Kürzung der Verpflegungspauschale: Regel- und Sonderfälle

Mahlzeiten richtig abrechnen Teil 1:

Foto: © Saskia Sander / pixelio.de 
Kürzung der Verpflegungspauschale bei MahlzeitengestellungMahlzeitenkürzungen, Sachbezugswerte, Verpflegungsmehraufwendungen und Bewirtungskosten – rund um das leibliche Wohl der Mitarbeiter sorgt so mancher Fachbegriff für Verwirrung und für reichlich Fehler in der Reisekostenabrechnung.

Erfahren Sie in Teil 1 der Serie: “Mahlzeiten richtig abrechnen”, wie Sie erhaltene Mahlzeiten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit korrekt abrechnen.

Mahlzeitenkürzung und Verpflegungsmehraufwendungen

Der sogenannte Verpflegungsmehraufwand ist eine Ausgleichszahlung für eventuell anfallende, zusätzlichen Kosten für die Verpflegung von Arbeitnehmern während einer Auswärtstätigkeit. Hier geht es also nicht darum, die Verpflegungskosten in vollem Umfang abzudecken. Generell dürfen Verpflegungsmehraufwendungen nur im Rahmen der gesetzlichen Pauschalbeträge geltend gemacht beziehungsweise vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Erhält ein Arbeitnehmer neben der Verpflegungspauschale zusätzlich eine oder mehrere „übliche“ Mahlzeiten von seinem Arbeitgeber gestellt, muss der Betrag der Pauschale für ein erhaltenes Frühstück um 20%, für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40% gekürzt werden. Die Kürzung wird ausgehend von für das Reiseland gültigen Ganztagespauschale vorgenommen.

Frühstück verpasst – Mahlzeitenkürzung ist trotzdem Pflicht

Geschäftsreisende stehen häufig auf Kriegsfuß mit Travelmanagern und Buchhaltern und beschweren sich über, ihrer Meinung nach, zu Unrecht vorgenommene Mahlzeitenkürzungen.

Grundsätzlich gilt jedoch: Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit unentgeltlich zur Verfügung, muss die erhaltene Verpflegungspauschale immer gekürzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die zur Verfügung gestellte Mahlzeit wirklich verspeist wurde oder nicht. Auch die Gründe für das Nichteinnehmen einer Mahlzeit sind irrelevant (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75). Das hat das Bundesministerium für Finanzen in einer Stellungnahme erneut bestätigt.

Alternative Mahlzeitengestellung

In besagtem BMF-Schreiben vom 05.11.2015 weisen die Behörden zudem darauf hin, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer durchaus eine alternative Mahlzeit zur Verfügung stellen kann, falls dieser die erste Mahlzeit nicht eingenommen hat. Hier gilt es jedoch zu beachten, dass es sich um eine gleichartige Mahlzeit handeln muss. Ferner dürfen beide vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten (die nicht eingenommene und die alternative Mahlzeit) zusammengerechnet den Betrag von 60 Euro nicht übersteigen (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG).

Beispiel:
Angestellter A verschläft am Rückreisetag das Frühstück in dem von seinem Unternehmen gebuchten Hotel in Hamburg. Das Hotelfrühstück hat einen Wert von 12,50 Euro. Stattdessen frühstückt A im Flughafenbistro für 21,00 Euro, reicht den Beleg mit seinen Reisekosten ein und erhält den vollen Betrag vom Arbeitgeber erstattet.

Übernimmt der Arbeitgeber auch die Kosten für die zweite Mahlzeit, wird dennoch nur einmal gekürzt:

Verpflegungspauschale Rückreisetag 12,00 Euro
Kürzung für zwei zur Verfügung gestellte Frühstücke  4,80 Euro
Verbleibende Verpflegungspauschale 7,20 Euro

Nur in Ausnahmefällen wird die Verpflegungspauschale nicht gekürzt

Von einer Kürzung der erhaltenen Verpflegungspauschale kann nur abgesehen werden, wenn der Arbeitnehmer auf Geschäftsreise keine Mahlzeit gestellt bekommt (wenn eine Hotelübernachtung z.B. ohne Frühstück gebucht wird oder das Frühstück im Hotel explizit abbestellt wird) und dieser seine Mahlzeiten selbst veranlasst und bezahlt (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75).

Erfahren Sie in Teil 2 der Reihe „Mahlzeiten richtig abrechnen“, welche Kuriositäten das Reisekekostenrecht in Sachen Mahlzeitenkürzung sonst noch zu bieten hat.

72 Gedanken zu “Kürzung der Verpflegungspauschale: Regel- und Sonderfälle

  1. Hallo,

    Sorry I write in English because my German is still not that perfect. I cannot understand what happens in the following Scenario:

    I am in a Business trip and the customer invites me at the Kantine to eat something. This is a pause and we do not discuss about Business things, it is about to eat something together. Should I obtain the 9,60 euro or not for the lunch?

    And what if the same Thing happen in the evening? I mean the customer invites me to eat at a Restaurant, but this is not to discuss Business things, just to eat something together.

