Mit dem Flugzeug auf Dienstreise – Welche Verpflegungspauschale ist die richtige?

Mahlzeiten richtig abrechnen Teil 3:

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lara-flughafenRegelmäßige Flugreisen ins Ausland sind heutzutage in vielen Branchen gang und gäbe. Eine Herausforderung bei der Reisekostenabrechnung, die so manchen Buchhalter ins Schwitzen bringt.

Von Leserkommentaren, häufigen Fragen und Praxisfällen inspiriert, erhalten Sie in diesem Beitrag die wichtigsten Informationen zum Thema Verpflegungsmehraufwendungen bei ein- und zweitägigen Auslandsflügen.

Reisekosten Pauschale – Abflug und Landung am gleichen Tag

Beispiel 1: Ein Mitarbeiter bricht am Montag um 14:00 Uhr von Berlin nach Paris auf. Sein Flugzeug landet dort um 18:00 Uhr am Flughafen Paris-Charles-de-Gaulle. Am Dienstagabend kommt er gegen 22:00 Uhr wieder zu Hause an.

Bei einem Flug mit Abreise in Deutschland und Ankunft am Zielort am gleichen Tag, ist für den ersten Reisetag die Anreisepauschale des Zielortes anzusetzen. Am Rückreisetag erhält der Reisende die reguläre Abreisepauschale.

Anreisetag = Ankunftstag = Anreisepauschale Zielort (Paris) = 39 Euro
Zweiter Reisetag = Abreisetag = Abreisepauschale (Paris) = 39 Euro

Verpflegungsmehraufwand bei zweitägigen Flugreisen ins Ausland

Beispiel 2: Ein Mitarbeiter startet Montagabend seine Geschäftsreise nach Singapur. Der Nonstop-Flug von Frankfurt aus dauert ca. 12 Stunden, sodass er Dienstagnachmittag um ca. 14:00 Uhr Ortszeit in Singapur ankommt.

Findet ein Flug über Nacht statt und erstreckt sich dadurch über zwei Tage, wird für den ersten Reisetag die Anreisepauschale für Deutschland fällig. Am zweiten Reisetag bzw. Ankunftstag ist die Pauschale des Zielortes bzw. Ziellandes anzusetzen.

Anreisetag = Anreisepauschale Inland (Deutschland)= 12 Euro
Ankunftstag = Ganztagespauschale Zielort (Singapur)= 53 Euro

Reisekostenabrechnung bei Flugreisen mit Zwischenlandung

Beispiel 3: Ein Mitarbeiter begibt sich spät abends auf Geschäftsreise nach Saudi Arabien. Vor 24:00 Uhr Ortszeit findet eine Zwischenlandung in der Türkei statt. Er kommt am Folgetag um 04:50 Uhr am Zielflughafen in Riad an.

Grundsätzlich gilt bei Flugreisen ein Zielland bzw. Zielort erst dann als erreicht, sobald das Flugzeug dort den Boden berührt hat. Zwischenlandungen, wie sie bei längeren Flugzeiten erforderlich sind, bleiben bei der Berechnung von Verpflegungspauschalen generell unberücksichtigt (Popp 2014: Handbuch Reisekostenrecht, S.142). Somit ist auch hier, wie in Beispiel 2, für den Abreisetag die Inlandspauschale und für den Ankunftstag die Pauschale des Zielortes anzusetzen.

Anreisetag = Anreisepauschale Inland (Deutschland) = 12 Euro
Ankunftstag = Ganztagespauschale Zielort (Riad) = 48 Euro

Erfahren Sie in Teil 4 der Reihe “Mahlzeiten richtig abrechnen”, was es bei mehrtägigen Flugreisen in Sachen Verpflegungspauschale zu beachten gibt, wann die Pauschale gekürzt werden muss und wann nicht.

