Kurioses zur Mahlzeitenkürzung: Die Kürzung der Kürzung

Mahlzeiten richtig abrechnen Teil 2:

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kompliziertes Reisekostenrecht - die Kürzung der Kürzung Ganz schön kompliziert. Das steuerliche Reisekostenrecht ist nicht nur höchst komplex, es enthält auch einige äußerst kuriose Regelungen rund um das Thema Reisekostenabrechnung und Steuerfreiheit.

So zum Beispiel auch die sogenannte “Kürzung der Kürzung”, die bei der Stellung einer zweiten, gleichwertigen Mahlzeit zur Anwendung kommen kann. In der beruflichen Praxis findet diese Regelung wohl kaum Anwendung – dennoch eine äußerst interessante Sonderregelung, die sich der Gesetzgeber hier ausgedacht hat.

In Teil 1 der Reihe “Mahlzeiten richtig abrechnen” haben Sie bereits erfahren, unter welchen Bedingungen Arbeitgeber ihren reisenden Mitarbeitern alternative Mahlzeiten als Ersatz für nicht eingenommene/verpasste Mahlzeiten zur Verfügung stellen dürfen:

Angestellter B nimmt am zweiten Tag seiner dreitägigen Geschäftsreise an einem mehrstündigen Meeting teil und verpasst daher das vom Arbeitgeber bestellte und bezahlte Mittagessen. Stattdessen diniert er nach seinem Meeting in einem nahegelegenen Restaurant. Die Restaurantrechnung reicht er bei der Abrechnung seiner Reisekosten mit ein. Die Ganztagespauschale (24 Euro) wird um 40% (9,60 Euro) gekürzt.

Entstehen für solch eine zweite, gleichwertige Mahlzeit zusätzliche Kosten für den Reisenden, die der Arbeitgeber nicht erstattet, kann eine “Kürzung der Kürzung” vorgenommen werden (BMF-Schreiben vom 05.11.2015). Dabei wird der reguläre Betrag der Mahlzeitenkürzung, der bei einer Mahlzeitengestellung anzusetzen ist, um den vom Reisenden selbst bezahlten Betrag vermindert:

Variante 1: Das zweite Mittagessen kostet 12 Euro, der Arbeitgeber von B bewilligt jedoch nur die Übernahme der Hälfte der Kosten, sodass B noch 6 Euro aus eigener Tasche bezahlen muss. Der reguläre Kürzungsbetrag (9,60 Euro) wird um den von B selbst bezahlten Betrag (6 Euro) gekürzt (9,60 Euro – 6,00 Euro = 3,60 Euro).

Somit werden nur 3,60 Euro statt der regulären 9,60 Euro für die Mahlzeitengestellung von der Ganztagespauschale abgezogen. B erhält nun für diesen Tag den Pauschbetrag von 20,40 Euro ausbezahlt.

Variante 2: Das von B im Restaurant eingenommene, zweite Mittagessen kostet 20 Euro, der Arbeitgeber von B bewilligt jedoch nur die Übernahme der Hälfte der Kosten, sodass B noch 10 Euro selbst bezahlen muss. Der reguläre Kürzungsbetrag (9,60 Euro) wird um den von B aufgebrachten Betrag (10 Euro) gekürzt (9,60 Euro – 10 Euro = 0 Euro).

Da die Ausgaben von B den Kürzungsbetrag übersteigen, erhält B für diesen Tag seiner Reise die komplette Verpflegungspauschale von 24,00 Euro ohne Abzüge ausbezahlt.

In Teil 3 der Reihe “Mahlzeiten richtig abrechnen” erfahren Sie, was es bei Verpflegungspauschalen auf Flugreisen ins Ausland zu beachten gilt.

26 Gedanken zu “Kurioses zur Mahlzeitenkürzung: Die Kürzung der Kürzung

  1. Hallo, wenn man weniger als die gesetzlichen Verpflegungsmehraufwendungen erhält, muss dann trotzdem gekürzt werden?
    Beispiel:
    Herr A. erhält 10 € Spesen bei einer 24 Stunden Auswärtstätigkeit und erhält im Hotel frühstück.
    Müssen 20 % von den Spesen abgezogen werden?

