernachtet, erhalten Sie die Übernachtungspauschale.

      Sie können das für den selben Tag nicht doppelt abrechnen oder verrechnen.

      Allerdings können Sie während Ihrer Geschäftsreise an unterschiedlichen Tagen im Hotel und bei Bekannten übernachten.
      Sie bekommen dann für die Tage, die Sie im Hotel übernachtet haben den Hotelbetrag und für die anderen Tage, an denen Sie bei Bekannten übernachtet haben die Übernachtungspauschale erstattet.

      Achtung: Die Entscheidung ob Ihr Unternehmen Übernachtungspauschalen zahlt oder nicht obliegt Ihrem Unternehmen.
      Es besteht keine Pflicht! Zahlt Ihr Unternehmen keine Übernachtungspauschalen bei Übernachtungen an privaten Unterkünften auf Dienstreisen, können Sie die nicht erstatteten Beträge NICHT als Werbungskosten in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen.

      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für eine genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.

      Freundliche Grüße
      Melanie Heinemann

  49. Frühstück ist im Preis enthalten. Was ist wenn der Mitarbeiter aus unterschiedlichen Gründen nicht frühstückt? Muss er trotzdem den Abzug machen?

    z.B. ein ganz früher Flug, wodurch er schon ausgecheckt war bevor es Frühstück gab, oder er ist zum Frühstücken eingeladen an einem anderen Ort, oder er frühstückt grundsätzlich nicht, oder aus religiösen Gründen, usw. ?

    • Hallo Frau de Vriend,

      wenn das Frühstück auf der Rechnung enthalten ist, muss es grundsätzlich abgezogen werden.
      Gibt der Mitarbeiter glaubwürdig an, dass er das ihm angebotene Frühstück nicht eingemommen hat, erfolgt steuerlich kein Abzug.
      Am Besten sollte das unter Angabe der Gründe auf der Rechnung vermerkt und vom Hotel bestätigt werden.
      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für eine genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.

      Beste Grüße
      Melanie Heinemann

  50. Hallo Frau Heinemann,
    vieleicht können Sie mir bitte wertvolle Auskunft erteilen. Wie verhält es sich bei Aulandsübernachtungen mit der Frühstückspauschale in folgendem Fall: Übernachtung im Ausland, auf der Rechnung ist kein gesondertes Frühstück ausgewiesen. Muss ich jetzt eine kürzung vornehmen? Wenn ich kürze dann kann ich doch, so hab ich es verstanden, wenn die Bedingungen dafür erfüllt sind mit dem Sachbezugswert, oder dem Pauschalwert arbeiten.
    Vielen Dank und Grüße
    Nik

    • Hallo Nik,

      bei einer Hotel-Rechnung im Ausland muss vermerkt sein, dass kein Frühstück im Preis inbegriffen ist (das geht auch handschriftlich), nur dann wird nichts abgezogen.

      Generell gilt: Sie als Mitarbeiter können nicht einfach entscheiden ob mit 20% gekürzt wird oder der Sachbezug abgezogen wird. Das entscheidet das Unternehmen.
      Beste Grüße
      Melanie Heinemann

      (Alle Angaben sind ohne Gewähr)

  51. Hallo,
    kurze Frage: ich war 3 Tage berufl. in NL. Hotel mit Frühstück zahlt die Fa., und die 2 anfallenden Mittag- und Abend-Essen wurden ebenfalls bezahlt. Fällt dann die Pauschale für den 24 Std. Tag komplett weg oder wird nur etwas abgezogen?
    Viele Grüße
    Sandra

    • Hallo Sandra,

      wenn Ihnen Ihr Unternehmen Pauschalen erstattet erhalten Sie diese auch.

      Da Sie Frühstück, Mittag- und Abendessen erhalten haben, werden jedoch die Kürzungen von 20% für das Frühstück und je 40% für Mittag- und Abendessen von dem für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen von 24 Stunden abgezogen. Damit kommen Sie an den Tagen an denen Sie alle Mahlzeiten erhalten haben mit 0 raus.

      Ihr Unternehmen kann allerdings auch die Sachbezüge abziehen (seit 01.01.2013 gilt 1,60 € für das Frühstück und je 2,93 € für Mittag- und Abendessen), was einen geringeren Abzug bedeutet.

      Ob die Kürzung oder der Sachbezug vorgenommen wird, entscheidet der Sachverhalt und das Unternehmen.

      Wichtig: Ihr Unternehmen ist nicht verpflichtet die gesetzlichen Pauschalen zu zahlen.
      Werden Ihnen diese nicht bezahlt, können Sie diese als Werbungskosten mit Ihrer Steuererklärung geltend machen.

      Viele Grüße
      Melanie Heinemann

  52. Hallo,

    ich habe eine Frage: Werden die 40% Kürzung für ein vom AG gestelltes Mittagessen immer vom höchsten Pauschbetrag (also für 24h) abgezogen? Oder bei weniger langem Aufenthalt (17h = 12€) dann anteilig von den 12€ geltend gemacht?
    Danke und viele Grüße, Nina S.

    • Hallo NinaS.,

      die 40% Kürzung werden immer vom für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen von 24 Stunden abgezogen.

      Viele Grüße
      Melanie Heinemann

  53. Frage:
    Wenn ein Arbeitnehmer Montag 07.00 Uhr die Reise beginnt und am Mittwoch am 20 Uhr nach Hause kommt, rechne ich immer Mo 7 Uhr -Di 7 Uhr = 24 h
    Di 7 Uhr – Mi 7 Uhr = 24 h
    und Mi 7 Uhr – 20 Uhr = 13 h
    ist das korrekt oder rechnet man den ersten Tag bis 24 Uhr und dann gilt der 2. als volle 24 h?