20 Gedanken zu “Mit dem Flugzeug auf Dienstreise – Welche Verpflegungspauschale ist die richtige?

  1. Hallo,
    weis nicht ob ich hier richtig bin. Folgender Fall beschäftigt mich.
    Anreise freitags von Berlin 12:05 Uhr mit Zwischenlandung und flugplanbedingter Übernachtung in Rom, Weiterflug am Samstag 10:30 Uhr von Rom nach Sao Paulo (Brasilien) und Ankunft am gleichen Tag 19:50. Aufenthalt 8 Tage. Rückflug am nächsten Sonntag 17:15 von Sao Paulo mit Zwischen landung am Montag 7:15 in Rom und Landung am gleichen Tag in Berlin 11:10 Uhr.
    Helmut

    • Hallo Herr Muder,

      von der beschriebenen Flugreise ausgehend, haben Sie Anspruch auf folgende Pauschalen:

      – am ersten Tag erhalten Sie die Anreisepauschale für Rom (wegen Aufenthalt in Rom um 24 Uhr)
      – am zweiten Tag sowie die nächsten Tage erhalten Sie die Tagespauschale für Sao Paulo

      Da Sie während der Abreise am Zwischenort nicht übernachten, wird hier der Ort der Zwischenlandung nicht berücksichtigt und Sie erhalten eine Abreisepauschale für Sao Paulo (der letzte Tätigkeitsort).

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  2. Hallo,
    ich habe folgenden Fall

    Ein Mitarbeiter reist vom 16.01 8:00 mit dem Flugzeug nach Frankreich
    1 Übernachtung am 17.01 reist er zurück nach Berlin übernachtet dort und fliegt am 18.01 weiter nach Finnland
    Dort übernachtet er 2 mal und reist am 20.01 per Flugzeug zurück nach DE Ankunft 13.00

    ich hätte für 16+17 Reisekosten FR 1.Tag 29+2.Tag44 €
    und
    18+19.RK Finnland 39€ 20 Rückreise 26,00 angesetzt?

    oder?

    • Hallo Beatrice,

      da stimme ich Ihnen zu:

      Am ersten Tag der Reise erhält der Mitarbeiter die Anreisepauschale Frankreich,
      am zweiten Tag die Tagespauschale Frankreich, da bei Grenzübertritt das Land der letzten Tätigkeit maßgebend ist.
      Am dritten Tag steht ihm die Pauschale für Finnland zu und am
      letzten Tag der Reise die Abreisepauschale Finnland.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  3. Hallo,

    ich habe eine Frage zu folgendem Fall:
    Abflug am 15.12. nachmittags in Thailand; Ankunft des Flugzeuges in Deutschland erst am 16.12.

    Welcher Tagessatz muss an den Tagen angesetzt werden?

    Vielen Dank!

    • Hallo,

      bei der Rückreise ist die Pauschale des Ortes der letzten Tätigkeit maßgebend – in Ihrem Beispiel also Thailand für beide Rückreisetage.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  4. Hallo,

    wo muß ich denn hier das Frühstück, Mittagessen, Abendessen abziehen?

    Montag: 13:00 Abflug in Frankfurt: Mittagessen. Klar 20% von den 12 Euro für DE.
    Dienstag: 7:00 Ortszeit China (2:00 in DE) über China fliegend (nicht gelandet) kurz vor Shanghai, Frühstück erhalten. 20% von den 12 Euro Abreisetag oder 20% vom 24h Satz von China Shanghai?

    Danke im Voraus

    Viele Grüße

    Kai

    • Hallo Kai,

      gekürzt wird immer von der für den jeweiligen Reisetag gültigen Ganztagespauschale. Das gilt unabhängig davon, in welchem Land eine Mahlzeit tatsächlich eingenommen wird.
      Für das Mittagessen wird in Ihrem Beispiel daher eine Kürzung von 9,60 € (40% der Ganztagespauschale für Deutschland (24 €)) fällig. Und da für den zweiten Reisetag die Pauschale für Shanghai anzusetzen ist, wird für das erhaltene Frühstück auch von dieser Pauschale 20% gekürzt.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  5. Wie verhält es sich denn mit Konferenzen, die man dienstlich besucht, die aber nicht vom Arbeitgeber sondern von einer Drittfirma organisiert werden und bei denen für alle Konferenzteilnehmer von der Drittfirma Mahlzeiten gestellt werden?

    Wir haben hierbei i. d. R. zwei verschieden Varianten:
    a) Keine besondere Vereinbarung mit Konferenzveranstalter oder Arbeitgeber
    b) Im Vorfeld genehmigt der Arbeitgeber das Sponsoring des Konferenzbesuchs des Arbeitnehmers durch den Konferenzausrichter (i. d. R. werden dann Anreise, Hotelkosten und Verpflegung übernommen).

    Wie verhält es sich mit den Kürzungen in den beiden Fällen? Bei b) gibt es auch noch eine Variante, wo man an den Konferenzmahlzeiten nicht teilnimmt sondern auf eigene Rechnung extern essen geht.