    Thanks in advance and Kind regards
    Gabriele

    • Hi Gabriele,

      in the case that the customer invited you for a lunch and paid the bill, you don’t have to reduce your daily allowance. If you have obtained the lunch from your employer, you have to apply for the reduction of 9.60 EUR. It is not possible to get another 9.60 EUR additionally to the obtained daily allowance.

      Best regards,
      Ulrika Schwabik

  2. Warum 20% des Tagegeldes für den An-/Abreisetag einbehalten werden? Der An-/Abreisetag ist ein ungleicher Tag zu einem vollen Kalendertag.

    Im Gesetz steht: „…Verpflegungspauschalen zu kürzen für einen vollen Kalendertag“

    • Hallo,

      haben Sie von Ihrem Arbeitgeber außer der Verpflegungspauschale auch eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt bekommen, muss diese gekürzt werden, und zwar vom Betrag der vollen Tagespauschale.

      „Die Kürzung beträgt
      20 Prozent für ein Frühstück und
      40 Prozent für ein Mittagessen,
      40 Prozent für ein Abendessen
      der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden Verpflegungspauschale.“

      (Zit. „Handbuch Reisekostenrecht 2014“ von Michael Popp, S. 77, Punkt 3.2.4.3)

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

      • Die An-/Ab-reisetage sind im Gesetz (und im Handbuch) nicht genannt. Nur „einen vollen Kalendertag“ (die 24-stündige Abwesenheit) wurde genannt.

        • Hallo,

          leider ist im erwähnten Zitat nicht die Rede von einem Kalendertag, sondern von einer Pauschale, die für eine 24-stündige Abwesenheit gültig ist.
          Unter einer „vollen Tagespauschale“ bzw. „höchsten Verpflegungspauschale“ versteht man den Betrag in Höhe von 24,- Euro. Das entscheidende dabei ist, dass man, abgesehen von der tatsächlich erworbenen Pauschale, immer von der „vollen Tagespauschale“ – „der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden“ Pauschale ausgeht und kürzt. Die Kürzung für ein Frühstück beträgt dementsprechend immer 4,80 Euro, egal ob man 12,- oder 24,- Euro zugewiesen bekommt.

          Gekürzt werden muss außerdem immer, wenn man außer der Verpflegungspauschale auch eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit bekommt – egal ob am vollen Geschäftsreisetag oder am Ab- bzw. Anreisetag.

          Für weitere Details schauen Sie sich das ergänzte BMF-Schreiben von 2014 an:
          http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2014-10-24-ergaenztes-bmf-schreiben-reform-steuerliches-reisekostenrecht.pdf;jsessionid=D640F69DE54F5F5F12CA783A5DAB3A06?__blob=publicationFile&v=4

          Mit freundlichen Grüßen,
          Ulrika Schwabik

          • Leider ist BMF-Schreiben kein Gesetz. Das hat solche Kraft, wie ein Kommentar in Facebook. In welches Gesetz steht: „Gekürzt werden muss außerdem immer, wenn man außer der Verpflegungspauschale auch eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit bekommt – egal ob am vollen Geschäftsreisetag oder am Ab- bzw. Anreisetag.“ ?

          • Guten Tag,

            Das BMF-Schreiben ist als gesetzliche Vorgabe zu verstehen und ist somit kein Empfehlungsschreiben. Die Antwort auf Ihre Frage finden Sie entsprechend im BMF-Schreiben. ​Um eine verbindliche Auskunft zu erhalten, wenden Sie sich bitte an das Finanzamt oder rufen Sie direkt beim Bundesfinanzministerium an.

            Mit freundlichen Grüßen,
            Ulrika Schwabik

  3. Guten Tag Frau Baumann,

    ich arbeite für ein deutsches Unternehmen, welches aktuell ein Joint Venture mit einem chinesischen Partner eingegangen ist (Anteile 50/50).
    Auf meinen Dienstreisen nach China werde ich häufig von unserem Joint Venture-Partner zu Geschäftsessen eingeladen: Muss dieses Essen mir von der Verpflegungspauschale abgezogen werden? Also die Frage ist eigentlich, ist der Joint Venture-Partner für mich Arbeitgeber, Kunde oder wie ist dies zu bewerten?

    Mit freundlichen Grüßen,
    Dennis

    • Guten Tag Herr Wächter,

      falls Ihnen Ihr Arbeitgeber die Verpflegungspauschale zur Verfügung stellt und die zusätzlichen Kosten für gestellte Mahlzeiten von einem Dritten übernommen werden, müssen im Prinzip keine Kürzungen vorgenommen werden (siehe auch „Handbuch Reisekostenrecht 2014 von Michael Popp, S. 76, Punkt 3.2.4.4.2). Entscheidend ist, ob der Joint Venture-Partner als ein Dritter angesehen wird oder nicht. Sollte der Partner als Ihr Konzernunternehmen gelten, müsste in diesem Fall auch gekürzt werden. Am besten besprechen Sie das mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  4. Moin moin,
    als selbständiger Unternehmer vereinbare ich mit meinen Kunden, dass Sie meine Kosten für Übernachtung und Verpflegung zu tragen haben.
    Ich buche die Belege für Hotel/Restaurant (In- und Ausland) in meiner Buchhaltung als Kosten ohne Abzug und belaste diese Kosten meinem Kunden.
    Für die Reisetätigkeit beanspruche ich Pauschalbeträge ja/nein?
    Muss ich also den Eigenanteil bei den Bewirtungsbelegen in Abzug bringen.
    Wie so oft ist das Finanzamt damit überfordert.
    Danke für eine hilfreiche Antwort.
    LG
    Moritz