    • Hallo,

      wenn der Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale erhält und ihm noch zusätzlich eine Mahlzeit gestellt wird, muss von der Pauschale auch entsprechend gekürzt werden. Die prozentualen Beträge der Kürzungen gehen dabei immer von der Höhe der vollen Tagespauschale aus.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  2. Hallo,

    wir machen für unsere MA wenn Sie auswärts tätig sind eine Reisekostenabrechnung. Jetzt war ein MA mehrere Tage weg. Die Hotel-RE wurde von unserem Kunden bei dem er tätig war übernommen. Frühstück hat er im Hotel zu sich genommen. Kürze ich dann Frühstück oder nicht?

    Vielen Dank,

    Pia Bornfelder

    • Hallo Frau Bornfelder,

      da die Verpflegungskosten von einem Dritten übernommen wurden, muss der Mitarbeiter im Prinzip keine Kürzung vornehmen.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  3. Hallo,
    ich habe eine Frage zu der Kürzung von Mahlzeiten. Wie verhält es sich, wenn nicht der direkte Arbeitgeber die Hotelrechnung oder den Workshop bezahlt, sondern ein Unternehmen aus dem Konzern? Müssen die Verpflegungspauschalen gekürzt werden oder nicht?
    VG
    TD

    • Hallo Frau Dreier,

      falls Ihnen Ihr Arbeitgeber die Verpflegungspauschale zur Verfügung stellt und die zusätzlichen Kosten für gestellte Mahlzeiten von einem Dritten übernommen werden, müssen im Prinzip keine Kürzungen vorgenommen werden (siehe auch “Handbuch Reisekostenrecht 2014 von Michael Popp, S. 76, Punkt 3.2.4.4.2). Entscheidend ist, ob das Konzernunternehmen als Dritter angesehen wird oder nicht. Am besten besprechen Sie das mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater.
      Wurden jedoch die Mahlzeiten direkt vom Arbeitgeber erstattet, muss in diesem Fall auch gekürzt werden.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  4. Hallo,

    ich habe gerade eine Diskussion mit der Dame der Reiseabrechnung. Ich war für zwei Wochen auf Dienstreise mit Übernachtung im Hotel inklusive Frühstück. Auf der Hotelrechnung ist das Frühstück extra gelistet mit jeweils 17€ pro Tag. Es bestand aufgrund der Lage auch nicht die Möglichkeit woanders frühstücken zu gehen.

    Nun habe ich meine Abrechnung eingereicht und mir wurden jeden Tag 17€ für das Frühstück abgezogen und nicht nur 20% (4,80€).

    Ich habe mich bei Ihr beschwert und die Aussage erhalten, dass dies so korrekt sei. Ich habe jedoch in ihren tollen Artikel nichts dergleichen gefunden. Meiner Meinung nach sollten keine 17€ abgezogen werden.

    Was sagen Sie dazu? Ist dies rechtens?

    • Hallo Frau Clauss,

      in der Regel sollte noch vor der Geschäftsreise vom Arbeitgeber festgelegt werden, ob er die Kosten für die Mahlzeiten übernimmt. Grundsätzlich ist aber nicht reglementiert, wie hoch die Kürzungen sein dürfen oder ob das Frühstück überhaupt vom Arbeitgeber bezahlt wird. Gekürzt wird immer, wenn Sie eine Pauschale vom Arbeitgeber erhalten haben, über 8 Stunden unterwegs sind und die Mahlzeit noch zusätzlich vom Arbeitgeber bezahlt wurde. Die Kürzung sollte dabei mindestens so hoch wie die 20% bzw. 40% der vollen Tagespauschale sein.

      Erkundigen Sie sich eventuell, ob es in Ihrem Unternehmen eine Reiserichtlinie gibt und besprechen Sie den Sachverhalt noch mit Ihrem Arbeitgeber.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  5. Hallo,

    nehme für ein Unternehmen an einem Kongress teil. Bin aber beschäftigt bei einem externen Dienstleister.

    Muss ich die Mittag- und Abendessen kürzen, obwohl die Essen nicht durch meinen Arbeitgeber beauftragt, noch bezahlt werden?