    • Hallo Elke,

      man rechnet jeden Tag für sich.

      Erster Tag 07.00 bis 0.00 Uhr = 17 Std/12 €
      Zweiter Tag gilt als voller Tag = 24 Std/24€
      Dritter Tag 0.00-20 Uhr = 20 Std/12€
      (Beträge gelten für Deutschland)

      Viele Grüße
      Melanie Heinemann

  54. Hallo,

    ich bin Einsteigerin im Thema Reisekostenabrechnung und habe leider sonst niemanden in der Firma den ich dazu befragen kann. Bei uns werden die Ausgaben eines Mitarbeiters für Gästebewirtungen von Geschäftspartnern mit den Reisekosten ausbezahlt. Muss ich dann auch einen Sachbezug von den Verpflegungspauschalen abziehen? Die Belege sind meistens nicht an die Firma ausgestellt…
    Wäre super wenn mir jemand weiterhelfen könnte! Vielen Dank im Voraus.

    • Hallo Christine,

      der Gesetzgeber sieht bei Bewirtungen mit externen Teilnehmern keine Kürzungen vor. Wenn allerdings Ihre Reiserichtlinie eine Kürzung vorschreibt, müssen Sie diese trotzdem vornehmen.
      Beste Grüße
      Melanie Heinemann

  55. Habe eine Frage zum Frühstücksabzug im Ausland. Bisher steht überall zu lesen, dass „man davon ausgeht, dass auf einer ausländischen Hotelrechnung nie Frühstück ausgewiesen“ wird und somit die 20% Abzug von der gültigen Tagespauschale gelten. Wie ist aber der Fall, wenn Frühstück separat ausgewiesen ist? z.B Übernachtung 100 €; Frühstück 15 €? Ich kann nirgends in den Richtlinien / Gesetzen herauslesen (keine Fundstelle), dass in diesem Fall der deutsche Sachbezug von 1,57 € angesetzt werden kann. Kann mir jemand weiterhelfen? Vielen Dank im Voraus!

    • Guten Tag Katrin,

      -wenn die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
      -wenn die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist,

      könnnen Sie unabhängig davon ob das Frühstück in der Rechnung ausgewiesen wurde oder nicht den Sachbezug abziehen.
      Das gilt sowohl für Inland oder Ausland.

      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für einen genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater/Finanzamt fragen.

      Beste Grüße
      Melanie Heinemann

  56. Und packe ich meine Parkzettel mit in die Reisekostenabrechnung (als ein weiterer Punkt) oder wird das gesondert aufgeführt?
    Danke!

    • Hallo Rebekka,
      wenn innerhalb einer Geschäftsreise dienstliche Parkgebühren angefallen sind (z.B. Hotelparkplatz) dann reichen Sie den Parkbeleg mit der Reisekostenabrechnung in Ihrem Unternehmen ein.
      Freundliche Grüße
      Melanie Heinemann

    • Hallo Rebekka,
      wir gehen davon aus, dass es sich um Reisekosten der Mitarbeiter Ihres Unternehmens handelt, die Sie wiederum Ihren Mitarbeitern erstatten.
      KM-Pauschalen und Verpflegungspauschalen enthalten keine MWST. Als Unternehmen kann man also keine Vorsteuer für KM-Pauschalen und Verpflegungspauschalen geltend machen.

      Beste Grüße
      Melanie Heinemann

  57. Hallo Zusammen,

    dass heißt wenn unsere MA auf einem Seminar waren in einem Hotel. Auf der Rechnung steht Tagungspauschale. Für Frühstück sehe ich ein das ich 4,80 € abziehen sollte. Aber im Rahmen des Seminars gab es auch Mittagessen im Hotel. Muss ich dafür dann die 9,60 € abziehen? Ich würde nur 2,87 € abziehen da es im Rahmen des Seminars Mittagessen gab und nicht im Rahmen der Hotelübernachtung. Oder?

    • Hallo Julia,

      Schauen Sie sich dazu die Lohnsteuerrichtlinien R.9.7 an.
      Gibt es nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen, so ist das Mittagessen um 40% zu kürzen. Ist der Preis ersichtlich, so können Sie auch den Sachbezug abziehen.

      Die Angaben sind ohne Gewähr. Für einen genauere Auskunft sollten Sie Ihren Steuerberater fragen.
      Freundliche Grüße
      Melanie Heinemann

  58. Hallo,
    arbeite bei der Wasserschutzpolizei in Hamburg. Fahren dort mit dem Boot auf der Elbe. Die Zeit für Verpflegungsmehraufwand zählt vom Ablegen bis Festmachen an unserem
    Anleger. Haben wir aber noch Aufträge im Hafen abzuarbeiten, zählt die Zeit erst ab Hafengrenze. Ist dies ok, oder besch…… uns die Behörde?

    Danke

    • Hallo Andreas,

      leider können wir in diesem Fall nicht weiterhelfen.
      Zum Reisekostenrecht im öffentlichen Dienst können wir keine Auskunft geben.
      Bei Unternehmen in der Privatwirtstchaft werden die Reisekosten nach den Vorgaben der Lohnsteuerrichtlinien abgerechnet.
      Aber vielleicht hat einer der Leser eine Antwort auf die Frage.

      Viele Grüße
      Melanie Heinemann

  59. Kürzungen für Frühstück. Wenn die Übernachtungskosten (Hotel Frühstück) um 4,80 gekuerzt werden müssen, dann enthält der Abzug doch auch Mehrwerststeuer?

    • Hallo,
      ich bitte um Entschuldigung für die späte Rückmeldung.
      Wenn eine Kürzung der Pauschale beispielsweise für ein Frühstück vorgenommen wird, dann enthält diese Kürzung keine Mehrwertsteuer.

      Viele Grüße

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