    • Hallo Herr Moritz,

      leider können wir Ihre Fragen nicht beantworten. Wenden Sie sich diesbezüglich an das Finanzamt bzw. an Ihren Steuerberater. Nur diese beiden dürfen Ihnen dazu eine verbindliche Auskunft geben.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  5. Hallo,
    ich wurde dienstlich auf eine Konferenz geschickt, auf der die Konferenzteilnahme eine festgelegte Gebühr gekostet hat. Diese beinhaltete Catering, was aber nicht abzuwählen war. Leider war das Catering aber dann extra auf der Rechnung ausgewiesen, weshalb mein Arbeitgeber mir jetzt lediglich die Pauschalen ausbezahlen will, anstatt die volle Höhe des Caterings. Gibt es dazu eine Regelung?

    Freundliche Grüße
    Martin Bromer

    • Hallo Herr Bromer,

      im Zusammenhang mit dem von Ihnen beschriebenen Fall ist es immer empfehlenswert, die Kostenübernahme noch vor der Geschäftsreise bzw. Konferenz mit dem Arbeitgeber zu besprechen. Der Arbeitgeber ist dazu berechtigt selber zu entscheiden, ob und in welcher Form er seinen Mitarbeitern die Verpflegungskosten zurückerstattet.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  6. Hallo,

    auch ich habe eine Frage zum Verpflegungsmehraufwand, im Rahmen meines Angestelltenverhältnis bin ich öfters in Asien unterwegs: Flüge, Hotelkosten etc wird natürlich von meinem Arbeitgeber übernommen. Die Kosten für die Verpflegung wird komplett von den dortigen Geschäftspartner übernommen. Kann ich dann obwohl ich keiner Kosten habe die Pauschalen in meiner Einkommensteuererklärung gelten machen?

    • Hallo,

      wurden Ihnen während der Reise keine Verpflegungspauschalen bereitgestellt, haben Sie gesetzmäßig die Möglichkeit diese über eine Einkommensteuererklärung geltend zu machen. Beachten Sie dabei, dass im Fall einer Vollverpflegung keine Notwendigkeit entsteht, die entgangenen Pauschalen vom Finanzamt zurückzufordern.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  7. Hallo Frau Baumann,
    unsere Außendienstmitarbeiter dürfen Kunden zum Essen einladen. Einige machen davon reichlich Gebrauch. Muss ich dafür die Erstattung für Verpflegungsmehraufwand bei den Mitarbeitern kürzen?
    Verhält es sich bei geschäftsführenden Gesellschaftern anders?

    • Hallo Herr Griesner,

      wenn der Arbeitnehmer eine Mahlzeit durch den Arbeitgeber gestellt bekommt, muss er diese auch kürzen. Ein Bewirtungsanlass sollte hier keine Ausnahme bilden. Was die Bewirtungskosten allgemein betrifft, müssen diese betrieblich veranlasst und in der Höhe angemessen sein. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können 70% des Rechnungsbetrags vom Unternehmen abgesetzt werden. Meiner Meinung nach gilt dies auch für geschäftsführende Gesellschafter, aber sprechen Sie darüber bitte mit einem Experten, beispielsweise Ihrem Steuerberater.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  8. Hallo Frau Baumann,

    Die Kommentare zu diesem Thema sind super. Sehr informativ.

    Ich möchte Ihnen auch gerne zwei Fragen zur Abrechnung Verpflegungspauschalen stellen. Hier wird von unseren HR Abteilung und von der Abteilung, die Reisekosten überprüft, folgende Vorgaben gemacht, die sich zum Teil mit den Angaben auf dieser Seite widersprechen.

    Frage 1)
    Ich werde auf eine Dienstreise beim Kunden zum Essen eingeladen. Muss ich dies auf der Reisekostenabrechnung angeben und darf mir der Arbeitgeber die Pauschale für Mittagessen abziehen? Wenn ich das Feedback hier richtig interpretiere, darf der Arbeitgeber dies nicht. Weil der Arbeitgeber die Mahlzeit nicht bezahlt hat bzw. er auch nicht dritte den Auftrag dazu erteilt hat.

    Frage 2)
    jetzt wird es lustig. Die Chefsekretärin hat meine Reisekosten am Heimreisetag einer mehrtägigen Dienstreise im Ausland um das Abendessen gekürzt, da ich um 18 Uhr zu Hause angekommen bin und ja mit meiner Familie zu Hause gegessen habe. So müsse die Firma auch diese Mahlzeit nicht erstatten.
    Hier bin ich neugierig auf Ihr Feedback…

    Herzlichen Dank im Voraus!

    Mit freundlichem Gruß
    Martin Wuits

    • Guten Tag Herr Wuits,

      Freut mich, dass Ihnen Reisekosten.de gefällt 🙂

      Ja, da es sich bei beiden Fällen nicht um gestellte Mahlzeiten seitens des Arbeitgebers handelt, muss keine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen werden.