    Siehe auch folgende Aussage:

    “Bei der Kürzung ist allerdings zu beachten, dass diese nur vorzunehmen ist, wenn der eigene Arbeitgeber die Mahlzeit stellt oder bezahlt oder einen Dritten damit beauftragt”, erklärt BDL-Geschäftsführer Erich Nöll. “Wird man während der Auswärtstätigkeit von Geschäftspartner oder Kunden eingeladen, ist diese Kürzung nicht vorzunehmen und der Arbeitgeber kann die volle Pauschale auszahlen oder sie kann in voller Höhe als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung angesetzt werden.”

    • Hallo,
      ich gebe Herrn Nöll mit seiner Aussage recht. Wenn die Kosten für gestellte Mahlzeiten nicht von Ihrem Unternehmen getragen werden, ist eine Kürzung der Verpflegungspauschale nicht zwingend erforderlich.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

    • “der Arbeitgeber KANN die volle Pauschale auszahlen ”

      Bedeutet das, dass der Arbeitgeber die freie Wahl hat? Ist das irgendwo gesetzlich geregelt?

      Mein neuer Abeitgeber zieht immer 9,60 € ab, auch wenn ich auf einer Messeveranstaltung kostenlos von einer Fremdfirma etwas zu Essen bekommen habe.

      • Hallo,

        falls Ihnen Ihr Arbeitgeber die Verpflegungspauschale zur Verfügung stellt und die zusätzlichen Kosten für gestellte Mahlzeiten von einem Dritten übernommen werden, müssen im Prinzip keine Kürzungen vorgenommen werden (siehe auch „Handbuch Reisekostenrecht 2014 von Michael Popp, S. 76, Punkt 3.2.4.4.2). Würden jedoch die Mahlzeiten direkt vom Arbeitgeber erstattet, muss in diesem Fall auch gekürzt werden.

        Der Arbeitgeber kann dabei selber entscheiden, ob er seinen Mitarbeitern Pauschalen auszahlt oder nicht. Die entgangenen Pauschalen kann sich jeder Mitarbeiter über seine jährliche Steuererklärung vom Finanzamt zurückholen.

        Mit freundlichen Grüßen,
        Ulrika Schwabik

  6. Guten Tag,

    werden die Pauschalen taggenau oder “reisegenau” betrachtet? Konkret: Wenn ein Arbeitnehmer am Zwischentag ein vom Arbeitgeber bezahltes Frühstück in Höhe von 10,00 Euro einnimmt und ein Mittagessen in Höhe von 15,00 Euro bezahlt bekommt, fällt seine Pauschale für diesen Tag dann auf 0,00 Euro oder werden diese Beträge mit den Pauschalen für An- und Abreisetag weiterverrechnet?

    Herzlichen Dank für Ihre Hilfe,
    viele Grüße
    DL

    • Hallo,
      gekürzt wird immer an dem Tag, an dem die Mahlzeiten auch erhalten wurden, und zwar 20% der Ganztagespauschale für ein Frühstück bzw. 40% für ein Mittag- oder Abendessen. Die konkreten Kosten für die Mahlzeiten sind hierbei nicht relevant, sofern sie unter 60,00 € liegen.

      Ist ein Arbeitnehmer innerhalb von Deutschland drei Tage unterwegs und erhält am zweiten Tag Frühstück und Mittagessen gestellt, werden von der Ganztagespauschale (24,00 €) 4,80 € für das Frühstück und 9,60 € für das Mittagessen gekürzt.

      Anreisetag = 12 €
      Zwischentag = 9,60 €
      Abreisetag = 12 €

      Der Mitarbeiter erhält für die Reise also insgesamt 33,60 € Verpflegungspauschale.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  7. Hallo!

    Ich habe eine Frage zur Kürzung der Pauschalen:

    Ich bin als selbstständiger Einzelunternehmer über einen längeren Zeitraum auf Montage unterwegs. Mein Auftraggeber sorgt für Frühstück, Mittagessen sowie einen Snack als Abendessen. Muss ich von den 24€ dann 20% + 40% + 40% abziehen, kann also keine Kosten anrechnen, oder zählt Mittag- und Abendessen zusammen als 40%.

    Vielen Dank schon mal für Ihre Antwort.

