Arbeitsessen

Welche Unterschiede gibt es beim Arbeitsessen?

Beim Arbeitsessen unterscheidet das Finanzamt verschiedene Arten der Bewirtung, was sich auf die steuerlichen Abgaben für die Firmen auswirkt:

Bewirtungen mit Betriebsanlass

Bei Mitarbeiteressen oder einer Betriebsveranstaltung können Arbeitgeber die Kosten für Speisen und Getränke für ihre Angestellten in voller Höhe von der Steuer absetzen. Denn diese gelten nach R 4.10 Abs. 7 Einkommensteuergesetz (EStG) als „betrieblich veranlasste Bewirtungen“. Ausgaben von maximal 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer pro Angestellten sind steuerfrei. Der Arbeitnehmer muss gegebenenfalls den geldwerten Vorteil versteuern.

Bei den Betriebsfeiern gilt als Voraussetzung, dass jährlich nicht mehr als 2 Veranstaltungen dieser Form stattfinden. Bei mehr Veranstaltungen handelt es sich um einen steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Bewirtungen mit Geschäftsanlass

Eine Bewirtung mit Geschäftsanlass trifft auf Arbeitsessen mit Personen zu, zu denen bereits eine Geschäftsbeziehung besteht oder sich in der Zukunft anbahnt. Die Bewirtung kann Mitarbeiter und Geschäftspartner gleichermaßen umfassen. Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 (EStG) lassen sich 70 Prozent dieser Bewirtungskosten steuerlich absetzen.

Belohnungsessen

Nach einem besonderen Arbeitseinsatz, einer ungewöhnlich langen Betriebssitzung oder einer günstigen Gestaltung eines Arbeitsablaufes lädt der Arbeitgeber häufig zu einem Belohnungsessen ein. Der auf den Arbeitnehmer entfallende Teil der Bewirtungskosten ist dabei steuerpflichtiger Arbeitslohn und nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG mit dem tatsächlichen Wert der Mahlzeit anzusetzen. Denn beim Belohnungsessen steht kein überwiegend betriebliches Interesse im Vordergrund, sondern die Bewirtung der Arbeitnehmer.

Arbeitgebern bieten 3 Möglichkeiten, um Belohnungsessen pauschal zu versteuern:

1. Über den individuellen Steuersatz der Angestellten.
2. Mit der Lohnsteuer gemäß § 37b Abs. 1. Nr. 2 EStG über einen Pauschalsatz von 30 Prozent.
3. Durch den pauschalen Einkommensteuersatz nach § 40 Abs. 1 Nr. 1 EStG.

Aufmerksamkeiten

Als eine Form des Belohnungsessens gelten “Aufmerksamkeiten”, die ein Unternehmen den Arbeitnehmern in Form von Getränken und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt. Wenn sie die gleichen Voraussetzungen wie ein Belohnungsessen erfüllen, gelten sie als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dies richtet sich auch nach Art und Umfang der Speisen:

• Kleine Snacks oder Kaffee gelten als Aufmerksamkeit und sind somit steuerfrei.
• Pizza oder Burger fallen unter die Bewirtung und erfordern steuerliche Abgaben.

Hinweis: Steht bei einem Arbeitsessen die Bewirtung von Angestellten im Vordergrund, ist stets von einem steuerpflichtigen Arbeitslohn auszugehen. Dies trifft auch dann zu, wenn während der Bewirtung geschäftliche Sachverhalte besprochen werden.

Arbeitsessen bei Diensteinführung, Funktionswechsel, rundem Jubiläum und Abschied

Die Ausgaben während Diensteinführungen, Jubiläen und ähnlichen Ereignissen gelten nicht als Arbeitslohn, wenn diese bei maximal 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer pro Mitarbeiter liegen. Auch Geschenke mit einem Gesamtwert von höchstens 40 Euro fallen unter diese Obergrenze.

Bewirtung von Mitarbeitern während einer Dienstreise

Bei der Verpflegung von Arbeitnehmern anlässlich einer Dienstreise besteht für das Unternehmen stets ein betriebliches Interesse. Als Teil der Reisekosten sind diese Verpflegungsmehraufwendungen in der Einkommenssteuererklärung als Betriebsausgaben abzusetzen.

Reist eine Person länger als 24 Stunden, gilt ein Verpflegungsmehraufwand von 28 Euro. Wenn ein Angestellter länger als 8 Stunden – aber keinen ganzen Tag – dienstlich unterwegs ist, liegt die Verpflegungspauschale bei 14 Euro.

Wie können Sie ein Arbeitsessen buchen?

Damit Unternehmen die Mitarbeiterbewirtung korrekt buchen und die Kosten steuerlich geltend machen, erfassen sie die Belege auf das Konto “Aufmerksamkeiten” 4653 (SKR 03) oder 6643 (SKR 04).

Bewirtungskosten von Geschäftspartnern buchen Unternehmen auf das Konto “Bewirtungskosten” 4650 (SKR 03) oder 6640 (SKR 04). Den 30-prozentigen nicht abziehbaren Teil der Bewirtungskosten der Mitarbeiter verbuchen sie im Konto “Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten” 4654 (SKR 03) oder 6644 (SKR 04).

In beiden Fällen benötigen die Betriebe einen Bewirtungsbeleg mit den folgenden Angaben:

1. Genauer Zeitpunkt der Bewirtung.
2. Anschrift des Restaurants.
3. Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants.
4. Namen des Gastgebers sowie die Anschrift der Firma.
5. Namen der bewirteten Personen sowie die Anschriften der Firmen, für die sie arbeiten.
6. Grund für das Arbeitsessen.
7. Auflistung aller Speisen und Getränke.
8. Angabe über die Höhe des Trinkgelds in einem separaten Feld.
9. Gesamtkosten, eingeteilt in Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Bruttobetrag.
10. Unterschrift des Gastgebers und gegebenenfalls der Gäste sowie Stempel und Unterschrift der Bewirtungsstätte.

Hinweis: Bewahren Sie Ihre Bewirtungsbelege mindestens für 10 Jahre auf, um den Aufbewahrungsfristen zu entsprechen.