      Beim bezahlten Essen durch den Geschäftspartner/Kunden könnte man aus Fairnessgründen (Sie haben schließlich eine Mahlzeit gratis erhalten) für einen Kürzung plädieren.

      Im Hinterkopf ist hierbei immer zu behalten, dass ein Arbeitgeber generell keine gesetzliche Pauschale bezahlen muss. Verpflegungspasuchalen, die Sie nicht von Ihrem Arbeitgeber erhalten, können Sie über Ihre Steuererklärung geltend machen.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  9. Guten Tag,

    Im Rahmen meines Auslandsaufenthaltes in Südkorea arbeiten wir in einer Außenstelle von unserer Firma. In dieser Außenstelle gibt es eine Kantine in der einige der ‚einheimischen‘ Kollegen ihr Mittag essen und in der wir endgeldfrei essen können. Das Essen dort ist sehr gewöhnungsbedürftig, meist esse ich nur eine Schale Reis. Mein Arbeitgeber ist der Meinung, dass er dadurch, dass es diese Möglichkeit zur Verfügung stellt, keine Verpflegungspauschale für das Mittag zu zahlen braucht. Inwieweit gilt ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Essen als zumutbar? Ich würde mir lieber selbst etwas besorgen, würde aber dafür keine Verpflegungspauschale bekommen. Vielen Dank! Mit freundlichen Grüßen S.D.

    • Hallo Herr Dünnebeil,

      prinzipiell liegt es an der Entscheidung des Arbeitgebers, ob er die Verpflegungspauschale dem Mitarbeiter bezahlt oder nicht. Entspricht die Ihnen angebotene endgeldfreie Mahlzeit nicht Ihren Vorstellungen, besprechen Sie die Ersatzmöglichkeiten mit Ihrem Arbeitgeber. Nach unserem Kenntnisstand gibt es jedoch keine Regelung, die Ausnahmefälle berücksichtigen würde.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ulrika Schwabik

  10. Guten Tag Frau Baumann,
    ich muss auch noch mal eine Frage zur Abrechnung Verpflegungspauschalen stellen. Wir haben Kollegen die 3 Tage in England gewesen sind.

    Die Reisekosten wurden wie folgt eingereicht: Anreise Tag1: €30 /Tag 2: €45 / Abreise Tag 3: €30
    Die Abreise erfolgte am späten Nachmittag, am frühen Abend waren die Kollegen wieder zu Hause.
    Welche Verpflegungspauschale muss ich für den Abreisetag zu grunde legen, den für GB (€30) oder den für D (€12)? insbesondere auch bezogen auf die abzuziehende Frühstückpauschale von 20%

    Herzlichen Dank!
    Mit freundlichem Gruß
    Patricia Motzkus

    • Hallo Frau Motzkus,

      am Abreisetag ist immer das Land der letzten Tätigkeitsstätte für die Bestimmung der Pauschale maßgebend, in Ihrem Fall also England (GB). Die Kürzung ist dementsprechend mit 20 Prozent von der Ganztagespauschale für England (= €9) anzusetzen.
      PS: Waren Ihre Kollegen in Großbritannien allgemein oder in London tätig? London besitzt nämlich eine eigene Pauschale :-).

      Viele Grüße
      Janine Baumann

      • Hallo Frau Baumann,

        warum der Abzug von der Ganztagespauschale? Die Kollegen sind doch keine 24Std. weg gewesen, sonder ’nur‘ mehr als 12h also wären es doch eigentlich statt der 45 Euro 30 Euro und 6Euro der Frühstückspauschale oder nicht?

        • Hallo Frau Motzkus,

          gekürzt wird immer auf der Grundlage der 24 Stundenpauschale, egal, ob der Mitarbeiter die An-/Abreisepauschale oder den Ganztagessatz erhält.

          Sprich: Erhält der Mitarbeiter am Abreisetag ein Frühstück gestellt, werden 9 € von der Abreisepauschale England (30 €) gekürzt.

          Warum das so ist, kann ich Ihnen leider nicht sagen, da müssten Sie sich an unseren Gesetzgeber wenden. 🙂

          Viele Grüße
          Janine Baumann

  11. Hallo Frau Baumann,
    unser Arbeitgeber zahlt bei Auswärtstätigkeiten die gesetzliche Verpflegungspauschale. Die Kollegin und ich waren bei einem ganztägigem Seminar u. haben ein Mittagessen erhalten. Da das Seminar auch in der Stadt stattfand, in der wir arbeiten, haben wir aber außer Stadtbahntickets keinen Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht u. somit auch nicht das Mittagessen gekürzt. Müssen wir das der Personalabteilung melden, damit diese den Sachbezug versteuert? Bei uns in der Firma ist die Reisekostenabrechnung in der Buchhaltung angesiedelt.
    Vielen Dank für Ihre Antwort!