    Beste Grüße,
    Nico Schulz

    • Hallo Nico,

      Ja, werden Frühstück, Mittagessen und Abendessen gestellt, muss auch für alle drei Mahlzeiten separat gekürzt werden (Frühstück 20%, Mittagessen 40%, Abendessen 40%). Ein zusammenrechnen einzelner Mahlzeiten ist nicht möglich. Führ Snacks, die nicht als Mahlzeit gereicht werden (z. B. zur Kaffeepause oder zum Nachmittagstee) muss die Pauschale nicht gekürzt werden.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  8. Ich starte demnächst bei meinem neuen Arbeitgeber und bin laut Arbeitsvertrag im Home Office beschäftigt. Zum anlernen muss ich 3 Monate in den Firmensitz und bekomme für diese Zeit eine Unterkunft gestellt. Kann ich in diesem Fall die Verpflegungspauschale ansetzen?

    • Hallo Sandra,

      ja, da es sich um eine beruflich veranlasste Tätigkeit außerhalb des Home Office handelt und die Dreimonatsregel noch nicht greift, können Sie für den benannten Zeitraum die Verpflegungspauschale ansetzen. Werden von Ihrem Unternehmen keine Verpflegungspauschalen bezahlt, können Sie diese im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  9. Hallo,

    und wie verhält es sich, wenn die Firma seinem Mitarbeiter ein Hotel inkl. Frühstück bezahlt, der Mitarbeiter aber aufgrund seines Rückflugs das Frühstück um 7.00 Uhr nicht einnehmen kann, da er zu diesem Zeitpunkt bereits Richtung Flughafen unterwegs war?
    Hätte der Mitarbeiter, um eine Kürzung zu vermeiden, das Frühstück abbestellen müssen? Kürzung der Tagespauschale ja oder nein?

    • Hallo,

      hat der Arbeitnehmer aus dienstlichen Gründen ein in der Hotelrechnung enthaltenes Frühstück nicht einnehmen können, kann dies auf der Hotelrechnung vermerkt und im Optimalfall vom Hotel bestätigt werden. Dem Arbeitnehmer ist somit kein Frühstück zur Verfügung gestellt worden und eine Kürzung der Verpflegungspauschale ist nicht erforderlich.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

      • Hallo Frau Baumann,

        aber es reicht wahrscheinlich nicht aus, wenn das der Mitarbeiter selbst auf die Rechnung schreibt, oder? Sonst könnten die Mitarbeiter auf einfache Weise um die Kürzung herumkommen.

        Viele Grüße
        JM

  10. Hallo!
    Auch ich habe eine generelle Frage zum Frühstück.
    Ein Mitarbeiter hat ein Hotel gebucht, die Rechnung wurde an unsere Firma geschickt und auch direkt von der Firma bezahlt. Auf der RE ist das Frühstück mit 17 € ausgewiesen.
    a) Wenn der MA keine Reisekostenabrechnung macht, wie verhält es sich dann mit den 17€ für das Frühstück? Muss ich ihm diesen Betrag vom Gehalt abziehen oder den Betrag von 17€ – 4,80€ Verpflegungspauschale (12,20€) oder muss ich ihm gar nichts abziehen?
    b) Der MA macht eine Reisekostenabrechnung. Muss ich ihm in der Reisekostenabrechnung die 17€ abziehen oder nur die 4,80€ Verpflegungspauschale ?
    c) Ist es dabei relevant, ob der MA das Hotel selbst gebucht hat oder die für Reisen zuständige Mitarbeiterin, solange die Rechnung auf die Firma ausgestellt wurde?

    • Hallo,

      a.) Wenn der Mitarbeiter keine Reisekostenabrechnung führt, erstatten Sie ihm auch keine Verpflegungspauschale. Der Sachbezugswert (1,67 €)
      muss dann innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters versteuert werden. Kostet die Mahlzeit über 60 € ist sie mit ihrem tatsächlichen Betrag als Arbeitslohn zu versteuern.
      b.) Rechnet der Mitarbeiter seine Reisekosten ab, müssen Sie ihm 4,80 € von der Verpflegungspauschale abziehen, die er erhält (bei An- und Abreise 12 €, bei 24 Stunden = 24 €)
      c.) Nein, wer das Hotelzimmer bucht ist nicht relevant, die Reise muss vom Arbeitgeber veranlasst und die Rechnung muss auf die Firma ausgestellt sein.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

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