    • Guten Tag Herr Augustin,

      bei den von Ihnen geschilderten Beispielen sind die Kürzungen meines Erachtens folgendermaßen vorzunehmen:

      a) Sind die Mahlzeiten in den Konferenzkosten enthalten und werden diese vom Arbeitgeber getragen, ist die Verpflegungspauschale entsprechend zu kürzen.

      b) Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten inkl. Verpflegung sind die Mahlzeiten regulär zu kürzen.

      Bei der zweiten Variante kommt es darauf an, ob der Verzicht auf die Konferenzmahlzeit mit dem Arbeitgeber so abgestimmt ist oder nicht. Verzichtet der Konferenzteilnehmer aus eigener Entscheidung auf die gestellte Mahlzeit muss dennoch gekürzt werden.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  6. Sehr geehrte Frau Baumann,

    eine Frage zu folgendem Fall:
    Ein Mitarbeiter fliegt nach mehrtägiger Geschäftsreise in Kolubien von dort zurück nach Deutschland und landet hier um ca. 17:00 Uhr. Der Mitarbeiter hat nun noch einen Termin an einem anderen Ort in Deutschland. Er reist also am Tag der Rückreise aus Kolumbien noch innerhalb Deutschlands und beendet die Dienstreise erst zwei Tage nach der Rückkehr aus dem Ausland.
    Gilt für den Kalendertag der Reise von Kolumbien nach Deutschland noch der volle Tagessatz für Kolumbien, oder muss für diesen Kalendertag bereits die deutsche Pauschale angewandt werden?

    Ich hoffe, Sie können den Fall nachvollziehen. Vielen Dank.

    • Guten Tag Tom,

      am Tag der Rückreise aus Kolumbien ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsortes, in Ihrem Fall für Kolumbien, anzusetzen. Wird die Reise in Deutschland fortgesetzt, ist für die folgenden Tage wieder der Pauschbetrag für Deutschland der Richtige.

      viele Grüße
      Janine Baumann

  7. Ich habe nun den Fall, dass ein AN über mehrere Tage im Ausland ist, der Aufenthaltsort zählt unter „China, im Weiteren“. Für die Anreise und den eigentlichen Aufenthalt ist das soweit klar. Die Rückreise sieht wie folgt aus: Am Abreisetag vom Aufenthaltsort („China, im Weiteren“) abends nach Peking – die Ankunft in Peking ist vor 24:00 Uhr. Ca. 3,5 Std. später (zwischen 02:00 Uhr und 03:00 Uhr), also am nächsten Tag, erfolgt der Weiterflug von Peking nach Deutschland. Die Ankunft in Deutschland ist gegen 09:00 Uhr.

    Wie verhält es sich hier?

    • Hallo Michael,

      der Ort der Zwischenlandung ohne Übernachtung hat keine Auswirkung auf die Pauschale und bleibt unberücksichtigt.
      Für den ersten und den zweiten Abreisetag zählt der Ort der letzten Tätigkeitsstätte, in Ihrem Fall also die Pauschale China.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

      • Vielen Dank Frau Baumann.

        Allerdings gibt es für China mehrere Pauschalen, je nach Region – aus dem Grund habe ich die Frage gestellt.

        Aber ich interpretiere Ihre Antwort so, dass Sie für den zweiten Abreisetag die (Halbtages-)Pauschale für „China, im Weiteren“ meinen.

  8. Hallo,
    ich habe einen Fall, wo der AN am selben Tag von Dtl. nach London und wieder zurück fliegt. Allerdings kommt er erst um 1 Uhr morgens des nächsten Tages in Dtl. an. Welche Pauschalen gelten dann?
    Vielen Dank!

    • Hallo Anja,

      in Ihrem Beispiel handelt es sich um eine zweitägige Dienstreise nach Großbritannien (London) ohne Übernachtung von mehr als 8 Stunden dauer.

      Der Mitarbeiter erhält daher für den 1. Reisetag den Pauschbetrag von London für eine Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden (41,00 Euro).

      Für den zweiten Tag (von 00:00 bis 01:00 Uhr) erhält der Reisende keine Pauschale. Es handelt sich dabei per Definitionem nicht um einen Abreise- bzw. Rückreisetag, da keine auswärtige Übernachtung unmittelbar vor der Abreise stattgefunden hat.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

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