    • Hallo,

      ja, bei einer auswärtigen Tätigkeit von unter acht Stunden wäre in diesem Fall der Sachbezugswert anzusetzen. Waren Sie bei Ihrem Seminar den ganzen Tag (über 8 Stunden) unterwegs und erhalten daher die gesetzliche Verpflegungspauschale, wird jedoch bei erhaltenen Mahlzeiten immer die Kürzung fällig.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  12. Hallo,

    wir haben den Fall, dass Mitarbeiter ab und zu eine Tätigkeit in der Stadt der ersten Arbeitsstätte haben. Diese Arbeiten sind m. E. eine Auswärtstätigkeit. Da se sich um eintägige Reisen handelt, frage ich mich, ob wir Frühstück/Abendessen abziehen können, auch wenn die Mahlzeiten nicht durch den Arbeitgeber gestellt wurden. Schließlich kann der Mitarbeiter diese Mahlzeiten zuhause einnehmen.

    • Hallo,
      eine Kürzung der Verpflegungspauschalen kann nur dann vorgenommen werden, wenn der Mitarbeiter auch Mahlzeiten gestellt bzw. vom Arbeitgeber bezahlt wird.
      Bei Reisen unter acht Stunden kann jedoch bei erhaltenen Mahlzeiten der Sachbezug versteuert oder von den eingereichten Reisekosten abgezogen werden.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  13. Hallo mein Arbeitgeber wird mich im Jahr 2017 für 6 Monate nach Frankreich (Paris) schicken. Aktuell liegt der Verpfegungsmehraufwand bei 58€ und gilt für maximal 3 Monate. Nun hat mir mein Arbeitgeber aber mitgeteilt, dass er meinen Verpflegungsmehraufwand über 6 Monate übernimmt. Allerdings zu folgenden Konditionen:

    20 Tage im Monat á 30€ über 6 Monate. Macht 3600€
    Bei der regulären berechnung 58€ á 30 Tage für 6 Monate komme ich allerdings auf 5220€. Macht eine differenz von 1620€ zu meinem Nachteil.

    Darf er das einfach so tun?

    Vielen Dank für Eure Hilfe.

    Mit freundlichen Grüßen,

    Peter Müller

      • Hallo Peter,

        nur die ersten drei Monate einer auswärtigen Tätigkeit können Verpflegungspauschalen steuerfrei ausbezahlt werden. Werden über drei Monate hinaus Verpflegungsmehraufwendungen von Ihrem Arbeitgeber bezahlt, sind diese steuerpflichtig.

        Sollte Ihnen Ihr Arbeitgeber für die ersten drei Monate weniger als die gesetzliche Pauschale bezahlen, können Sie den Differenzbetrag über Ihre Steuererklärung geltend machen.

        Viele Grüße
        Janine Baumann

  14. Sehr geehrte Frau Baumann,

    warum wird die Mahlzeitenkürzung immer auf Basis der 24 Stunden-Beträge vorgenommen, auch wenn es nur um einen „mehr als 8 Stunden-Tag“ geht?

    Mit freundlichen Grüßen

    Corvin Penzler

    • Guten Tag Herr Corvin,

      die Berechnungsgrundlage ist gesetzlich festgelegt. Warum das so ist, kann ich Ihnen leider nicht sagen, da müssten Sie sich an das Bundesfinanzministerium wenden ;-).

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  15. Hallo Frau Baumann,
    kann meine Firma eine Spesenkürzung vornehmen, wenn ich von einem Geschäftspartner, ohne Veranlassung meiner Firma, zum Essen eingeladen werde?
    Viele Grüße
    Heinz Vierling

    • Hallo Herr Vierling,
      ja, Ihre Firma kann theoretisch eine Kürzung der Pauschalen vornehmen, sie ist jedoch gesetzlich nicht dazu verpflichtet.
      Nimmt Ihre Firma eine Kürzung vor, können Sie die Abzüge in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  16. Hallo Frau Baumann,
    meine Firma zieht mir immer die tatsächlichen Frühstückskosten ab, in meinem letzten Fall 5x 12€ bei einer Montagewoche von Mo-Sa in Deutschland. Der Betrag ist extra auf der Rechnung ausgewiesen, ist das dann rechtens oder doch willkürlich?

    Vielen dank im voraus für Ihre Antwort.

    Viele Grüße

    Franz B.

    • Hallo Franz,
      Ihr Unternehmen ist nicht dazu verpflichtet die Kosten für das Frühstück zu übernehmen und kann Ihnen diese durchaus in Rechnung stellen. Tragen Sie die Kosten für das Frühstück selbst, muss die Verpflegungspauschale auch nicht gekürzt werden. Bezahlt Ihr Unternehmen keine Pauschale, können Sie diese in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

      • Hallo Frau Baumann,
        ich bin Freiberufler.
        1) Wenn mein Kunde (in Deutschl.) die Hotelrechnung (Kunde ist Rechnungsempfänger) für mich bezahlt, wobei der Frühstück inbegriffen ist, muss ich für meine Reisekostenabrechnung trotzdem um 20% (4,80 €) von der Verpflegungsmehraufwand kürzen?
        2) Der Kunde hat mich in der Firmen-Kantine zum Mittagessen eingeladen, ist hier um 40% (9,60€) von der Verpflegungsmehraufwand zu kürzen?
        3) Ich habe eine 1-tägige Veranstaltung gebucht, und dafür Rechnung gezahlt. Auf der Rechnung steht das sei Teilnahmegebühren. Auf der Veranstaltung erhielt ich eine Mittagsmahlzeit von dem Veranstalter kostenfrei gestellt. Muss auch hier die Verpflegungsmehraufwand entsprechend gekürtz werden?
        4) Haben Sie eine Buchempfehlung zum Thema Reisekosten für Freiberufler/Selbstständige? Ich kenne nur viele Bücher für Arbeitnehmer.
        Danke sehr.
        Viele Grüße
        J.B.

