Papierloses Büro und papierlose Abrechnung: So klappt es auch mit dem Finanzamt

Papierloses Büro: In Sachen Reisekosten ist das für viele Unternehmen nach wie vor Zukunftsmusik. Dabei ist die Umstellung auf “paperless” mit der passenden Software gar keine große Sache. Wäre da nicht das Finanzamt, das zumeist auf die Archivierung von Papierbelegen besteht und der papierlosen Abrechnung einen Strich durch die Rechnung macht.

Reisekosten.de zeigt Ihnen, wie Sie dennoch von der digitalen Reisekostenabrechnung profitieren und dem papierlosen Büro einen Schritt näher kommen.

Insbesondere in Firmen mit vielen Geschäftsreisenden führt die Bürokratie zu einem großen Arbeits- und Zeitaufwand und schließlich zu hohen Verwaltungskosten. Auf Dienstreisen stapeln sich Rechnungen, Quittungen und Kassenbons. Diese müssen säuberlich gesammelt, ausgedruckt, aufgeklebt und eingereicht werden; schließlich will der Arbeitnehmer seine Auslagen für die Reisekosten auch erstattet bekommen. Nach der Abrechnung verschwinden die Papierberge dann für mindestens zehn Jahre im Archiv.

Papierlose Abrechnung per Reisekosten App nutzen

Die digitale Reisekostenabrechnung per App ist ein erster Schritt in Richtung papierloses Büro. Reisekosten können mit der richtigen Software bereits von unterwegs elektronisch eingereicht, vom Vorgesetzten mobil genehmigt und von der Finanzbuchhaltung digital am Bildschirm geprüft werden.

Geschäftsreisende fotografieren ihre Belege direkt per Smartphone oder Tablet. Rechnungen für Fahrkarten, Flugtickets oder Hotels werden heutzutage ohnehin zumeist per E-Mail zugestellt. Mit einer App bzw. Software leiten Reisende ihre Rechnungen direkt an die Reisekostensoftware weiter, sodass das Ausdrucken nicht mehr nötig ist.

Ein papierloses Büro mit Reisekosten App beschleunigt den Abrechnungsprozess, wodurch Mitarbeiter ihr Geld schneller zurück erhalten. Die Archivierung der Papierbelege wird nach dem Abrechnungsprozess somit zur reinen Formsache.

Reisekosten digital archivieren

Im Optimalfall verfügt die genutzte Reisekostensoftware nicht nur über eine App, sondern auch über eine Funktion für die digitale Archivierung der Reisekosten. Ihr Unternehmen spart damit die Kosten für eine weitere Archivsoftware. Zusätzliche Arbeitsschritte für die Buchhaltung entfallen.

Die elektronische Archivierung muss jedoch nach den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” erfolgen. Diese beinhalten neben Vorgaben zur Revisionssicherheit auch genaue Anweisungen zur Digitalisierung. Wichtig ist hier beispielsweise das Speichern von Dateien im PDF-Format. Bilddateien als JPG oder PNG werden von den Ämtern oft nicht nicht akzeptiert.

Digitale Archivierung beim Finanzamt beantragen

Erfüllt das Archiv-Tool alle Anforderungen der Finanzämter, liegen die Vorteile auf der Hand: Geringere Ausgaben für Papier, Druckertinte und Büromaterial, weniger Zettelwirtschaft, weniger Arbeit für die Buchhaltung, mehr Platz im Büro u. a..

Beantragen Sie hierzu bei Ihrem zuständigen Finanzamt die elektronische Archivierung von Originalbelegen. Es ist einen Versuch wert, denn nur so können Sie komplett auf die Archivierung von Papierbelegen verzichten und elektronisch abgerechnete und archivierte Reisekostenbelege getrost entsorgen.

Tipp: Die Personal- und Reisekostensoftware HRworks stellt ihren Nutzern die Vorlage Anschreiben “Elektronische Belegarchivierung” für das Finanzamt zur Verfügung. Lernen Sie die Funktionen der Software kennen und testen Sie HRworks jetzt kostenlos.

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