        • Hallo J.B.,

          wie die Tagespauschalen bei Freiberuflern exakt geregelt sind, da kann ich Ihnen leider nicht weiterhelfen.
          Ich vermute bei 1) und 2) sollten Sie die Kürzung vornehmen, weil Ihr Kunde/Ihr Arbeitgeber die Hotelrechung bzw. das Mittagessen bezahlt.
          Bei 3) würde ich mit nein antworten und zu 4) eine gute Buchempfehlung für Selbstständige habe ich Ihnen leider auch nicht 🙁

          Fragen Sie am besten Ihren Steuerberater, der ist Experte auf diesem Gebiet.

          Viele Grüße und einen schöne Abend
          Cornelia Meier

  17. Hallo Frau Baumann,
    eine Firma hat in in einen Montagevertrag den Zusatz „Unterkunft und Verpflegung des Monteurs übernimmt der Kunde“ stehen, der Kunde stellt aber nur Frühstück und Abendessen zur Verfügung bzw. der Monteur nimmt nur Frühstück und Abendessen zu sich (ersichtlich durch keine Mittagspause auf den Arbeitsnachweisen), wie verhält es sich mit der Kürzung?

    Vielen Dank und liebe Grüße,
    Bernd S.

    • Hallo Bernd,
      Werden nur Frühstück und Abendessen vom Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) und kein Mittagessen gestellt, ist für das Mittagessen auch keine Kürzung vorzunehmen.

      viele Grüße
      Janine

  18. Sehr geehrte Frau Wolf,
    uns liegt eine Hotelrechnung aus Österreich vor, welche korrekt auf die Firma ausgestellt ist, aber der Arbeitnehmer hat vor Ort bezahlt. Es sind zwei Frühstück in Höhe von je 7 Euro ausgewiesen. Die Kürzung der Pauschale würde EUR 7,20 betragen. Müssen wir nun höher kürzen, als das Frühstück gekostet hat oder dem Arbeitnehmen den Teil der Rechnung einfach nicht erstatten?
    Ich danke Ihnen sehr für Ihre Hilfe.
    Viele Grüße
    Christine Lazar

    • Guten Tag Frau Lazar,

      eine Möglichkeit wäre es hier dem Mitarbeiter nur die Kosten für die Übernachtung zu erstatten. Bezahlt der Arbeitnehmer seine Mahlzeiten nämlich selbst und erhält dafür keine Erstattung vom Arbeitgeber, liegt keine Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber vor. Eine Kürzung der Verpflegungspauschale ist dann nicht notwendig.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  19. Hallo Frau Baumann,
    wir haben aktuell im Kollegenkreis einen Fall diskutiert, bei dem die Rückreise lt. Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters um 0:30 erfolgt ist.
    Ist in dem Fall tatsächlich der VMA lt. Tabelle (in dem Falle für Schweiz 41 EUR) zu erstatten? Und wo wird generell die Grenze gezogen, wenn speziell bei Auslandsreisen die Ankunft zuhause nachts (wir hatten Fälle mit Rückkehr um 2:00 oder 3:00) erfolgt?
    Vielen Dank für die Auskunft und freundliche Grüße
    Katja Nopens

    • Hallo Frau Nopens,

      am Rückreisetag vom Ausland ins Inland ist immer der letzte Tätigkeitsort maßgebend zur Bestimmung der Pauschale. Ob der Mitarbeiter dabei um 00:30 oder um 03:00 Uhr zu Hause ankommt ist nicht relevant. Nach 00:00 Uhr beginnt ein neuer Reisetag und für diesen Tag steht dem Mitarbeiter die Abreisepauschale zu. Ein ähnliches Beispiel finden Sie im Beispiel 34 des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2014.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  20. Hallo,

    eine wichtige Frage zur Kürzung der Pauschale. Wir schicken unsere Mitarbeiter regelmäßig auf Fachtagungen und Kongresse. In diesem Rahmen werden auch tagsüber Mahlzeiten angenommen , da kürzen wir die Pauschale. Es gibt aber auch teilweise „social events“, die von Fremdfirmen angeboten werden. Der Mitarbeiter nimmt an diesen Essen im Interesse des AG teil. Muss da auch gekürzt werden?

    • Hallo Victoria,

      auch hier gilt wieder die Regel: Liegt keine Bezahlung der Mahlzeit durch den Arbeitgeber vor (direkt/indirekt), muss die Verpflegungspauschale in Ihrem Fall nicht gekürzt werden.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  21. Hallo Fr. Baumann,
    wie verhält es sich wenn ich um 0:50 in Bangkok abfliege. Zu diesem Zeitpunkt habe ich schon ein Abendessen ( selbst bezahlt) eingenommen. Die Airline serviert dann nochmal Abendessen, ( das ich nicht esse, ich will schlafen) um ca 2:00 morgens (Bangkok Zeit) und später ein Frühstück. (ca.6:00 deutscher Zeit ) Muss ich mir einen Abzug gefallen lassen auch wenn ich mir schon ein Abendessen selbst gekauft habe ? Denn nach Mitternacht ist davon aus zu gehen dass jeder sein Abendessen schon hatte. Oder das Frühstück 2x abziehen lassen, da es ja nach Mitternacht und früh morgends etwas zu essen gab? Als Mittagessen kommt die 2.Mahlzeit nicht in Betracht da der Flieger um ca. 7:00 in München landet. Kurz : 2 Mahlzeiten Abzug zur Frühstückszeit ? Geht das ?

    • Hallo Herr Wiesner,
      meines Erachtens ist auch in diesem Fall jeweils eine Kürzung für das bereitgestellte Abendessen und eine Kürzung für das gestellte Frühstück vorzunehmen (auch wenn die zeitliche Abfolge der Mahlzeiten von der herkömmlichen Reihenfolge abweicht :-)). Die Gründe, für das nicht eingenommene Abendessen sind auch hier wieder nicht relevant.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  22. Hallo Frau Baumann,

    wenn ich auf einer 24-stündigen Reise eine Mahlzeit im Flieger nicht zu mir nehme, da mein Körper noch auf Europäische Uhrzeit eingestellt ist und ich nicht um 1 Uhr morgens frühstücken möchte, sondern lieber schlafe um mich für die Landreise vorzubereiten, muss ich hier wirklich die Spesen um eine Mahlzeit kürzen, auch wenn die Mahlzeiten auf der Rechnung nicht ausgewiesen sind?

    Vilelen Dank!

    • Hallo Frau Himmel,

      auch in diesem Fall ist eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorzunehmen. Laut Gesetzgebung sind die Gründe für das Nichteinnehmen einer Mahlzeit irrelevant. Im BMF-Schreiben heißt es diesbezüglich: „Unbeachtlich im Hinblick auf die gesetzlich vorgeschriebene pauschale Kürzung der Verpflegungspauschalen ist, ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmer tatsächlich eingenommen wird oder die Aufwendungen für die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit niedriger sind als der jeweilige pauschale Kürzungsbetrag.“ (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75)

      viele Grüße
      Janine Baumann

  23. Guten Tag,

    folgende Frage. Der Arbeitgeber kauft für den Arbeitnehmer ein Flugticket. Im Flieger gibt es eine Mahlzeit, die auch auf dem Ticket ausgewiesen ist. Der Arbeitnehmer wird am Zielort von einem Dritten zum Essen eingeladen. Das war vorher verabredet und somit hatte der Arbeitnehmer auf die Einnahme der Mahlzeit im Flugzeug verzichtet. Da man bei Flugbuchungen ja nicht wie im Hotel mit oder ohne Mahlzeit buchen kann – Abzug ja oder nein?

    • Hallo,

      ist eine Mahlzeit im Flugpreis inbegriffen und auf der von Ihrem Arbeitgeber beglichenen Rechnung ausgewiesen, muss für die gestellte Mahlzeit eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen werden. Das gilt unabhängig davon, ob Sie die unentgeltlich gestellte Mahlzeit auch wirklich verzehrt haben oder nicht.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

      • Und wenn der Reisende auf die Mahlzeit im Flieger verzichtet und eine Alternativmahlzeit am Ankunftsort einnimmt? Bitte um Darstellung dieser Situation für die Abrechnung. Danke!

        • Hallo Frau Eichler,

          es ist Möglich, dass der Arbeitgeber dem reisenden Mitarbeiter eine alternative Mahlzeit zur Verfügung stellt, falls dieser die erste Mahlzeit nicht eingenommen hat.

          Voraussetzungen:
          – Es muss sich um eine „gleichwertige Mahlzeit“ handeln (Mittagessen statt Frühstück ist nicht möglich).
          – Beide gestellte Mahlzeiten dürfen zusammen den Betrag von 60 € nicht überschreiten.

          Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für beide Mahlzeiten muss die entsprechende Mahlzeitenkürzung jedoch nur 1x vorgenommen werden (siehe Beispiel im Text).

          viele Grüße
          Janine Baumann

  24. Guten Tag,
    Ich benötige Hilfe zu folgendem Thema:

    Unsere Firma zahlt generell für Mitarbeiter keine Verpflegungsmehraufwände.
    Müssen die Übernachtungskosten trotzdem um das Frühstück gekürzt werden, oder hat das nichts miteinander zu tun?
    Vielen Dank
    VS

    • Hallo VS,

      gekürzt wird immer der Pauschbetrag. Wird von Ihrem Unternehmen keine Verpflegungspauschale ausbezahlt, muss für erhaltene Mahlzeiten auch keine Kürzung vorgenommen werden. Eine Dokumentation der bei Auswärtstätigkeit erhaltenen Mahlzeiten ist dennoch erforderlich, da Mitarbeiter die gekürzten Pauschbeträge über ihre Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen können.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  25. Hallo Frau Baumann,

    ich hätte da eine Frage zu einer zweitägigen Reisekonstellation. Also Anreise-Tag und Abreisetag ja jeweils mit 12 Euro.
    Wenn ich am Anreisetag Mittag- und Abendessen inklusive habe (in Kongress-Gebühr enthalten), und dann am Abreisetag Frühstück im Hotel, dann müsste ich nach meiner Meinung für den Abreisetag 7,20 Spesen bekommen.
    Oder wird der Abreisetag mit dem Minus vom Anreisetag verrechnet, so dass es am Ende für beide Tage zusammen 0,00 Euro gibt?

    • Hallo Michael,

      richtig, am Anreisetag erhalten Sie keine Verpflegungspauschale, weil die Kürzungen für Mittag- und Abendessen den Wert der Verpflegungspauschale übersteigen.
      Die Kürzung wird bis auf einen Betrag von maximal 0 € gezogen. Ein negativer Betrag kann sich nicht ergeben.
      Für den Abreisetag erhalten Sie noch 7,20€ Pauschale (12€- 4,80€). Eine Verrechnung der beiden Tage findet nicht statt.

      Viele Grüße
      Cornelia Meier

        • Hallo,

          in § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG ist festgelegt, dass die Kürzung die Verpflegungspauschale nicht übersteigen darf.
          Bezüglich der tageweise Kürzung finden Sie näheres im BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 01.01.2014.

          Viele Grüße
          Janine Baumann

  26. Hallo Zusammen,

    ich bin erst seit einigen Monaten in der Reisekostenabteilung tätig.
    Leider komm ich ab und zu einfach nicht weiter 😉

    Frage: Ein Mitarbeiter ist auf Geschäftsreise und wir Abends vom Kunden zum Essen eingeladen. Muss man dies auf der Abrechnung angeben und dementsprechend der Verpflegungspauschale kürzen?

    lt. BMF-Schreiben heißt es: „Die Kürzung muss nur vorgenommen werden wenn vom AG oder auf dessen Veranlassung eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird“.

    Was heißt denn auf dessen Veranlassung???

    Danke für Eure Hilfe!

    • Hallo,

      ob die Verpflegungspauschale bei einer Einladung vom Kunden gekürzt werden muss oder nicht, hängt tatsächlich davon ab, ob der Arbeitgeber des Reisenden dieses Essen veranlasst hat oder nicht.

      Eine Mahlzeit gilt laut BMF als eine „vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeit“, wenn dieser
      – die Kosten für die Mahlzeit übernimmt
      – oder Tag und Ort der Mahlzeitengestellung vorgibt, auch wenn für ihn dabei keine Kosten entstehen.

      Nimmt der Arbeitnehmer also auf Anweisung seines Arbeitgebers an dem Abendessen teil, muss die Pauschale ordnungsgemäß gekürzt werden.

      Wurde das Abendessen jedoch nicht vom Arbeitgeber des Reisenden, sondern vom Kunden veranlasst und bezahlt, wie es in Ihrem Beispiel wohl der Fall ist, muss nicht gekürzt werden.

      Viele Grüße
      Janine Baumann

  27. Hallo,

    ich habe mal eine Frage, wie es sich verhält, wenn eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird, welches geringer ist als die Kürzung der Verpflegungspauschale in Höhe von 9,60 €.
    Beispiel: Mitarbeiter bekommen ein Gericht vom Imbiss in Höhe von 3,50 € zur Verfügung gestellt.
    Was bzw. wie viel muss din dem Fall gekürzt werden? Vielen Dank.

    J. Wolf

    • Hallo J. Wolf,

      der Gesetzgeber sieht vor, dass die Verpflegungspauschale immer in vollem Umfang gekürzt werden muss, sobald eine Mahlzeit vom Unternehmen gestellt wird. Das gilt unabhängig von dem tatsächlichen Wert der Mahlzeit.

      Ein Vorschlag wäre, den Mitarbeiter wenn möglich die Mahlzeit in Ihrem Beispiel selbst bezahlen zu lassen. Denn liegt keine Mahlzeitengestellung vor, muss auch nicht gekürzt werden. 🙂

      Viele Grüße
      Janine Baumann

      • Hallo Frau Baumann,

        vielen herzlichen Dank für Ihre Information.

        Da ein Mitarbeiter das Essen auch für weitere 4 Kollegen bezahlt hat, wurde es abgrechnet. Nun werde ich jeden Kollegen extra 9,60 € abziehen müssen, hilft ja nichts.

        Dankeschön und viele Grüße
        Jeannette Wolf

        • Hallo Frau Baumann,
          in meiner Firma wird in diesem Fall (VMA übersteigt anteiligen Wert des Geschäftsessens) die Gesamtsumme des Bewirtungsbelegs durch die Anzahl der Teilnehmer geteilt und nur der Wert der externen Teilnehmer erstattet. Der Mitarbeiter erhält dann die ungekürzte VMA. Was halten Sie von diesem Vorgehen?
          Mit freundlichen Grüssen
          K. Götting

          • Hallo Frau Götting,

            nach unserem Kenntnisstand ist es immer notwendig die Kürzungen vorzunehmen, wenn der Arbeitnehmer eine Mahlzeit vom Arbeitgeber erhalten hat. Das von Ihnen beschriebene Vorgehen können wir leider nicht rechtlich beurteilen. Besprechen Sie dieses am besten mit Ihrem Steuerberater.

            Freundliche Grüße,
            Ulrika Schwabik

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